Notfallübung: Der Arbeitskreis der Kommunalarchive im Kreis Steinfurt traf sich im Stadtarchiv Greven

Seit inzwischen rund 15 Jahren steht das Thema Notfallvorsorge in Archiven regelmäßig auf der Tagesordnung vieler Kolleginnen und Kollegen. Ob es sich dabei um einen kleineren oder größeren Schadensfall nach Starkregen bzw. Hochwasser oder durch Leckagen in wasserführenden Leitungen handelt – Wasserschäden an Archivgut können das Resultat sein. Dies trifft gleichermaßen auf den Brandfall zu, bei dem nach Löscharbeiten durch die Feuerwehr ebenfalls durchnässte Archivalien zurückbleiben.

Da erfahrungsgemäß auch größere Archive im Schadensfall viele helfende Hände benötigen, besteht das Risikomanagement für solche Notfälle üblicherweise zum einen in der Gründung von Notfallverbünden zwischen Archiven und weiteren Kulturinstitutionen, wie dies beispielsweise in Münster geschehen ist. Zum anderen ist es wichtig, gewappnet zu sein und das richtige Verhalten bei der Bergung von Archivgut nach desaströsen Ereignissen zu üben.

Theoretische Einführung im Rathaus (Stadtarchiv Greven, F3D-621, Foto: Angelika Haves)

Theoretische Einführung im Rathaus (Stadtarchiv Greven, F3D-621)

Zu diesem Zweck hatte der Arbeitskreis der Kommunalarchive im Kreis Steinfurt (AKAST) unter Leitung von Kreisarchivarin Ute Langkamp am Mittwoch, dem 14. September 2016, eine Notfallübung im Stadtarchiv Greven angesetzt. Unter der kompetenten Regie von Birgit Geller, der Leiterin der Restaurierungswerkstatt im LWL-Archivamt, wurde nach einer theoretischen Einführung in das Thema beim Rundgang durch das Stadtarchiv Greven auf mögliche Schadensrisiken hingewiesen.

Gerade kleinere Schäden durch Wassereinwirkung sind nicht nur im Stadtarchiv Greven, sondern auch bei vielen Kolleginnen und Kollegen kein unbekanntes Phänomen. Dies ist fast zwangsläufig der Fall, wenn Räumlichkeiten, die ursprünglich anderen Zwecken dienten, als Archivmagazin hergerichtet werden. Das Stadtarchiv Greven etwa, dessen Magazinraum im Rathaus früher als Fahrradkeller gedient hat (siehe Grevener Geschichtsblätter 7, S. 36), ist durchzogen von wasserführenden Leitungen an den Decken. Mit zunehmendem Alter des Gebäudes zeigen sich immer wieder einmal kleinere Schadensfälle, die bislang mit wenig Aufwand behoben werden konnten. Es ist aber klar, dass nicht unbedingt erst die nächste Unwetterkatastrophe einen Notfalleinsatz nötig machen kann, bei der nasse Unterlagen schnellstmöglich verpackt und tiefgefroren werden müssen, um später durch das Verfahren der Vakuum-Gefriertrocknung wieder in einen gebrauchsfähigen Zustand zu gelangen.

Immerhin hatte der Starkregen im Sommer 2014, der besonders Münster und Greven betroffen hat, im vergangenen Jahr den Ankauf einer Notfallbox für das Stadtarchiv Greven möglich gemacht. Damals war durch ein Leck in einem Wasserrohr ein kleiner Teil der Verwaltungsbibliothek durchnässt worden – ein zwar vergleichsweise geringer Schaden, da keine Unikate betroffen waren, aber eine ernste Warnung, die Vorbereitung für einen Notfall aktiv voranzutreiben.

Begutachten der Notfallbox (Stadtarchiv Greven, F3D-635, Foto: Angelika Haves)

Begutachten der Notfallbox (Stadtarchiv Greven, F3D-635)

Die Notfallbox des Stadtarchivs Greven kam beim nun folgenden Praxisteil der Notfallübung erstmals zum Einsatz. Und schon zeigte sich, dass es nicht reicht, eine Notfallbox zu besitzen: denn der enthaltene Abroller für Stretchfolie, in die durchnässte Archivalien eingewickelt werden müssen, ließ sich mit der beigefügten Bauanleitung nicht ohne längere Anstrengungen in Betrieb nehmen – gut, wenn dies nicht erstmals bei einem Schadensfall festgestellt wird. Und nicht jeder Abroller ist gleich gut für den Notfalleinsatz geeignet, wie der Vergleich zwischen den vorhandenen drei Modellen verdeutlicht hat.

Vorbereitetes Bergungsgut: gewässerte Bücher und Akten(Stadtarchiv Greven, F3D-638, Foto: Angelika Haves)

Vorbereitetes Bergungsgut: gewässerte Bücher und Akten (Stadtarchiv Greven, F3D-638)

Ebenso sind Kleinigkeiten wie die Größen der enthaltenen Gummihandschuhe entscheidend: Die Größe XL passt zwar auf jede Hand, sitzt aber bei kleineren Händen locker und droht abzurutschen. Entsprechend sollte der Inhalt von Notfallboxen unbedingt nochmal praktisch getestet werden. So gab Birgit Geller auch noch den Tipp, eine handelsübliche Wäscheleine (und Wäscheklammern) in die Notfallbox zu legen, an der gegebenenfalls nasse einzelne Fotos an einer Ecke aufgehängt und getrocknet werden können. Aus der Erfahrung der Kollegenschaft kam hier auch der Tipp, dass eine Wäscheleine auch dazu genutzt werden kann, nasse großformatige Karten und Pläne (wenn ihre Stabilität das zulässt, etwa wenn sie auf Leinen aufgezogen sind) zu trocknen.

Vorbereitetes Bergungsgut: Gewässerte Großformate und Bildmaterialien(Stadtarchiv Greven, F3D-639, Foto: Angelika Haves)

Vorbereitetes Bergungsgut: Gewässerte Großformate und Bildmaterialien (Stadtarchiv Greven, F3D-639)

„Improvisation ist alles“, diese Erfahrung gilt im Notfall besonders. Umso wichtiger ist dabei, grundsätzlich zu wissen, wie die verschiedenen Archivalientypen für das Einfrieren zu verpacken sind. Daher standen bei der praktischen Übung, dem Verpacken durchnässter Archivalien, nicht nur Akten auf dem Programm, sondern auch Bücher (teilweise mit verzogenem Rücken) und der Sonderfall Kunstdruckpapier, das bis zur Gefriertrocknung feucht gehalten werden muss, damit es nicht irreversibel verklebt. Großformatige Pläne, für die sich Folien-Zuschnitte als Zwischenlagematerial bewährt haben, Fotos und Dias rundeten die Übung ab.

Einwickeln von wassergeschädigtem Archivgut in Stretchfolie (Stadtarchiv Greven, F3D-644, Foto: Angelika Haves)

Einwickeln von wassergeschädigtem Archivgut in Stretchfolie  (Stadtarchiv Greven, F3D-644)

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus den verschiedenen Archiven waren sich einig, dass die Praxisübung unbedingt nötig ist, um für Schadensfälle besser gewappnet zu sein. Daher soll die Notfallübung zukünftig regelmäßig wiederholt werden, wobei bei der personellen Struktur der Kommunalarchive ein Zweijahresrhythmus angebracht zu sein scheint. Immerhin bleibt mit dem Ziel, einen Notfallverbund für den Kreis Steinfurt zu gründen, bis dahin noch eine weitere Aufgabe zu erledigen.

Stapeln des für die Tiefkühlung vorbereiteten Archivgutes auf einer Palette (Stadtarchiv Greven, F3D-645, Foto: Angelika Haves)

Stapeln des für die Tiefkühlung vorbereiteten Archivgutes auf einer Palette  (Stadtarchiv Greven, F3D-645)

Für die praxisnahe Veranstaltung sei Birgit Geller und dem LWL-Archivamt herzlich gedankt!


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