22. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS) am 7. und 8. März 2018

Die diesjährige AUdS-Tagung fand im Technologiezentrum Marburg statt und war bestens organisiert durch das Landesarchiv Hessen. Der Präsident des Landesarchivs Andreas Hedwig – selbst Gründungsmitglied des AUdS – verfolgte in seinem Grußwort die Entwicklung des Arbeitskreises von einer kleinen Gesprächsrunde hin zu einer Tagung mit rund 150 angemeldeten Besuchern aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, Tschechien und Ungarn.

In der ersten Sektion zu Theorie und Grundlagen warf Georg Büchler von der KOST Fragen auf, die sich allen praktisch digital Archivierenden in vergleichbarer Weise stellen: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Migration in Archivformate durchzuführen? Soll das in der aktiven Phase oder erst bei der Übernahme ins Langzeitarchiv erfolgen? Ist es richtig (und nötig), in diesem Zuge auf die Produktionsformate zu verzichten? Welche Tools setzt man für die Einzelschritte der Langzeitarchivierung ein und was tut man bei uneinheitlichen Konversions- oder Validierungs-Ergebnissen? Macht es Sinn, die Datenaufbereitung aus der Hand zu geben oder sollte man die Schritte besser unter archivischer Hoheit durchführen? Fertige Lösungen – so sein Fazit – sind hier nicht zu erwarten, so dass er nur empfehlen konnte, immer wieder selbst über sein Handeln zu reflektieren und es zu hinterfragen. Ulrike Korte vom BSI und Steffen Schwalm vom Fraunhofer Institut FOKUS berichteten dann über AIP-Normierungen auf europäischer und Bundesebene, die für Schriftgut im Rahmen der Aufbewahrungsfristen Anwendung finden sollen.

Die Folgesektion war mit „Strukturelle Rahmenbedingungen“ überschrieben und in einem ersten Praxisbericht referierten die Herren Volpert und Höller, wie beim Erzbistum München-Freising ganzheitliche Denkansätze zur Schriftgutverwaltung und Archivierung umgesetzt werden sollen und damit das oft vorherrschende „Silodenken“ überwunden werden kann.

Im Anschluss berichtete Annekathrin Miegel vom LAV Hessen über ein dreistufiges Bewertungsverfahren zur Beurteilung und Aussonderungsvorbereitung der weit über 600 vom Land eingesetzten Fachverfahren. Zum Einsatz kommt ein Fachverfahrensverzeichnis (IT-Portfolio Hessen), mit dessen Hilfe der Überblick gewahrt, Ergebnisse dokumentiert und Handlungsbedarfe priorisiert werden können. Etwa 10% der Fachverfahren enthalten nach heutigem Stand archivwürdige Daten; für etwa die Hälfte davon gibt es bereits archivische Konzepte oder sie sind im Entstehen. Frau Simone Ruffer, die beim Landesarchiv Baden-Württemberg seit kurzem die Supportstelle für DIMAG-Anwender übernommen hat, erläuterte die im Aufbau begriffenen Support-Wege und -Kreise, die sich dort zwischen Entwicklungspartnern (Länder Ba-Wü, Hessen und Digitales Archiv Nord) und den eher auf Anwenderseite angesiedelten kommunalen DIMAG-Kunden innerhalb Baden-Württembergs herausgebildet haben. In der anschließenden Diskussion wurden die vergleichbaren Formen der Zusammenarbeit auf Seiten der Nutzer der Digital Preservation Solution (DiPS und DiPS.kommunal) kurz umrissen.

Jonas Arnold und Sonja Vogelsang präsentierten im anschließenden Vortrag das v.a. auf Nachlässe ausgerichtete Sammlungsprofil des Archivs für Zeitgeschichte an der ETH Zürich und wie sie mit analogen, digitalisierten (made digitals) und digitalen (born digitals) Formen umgehen. Der modulare, teils „selbstgestrickte“ Aufbau zwischen Formaterkennungs-  (DROID) und Aufbereitungstools (docuteam Packer), der Erschließungssoftware CMI Star und dem eigentlichen Langzeitarchiv (Rosetta der ETH) wirft derzeit noch einige Fragen auf. Angestrebt ist ein nahtloses Ineinandergreifen der Prozesse und Dokumentationsschritte.

Jonas Arnold und Sonja Vogelsang (Archiv für Zeitgeschichte der ETH Zürich)

Jonas Arnold und Sonja Vogelsang (Archiv für Zeitgeschichte der ETH Zürich)

Schließlich informierte Paul Flamme als erster Beitrag zur Sektion „Praxiserfahrungen im Ingest“ über Automatisierungspotentiale, die sich für das Staatsarchiv aus der Datenübernahme aus dem Hamburger Transparenzportal ergeben.

Neu war eine als Barcamp organisierte Sektion, in der in Kleingruppen bestimmte vorher gemeldete oder spontan aufgeworfene Fachfragen offen und hierarchiefrei diskutiert werden konnten. Der Berichterstatter nahm an zwei knapp einstündigen Slots teil, in denen es um das Zusammenspiel von Fachanwendung und DMS im Zuge der Aussonderung und um neue Anforderungen an Archivinformationssysteme ging. Das Format hat sich – so einhellige Meinung – bewährt und wird vermutlich bei den nächsten AUdS-Tagungen, die 2019 in Prag stattfinden wird, fortgeführt werden.

Der Folgetag war weiteren Praxisberichten zum Daten-Ingest gewidmet. Den Auftakt machte Michael Puchta, der ein bayerisches Projekt zur Übernahme von Daten aus einem Softwaresystem zur behördlichen Überwachung im Veterinär- und Lebensmittelbereich vorstellte (das bayerische System Tizian basiert auf dem bundesweit eingesetzten Verfahren balvi ip). Die Besonderheit ist, dass staatliche und kommunale Stellen mit dem System arbeiten und eine Provenienztrennung unmöglich ist. Als Lösungsansatz haben die staatliche Archivverwaltung und das Stadtarchiv München eine gemeinsame Bewertungsentscheidung getroffen und ein Aussonderungskonzept vereinbart, nach dem die kreisfreien Städte ihren Teil der Überlieferung übernehmen, während alles übrige in die Staatsarchive gelangt.

Katharina Ernst stellte die zentral vom DV-Verbund durchgeführten Archivexporte der Daten aus den Gewerberegistern Baden-Württembergs vor, die i.d.R. aus einer Primärdaten- und einer Metadaten-XML-Datei pro Gemeinde bestehen. Aussonderungsreif sind die Gewerbeeinträge, bei denen die Abmeldung mehr als fünf Jahre zurück liegt. Ernst legte die im Zuge der Aussonderung aufgefallenen Inkonsistenzen der Daten dar, die häufig durch sog. Workarounds der Sachbearbeiter entstanden sind. In der Diskussion war man sich rasch einig, dass die Archive ihre Nutzer zwar auf solche Unstimmigkeiten  aufmerksam machen, aber keine Korrektur der Fehler vornehmen sollten oder bei den Dienststellen bewirken können.

Dr. Katharina Ernst (Stadtarchiv Stuttgart)

Dr. Katharina Ernst (Stadtarchiv Stuttgart)

Im Folgebeitrag stellte Christoph Jobs, ein Mitarbeiter der Firma ArchivInForm GmbH, vor, wie die oft aufwändigen und zeitraubenden organisatorischen Aufgaben, die im Rahmen der Beauftragung, Abwicklung und Qualitätssicherung von größeren Digitalisierungsprojekten entstehen, an seine Firma outgesourct werden können. Die erfolgten Arbeitsschritte werden in einer eigenen Software (Panoptes) nachgehalten und dokumentiert.

Durch die digitale Fotografie werden Archive mit Fotonachlässen konfrontiert, die viele hunderttausend Bilder umfassen können. Stephan Lennartz hat sich in seiner Abschlussarbeit beim LAV Baden-Württemberg mit der Frage beschäftigt, ob automatisierte Prozesse eine tragfähige Reduktion und Konsolidierung der Masse herbei führen können, die auch facharchivischen Kriterien standhält. Seine 16 in der Programmiersprache PYTHON entwickelten Skripte löschen doppelte Dateien, Vereinheitlichen und Normieren die Schreibweise von Dateinamen, generieren zufällige Stichproben und können unscharfe Aufnahmen aussortieren. Es gelang ihm auf diese Weise, die angebotenen 211.000 Dateien auf 34.000 Bilder zu reduzieren.

Der letzte Block der Tagung betraf die Zugänglichmachung von digitalem Archivgut, den Access. Zoltán Lux vom ungarischen Nationalarchiv beschrieb in seinem Vortrag die Sicherung von Datenbank-Inhalten und ihre Nachnutzbarmachung im ungarischen Bürgerportal unter Verwendung von sog. Data Warehouse-Anwendungen.

Den Schlusspunkt setzten Beate Dorfey und Marc Straßenburg, die sich die Schaffung eines umfassenden und durchgängig digitalen Zugangs zum Archivgut des Landesarchivs Rheinland-Pfälzischen  zur Aufgabe gemacht haben. Ihnen ging es um eine möglichst weitgehende Recherchierbarkeit der Erschließungsdaten und Nutzbarmachung der Digitalisate und born digitals aus dem DiPS-basierten Langzeitarchiv.

Die Vorträge haben gezeigt, dass elektronische Archivierung der Konzept- und Theoriephase entwachsen ist. Der Schwerpunkt des Programms lag auf den Praxisberichten zu Datenübernahmen, die von den mit entsprechender Infrastruktur ausgestatteten Archiven durchgeführt werden. Obwohl die meisten Projekte noch von den staatlichen Archiven initiiert werden, können doch auch erste Kommunal- und Kirchenarchive von ihren Fortschritten berichten. Ich bin sicher, dass sich dieser Trend in den nächsten Jahren noch verstärken wird. Die AUdS-Tagung bleibt auf absehbare Zeit das deutschsprachige Forum, um diese Fortschritte zu diskutieren und bekannt zu machen.

Die Folien zu den Vorträgen werden in den nächsten Tagen auf der Homepage des Arbeitskreises AUdS veröffentlicht.

P. Worm


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