Import von Beständeübersichten und Findbüchern im Portal “Archive in NRW” nur noch bis einschließlich 19. Dezember möglich (Info des LAV NRW)

Liebe Teilnehmer des Portals „Archive in NRW“,

liebe Kolleginnen und Kollegen,

der Relaunch des Portals schreitet mit großen Schritten voran und einige von Ihnen konnten bereits auf der ein oder anderen Sitzung einen kurzen Einblick in die neue Optik und die Funktionen des Portals erhalten.

Wie bei den meisten Projekten tauchen im Laufe der Zeit kleinere und größere Probleme auf, mit denen man in dieser Form bei Projektbeginn nicht gerechnet hat. Im Fall des Portals betrifft dies die Datenqualität der aktuellen Beständedatenbank. Die Beständedatenbank wird seit einigen Jahren genutzt und wurde seitdem immer weiterentwickelt, so dass neue Formate importiert werden konnten. Zuletzt wurde eine Importschnittstelle für das Format EAD(DDB) implementiert. Diese Fülle an Datenformaten hat dazu geführt, dass die in der Datenbank vorhandenen Daten sehr heterogen sind. Unser Ziel ist es, alle vorhandenen Daten auch im neuen Portal zur Verfügung zu stellen. Dazu werden diese in das Format EAD(DDB) migriert und validiert. Die auftretenden Fehler in der Datenstruktur werden soweit möglich automatisiert behoben. Bei inhaltlichen Fehlern (zum Beispiel bei nicht eindeutigen Laufzeitangaben) kann keine automatisierte Fehlerkorrektur vorgenommen werden. In diesen Fällen nehmen wir Kontakt zu den entsprechenden Archiven auf und bitten um eine manuelle Korrektur.

Für die Migration der Daten und die Behebung der Fehler möchten wir genügend Zeit einplanen, damit diese Arbeiten sorgfältig und vollständig durchgeführt werden können. Sollten manuelle Korrekturen notwendig sein, brauchen die betroffenen Archive natürlich genügend Zeit, um diese auszuführen.

Aus diesem Grund sind neue Uploads von Findbüchern und Beständeübersichten in die Beständedatenbank nur noch bis einschließlich 19. Dezember möglich.

Die bisher hochgeladenen Findbücher bleiben weiterhin im Portal sichtbar und können wie gewohnt eingesehen werden. Der Upload von neuen Findbüchern und Beständeübersichten ist erst wieder im neuen Portal möglich. Sie werden über den genauen Zeitpunkt rechtzeitig informiert werden.

Das CMS ist nicht betroffen. Sie können hier weiterhin Ihre Informationen einstellen und pflegen.

Wir entschuldigen uns für die (doch sehr) kurzfristige Einschränkung bei archive.nrw.  Die aktuelle Datenbank wird durch den Dienstleister IT-NRW gehostet, dieser muss aufgrund von personellen Engpässen und aktuellen Projekten, die Altdaten für die Migration bereits in der nächsten Woche bereitstellen. Die Migration und Bereinigung der Daten ist notwendig, um die Performance des Portals zu verbessern. Dies ermöglicht zum Beispiel in Zukunft eine schnellere und fehlerfreie Suche, sowie ein schnelleres Hochladen von Findbüchern.

Sollten Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an mich wenden. Mehrfachempfang bitte entschuldigen.

Mit freundlichen Grüßen

I.A.

Gez. Helen Buchholz

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