23. Archivwissenschaftliches Kolloquium: E-Government und digitale Archivierung

Am 5. und 6. Juni 2018 fand in Marburg das von der dortigen Archivschule veranstaltete Kolloquium zum Thema „E-Government und digitale Archivierung“ statt. Dass das Thema derzeit in der deutschen Archivlandschaft von hoher Bedeutung ist, spiegelte sich in der breiten Resonanz wider: Fast 250 Archivare und Archivarinnen aus ganz Deutschland waren angereist, um sich in den vier angebotenen Sektionen zu den aktuellen Herausforderungen und möglichen Lösungen in den Bereichen DMS, elektronische Fachverfahren und deren Anbindung an digitale Langzeitarchive zu informieren und teilweise kontrovers zu diskutieren. Der Fokus lag dabei eher weniger auf der digitalen Langzeitarchivierung an sich, sondern vielmehr auf den hinführenden/im Vorfeld stattfindenden Prozessen im Zusammenhang mit Behördenberatung, Bewertung und Übernahme.

Bereits in den Eröffnungsvorträgen wurde deutlich, dass der durch die Digitalisierung entstandene Paradigmenwechsel zwar die Arbeit der Archive grundlegend verändern wird, dass Gleiches aber auch für die Verwaltungen gilt. Dabei mangele es ebendort nicht an Erkenntnis, wie Roland Jabkowski als Vertreter des hessischen Finanzministeriums betonte, sondern vielmehr an der mangelhaften Umsetzung digitaler Prozesse in den Behörden. Das Onlinezugangsgesetz schaffe aus seiner Sicht eine Art positiven Zugzwanges, garantiere es doch dem Bürger, bis 2022 alle Verwaltungsleistungen online erledigen zu können. Für Hessen seien dies immerhin 500 Fachverfahren, die zukünftig in einem Portalverbund abrufbar sein sollen. Wie schwierig und langwierig die Einführung eines DMS in den verschiedenen Verwaltungszweigen auf staatlicher und kommunaler Ebene ist, fand Bestätigung in Vorträgen ganz unterschiedlicher Referenten. Aus kommunaler Sicht berichteten Benjamin Bussmann für das Historische Archiv der Stadt Köln und Walter Bauernfeind für das Archiv der Stadt Nürnberg über den Implementierungsprozess elektronischer Akten. Es wurde deutlich, dass die damit verbundenen Akzeptanzprobleme der Mitarbeiter im Grunde nur über einen intensiven Austausch und die Einbindung möglichst vieler Stellen, vom Datenschutzbeauftragten bis zur Arbeitsmedizin, erfolgreich überwunden werden konnten und dass eine solche Implementierung ein mehrjähriger Analyse- und Anpassungsprozess ist. Für die staatliche Seite sprachen Referenten verschiedener Institutionen über ihre praktischen Erfahrungen mit der Beratung von Behörden und deren Abgabe digitaler Unterlagen. Insgesamt wurde auch hier ein ähnliches Fazit gezogen: Digitale Unterlagen bieten Chancen, beispielsweise im Sinne einer standardisierten und raschen Erschließung, gleichzeitig kostet der Weg dorthin vor allem Zeit, Geld und viele Kompromisse.

Sebastian Gleixner (Bundesarchiv) konnte seine im Eröffnungsvortrag aufgestellte These, dass sich die Rolle des Archivars bzw. der Archive innerhalb einer sich in zunehmenden Maße digitalisierten Welt grundlegend verändern wird und damit verbunden auch das Tätigkeitsprofil und die entsprechende Ausbildung künftiger Archivare und Archivarinnen, bereits in der ersten Sektion bestätigt finden. Während der von Hannes Berger (Universität Erfurt) gegebene Überblick zu den rechtlichen Vorgaben im Zusammenhang von E-Government und Archiv unkritisch vom Plenum aufgenommen wurde, entspann sich im Anschluss an die folgenden Vorträge eine lebhafte Diskussion. Darin berichteten Thomas Henne (Archivschule Marburg) und Steffen Schwalm vom Fraunhofer Institut für Offene Kommunikationssysteme zunächst über die juristischen Anforderungen an die Beweiswerterhaltung digitaler Unterlagen sowie die technischen Möglichkeiten bei deren Umsetzung. Ihre Schlussfolgerung – Archive seien für die Beweiswerterhaltung digitaler Unterlagen über die Langzeitsicherung der qualifizierten elektronischen Signatur juristisch verpflichtet – wurde von Kritikern aus dem Plenum jedoch zurückgewiesen. Beweiswerterhaltung sei schlicht nicht Aufgabe der Archive, denen die Bewertungshoheit obliege und die von daher nach eigenen fachlichen Kriterien entschieden. Ihre Aufgabe sei es nicht, für mögliche juristische Prozesse relativ junge Dokumente technisch derart aufwendig zu erhalten – interessant würden Dokumente aus archivarischer Sicht erst nach einigen Jahrhunderten. Auch die Konformität eines solchen Vorgehens mit dem OAIS-Referenzmodell wurde angezweifelt. An dieser Stelle ist die Fortführung einer vertieften und offenen Diskussion sicher notwendig, in der auch das Selbstverständnis und die informationstechnische Ausbildung der Archivarinnen und Archivare kritisch hinterfragt werden muss. Den von Henne geschilderten Sachverhalt einfach nur abzuweisen, greift in diesem Kontext aus meiner Sicht zu kurz.

Einen weiteren interessanten, wenn auch aus ganz anderer Richtung kommenden Ausblick über bestehende archivfachliche Horizonte hinaus bot in der abschließenden Sektion Krystyna Ohnesorge vom Schweizerischen Bundesarchiv. Dort wird aktuell ein neuer Ansatz bei der Überlieferungsbildung umgesetzt, der den Bürgern im Rahmen von „Bewertungswerkstätten“ die Möglichkeit der Partizipation an Bewertungsentscheidungen des Bundesarchivs bietet und somit auch die Transparenz und Akzeptanz des Archivs als demokratiebildender Institution erhöht. Zu prägnanten Themen sollen hier interessierte Laien und Fachleute gemeinsam diskutieren, was schlussendlich das Gedächtnis der Gesellschaft bilden wird. Ein Ansatz, der auch an die bereits in den 1970er Jahren veröffentlichten Beiträge von Hans Booms erinnert und die Bewertungsdiskussionen innerhalb der deutschen Archivlandschaft beleben könnte.

Die Umstellung auf digitale Prozesse – das bleibt am Ende festzuhalten – wird aus archivfachlicher Sicht mittlerweile wesentlich differenzierter und von einem größeren, zunehmend fachkundigeren und selbstbewussten Publikum aus Archivarinnen und Archivaren begleitet. Dabei hat zwar die Euphorie im Hinblick auf die Möglichkeiten, die sich durch die Digitalisierung ergeben, abgenommen, ebenso aber auch die Scheu vor den technischen Herausforderungen, die diese mit sich bringt.

Hannah Ruff, Münster

Hinweis: weitere Tagungsberichte von Christian Rausch im Blog des VdA und von Rebekka Friedrich im Blog des Stadtarchivs Darmstadt.