Ersetzendes Scannen-neue Empfehlung der BKK

Gunnar Teske

Angesichts dessen, dass Verwaltungen beim Übergang zum E-Government verstärkt dazu übergehen, analoge Akten einzuscannen und als elektronische Akten weiterzuführen, gibt der Unterausschuss Überlieferungsbildung der BKK(Bundeskonferenz der Kommunalarchive) nun Hinweise, wie Archive mit den dabei anfallenden analogen und elektronischen Akten verfahren sollen.

Als Erstes wird deutlich darauf hingewiesen, dass ein ersetzendes Scannen in der Verwaltung nur dann den rechtlichen und archivischen Anforderungen an geordnete Schriftgutverwaltung entspricht, wenn zur Sicherung von Authentizität, Nachvollziehbarkeit, Transparenz sowie inhaltlicher Vollständigkeit die TR – 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beachtet wird und der Prozess in das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) eigebettet ist. Hier haben sich die Archive in ihrer Zuständigkeit für die Schriftgutverwaltung möglichst frühzeitig einzubringen.

Zum Zweiten betonen die Empfehlungen, dass gescannten analogen Akten in elektronischen Akten unzweifelhaft Originalcharakter zukommt. Daraus ergibt sich die Frage, inwieweit denn die analogen Vorlagen überhaupt noch auf Archivwürdigkeit hin geprüft werden müssen, auch wenn sie laut Archivgesetz anbietungspflichtig sind. Hier unterscheidet das Papier fünf verschiedene Fälle:

1. a) Werden Posteingänge gescannt, können diese danach i.d.R. vernichtet werden.
2. b) Werden analoge Akten von einem bestimmten Zeitpunkt an elektronisch weitergeführt, ohne dass der analoge Teil eingescannt wird, ist jeweils die komplette hybride Akte zu bewerten.
3. c) Wird dagegen eine analoge Akte komplett eingescannt und elektronisch weitergeführt, ist zunächst nur diese letztere bei Archivwürdigkeit zu übernehmen. Die analogen Teile sind zwar anbietungspflichtig, sie sind aber nur dann archivwürdig, wenn wichtige Informationen beim Scannen verloren gegangen sind, z.B. farbige Auszeichnungen bei Schwarz-Weiß-Scans. Hier kann im Einzelfall auch eine Teilarchivierung sinnvoll sein (z.B. farbige Pläne innerhalb einer Akte).
4. d) Wird nur ein Teil einer analogen Akte für die E-Akte gescannt, sind dagegen bei Archivwürdigkeit beide Teile zu übernehmen, es sei denn die nicht gescannten Teile sind auch nicht archivwürdig (z.B. Urlaubsanträge in einer Personalakte).
5. e) Werden schließlich Daten aus analogen Akten in ein elektronisches Fachverfahren eingegeben, ist wie bei der Datenaggregierung im analogen Bereich zu verfahren und zu klären, ob beiden Formen eine eigene Archivwürdigkeit zukommt.

Die Empfehlungen machen deutlich, dass sich das Archiv beim ersetzenden Scannen in der Verwaltung von Anfang an für ein geeignetes Verfahren einsetzen muss und dass die archviwürdige Überlieferung zum weitaus größten Teil in den E-Akten und weniger in den ursprünglich analogen Vorlagen liegt. Von daher hat das Archiv auch rechtzeitig dafür zu sorgen, dass die E-Akten, sobald sie archivreif sind, in ein elektronisches Langzeitarchiv übernommen werden können.

 

 

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