Abstracts zu den Vorträgen des 70. Westfälischen Archivtags in Greven 2018 sind online

Die Abstracts der folgenden Vorträge des 70. Westfälischen Archivtags am 13.-14. Märzu 2018 in Greven stehen zur Lektüre bereit:

1. Arbeitssitzung: Neue Rahmenbedingungen und ihre Auswirkungen auf Archive

Dr. Clemens Rehm (Landesarchiv Baden-Württemberg, Stuttgart): Immer mehr Recht im Archiv. Chancen, Grenzen, Perspektiven

Dr. Jochen Rath (Stadtarchiv Bielefeld) / Jörg Schachtsiek (Stadt Bielefeld): „sollte – hätte – könnte – würde – Machen!“ – Chancen archivischer Vorfeldarbeit im Kontext von Personal- und Organisationsentwicklung

Ute Knopp (Stadtarchiv Hamm): Teamwork mit der Verwaltung – eine Chance für Archive?

2. Arbeitssitzung: Gemeinsam sind wir stark – Beispiele interkommunaler Zusammenarbeit

Dr. Gunnar Teske (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster) / Josef Wermert (Stadtarchiv Olpe): Zusammen ist man weniger allein – Organisationsmodelle zur Stärkung der Fachlichkeit

Ute Pradler (Stadtarchiv Dortmund): Überlieferungsbildung als Kernaufgabe der Archive – Strategie und Empfehlungen des Arbeitskreises „Bewertung kommunalen Schriftguts NRW“

Anja Gussek (Stadtarchiv Münster): Erste Schritte mit DiPS.kommunal. Elektronische Langzeitarchivierung bei der Stadt Münster im Verbund mit dem LWL

Ute Langkamp (Kreisarchiv Steinfurt): Mit Kooperation und Koordination zum erfolgreichen „Tag der Archive“ im Kreis Steinfurt!

 

1. Arbeitssitzung: Neue Rahmenbedingungen und ihre Auswirkungen auf Archive

Dr. Clemens Rehm (Landesarchiv Baden-Württemberg, Stuttgart)

Immer mehr Recht im Archiv. Chancen, Grenzen, Perspektiven

In den letzten Jahren hat sich der Eindruck verstärkt, es habe eine zunehmende Verrechtlichung des Archivwesens stattgefunden. Es ist für den archivischen Alltag dabei unerheblich, ob die Ursachen dafür tatsächlich in neuen Regelungen und Gesetzen zu suchen sind oder auf einen professionelleren Umgang mit längst bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen zurückzuführen sind. Eine Verunsicherung ist allenthalben spürbar.

Diese Entwicklung kann diskutiert werden unter rechtlichen Fragestellungen[1], unter archivpolitischen Überlegungen, z.B. bei der Novellierung von Archivgesetzen, oder unter der Frage nach den Auswirkungen auf den Alltag; der letzte Aspekt soll in dem Beitrag im Vordergrund stehen.

Zum einen wird die archivgesetzliche Absicherung zentraler Tätigkeiten wie der Überlieferungssicherung und des Zugangs bzw. der Nutzung herausgestellt. Zum anderen sollen bei den inzwischen ebenfalls wirkmächtigen außerarchivischen Regelungen und Gesetzen mögliche Spielräume – also Grenzen und Chancen – ausgelotet werden.

Ziel ist es, von einer diffusen Verunsicherung bei Rechtsfragen im Archiv zur Zuversicht zu gelangen, dass Rechtsnormen Werkzeuge sind, unsere fachlichen Ziele besser zu erreichen.

Angaben zum Referenten

  • 1987 – 1989 Archivreferendariat im Hauptstaatsarchiv Stuttgart / Archivschule Marburg
  • seit 2011 Abteilungsleiter der Abteilung Archivischer Grundsatz im Landesarchiv Baden-Württemberg
  • Vorsitzender des Ausschusses Archive und Recht der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder (KLA)
  • 2001 – 2013 Mitglied im Vorstand des VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V., 2009 bis 2013 in der Funktion als Erster stellv. Vorsitzender

 

Dr. Jochen Rath (Stadtarchiv Bielefeld) / Jörg Schachtsiek (Stadt Bielefeld)

sollte – hätte – könnte – würde – Machen!“ – Chancen archivischer Vorfeldarbeit im Kontext von Personal- und Organisationsentwicklung

Wie können Archive jenseits der akzeptierten Rolle als Aufbewahrer einzigartigen Kulturguts in der Verwaltung Akzeptanz gewinnen, wie vermitteln sie fachliche Expertise und Professionalität in Zeiten von DMS und Langzeitarchivierung, wie können sie dabei die eigene Personalentwicklung strategisch stützen? Die stets angeflehten archivischen Schutzheiligen „St. Pflichtig“ und „St. Wichtig“ haben ihre Wirkmächtigkeit längst verloren und werden zunehmend nichtig, sofern allein mit gesetzlichen Grundlagen und akademischen Qualitäten argumentiert wird. Archive können wissenschaftlich arbeiten, dieses erwartet ihre Kundschaft, darunter vor allem die eigene Verwaltung, aber immer seltener, und schon gar nicht permanent von allen Archivarinnen und Archivaren.

Digitalisierung und demografischer Wandel sind Herausforderungen, denen sich die Stadtverwaltung Bielefeld insgesamt stellt. In der digitalen Modellregion OWL arbeitet die Stadt mit anderen Kommunen und der Bezirksregierung Detmold eng zusammen. Das digitale Bürgeramt, Gewerbeamt oder Straßenverkehrsamt sollen realisiert, E-Payment, elektronische Signatur und Akte vorangebracht, zugleich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den technischen Wandel vorbereitet und anschließend begleitet werden. Die demographischen Entwicklungen wirken sich auch auf den mittelfristigen Personalbedarf und die langfristige Personalplanung aus. Die Stichwörter Ausbildung und Praktika, Qualifizierungen und Quereinstieg sowie Wissensmanagement umreißen ein vielschichtiges Aufgabenfeld.

Angaben zu den Referenten

Dr. Jochen Rath

  • 1999 – 2001 Archivreferendariat im Landeshauptarchiv Koblenz / Archivschule Marburg
  • anschließend u.a. Leiter des Kreisarchivs Warendorf
  • seit 2006 Leiter des Instituts Stadtarchiv und Landesgeschichtliche Bibliothek Bielefeld

Jörg Schachtsiek

  • Verwaltungswirt (FH), Dipl. Betriebswirt (VWA), Abteilungsleiter bei der Stadt Bielefeld für den Bereich Personaleinsatz, Ausbildungsleiter

 

Ute Knopp (Stadtarchiv Hamm)

Teamwork mit der Verwaltung – eine Chance für Archive?

Das Verhältnis zwischen Archiv und Verwaltung ist in den letzten Jahren von einem steten Wandel geprägt – hin zu mehr Kommunikation und Kooperation über die traditionellen Aufgabenstellungen hinaus.

Die Pflichtaufgaben eines Kommunalarchivs sind durch die jeweiligen Landesarchivgesetze, einer Archivsatzung und einer Dienstanweisung geregelt. Im Rahmen dieser „klassischen“ Pflichtaufgaben berät das Archiv die Verwaltungsdienststellen hinsichtlich der Aufbewahrung und Sicherung ihrer Unterlagen. Im Zusammenhang einer möglichen späteren Archivierung ist das Archiv an allen Maßnahmen zu beteiligen, die das Registraturgut betreffen. Daraus ergibt sich auch die Mitwirkung an Aktenplänen, an der Aktenordnung, der Mikroverfilmung und Digitalisierung sowie am Einsatz der Datenverarbeitung und an der Einführung der e-Akte.

Im Zusammenhang mit der Außendarstellung der Stadt wird das Hammer Archiv vermehrt gefordert, entsprechende Informationen und Materialien zur Verfügung zu stellen, um einzelnen Dienststellen zu ermöglichen, deren Projekte fundiert darstellen zu können. Neu ist, dass das Archiv nicht nur als ‚Lieferant‘ von Informationen, sondern über die öffentliche Darstellung hinaus als gleichberechtigter Partner direkt an Projekten städtischer Dienststellen beteiligt ist. Kooperationen und Netzwerke bestehen üblicherweise mit anderen lokalen Kultureinrichtungen wie Museum, Bibliothek, Medienzentrum, Volkshochschule sowie mit historischen Vereinen, Heimatvereinen, Ortsheimatpflegerinnen und -pflegern.

Beispielhaft sei hier das Projekt Stelen zur Stadtgeschichte unter der Federführung von Stadtarchiv und Stadtplanungsamt in Kooperation mit dem Hammer Geschichtsverein genannt. Allein an diesem Projekt sind insgesamt sechs städtische Dienststellen beteiligt. Was sich früher auf die Herausgabe von Informationen beschränkte, erfordert nun Diskussionen, Organisation, Planungen und deren Umsetzungen. Neben der veränderten öffentlichen Wahrnehmung führt dieses Projekt aufgrund der Interaktionen zu einer neuen Wahrnehmung und erhöhten Anerkennung des Stadtarchivs innerhalb der Verwaltung. An diesem Beispiel wird sichtbar, dass das Archiv verwaltungsintern zunehmend an Profil gewinnt.

Angaben zur Referentin

  • Ausbildung zur Dipl.-Archivarin (FH), anschließend Tätigkeit im Stadtarchiv Herrenberg
  • seit 1988 Stadtarchiv Hamm, seit 2007 in der Funktion als Archivleiterin

 

2. Arbeitssitzung: Gemeinsam sind wir stark – Beispiele interkommunaler Zusammenarbeit

Dr. Gunnar Teske (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster) / Josef Wermert (Stadtarchiv Olpe)

Zusammen ist man weniger allein – Organisationsmodelle zur Stärkung der Fachlichkeit

Auf der einen Seite steigen die Anforderungen an die Archivarbeit, u.a. durch immer  schwierigere juristische Fragen, die Verlagerung von öffentlichen Aufgaben in den privatwirtschaftlichen Bereich mit entsprechenden Folgen für die Überlieferungsbildung und durch die Anforderungen zur Übernahme elektronischer Überlieferung. Auf der anderen Seite gibt es trotz der Vorgaben des Archivgesetzes an vielen Orten keine professionell ausgebildeten oder geschulten Archivarinnen oder Archivare, und auch viele der Fachkräfte tun sich mit der Bewältigung der auf sie zukommenden Aufgaben alleine schwer.

Aus diesem Grund nehmen in den letzten 20 Jahren die Kooperationen mehrerer Archive und Archivträger deutlich zu: je nach Lage vor Ort angefangen von der Kombination von Kreisarchiv und Archiv der Kreisstadt, über verschiedene Formen der Vereinigung verschiedener Archive unter einer Leitung und die Deponierung von kleineren Archiven in größeren bis hin zum Kreiszentralarchiv. Die verschiedenen Modelle sollen vorgestellt und in ihren Besonderheiten beleuchtet werden.

Näher vorgestellt wird die Kooperation zwischen den Städten Olpe und Drolshagen und der Gemeinde Wenden, die sich eine ganze Stelle zu jeweils einem Drittel teilen, wobei das Stadtarchiv Olpe zusätzlich über eine eigene Leitung verfügt.

Daneben gibt es andere, weniger fest organisierte Kooperationen zwischen Kommunalarchiven: Dazu gehören in erster Linie die drei Arbeitskreise bei den kommunalen Spitzenverbänden, aber auch die Archivarbeitskreise auf Kreisebene. Als neue Form bringen sich Archive nun auch gemeinsam in Fachgremien ein, um hier ihre fachlichen Belange mehr Nachdruck zu verleihen.

Angaben zu den Referenten

Dr. Gunnar Teske

  • 1991 – 1993 Archivreferendariat im Staatsarchiv Münster / Archivschule Marburg
  • seit 1993 Tätigkeit im LWL-Archivamt für Westfalen, zunächst für das Projekt 350 Jahre Westfälischer Friede, seit 1999 als Referent in der Archivpflege

Josef Wermert

  • Studium der Geschichte, Germanistik, Kunstgeschichte und Volkskunde in Münster
  • Verzeichnung und Aufbau des Gemeindearchivs in Heek
  • seit 1989 Leiter des Stadtarchivs Olpe

 

Ute Pradler (Stadtarchiv Dortmund)

Überlieferungsbildung als Kernaufgabe der Archive – Strategie und Empfehlungen des Arbeitskreises „Bewertung kommunalen Schriftguts NRW“

Seit seiner Gründung im Jahr 2012 dient der Arbeitskreis „Bewertung kommunalen Schriftguts“ als Austauschplattform für Archivarinnen und Archivare aus kleineren und größeren Häusern in Nordrhein-Westfalen. Die vorhandenen Erfahrungen in der Bewertungspraxis von Verwaltungsschriftgut, Kenntnisse der Behördenorganisation, der Rechtsgrundlagen behördlichen Handelns und der Hilfsmittel der Bewertung werden hier gebündelt. Auf dieser Grundlage und in offener Diskussion erarbeiten Arbeitsgruppen die strukturierten Handreichungen, die schließlich in den Heften der „Archivpflege in Westfalen-Lippe“ veröffentlicht werden.

Ziel ist es, durch praktische Hinweise Arbeitserleichterungen bei der Bewertung im archivischen Alltag zu bieten. Die Zusammenarbeit, die Vorgehensweise und die Präsentation der Ergebnisse werden dargestellt.

Angaben zur Referentin

  • Ausbildung zur Diplom-Archivarin (FH), anschließend Tätigkeit im Stadtarchiv Kaarst
  • seit 1985 Tätigkeit im Stadtarchiv Dortmund mit den Zuständigkeiten Amtliche Überlieferung und Zwischenarchiv
  • seit 2014 stellvertretende Geschäftsbereichsleiterin

 

Anja Gussek (Stadtarchiv Münster)

Erste Schritte mit DiPS.kommunal. Elektronische Langzeitarchivierung bei der Stadt Münster im Verbund mit dem LWL

Mit Beschluss des Verwaltungsvorstandes der Stadt Münster vom 23. August 2016 wurde das Stadtarchiv federführend beauftragt, die elektronische Langzeitarchivierung bei der Stadt Münster einzuführen und diese Aufgabe in Zukunft wahrzunehmen. Unterstützt und beraten wird es bei der technischen Umsetzung durch die citeq sowie das LWL-Archivamt für Westfalen. Das Stadtarchiv Münster hat sich dem Lösungsverbund DiPS.kommunal angeschlossen. Inzwischen konnte über den KDN die Software DiPS.kommunal (Digital Preservation Solution) angeschafft und installiert werden. Nach einer Schulung wurden inzwischen erste Tests des Transferservice durchgeführt.

Wie es zu der Entscheidung kam, wie sich die erste Umsetzung vollzog, wie nun das Langzeitarchiv befüllt werden kann und wie die ersten Schritte in die DiPS.kommunal-Welt abliefen, soll Gegenstand des Vortrages sein.

Im Moment bemüht sich das Stadtarchiv darum, bei der Stadt Münster die nötigen organisatorischen Voraussetzungen für die elektronische Langzeitsicherung zu schaffen. Vorbereitet wird die generelle Prüfung aller Fachverfahren auf Archivwürdigkeit. Außerdem soll die Schaffung einer Bewertungsoberfläche auf Archivwürdigkeit verpflichtend innerhalb der Lastenhefterstellung für DMS-Vorhaben aufgenommen werden. Vorrang haben momentan die Vorbereitung der Anbindung von Fachverfahren (Gewerberegister) sowie die Ermöglichung der Übernahme von E-Akten der Ausländerbehörde. Außerdem ist die Begleitung und Bewertung weiterer Einführungen von E-Akten (etwa kommunaler Zahlungsverkehr) erforderlich. Die Anbindung weiterer Verfahren zur Erhaltung digitaler Unterlagen wie etwa aus dem Ratsinformationssystem befindet sich in Planung.

Das Stadtarchiv muss sich um die elektronische Überlieferung ebenso aktiv bemühen wie um ihre papierenen Vorläufer! Für die weitere Umsetzung der elektronischen Langzeitarchivierung von digitalen Verwaltungsunterlagen bedarf es des Aufbaus einer neuen Infrastruktur und des Ausbaus der personellen Ressourcen.

Angaben zur Referentin

  • Studium Geschichte und Geografie, seit 1990 Tätigkeit im Stadtarchiv Münster
  • seit 2000 Zuständigkeit für den Arbeitsbereich „Wissenschaftliche Dokumentation zur Stadtgeschichte“, seit 2015 intensive Beschäftigung mit der elektr. Langzeitarchivierung

 

Ute Langkamp (Kreisarchiv Steinfurt)

Mit Kooperation und Koordination zum erfolgreichen „Tag der Archive“ im Kreis Steinfurt!

Seit 2010 organisiert das Kreisarchiv in Kooperation mit den Stadt- und Gemeindearchiven alle zwei Jahre den „Tag der Archive“ an wechselnden Veranstaltungsorten im Kreis Steinfurt. 2016 nahmen alle 25 Kommunalarchive anlässlich des Kreisjubiläums am „Tag der Archive“ teil. Die Veranstaltung stößt auf ein zunehmendes Interesse in der Bevölkerung, das sich auch in den hohen Besucherzahlen von 500 bis 1000 Gästen widerspiegelt und sie damit zu einem erfolgreichen Event im Kreis Steinfurt macht.

Mehrere Aspekte tragen zu diesem Erfolg bei: Ein gemeinsamer Ideenpool, die gute Kommunikation unter den Archivarinnen und Archivaren, die frühzeitige Terminplanung, die ansprechende Gestaltung der Themenplakate der Archive und die Aufnahme von neuen Programm-Highlights, die zum bewährten Rahmenprogramm bei jedem „Tag der Archive“ hinzukommen.

Werbung wird beim „Tag der Archive“ großgeschrieben. Neben der kreisweiten Verteilung von Werbeplakaten und Programmflyern wird auch in der Tageszeitung für die Veranstaltung geworben. Dazu verfassen die Archivarinnen und Archivare eigene Beiträge für die Lokalausgaben. Zum Pressegespräch mit den Medienvertretern lädt das Kreisarchiv auch einige Archivarinnen und Archivare ein, die über ihre Forschungsergebnisse berichten.

Die Ausstellung geht nach dem „Tag der Archive“ als Wanderausstellung durch die Rathäuser im Kreis Steinfurt und wirbt damit nachhaltig für diese kreisweit bedeutende Veranstaltung zur Lokal- und Regionalgeschichte.

Angaben zur Referentin

  • seit 1988 Leiterin des Kreisarchivs Steinfurt
  • seit 2004 Leitung „Arbeitskreis der Kommunalarchive im Kreis Steinfurt“
  • seit 2010 Organisation des „Tags der Archive“ in Kooperation mit den Stadt- und Gemeindearchiven

 

[1] z.B. 22. Archivwissenschaftliches Kolloquium 2017 „Nicht nur Archivgesetze … Archivarinnen und Archivare auf schwankendem rechtlichem Boden? Best Practice – Kollisionen – Perspektiven“.


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