FAQ – Häufig gestellte Fragen zu DiPS.kommunal

Bei Präsentationsterminen, Beratungsgesprächen und in E-Mails werden von den Archiven, den IT-Diensten und Orga-Abteilungen oft ähnliche Fragen zur Langzeitarchivlösung “DiPS.kommunal” gestellt. Aus diesem Grund haben wir die folgenden 22 FAQs (“Frequently Asked Questions“) gesammelt und ausführlich beantwortet.

1. Wie können DMS und aktenbildende Fachverfahren an DiPS.kommunal angebunden werden?

• Die Einlieferung von Inhalten aus elektronischen Verfahren (Fachanwendungen und Dokumenten-Management-Systeme) der Verwaltung geschieht in der Regel über einen auf dem XÖV-Standard XDomea 2.2 basierten Einganskanal. Diese Schnittstelle verwendet die XDomea-Nachrichtentypen „0503“ (= Aussonderung.Ausonderung) und „0506“ (=Aussonderung.AussonderungImportBestaetigen) zur Informationsübermittlung ein. Die Nachricht „0506“ kann als Löschfreigabe für die aussondernden Verfahren genutzt werden.

2. Gibt es Automatismen für die Bewertungs- und Aussonderungsverfahren?

• Die Bewertungs- und Exportfunktion muss in den Akten produzierenden Systemen eingebaut werden. Im LWL ist beispielweise die Bewertung von Fallakten nach einer Buchstabenauswahl möglich; weit verbreitet ist auch die Implementierung von repräsentativen Zufallsauswahlen aus der Grundgesamtheit der angebotenen archivreifen Akten.

3. Wie können Dokumente aus den Akten auf Verlangen der Betroffenen entfernt werden?

• Eine solche Löschfunktion ist derzeit nicht implementiert, weil sie mit anderen konzeptionellen Grundüberlegungen (z.B. Revisionssicherheit, OAIS-Konformität) von DiPS.kommunal kollidiert. Es ist aber möglich, diese Unterlagen aus den Erschließungsprogrammen zu entfernen und so eine Recherche zu verhindern.

4. Muss man als DMS Doxis verwenden, um DiPS.kommunal nutzen zu können?

• Nein, DiPS.kommunal verfügt über produktneutrale Eingangskanäle:
  • Unstrukturierte Daten z.B. aus Fileablagen können über PIT.plus eingeliefert werden.
  • Für aktenbildende Systeme erfolgt der Ingest über eine produktneutrale XDomea 2.2-Schnittstelle (vgl. Frage 1).
  • Für Daten aus den Personenstandsregistern existiert ein eigener auf dem XÖV-Standard XPSR basierter Eingangskanal.

5. Können Metadaten für die Erschließungssoftware nachbearbeitet werden?

• Natürlich. Die aus einer Lieferung extrahierten, Basiserschließungsinformationen werden als XML-Datei ausgegeben. Diese Daten können nach dem Import in die Erschließungssoftware (ACTApro, AUGIAS, FAUST) weiter bearbeitet werden. Die Metadaten, die in den Systemen der abgebenden Dienststellen Verwendung fanden, bleiben im AIP erhalten, so dass archivische Erschließungsinformation und Registraturbilder-Information dauerhaft unterschieden werden können.

6. Wie sind die Metadaten in den Archivinformationspaketen kodiert?

• Alle im AIP enthaltenen Metadaten folgen dem öffentlich zugänglichen DiPS-XML-Schema (digitalpreservationsolution.de). Das für die Langzeitarchivierung verwendete XML ist menschenlesbar aufbereitet und kann mit einem üblichen XML-Editor, dem Browser oder einem Textverarbeitungsprogramm angezeigt werden. Für Recherchezwecke und den schnellen Datenzugriff werden die Metadaten zusätzlich in einer Datenbank gespeichert.

7. Wie werden die AIPs gespeichert?

• Alle zu einem AIP zugehörigen Daten werden physisch in einer Container-Datei (TAR) gespeichert. Sie enthält die Primärdaten und alle bei der Dienststelle und im Zuge der Aussonderung erzeugten Metadaten.

8. Werden die Metadaten nur in den AIPs gespeichert?

• Die Metadaten werden zusätzlich auch in der Datenbank gespeichert (u.a., damit beim Zugriff auf die Metadaten, z.B. bei Recherchen, nicht immer der ganze Container entpackt werden muss). In der Datenbank stehen jedoch nicht mehr Daten als in den gespeicherten AIPs, d.h. eine vollständige Rekonstruktion aller notwendigen Daten ist allein aus den AIPs möglich.

9. Was versteht man unter Erhaltungs- und Nutzungsrepräsentationen?

• Als „Erhaltungsrepräsentation“ wird das eigentlich zu erhaltende elektronische Archivgut bezeichnet. Bei sehr großen Einzeldateien (z.B. Audio- oder Video-Dateien oder auch hochauflösenden Bilddaten) macht es Sinn kleinere, komprimierte Varianten der Dateien, sog. „Nutzungsrepräsentationen“ vorzuhalten. Diese werden getrennt gespeichert und auf Benutzerwunsch vorrangig zur Anzeige gebracht. Für die Erhaltungsrepräsentationen wird ein hochsicheres Speicherverfahren verwendet, und nur diese Daten werden gepflegt (z.B. in neue Formate überführt). Da Nutzungsrepräsentationen notfalls aus den Erhaltungsrepräsentationen wiederhergestellt werden können, können für deren Speicherung günstigere Verfahren gewählt werden; sie werden nicht migriert.

10. Wie können Akten aus DiPS.kommunal zur Vorlage bei Gericht gelangen?

• DiPS.kommunal dokumentiert den Übernahmeprozess und alle Bearbeitungsschritte am Archivgut im internationalen Standard PREMIS und speichert die Informationen im AIP. Dieses AIP (TAR-Container) kann exportiert und in Drittsystemen (z.B. auch bei Gericht) nachverwendet werden. Die Daten haben zwar keinen Urkundscharakter, dürfen aber ein hohes Maß an Glaubwürdigkeit durch dieser Art der Verarbeitung für sich beanspruchen. Einen speziellen „Gerichtsexport“, wie er in manchen DMS eingebaut ist (z.B. als Gesamt-PDF mit durchlaufender Seitenzählung), ist derzeit in DiPS.kommunal nicht implementiert.

11. Wie geht das System mit digitalen Signaturen um?

• Digitale Signaturen werden nicht ins Langzeitarchiv übernommen, da sie i.d.R. nur für den Außenkontakt des Registraturbildners relevant waren. Vor dem Ingest ins Langzeitarchiv sollten diese Signaturen durch Klartextinformationen (z.B. elektronische Stempel) ersetzt werden. Diese Funktionalitäten sind Sache des Exporters aus dem produzierenden System. Ein langfristiger Erhalt der nur zeitlich befristet gültigen Signaturen ist für Archive nicht leistbar. Es findet stattdessen eine detaillierte Protokollierung der Arbeitsschritte im AIP statt (vgl. Frage 10).

12. Wie geht das Langzeitarchiv mit Großformaten (Karten und Plänen) um?

• Im Langzeitarchiv können selbstverständlich auch großformatige Pläne o.ä. gespeichert werden. Beim Ingest werden solche Daten behandelt wie alle anderen elektronischen Daten auch. Bitte sprechen Sie uns an, um geeignete Zielformate für die Langzeitarchivierung zu wählen!

13. Gibt es Alternativen zu einem echten Langzeitarchivsystem, z.B. ein DMS?

• Kein DMS-Anbieter bietet ein in die Produktivsysteme integriertes echtes Langzeitarchiv an. Die Integrität und Lesbarkeit der eingelieferten bzw. erstellten Dokumente wird in einem DMS üblicherweise nur innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Akten (oft 3-10 Jahre, in seltenen Fällen 30 Jahre) sichergestellt, was für die zeitlich unbegrenzte Archivierung im Sinne des Archivgesetzes nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht ausreicht. Die Langzeitarchivierung orientiert sich an der internationalen Norm OAIS (Open Archival Information System, ISO 14721:2012), die eine Paketierung der Primärinformationen mit allen zum Verständnis und zum Erhalt notwendigen Metadaten vorsieht.

14. Wo entstehen über den genannten Preis hinaus noch Kosten?

• In der jährlichen Pauschale sind neben dem üblichen Support 5 Arbeitstage pro Kunde für Projektarbeiten (z.B. Unterstützung bei der Konzeption und bei Tests von Schnittstellen, bei der Anbindung neuer Verfahren oder Unterstützung beim Einspielen neuer Daten) und 500 GB hochsicherer Speicherplatz enthalten. Alle Arbeiten, die über die 5 Personentage hinaus vereinbart werden, werden gesondert nach KGSt-Tagessätzen abgerechnet. Sollte weiterer Speicherplatz benötigt werden, kann dieser zu einem Preis von 0,26€/GB/Monat zugekauft werden. Für weitere 500 GB Speicherplatz entstehen so z.B. jährliche Kosten i.H.v. 1560,- €.

15. Wie erfolgt die Recherche und der Zugriff auf die Daten in DiPS.kommunal?

• Im Lieferumfang enthalten ist eine Zugriffsmöglichkeit für Archivarinnen und Archivare aus ihrer Erschließungssoftware heraus. Dieser Zugriff erfolgt über eine Webaufruf. Eine Access-Schicht für Archivbenutzer wird in der DiPS-Installation des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen bereits eingesetzt. Es ist geplant, dieses Front-End für Benutzerinnen und Benutzer im Lesesaal für DiPS.kommunal zu adaptieren.

16. Wie werden die Daten zwischen Kunde und techn. Betreiber übertragen? Wie wird die Übertragung gesteuert?

• Der Zugang auf die Systeme erfolgt über das Verbindungsnetz DOI (Deutschland-Online Infrastruktur). Beim Zugriff wird eine Zweifaktor-Authentifizierung vorgenommen. Es muss also zusätzlich zu dem Benutzernamen und dem Kennwort noch ein weiterer Identifikationsnachweis erfolgen. Beim LWL wird dies über ein Token realisiert. Dieses Verfahren ähnelt dem TAN-Verfahren. Mit dem Token generiert der Kunde eine Zugangs-Nummer, die nur für kurze Zeit Gültigkeit besitzt. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen.
• Für die Einlieferung der Daten verwenden wir den sog. Transfer-Client, der eine über eine Zweifaktor-Authentifizierung verfizierte verschlüsselte Verbindung mit dem Zielserver beim LWL aufbaut. Die Datenintegrität wird nach erfolgter Übertragung über Hashsummen geprüft und bei Fehlern gezielt wiederholt; nach Verbindungsabbrüchen kann der Transfer-Client die Übetragung automatisiert fortsetzen.
• Die Übertragung der Daten kann automatisch oder bei Bedarf nur zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden. Sie erfolgt asynchron, so dass für den Archivar keine Wartezeiten entstehen. Der Transfer-Client arbeitet mit sog. Triggerdateien, um den Übertragungsprozess zu beginnen (*.rdy). Während der Übertragung erhält die Steuerdatei die Endung *.working und nach Abschluss springt sie auf *.finished.

17. Wie gut ist die Performanz des Systems?

• Die Performanz des Systems ist von mehreren Faktoren abhängig, so dass eine allgemeine Beantwortung dieser Frage schwierig ist. Die Anzeigegeschwindigkeit für die eingelieferten Dokumente hängt z.B. von deren Größe und der Netzanbindung des Kunden ab. Bei kleineren Dokumenten erfolgt die Anzeige bei einer schnellen Internetverbindung i.d.R. in unter 30 Sekunden. Für die Einlieferung der Daten sollte die Performanz unkritisch sein, da sie vom Benutzer entkoppelt durchgeführt wird (vgl. Frage 16).

18. Was unterscheidet DiPS.kommunal von DNS?

• Der Schwerpunkt der Planungen für die Digitales Archiv NRW Software Suite (DNS) liegt auf der Verarbeitung von Inhalten aus dem Bereich der Landesbibliotheken und Museen, während spezifische Eingangskanäle für elektronisches Verwaltungsschriftgut (zunächst) und archivische Arbeitsprozesse (dokumentierte Übernahme von Akzessionen, Magazinierung und Verknüpfung mit Erschließungssoftwaren) nicht im Fokus stehen. Eine Weiterentwicklung von DNS in diesem Bereich ist aufwändig, so dass 2012 eine Neuausrichtung des Projekts stattfand: Aus dem DA NRW wurde ein Lösungsverbund und es wurde beschlossen, für die facharchivischen Anforderungen der Langzeitarchivierung die nahezu identischen DiPS-Lösungen der Stadt Köln und des LWL zu einer sicheren, weitgehend webbasierten und mandantengetrennten Produktlösung mit der Bezeichnung „DiPS.kommunal“ weiterzuentwickeln.

19. Gibt es eine Möglichkeit, aus dem System wieder auszusteigen?

• Selbstverständlich gibt für Kunden die Möglichkeit, aus dem System wieder auszusteigen. Dabei werden alle Daten des Kunden wieder aus dem System ausgegeben. Die produktneutrale Speicherung in den AIPs erlaubt anschließend eine einfache Überführung der Archivpakete in ein anderes geeignetes Systeme zur Langzeitarchivierung.

20. Wie ist das System gesichert?

• Die Speicherung erfolgt in zwei über Glasfaserleitung miteinander verbundenen redundant ausgelegten Rechenzentren. Auf diese Weise ist eine sehr hohe Ausfallsicherheit und ein guter Katastrophenschutz gewährleistet. Zusätzlich erfolgt eine Sicherung der Daten auf Magnetbändern. Der Zugang in die entsprechenden Rechenzentrumsbereiche ist nur für autorisierte Mitarbeiter möglich.

21. Wie wird das System bedient? Welche Komponenten müssen beim Kunden installiert werden?

• Die Verarbeitung der eingelieferten Daten und der spätere Aufruf der AIPs über die Erschließungssoftware wird in der Kommune über einen Webbrowser realisiert, so dass für diese Aufgaben keine weitere, lokal installierte Software benötigt wird. Auf dem Arbeitsplatz im Archiv wird nur die Anwendung PIT.plus, das „Pre-Ingest-Toolset“ zur Aufbereitung von unstrukturierten Daten installiert. Zusätzlich dazu wird auf dem Computer oder auf einem entsprechend erreichbaren Server ein Dienst installiert, der die Dateiübertragung automatisch starten und überwachen kann (der sog. Transfer-Client, vgl. Frage 16).

22. Wofür benötigt man die 5 PT Unterstützungsleistung?

• Die fünf Personentage fachlicher Support pro Jahr können je nach Größe der Kommune und personeller Ausstattung des Archivs unterschiedlich eingesetzt werden:
  • Für kleine Gemeindearchive ohne „Vollzeitarchivar/-in“ unterstützt der Kundenservice von DiPS.kommunal die technischen Arbeitsprozesse der Übernahme. Es werden mit den aussondernden Stellen die Ausgabeformate und -wege besprochen, in Rücksprache mit dem Archiv werden die Informationen für die Akzession erhoben und der sog. Ingestvorgang durchgeführt, an dessen Ende das elektronische Archivgut sicher auf den Speichern von DiPS.kommunal abgelegt ist. Schließlich wird durch DiPS.kommunal ein Archivierungsbericht in PDF-Form generiert und ggf. die Löschfreigabe für die Daten der zuliefernden Systeme erstellt. Eine weitere Datei mit den Metadaten erzeugt das Langzeitarchiv, damit diese  Informationen in die Erschließungssoftware importiert werden können.
  • Für fachlich besetzte kleinere Stadt- und Gemeindearchive, bei denen die Verwaltung über elektronische Aktenführung nachdenkt oder sie bereits in einzelnen Prozessen oder Ämtern eingeführt hat und das Archiv in die Prozesse eingebunden werden soll, unterstützt der Kundenservice von DiPS.kommunal z.B. dabei, dass in den Projekten die für die Anbindung des Langzeitarchivs wichtigen Fragen gestellt und technisch gelöst werden. Er begleitet zusammen mit dem Facharchivar / der Facharchivarin die ersten Übernahmen von Daten und sorgt auf diese Weise für einen gezielten Knowhow-Transfer und gleichzeitig für eine ausreichende Qualitätssicherung der Übernahmeprozesse (s.o.).
  • Für größere Stadt- und Kreisarchive, in denen bereits zahlreiche aktenbildende Verfahren im Einsatz oder in der Einführung sind, ist es zentral, die Anbindung dieser Verfahren an ein Langzeitarchiv – bestenfalls im Rahmen der Projekteinführung, schlimmstenfalls nachträglich – zu realisieren. Hier hilft der Mitarbeiter von DiPS.kommunal bei der Konzeption von Bewertungsoberflächen und Exportschnittstellen, damit am Ende eine aussagekräftige Überlieferung steht, die auch ohne die erzeugenden Fachverfahren verständlich bleibt. Durch die Projekte im LWL haben wir umfangreiche Praxiserfahrungen mit der Aussonderung klassischer Akten in elektronischer Form, aber auch mit unterschiedlichen Varianten von Zeitschnitten z.B. für langfristig geführte Fallakten und laufend aktualisierte Datenbanken und Wissensmanagementsysteme.

 

 

Haben Sie weitere Fragen? Dann nutzen Sie gern die Kommentarfunktion, um sie zu stellen oder schreiben Sie uns an dips.support@lwl.org.

Zum Weiterlesen im archivamtblog empfehlen wir folgende Artikel:

• DiPS.kommunal – Erste Kunden produktiv
• Vereinfachte Erschließung mit DiPS.kommunal
• Beitrag über die „Digital Preservation Solution (DiPS)“ im neuen Heft des ARCHIVAR erschienen

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