DiPS.kommunal – Erste Kunden produktiv

Die Verbundlösung für die elektronische Langzeitarchivierung DiPS.kommunal, die unter dem Dach des Digitalen Archivs NRW von der Entwicklergemeinschaft aus Stadt Köln (Amt für Informationsverarbeitung und Historisches Archiv) und LWL (LWL.IT Service Abteilung und LWL-Archivamt für Westfalen) vorangetrieben wird, ist mit den ersten Kunden in den produktiven Betrieb gestartet. Als erstes haben das Historische Archiv der Stadt Köln und das Archiv LWL ihre eigenständigen DiPS-Installationen in die Verbundlösung überführt und zunächst ein Testsystem und dann auch ein Produktivsystem in Betrieb genommen. Derzeit finden bei den Pilotkunden im Rheinland und Westfalen Vorbereitungstreffen statt, in denen die Installation und Inbetriebnahme abgestimmt wird. Zu den Pilotkunden gehören neben den beiden Landschaftsverbänden sechs Großstädte aber auch ein westfälischer Kreis. Für 2018 stehen bereits weitere Großstädte und eine Reihe von kreisangehörigen Städten in den Startlöchern, um an DiPS.kommunal angeschlossen zu werden.

Eine wichtige Rolle spielt der Dachverband kommunaler IT-Dienstleister in NRW (KDN) in der Vertragskonstruktion der Verbundlösung:  Den technischen Betrieb von DiPS.kommunal nehmen zwei KDN-Mitglieder als Betriebsstätten wahr, nämlich das Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und der LWL.IT Service Abteilung in Münster. Hier werden für die Landesteile Rheinland bzw. Westfalen-Lippe die in der Leistungsbeschreibung umrissenen Dienstleistungen erbracht und für die Endkunden bereitgestellt. Auf dem Wege des Leistungsaustauschs können andere Mitglieder des KDN – d.h. die kommunalen Rechenzentren – eine Leistungsvereinbarung mit dem KDN abschließen und das Angebot den Bedarfsträgern – also den Gemeinden, Städten und ggf. Kreisen – zugänglich machen. Auf diese Weise bleibt das Rechenzentrum aus Sicht der Kommunen der „natürliche Ansprechpartner“ in IT-Fragen, auch in Fragen der Elektronischen Langzeitarchivierung. Konkrete Fachfragen werden durch den Kundensupport beantwortet, der in Westfalen-Lippe beim LWL-Archivamt angesiedelt ist. Die DiPS.kommunal Nutzer treffen sich regelmäßig in Anwendertreffen, bei denen Verbesserungsvorschläge diskutiert und Neuerungen vorgestellt werden. Hier kann insbesondere die Anbindung weiterer Fachverfahren vorbereitet und koordiniert werden, um Parallelentwicklungen zu vermeiden und notwendige Vorhaben zu priorisieren.

Derzeit beschäftigen sich die Entwicklergemeinschaft und die betroffenen Pilotkommunen mit der Aussonderung von Daten aus dem Gewerberegister (prototypisch umgesetzt in GERISweb, derzeit in Vorbereitung für die Software migewa) und aus den Ratsinformationssystemen ALLRIS und Session. Die Anbindung dieser Systeme  funktioniert über den bundeseinheitlichen Standard XDomea2.2 (Nachrichtentyp 503 und 506). Ein eigener Eingangskanal für die Einträge aus den elektronischen Personenstandsregistern wurde nach dem bundesweit gültigen Standard XPSR aufgesetzt. Er funktioniert bereits in der Testumgebung und befindet sich derzeit in der Abnahme für den Produktivbetrieb. Für sogenannte „unstrukturierte Daten“ – also archivwürdigen Dateien auf Gruppenlaufwerken oder lokalen Festplatten oder anderen Datenträgern, die nicht direkt aus einer Fachanwendungen übernommen werden können, wurde ein bedienerfreundliches Werkzeug programmiert, der PIT.plus (PIT steht für „Pre Ingest Toolset“).

Schaubild der Funktionen und der Systemarchitektur von DiPS.kommunal

Funktionen und Systemarchitektur von DiPS.kommunal

Damit die digitalen Übernahmen zusammen mit dem analogen Archivgut erschlossen und recherchiert werden können, ist eine Anbindung der Erschließungssoftwaren von großer Bedeutung. Die Herstellerfirmen von ACTApro, AUGIAS und FAUST haben die Anbindung an DiPS.kommunal bereits realisiert oder werden dies mit den neuen Versionen ihrer Software tun.

Digitale Langzeitarchivierung ist also keine „Zukunftsmusik“ mehr, sondern kann in Form von DiPS.kommunal ohne große eigene konzeptionelle Aufwände in jeder Gemeinde, jeder Stadt und jedem Kreis nachgenutzt werden. Sprechen Sie Ihr Rechenzentrum darauf an oder nehmen Sie Kontakt mit den Ansprechpartnern im LWL-Archivamt auf (Tel. 0251 591-3888)!

 

Literaturhinweise und Links:

Zum Digitalen Archiv NRW finden Sie grundlegende Informationen unter: www.danrw.de

Ob ihr Rechenzentrum KDN-Mitglieder ist, können Sie nachgucken unter: http://www.kdn.de/cms750/mitglieder/

Genaueres über die Funktionsweise von DiPS und DiPS.kommunal lesen Sie in: Martin Hoppenheit, Christoph Schmidt und Peter Worm, Die Digital Preservation Solution (DiPS). Entstehung, Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten eines Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung. In: ARCHIVAR 69 (2016), S. 375-382.

Über den offiziellen Startschuss zur Produktivsetzung berichtet Benjamin Bussmann, Verbündete gegen den Verlust elektronischer Informationen zum Festakt von „DiPS.kommunal“ in Köln. In: ARCHIVAR 70 (2017), S. 194-195.

Die Anbindung der Erschließungssoftware beschreibt Tobias Schröter-Karin in: Vereinfachte Erschließung mit DiPS.kommunal unter: https://archivamt.hypotheses.org/5008.

P. Worm


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