Zukunft der Kommunalarchive – Kommunalarchive der Zukunft

von Stefan Schröder

Das Weblog siwiarchiv feiert in diesem Jahr bereits seinen 6. Geburtstag und wünscht sich als Geburtstagsgeschenk einen Textbeitrag zur diesjährigen Blogparade zum Thema „Zukunft der Archive – Archive der Zukunft“. Im Ausschreibungstext heißt es:

„In diesem Jahr soll der Blick in die Zukunft gerichtet werden. Auf dem Wolfsburger Archivtag „wagte“ der Vertreter des transkribus-Projekts aus dem Blickwinkel der immensen Fortschritte in der automatischen Handschriftenerkennung die These, dass sich die archivische Arbeit in den kommenden Jahren radikal verändern werde. Der Weg der Archive zu ihren Kunden in der digitalen Welt verändert bereits heute die archivische Arbeit. Open Government und der Wandel in der Welt der (Verwaltungs-)Arbeit haben ebenfalls Auswirkungen auf das Archivieren.

Daher bittet siwiarchiv um Texte, die folgende Fragen zu beantworten versuchen: Wie werden Archive und Archivierende in der Zukunft arbeiten? Was wünschen sich die Nutzerinnen und Nutzer? Was die Archivträger?“

Auch in diesem Jahr nehme ich dazu gern Stellung. Hatte ich im letzten Jahr im Archivamtblog noch für das Stadtarchiv Greven einen Beitrag geschrieben, den ich hier zur Lektüre immer noch genau so abfassen würde, so habe ich durch meinen zwischenzeitlichen beruflichen Wechsel zum LWL-Archivamt für Westfalen auch eine veränderte dienstliche Perspektive auf das kommunale Archivwesen, das daher im Zentrum meiner Überlegungen stehen soll.

Das Motto „Zukunft der Archive – Archive der Zukunft“ legt zum einen nahe, die beiden Begriffe „Archive“ und „Zukunft“ für diesen Beitrag näher ins Auge zu fassen. Wie schon angedeutet, ist meine Perspektive immer noch eine kommunalarchivische, die sich heute vielleicht aus mehr Wissen um die unterschiedlichen Entwicklungsstände in den Kommunalarchiven in Westfalen-Lippe speist. Ich werde also versuchen, Kommunalarchive jeder Größe, und das heißt im Sprengel: vom kleinsten Kommunalarchiv (das könnte etwa das der Stadt Marienmünster sein, Einwohnerzahl rund 5.000) bis zum Großstadtarchiv wie in Dortmund mit einer mehr als hundertmal größeren Bevölkerungszahl. Die Spanne ist also groß und unübersichtlich. Noch immer gibt es Kommunen, die ihrem nach der Maßgabe des Archivgesetzes NRW zu führenden Archiv wenig oder sogar keine Aufmerksamkeit zukommen lassen oder zumindest eine Nutzung durch die Bürgerschaft erschweren oder faktisch verhindern. Am anderen Ende dieser Skala gibt es Archive, die sich der Nutzung durch alle Interessierten weitestmöglich öffnen, was heutzutage auch Kontaktmöglichkeiten über Social Media einschließt. Die Rahmenbedingungen kommunaler Archive sind jedenfalls weniger von der Größe der Kommune abhängig als von deren finanziellen Spielräumen, gepaart mit politischem Willen und Entgegenkommen der kommunalen Verwaltung. Pauschale Aussagen über kommunale Archive in Westfalen-Lippe sind jedenfalls kaum zu treffen.

Zum zweiten Begriff: Zukunft ist die Zeit, die der Gegenwart nachfolgt, was subjektiv und damit höchst unterschiedlich erlebt wird. Zukunft kann im Voraus auf bestimmte Zeitpunkte hin vorausschauend erahnt werden, zumindest könnte man das so behaupten. Doch wie definiere ich für diesen Artikel Zukunft? Ist es das Jahr 2019? Oder 2050, gar 2100? Lieber ist mir die Vorstellung, dass wir uns in einer Zeit beständigen Wandels befinden, dessen Beschleunigungsgrad weder vorausschauend gemessen noch vergleichbar für alle Archive zu einem vorab bestimmten gleichen Zeitpunkt in der Zukunft eingeschätzt werden kann, da Entwicklungen lokal unterschiedlich verlaufen, trotz gemeinsamer Rahmenbedingungen durch Politik und Gesetze. Das zumindest scheint mir eine legitime Schlussfolgerung aus den Entwicklungen der Vergangenheit zu sein.

Dies vorangestellt, reagiere ich nun auf die gestellten Fragen, wobei ich im Kern zu beantworten versuche, wie Archive und Archivierende in der Zukunft arbeiten werden.

Records Management: Dass die öffentliche Verwaltung im Geiste des eGovernment zunehmend digital arbeiten wird und dies in einigen Kommunen mittelfristig zu völliger Papierlosigkeit führen kann, halte ich nicht mehr für übertrieben, zumal ich mich angesichts der obigen Ausführungen über „Zukunft“ nicht auf ein Jahr oder einen Zeitraum festlegen möchte. Daraus resultiert auch, dass die Anbietung von Unterlagen aus der Verwaltung an die Archive mehr und mehr zu einer rein technischen, an den PC gebundenen Tätigkeit wird, wobei als Nebeneffekt „wilde“ Kassationen, also die unregelhafte Vernichtung von Unterlagen noch in der Verwaltung ohne archivarische Bewertung, zurückgedrängt bis unmöglich gemacht wird.

Bewertung wird zukünftig parallel zur Ausprägung des eGovernment bei der Aussonderung aus Dokumentenmanagementsystemen am PC erledigt. Dabei ist als Unsicherheitsfaktor zu berücksichtigen, ob Verwaltungen Aktenpläne oder ähnliche Strukturierungen ihrer Unterlagen (wieder) einführen oder stringent umsetzen. Sollte dies nicht der Fall sein, müssten Archivarinnen und Archivare mit großem Aufwand unstrukturierte Dateisammlungen auf Gruppenlaufwerken oder Sharepoint-Ablagen bewerten – nicht jede Zukunftsperspektive ist also rosig.

Übernahme, Ordnung und Verzeichnung werden durch die automatisierte Einspielung der Metadaten von archivwürdigen Unterlagen deutlich vereinfacht. Lehnt sich der Archivar/die Archivarin der Zukunft also einfach im Bürostuhl zurück? Vermutlich nicht. Denn die eingesparte Zeit geht vermutlich in die Übernahmeplanung, Pflege und Bestandserhaltung der archivierten born digital-Unterlagen oder Digitalisate. Es ist natürlich denkbar, dass auch dabei Automatisierungen erfolgen, was dem Archivar/der Archivarin helfen kann, digitale Bestandserhaltungsmaßnahmen so zu priorisieren, dass Schäden vermieden werden. Was dem Archivpersonal aber auch in Zukunft bleibt, ist: Entscheidungen zu treffen, die verantwortet werden müssen – insbesondere bei Konzeption von Übernahmen, in der Bewertung und der Bestandserhaltung im digitalen Rahmen.

Traditionelle, papier- und pergamentbasierte Archivarbeit wartet weiterhin, da fast jedes Archiv mit Erschließungs- und Magazinierungsrückständen zu kämpfen hat. Selbst wenn diese abgearbeitet und alle Bestände vollständig digitalisiert wären, müssen die Archivalien in ihrer Entstehungsform (so lange wie möglich) erhalten werden. Die Altbestände verursachen also weiter regelmäßig Aufwände für Bestandserhaltung der Originale und Digitalisate und für die entsprechende Kontrolle.

Kommunale Überlieferungsbildung schließt aber auch künftig nichtamtliches Schriftgut ein. Es wäre ein gutes Zeichen, wenn dafür immer mehr Archive Dokumentationsprofile erstellen würden. Der Konjunktiv zeigt, dass mir dies auch in Zukunft nicht sehr wahrscheinlich erscheint, zu groß ist bisher die Lücke zwischen Theorie und Praxis geblieben. Es besteht aber dennoch weiter die Aufgabe, die kommunale Lebenswelt umfänglich bei der Überlieferungsbildung zu berücksichtigen. Obwohl zu beobachten ist, dass kommunales Verwaltungsschriftgut in der eAkte wieder aussagekräftiger wird, bleibt die Einwerbung aussagekräftiger Unterlagen von Dritten sowohl papierbasiert als auch digital zukünftig ein wichtiger Faktor. Es ist auch kaum ein Blick in die Kristallkugel nötig um vorherzusagen, dass Personal Digital Archiving (PDA) zukünftig deutlich an Bedeutung gewinnen wird. Meiner Einschätzung nach wird dieses Arbeitsfeld verantwortungsbewusst von öffentlichen Archiven durch Informationen, Schulungen und Fortbildungen, vorbereitend zur Übernahme ausgewählter persönlicher digitaler Unterlagen, beackert werden müssen. Ralf Lusiardi hat auf dem 85. Deutschen Archivtag 2015 in Karlsruhe bereits auf die Bedeutung dieses Themas verwiesen. Der Tagungsband dazu ist soeben erschienen. Auch im angloamerikanischen Raum gibt es vermehrt archivische Publikationen zu PDA, etwa „The Complete Guide to Personal Digital Archiving“, hrsg. von Brianna H. Marshall. Einige Archive dürften so auch zu Kompetenzzentren für die digital vernetzte Bürgerschaft werden. Die archivische Kompetenz in Rechtsfragen und Datenschutz wird in diesem Zusammenhang noch stärker gefragt sein.

Benutzung wird sich zukünftig zum einen weiterhin in den traditionellen Lesesälen abspielen, allerdings statt anhand von papiernen Findbüchern mit Hilfe von Recherchewerkzeugen am PC. Auch die Archivalien werden mehr und mehr digitalisiert am PC aufgerufen, wenn es nicht ohnehin schon born digitals in Form von eAkten u.ä. sind. Allerdings wird es auch in fernerer Zukunft Archive geben, die kaum oder gar nicht in digitale Angebote investieren wollten oder konnten und deren Benutzerraum dadurch weiterhin den Charme des ausgehenden 20. Jahrhunderts verströmen dürfte. Zum anderen wird ein wesentlicher Teil der Bestände auch vieler Kommunalarchive im Internet abrufbar sein. Als Lesesaal kann dann jeder Ort der Welt dienen. Schranken hierfür wird es durch die Schutzfristen auf öffentliches Archivgut natürlich weiterhin geben. Und es ist auch nicht zu erwarten, dass privates Archivgut, das per Depositalvertrag in kommunalen Archiven zur Verfügung steht, gleichermaßen frei im Internet zugänglich zu machen sein wird, wie Archivgut aus öffentlichen Verwaltungen. Und ob sich über das Internet zukünftig haptische und olfaktorische Sinneserfahrungen mit digitalisierten Urkunden und Akten verknüpfen lassen? Ausgeschlossen ist es wohl nicht.

Historische Bildungsarbeit und Öffentlichkeitsarbeit ist schon jetzt immer mehr mit den technisch neuesten Entwicklungen vertraut: Die Bildungs-App Biparcours ist ein Beispiel dafür. Da die Zielgruppe der Schülerinnen und Schüler auch zukünftig selbstverständlich auf die jeweils neuesten technischen Entwicklungen zurückgreifen wird, können sich Archive schon jetzt darauf einstellen, in dieser Konstellation als „Hase“ Archiv dem Igel „Jugendliche“ hinterherzuhecheln, ohne jemals vor diesem ins Ziel zu gelangen. Allerdings wird es vermutlich auch in Zukunft noch Kommunalarchive geben, die mit Social Media, so alt und gestrig sie dann auch sein werden, wenig anzufangen wissen.

Was wünschen sich die Nutzerinnen und Nutzer? Die Beantwortung dieser Frage überlasse ich den ebenfalls zur Mitarbeit Aufgerufenen aus der Geschichtsblogosphäre für eigene Beiträge. Meine Vermutung ist aber, dass SERVICE zukünftig noch viel größer geschrieben werden wird. Was gleichfalls die Vermutung nach sich zieht, dass die angedeutete Unterschiedlichkeit der zukünftigen Entwicklung verschiedener Kommunalarchive auch beim Service zwischen Befriedigung von Nutzerwünschen und Frustration potentiell am Archivwesen Interessierter schwanken wird.

Was wünschen sich die Archivträger? Vermutlich werfen Archivträger auch zukünftig erst einmal den Blick auf das Wohlergehen der gesamten Kommune und die dafür notwendigen Finanzmittel. Die Skala könnte also weiterhin reichen von Vernachlässigung des Archivs, von überzogenen Forderungen (viel Output bei wenig finanziellem Aufwand) bis hin zu einer angemessenen Relation von Vertrauensvorschuss, der auch finanziell/personell sein darf, und daraus folgend einer kulturellen Gegenleistung des Archivs, die dem Archivträger positives Feedback einbringt. Archive können bei DMS, Archivierung digitaler Unterlagen etc. eine Expertenrolle wahrnehmen, die ihnen Respekt verschafft und von dieser Grundlage aus mehr Einfluss für das Archiv bedeuten könnte.

FAZIT

Die Zukunft ist noch offen und in jeder Hinsicht von allen, die in Archiven, hier insbesondere den Kommunalarchiven arbeiten, aktiv mitgestaltbar. Anlässe dazu bieten sich reichlich, unter anderem auf den vom LWL-Archivamt organisierten Westfälischen Archivtagen. In deren Organisation werden regelmäßig die Kolleginnen und Kollegen der Kommunalarchive, die in der Nähe des jeweiligen Veranstaltungsortes liegen, eingebunden. Sie können sich auf diese Weise bei der Programmgestaltung auch Zukunftsthemen widmen. Ein Beispiel von vielen ist dabei der Titel des am 13./14. März 2018 in Greven stattfindenden 70. Westfälischen Archivtages: „Weitermachen wie bisher? Archivarbeit unter veränderten Rahmenbedingungen“, der durchaus schon impliziert, dass die vor uns liegenden Aufgaben eine veränderte Arbeitsweise nahelegen. Darüber hinaus ist das LWL-Archivamt im Web 2.0 über sein Archivamtblog, in dem auch dieser Artikel erscheint, ebenso wie über Facebook und Twitter am Puls der Zeit. Hier kann schon jetzt jede/jeder jederzeit die Diskussions- und Austauschplattformen der Sozialen Netzwerke nutzen, um die Zukunft der Kommunalarchive partizipativ mitzugestalten und anderen so die eigene Arbeit zu erleichtern.

Ich habe viele Faktoren aufgezählt, bei denen mehr oder weniger aktiv Einfluss darauf genommen werden kann, ob ein Kommunalarchiv sich seinen Zukunftsaufgaben stellt. Wer sich hier angesprochen fühlt, der oder dem werde ich wohl nicht viel Neues gesagt haben. Wer sich nicht sicher ist, ob die Zukunft Positives bringt, für den/die gilt: es kommt auf den Versuch an, dazu beizutragen! Bei allen technischen Aspekten steht aber auch zukünftig immer der Mensch im Zentrum. Der Archivar oder die Archivarin hält die Fäden für eine positive Entwicklung in der Hand. Leider bedeutet dies aber auch, dass Kommunen, deren Archivpersonal zu dieser Aufgabe keinen rechten Bezug hat, weil das fachliche Knowhow fehlt oder das Archiv als lästige Angelegenheit eine Aufgabe unter vielen, und eben meist die unwichtigste Verwaltungsaufgabe darstellt, durchaus nicht nur Stillstand, sondern Rückschritte riskieren. Und dies ist eben – wie oben bereits gesagt – nicht von der Größe der Kommune abhängig. Die Zukunft wird, so scheint es, im kommunalen Archivwesen positive wie negative Entwicklungen mit sich bringen. Sage 2019, 2050 oder 2100 aber niemand, er/sie habe nichts von den positiven Entwicklungsmöglichkeiten wissen können, die von den engagierten Kolleginnen und Kollegen öffentlich und in der Regel sofort und frei online verfügbar in Blogs und Fachzeitschriften diskutiert werden.


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