Einheitliche Überlieferungsbildung im Kreis Gütersloh bei personenbezogenen Sozialhilfeakten

Ralf Othengrafen

Seit dem 1. Januar 2005 wird die Sicherung des soziokulturellen Existenzminimums durch das Sozialgesetzbuch II (Grundsicherung für Arbeitssuchende) und das Sozialgesetzbuch XII (Grundsicherungsleistungen der Sozialhilfe für Erwerbsunfähige) geregelt. Aufgrund der zum Teil relativ kurzen Aufbewahrungsfristen ist in nächster Zeit mit den ersten Aktenanbietungen von Unterlagen zu rechnen, die auf Basis von SGB II und XII entstanden sind. Aus diesem Grund hat die Arbeitsgemeinschaft der Kommunalarchive im Kreis Gütersloh auf ihrer Sitzung am 1. Juni 2016 beschlossen, eine einheitliche Überlieferungsbildung bei Einzelfallakten anzustreben. Es wurde eine Arbeitsgruppe mit Stephan Grimm (Stadtarchiv Gütersloh), Eckhard Möller (Stadtarchiv Harsewinkel und Gemeindearchiv Herzebrock-Clarholz) sowie Ralf Othengrafen (Kreisarchiv Gütersloh) gebildet. Die Arbeitsgruppe orientierte sich bei ihren Beratungen an der vom LWL-Archivamt herausgegebenen Publikation „Bewertung personenbezogener Sozialhilfeakten – ein Praxisleitfaden für Kommunalarchive“, die 2015 als Band 31 in der Reihe „Texte und Untersuchungen zur Archivpflege“ erschienen ist.

Seit dem 1. Januar 2012 nimmt der Kreis Gütersloh als zugelassener kommunaler Träger die Aufgaben der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem SGB II eigenverantwortlich wahr. Im Rahmen der Optionsentscheidung des Kreises Gütersloh wurde das Jobcenter in die Verwaltungsorganisation des Kreises Gütersloh integriert. Einzelfallakten zur Grundsicherung für Arbeitssuchende gemäß SGB II entstehen also ausschließlich beim Kreis. Demgegenüber fallen die Einzelfallakten zur Grundsicherung nach dem SGB XII bei den Städten und Gemeinden an. Die Arbeitsgruppe kam zu dem Schluss, dass eine Archivwürdigkeit bei den Unterlagen gegeben ist und dass eine Auswahlarchivierung (exemplarische Auswahl) vorgenommen werden sollte. Sie schloss sich den Empfehlungen des TuA-Bandes „Bewertung personenbezogener Sozialhilfeakten“ an und schlug eine Archivierung der Buchstaben O und Ö vor. Für die Buchstabenauswahl spricht ihre Handhabbarkeit, zudem ermöglicht sie Quer- und Längsschnitte. Die Buchstaben O und Ö berücksichtigen zudem verschiedene Personengruppen: Deutsche, Personen mit türkischem und portugiesischem Migrationshintergrund sowie Aussiedler. Neben der exemplarischen Auswahl sollen auch weiterhin noch besondere Fälle archiviert werden. Die Arbeitsgemeinschaft der Kommunalarchive im Kreis Gütersloh beschloss auf ihrer Sitzung am 30. November 2016, den Empfehlungen der Arbeitsgruppe zu folgen und bei den nach 2005 gemäß SGB II und XII entstandenen Einzelfallakten die Buchstaben O und Ö zu archivieren. Bei Einzelfallakten, die vor 2005 entstanden sind, soll – falls möglich – ebenso verfahren werden.