von Moritz Hülk
Rund 40 Archivar:innen kamen am Archivtag unter der Leitung von Ellen Bömler (LWL-Kulturabteilung, Münster) und Prof. Dr. Markus Stumpf (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster) zusammen, um über die Einwerbung von Drittmitteln zu diskutieren. In Zeiten knapper Kassen sind Drittmittel eine Möglichkeit konkrete Aufgaben oder Projekte zu bewältigen. Diese Mittel stammen nicht aus dem eigenen Haushalt, sondern von externen Geldgebern wie öffentliche Förderinstitutionen, private Stiftungen und NGOs, Unternehmen, allgemeinen Spenden aus der Bevölkerung sowie aus Crowdfunding-Aktionen für konkrete Projekte.
Zuerst stellte Ellen Bömler den Prozess der Drittmittelakquise in vier Schritten vor:
Schritt 1: Recherche
Zuerst steht die Suche nach einem geeigneten Partner für ein Projekt. Das können bekannte Partnerinstitutionen wie es das LWL-Archivamt für die nichtstaatlichen Archive NRWs ist, oder auch andere Institutionen die etwa mittels der Stiftungssuche, der Förderdatenbank, der NRW Bank, der Förderdatenbank der DSEE oder dem Land NRW gefunden werden können. Wichtig sei dabei, die Beachtung der entscheidenden Kriterien: Ist das Archiv/sein Träger antragsberechtigt? Trifft der Förderschwerpunkt Mittelgebers das Wesen des Projektes? Gibt es Fristen oder Laufzeiten für Förderprogramme? Trifft das Archiv die notwendigen Auswahlkriterien (z.B. Gemeinnützigkeit, Forschung, regionale oder lokale Bezüge)? Wie hoch ist die potenzielle Förderung und wie hoch der Eigenanteil?
Dies sollte bei der Recherche zusammengetragen werden, um Fördermittel zu identifizieren und so den richtigen Zuwendungsgeber zu finden.
Schritt 2: Vorbereitung
Vor dem Antrag sollte nun die Finanzierungsplanung für das Projekt stattfinden, damit bekannt ist, welche Fördersumme benötigt ist. Die recherchierten Förderoptionen müssen bewertet und priorisiert werden und die Voraussetzungen der Förderprogramme müssen genauestens bekannt sein. Gegebenenfalls müssen aus einem Projekt mehrere Teilprojekte gebildet werden. Einzelne Fördergeber stehen zum Beispiel nur für die Unterstützung von Teilen eines Projektes bereit. Kurzinformationen zum angestrebten Projekt inklusive Bildmaterial sollten bereitstehen. Anschließend folgt die erste Kontaktaufnahme mit dem potenziellem Förderer.
Schritt 3: Antragstellung
In der Regel sind die Formalitäten für eine Antragsstellung vorgegeben. In dem Falle müssen diese streng eingehalten werden. Sollten keine Formalitäten vorgegeben sein ist es sinnvoll das Projekt auf einer halben Seite vorzustellen und das Archiv selbst vorzustellen. Anschließend sollte das Projekt dargestellt werden: Ziele bzw. Mehrwert des Projektes, Zielgruppe des Projektes, Methodik/Innovation/Alleinstellungsmerkmal, Beteiligte (z.B. Kooperationspartner), Ablauf/Zeitplan, Nachhaltigkeit/Ausblick auf die Zukunft. Als Anlage gehört dann der Kosten- und Finanzierungsplan inklusive Förderbedarf und Bildmaterial in den Anhang.
Schritt 4: Management und Abschluss
Wenn der Förderantrag bewilligt ist, sollte der Förderbescheid genau gelesen werden. Fördermittel müssen in der Regel innerhalb einer gewissen Frist abgerufen werden. Bei mehrjährigen Projekten sind Zwischenberichte oft notwendig. Auf jeden Fall ist ein Kostencontrolling notwendig. Sollte es große Abweichungen von Planungen geben, muss der Fördermittelgeber informiert werden. Wichtig für die Fördermittelgeber sind außerdem Verwendungsnachweise: Fördergelder sollen und dürfen nur für die vorgesehenen Zwecke ausgegeben werden. Zum Abschluss des Projektes sind Abschlussbericht, Ausgabenprüfung, eine Evaluation des Projektes und ein Medienspiegel üblich.
Wichtig: Vor der Antragstellung sollte ein Konzept für das Projekt vorliegen. In der Regel werden bereits begonnene Projekte nicht gefördert. Aus diesem Grund ist ein Projektstart erst nach Förderbescheid möglich, falls kein vorzeitiger Maßnahmenbeginn beantragt werden kann. Grundsätzlich können Kooperationen mit Vereinen oder Universitäten neue Förderzugänge öffnen. Für viele einzelne Förderprogramme führen viele Fördergeber spezielle Info-Veranstaltungen durch. Nach solchen Angeboten sollte man stets Ausschau halten.
In Westfalen-Lippe steht das LWL-Archivamt für allgemeine Förderung für westfälische Archive und für Förderung von Bestandserhaltung inklusive Notfallvorsorge bereit. Für Bestandserhaltung gibt es in NRW außerdem die Landesinitiative Substanzerhalt (LISE) und bundesweit die Koordinierungsstelle für den Erhalt schriftlichen Kulturguts (KEK). Außerdem können Archive von der allgemeinen Kulturförderung des LWL, des Landes NRW, dem Bund, der EU sowie lokaler nichtöffentlicher Institutionen profitieren.
Zum weiteren Verlauf der Diskussion wird im 105. Heft der Archivpflege für Westfalen-Lippe ein Kurzbericht erscheinen.
OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Luisa Goldammer (18. März 2026). #WAT26: Diskussionsforum “Drittmittel einwerben – Aufwand und Chancen”. archivamtblog. Abgerufen am 10. Mai 2026 von https://doi.org/10.58079/15w9h