Woher nehmen, wenn nicht stehlen? Kommunale Archive in Zeiten des digitalen Wandels

– von Julia Ziegler

Mittlerweile neigt sich meine sechste Woche am LWL-Archivamt dem Ende zu und ich hatte bisher die Chance viele verschiedene Archive im gesamten Münsterland zu besuchen. Doch die Reise mit Herrn Baibl, Herrn Dr. Teske und meinem Praktikumskollegen Karsten Teske zeigte mir noch eine neue Seite der Archivberatung, die das LWL-Archivamt anbietet.

Unser Weg führte uns weit in den Osten Westfalens in die Orgelstadt Borgentreich. Südlich von Höxter und nordöstlich von Warburg gelegen ist das Stadtarchiv Borgentreich eines der am weitesten entfernten Archive, die die Unterstützung des Archivamts in Anspruch nehmen. Herr Baibl und Herr Teske waren wegen gleich zwei Anliegen gerufen worden: Zum einen zur baulichen Beratung und der Installation einer neuen Rollregalanlage und zum Anderen in Sachen digitaler Langzeitarchivierung und der Digitalisierung besonderer Archivalien.

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Einige „Schmuckstücke“ des Borgentreicher Archivs

In der Besprechung mit dem dortigen Archivar Jörg Kohlhase, Bürgermeister Rainer Rauch, Kämmerer Christof Derenthal und Fachbereichsleiter Rolf Husemann wurde mir sehr schnell klar, dass ein Archiv gerade in dieser Zeit des Paradigmenwechsels hin zur digitalen Archivierung mit vielen Investitionen konfrontiert wird. Begonnen bei Digitalisierungsprojekten bis hin zur Anschaffung eines digitalen Langzeitarchivs (wozu die Kommunen gesetzlich verpflichtet sind). Und jede dieser Investitionen belastet den Haushalt (insbesondere kleinerer Gemeinden) erheblich. Gerade die Lizenzgebühren von jährlich 19.100€ sind Summen, die größere Städte und Kommunen möglicherweise abfangen können, aber gerade für kleine Kommunen wie Borgentreich einen erheblichen finanziellen Aufwand darstellen. Dazu kommen noch Posten wie Massenentsäuerung und die Restaurierung besonderer Archivalien, die auch schnell in die Tausende gehen können.

Dennoch werden die Kommunen nicht mit all diesen Kosten allein gelassen. Der LWL bietet hierfür zahlreiche Förderungsmöglichkeiten, die den Kommunen einiges erleichtern. So existieren beispielsweise Fördertöpfe für Rollregalanlagen und digitale Langzeitarchivierung. Auch für die Massenentsäuerung gibt es durch das Förderprogramm LISE (Landesinitiative Substanzerhalt des Landes NRW) Möglichkeiten Zuschüsse von bis zu 70% zu erhalten. Ähnlich sieht es auch bei Restaurierungsmaßnahmen für besondere Archivalien aus: Über die KEK (Koordinierungssstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts) kann hier ebenfalls finanzielle Unterstützung beantragt werden.

Mir wurde auch hier klar, wie wichtig die beratende Funktion des Archivamtes ist, denn viele kleine Archive werden ehrenamtlich oder durch Teilzeitstellen betreut, die mitunter nicht über alle Möglichkeiten der Förderung Bescheid wissen.

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Herr Kohlhase demonstriert den Platzmangel im Archiv, der aber bald der Vergangenheit angehören soll.

Danach führt uns Herr Kohlhase in sein Reich und schilderte die Probleme, mit denen er zu kämpfen hat. Am deutlichsten sichtbar war der Platzmangel: Viele Regale platzten aus allen Nähten und die Räumlichkeiten waren recht klein.

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Herr Dr. Teske begutachtet die Räumlichkeiten

Herr Dr. Teske als Experte für die baulichen Voraussetzungen gab hier viele Hinweise und beachtenswerte Tipps, um das zukünftige Magazin so optimal wie möglich zu gestalten. Angefangen bei der idealen Luftfeuchtigkeit und Temperatur über die notwendige Traglast des Bodens, den Schnitt des Raumes bis hin zur Fragen, wie die Akten richtig zwischengelagert werden können.

Mir hat dieser Tag sehr viel an neuem Wissen gebracht, da ich nicht vermutet hätte, dass bei der Organisation sowie den baulichen Bedingungen so viel zu beachten ist.

 

 


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