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„Master of Archives and Records Management“ – Ein Archivar aus NRW durchläuft die britische Fachausbildung, Teil 3

Wie weit lassen sich “best practices” durch Koordination und Standardisierung fördern? Welche Besonderheiten kennzeichnen das britische Archivwesen in den zentralen Arbeitsfeldern der Überlieferungsbildung und Erschließung?

Im zweiten Trimester behandelte das Modul „Archive Management: Principles and Practice“ der University of Dundee drei zentrale archivfachliche Arbeitsfelder: die Erstellung von Sammlungsprofilen, die Bewertung und die Erschließung.

Zuvor hatte ich das erste Modul „The Theory and Context of Recordkeeping“ absolviert. Die noch ausstehenden Pflichtmodule sind „Archive Services, Access and Preservation“ und „Principles and Practice of Records Management“. Der Pflichtbereich vermittelt grundlegende Kenntnisse für alle analogen und digitalen Arbeitsfelder des Archivwesens und der Schriftgutverwaltung.

Zur Vertiefung stehen anschließend zwei Module aus einem breiten Themenspektrum zur Wahl. Neben historischen Hilfswissenschaften und der Bestandserhaltung, zählen hierzu informationswissenschaftliche Spezialthemen (z. B. elektronische Katalogisierung, Metadatenerfassung und -verarbeitung) sowie die digitale Archivierung und Schriftgutverwaltung. Abschließend folgt dann die Masterarbeit zu einem frei wählbaren Thema.

Im Folgenden werde ich keinen vollständigen Bericht des Modulinhalts wiedergeben, sondern greife die Aspekte auf, die mir besonders erwähnenswert erscheinen. Dies betrifft insbesondere eine neuere Entwicklung im britisch-nordirischen Archivwesen:

Das Akkreditierungsverfahren für britische und nordirische Archive

Jedes Archiv kann sich um eine „Archive Service Accreditation“ bewerben. Die Akkreditierung ist eine wichtige Referenz zur Gewinnung von Fördergeldern, Deposita und Schenkungen sowie ein Nachweis der eigenen Leistungs- und Entwicklungsfähigkeit gegenüber der Trägerverwaltung.

Für viele öffentliche Archive ist die Akkreditierung zwingend erforderlich. Gemäß den britischen Archivgesetzen besitzen nur die britischen National Archives, die National Records of Scotland und das Public Record Office of Northern Ireland das Recht public records zu archivieren. Diese staatlichen Zentralarchive können jedoch öffentlich getragene, akkreditierte Partnerinstitutionen als „places of deposit“ mit der Archivierung orts- oder themenspezifischer Überlieferungen beauftragen.

Das Akkreditierungsverfahren formuliert Mindestanforderungen für drei Bereiche:

  • „Organisational Health“ umfasst die Aspekte   (a) „Mission Statement“ (institutionelles Leitbild und Sammlungsauftrag),   (b) Verwaltungs- und Führungsstrukturen sowie   (c) langfristige Planung, und die Ressourcen (d) Raum-, Lagerungs- und elektronische Speicherkapazitäten,  (e)  Finanzen sowie  (f) Personal.
  • „Collections“ rückt die Bestände in den Mittelpunkt mit den Aspekten (a) Management, (b) Entwicklung, (c) Information (Erschließung und Struktur der Findmittel) sowie (d) Bestandserhaltung.
  • „Stakeholders and their Experiences“, identifiziert die mit dem Archiv verknüpften Interessengruppen und berücksichtigt deren unterschiedliche Bedürfnisse nach Archivzugang (access) durch (a) „policies“ (übergreifende, langfristige Strategien), (b) detaillierte Planungen zur konkreten Umsetzung sowie (c) Informationen, Verfahren und Aktivitäten.

Für einige Aspekte existieren Abstufungen nach Größe und Status (privat/öffentlich) der einzelnen Institutionen. Jedes Archiv muss eine umfassende, zwischen den einzelnen Themenfeldern abgestimmte Strategie entwickeln und deren schrittweise Umsetzung über die Jahre nachweisen. Zu diesem Zweck zu formulierende „policies“ und Zwischenberichte müssen der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Auf diese Weise wird die Etablierung national verbindlicher Mindeststandards in allen archivfachlichen Arbeitsfeldern forciert.

Eine erworbene Akkreditierung kann nach drei Jahren verlängert werden; spätestens nach sechs Jahren ist jedoch eine Neubewerbung erforderlich. Dadurch, dass die Planungen für die verschiedenen Arbeitsfelder in einem schlüssigen Gesamtkonzept systematisiert und fortlaufend aktualisiert werden müssen, kommt es so letztlich zu einem ganzheitlichen Archivmanagement. Allerdings führt der hohe Arbeitsaufwand dazu, dass sich bislang eher mittlere und große Institutionen um eine Akkreditierung bemühen.

Der Vergleich mit der deutschen Situation bietet sich an: Die hiesigen Archivgesetze verpflichten zwar öffentliche Institutionen zur Archivierung, bleiben aber bezüglich einzuhaltender Mindestanforderungen weitgehend unverbindlich. Als Archivberater weiß ich andererseits um den hohen zeitlichen und personellen Aufwand, der eine umfassende Begutachtung einzelner Archive erfordert. Schon allein deswegen erscheint mir eine Adaption des britischen Modells für die nordrhein-westfälischen Archivämter oder die archivpflegerischen Abteilungen der Landesarchive derzeit nicht durchführbar. Sinnvoll könnte aber ein ähnlich strukturierter, national abgestimmter Leitfaden zur Konzeption umfassender Managementpläne für einzelne Archive sein.

Mission Statements: Jede*r im Vereinigten Königreich ausgebildete Archivar*in muss fähig sein, eine Akkreditierung erfolgreich zu beantragen. Bei Vermittlung der Lehrinhalte wird daher fortlaufend auf die hierfür notwendigen Mindeststandards hingewiesen. Das Modul „Archive Management: Principles and Practice“ begann daher mit Fragen der organisatorischen und inhaltlichen Ausrichtung einzelner Archive, die in einem sogenannten „mission statement“ prägnant dargelegt werden sollen. Das statement dient als logischer Ausgangspunkt für alle spezifischeren Planungen und konkreten Maßnahmen in den einzelnen archivarischen Arbeitsfeldern.

Hierzu gehört auch eine „Collection’s Development Policy“ (CDP), die archivspezifische Grundsätze der Überlieferungsbildung nach Inhalten, Medien und Provenienzen formuliert. Besonders wichtig ist dies für jene Archive, welche nicht auf Übernahmen aus ihrer Trägerverwaltung beschränkt sind und aktiv Akquisitionen tätigen. Ein Verweis auf die CDP kann hilfreich sein, um unerwünschte Schenkungen und Depositalanfragen höflich abzulehnen. Sie kann jedoch auch als Maßstab zur Überprüfung der Stärken und Schwächen der eigenen Bestände und Sammlungen genutzt werden und in eine langfristige Optimierung der Sammlungstätigkeit auf Grundlage der Policy-Inhalte münden.

Eine aktive Sammlungsentwicklung verlangt eine intensive Kontaktpflege zu Depositar*innen, Spender*innen und Überlieferungsbildner*innen. Die CDP soll nicht nur den spezifischen Sammlungsauftrag der eigenen Institution widerspiegeln, sondern auch die Interessen vormals in der Überlieferung nicht wahrgenommener oder marginalisierter Personengruppen berücksichtigen, wie beispielsweise Arbeiter*innen oder auch Angehörige ethnischer, religiöser, sexueller oder geschlechtsidentitärer Minderheiten. Um dem gerecht zu werden, sollten die verschiedenen communities in die Sammlungsentwicklung kooperativ einbezogen werden. Mir persönlich erscheinen Bedarf und Möglichkeiten einer solchen Einbindung allerdings stark vom Kontext des jeweiligen Archives abhängig.

Grundsätzlich kann auch eine „De-Akzessionierung“ (de-accessioning) unpassender Bestände erwogen werden, allerdings bestehen hierzu oft rechtliche, politische oder berufsethische Einwände. Eine strategisch betriebene Sammlungsentwicklung ermöglicht einen effizienten Einsatz personeller, räumlicher und finanzieller Ressourcen, der so auch gegenüber Vorgesetzten und Spendern nachgewiesen werden kann. Die flächendeckende Etablierung von CPDs im Vereinigten Königreich soll eine komplementäre Überlieferungsbildung zwischen verschiedenen Institutionen fördern und zusätzlich durch eine landesweite Strategie zur Überlieferungsbildung koordiniert werden.

Ein weiterer Themenblock des Moduls war die archivarische Bewertung (appraisal), wobei ich hier nur eine Auswahl der vermittelten Konzepte vorstelle:

Während sich die Bewertungspraxis des britischen Nationalarchivs weiterhin im Kern auf das Bewertungsrecht des Überlieferungsbildners, das sogenannte „Grigg system“, stützt, liegt die Bewertungsentscheidung in der englischsprachigen Welt ansonsten zumeist beim Archivar und ist somit analog zur deutschen Praxis. Als Leitlinie der Bewertung dient das individuelle Sammlungsprofil (collection profile) jedes Archivs, oft in Kombination mit Funktionsanalysen der überlieferungsbildenden Institutionen.

Die „functional analysis“ beruft sich explizit auf die Ausführungen von Hans Booms, die ab Mitte der 1980er Jahren in englischer Übersetzung vorlagen. Hiervon ausgehend entwickelte sich Anfang der 1990er das US-amerikanische Modell der „documentation strategy“, welche eine gemeinsame Überlieferungsbildung mehrerer Archive zu spezifischen Themenkomplexen vorsieht. Parallel hierzu praktizieren die Library and Archives Canada (bis 2004: National Archives of Canada) das „macroappraisal“, welches zunächst relevante Institutionen, Abteilungen und Aktenserien identifiziert und dann das „microappraisal“ auf deren Unterlagen beschränkt.

Zur Bewertung von E-Mail-Postfächern großer Institutionen wurde der „capstone approach“ vorgestellt: Dieser sieht vor, die gesamte Korrespondenz leitender oder an zentralen Stellen tätiger Personen vollständig zu übernehmen, während alle anderen Postfächer gelöscht werden. Dieser Ansatz wirkt auf mich wie eine simple Übertragung analoger Konzepte und verdeutlicht, dass archivarische Strategien zur Bewältigung der zunehmenden E-Mail-Flut derzeit noch nicht vollständig überzeugen können. Anderseits stellt jede Bewertungsentscheidung einen Kompromiss dar. Bemerkenswert ist auch, dass das deutsche Bundesarchiv diesen Ansatz beispielsweise nur unzureichend umsetzen könnte, weil die E-Mails führender Politiker ihm bislang vorenthalten werden.

Ein interessantes, doch herausforderndes Konzept stellt Michelle Caswells “feminist standpoint appraisal” dar: Trotz des irreführenden Titels fordert es nicht nur eine perspektivische Einbeziehung weiblicher, sondern sämtlicher marginalisierter und viktimisierter Gruppen in die Bewertung. Jedoch erscheint mir eine Einbindung solcher “social justice”-Prinzipien in die Bewertung nur eingeschränkt hilfreich, wenn solche Perspektivwechsel mittelfristig nicht schon bei den Überlieferungsbildnern selbst ansetzen. Was nicht dokumentiert wird, lässt sich später nicht bewerten.

Den Abschluss des Moduls bildete der Themenblock zu „arrangement and description“ (Bestandsgliederung und Erschließung). Der deutsche Begriff der „Erschließung“ kann je nach Kontext auch mit „indexing and cataloguing“ oder auch „archival processing“ übersetzt werden. Letzteres umfasst aber auch konservatorische Arbeiten (Entmetallisieren, Umbetten und Ähnliches).

Bei der Bestandsgliederung zeigte sich, dass einfache Übersetzungen archivfachlicher Begriffe irreführend sein können: Die englische „collection“ kann sowohl eine nach Pertinenzprinzip gebildete „Sammlung“ als auch eine nach Provenienzprinzip gebildete Einheit bezeichnen. Die synonyme Entsprechung des deutschen „Bestand“ hat der aus dem Französischen entlehnte „fond“, weil beide die Gesamtheit aller von einem Überlieferungsbildner erzeugten Aufzeichnungen einschließen. Dieses über einzelne Archive hinausgedachte Konzept gewinnt insbesondere bei der zum Teil weltweit zerstreuten Kolonialüberlieferung an Bedeutung.

Während sich die Bestandsgliederung britischer Archive in der Regel nicht von der deutschsprachigen Praxis unterscheidet, lohnt ein Blick auf eine australische Besonderheit: Die „Commonwealth Record Series“ (CRS) ist eine Gliederung nach gleichartiger inhaltlicher Funktion, aber mit wechselnden Überlieferungsbildnern. Die CRS entstand als pragmatische Reaktion auf häufige und in kurzen Zeitabständen erfolgende Verwaltungsumstrukturierungen, welche eine konventionelle Bestandsbildung unmöglich machten.

Die CRS könnte somit als Gruppe mit „multipler Provenienz“ kategorisiert werden; dieser Begriff wird jedoch im Rahmen der Verzeichnung v. a. für eine Erweiterung des Provenienzprinzips verwendet. Die Bestandsgliederung wird in herkömmlicher Weise beibehalten, aber in der archivischen Beschreibung sollen nicht länger nur die unmittelbaren Verfasser*innen von Aufzeichnungen als alleinige record creators benannt werden. Zusätzlich sollen jene Individuen und Gruppen als solche bezeichnet werden, die in den Aufzeichnungen thematisiert und, hieran anknüpfend, in der archivischen Beschreibung häufig als passive, marginalisierte Objekte erscheinen. Ebenfalls als Überlieferungsbildner im weiteren Sinne sollen Besitzer*innen von Aufzeichnungen betrachtet werden, da so Machtverhältnisse, welche den Entscheidungen zur Aneignung und Erhaltung von Dokumenten zugrunde lagen, sichtbar werden. Eine solche begriffliche Umdeutung ist nicht unumstritten. Sie macht aber deutlich, dass unreflektierte Auswahl und Darstellung von Informationen in der archivarischen Beschreibung historische und gegenwärtige Machtstrukturen reproduzieren können und somit kritisch hinterfragt werden müssen. Neben einer „respectful description“, etwa durch Vermeidung oder zumindest Kennzeichnung historischer, heute als herabsetzend empfundener Begriffe, gehört dazu auch die Warnung vor Inhalten, die zu einer (Re-)Traumatisierung von Nutzer*innen führen können.

Angesichts solcher Forderungen bewegt sich die archivarische Erschließung in einem wachsenden Spannungsverhältnis zwischen Qualität (tiefe und respektvolle Verzeichnung, Normdatenanreicherung) und Quantität (flache Verzeichnung zur schnellen Zugänglichmachung immer größerer Informationsmengen). Ganz im Sinne des nationalen Akkreditierungsstandards wird den angehenden Archivar*innen daher die Konzeption einer übergreifenden Erschließungsstrategie für ihre Institution empfohlen, um insgesamt abgestimmte Priorisierungen zu ermöglichen.

Hinzukommt eine veränderte Erwartungshaltung der Archivnutzer*innen, die mittlerweile eine möglichst vollständige Abrufbarkeit der Findmittel in archivübergreifenden Online-Portalen voraussetzen. Dementsprechend werden Erschließungen gemäß nationalem und internationalem Standard zur Verzeichnung (ISAD (G), ISAAR(CPF), ISDF, ISDIAH, Großbritannien: MAD3, Kanada: RAD, USA: DACS) und zum Datenaustausch (EAD, METS, usw.) zunehmend unerlässlich. Die Bereitstellung von Onlinekatalogen durch zahlreiche kleine und mittlere Archive scheint im Vereinigten Königreich bereits erheblich umfangreicher als hierzulande zu sein. Die fehlende Standardisierung im deutschen Archivwesen wirkt sicherlich hemmend. Vielleicht wäre ja die sich abzeichnende Einführung von „Records in Context“ (RiC) eine günstige Gelegenheit, endlich eine international kompatible, verbindliche Richtlinie im deutsch(sprachig)en Archivwesen zu etablieren?

Die im Modul vermittelten Inhalte zu Sammlungsentwicklung, Bewertung, Bestandsgliederung und Erschließung lassen sich zumeist problemlos auf das deutschsprachige Archivwesen übertragen. Englischsprachige Fachtermini müssen zwar häufig kontextgebunden umschrieben werden, doch die grundsätzlichen Praktiken beider Länder unterscheiden sich nur in Ausnahmefällen. Da Archivar*innen in beiden Sprachräumen mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sind, könnten wir in einigen Fällen sicherlich durch Übernahme und Anpassung der Konzepte unserer britischen Kolleg*innen profitierten.


OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Juliano de Assis Mendonça (LVR-AFZ) (22. Juli 2025). „Master of Archives and Records Management“ – Ein Archivar aus NRW durchläuft die britische Fachausbildung, Teil 3. archivamtblog. Abgerufen am 6. November 2025 von https://doi.org/10.58079/14eqg


Ein Gedanke zu „„Master of Archives and Records Management“ – Ein Archivar aus NRW durchläuft die britische Fachausbildung, Teil 3“

  1. Wenn man bedenkt, dass es im deutschen Archivwesen bis heute Häuser gibt, die inhaltliche Überlieferungsziele vehement ablehnen, stelle ich fest, dass die britischen Archive mit den Collection’s Development Policies bei den theoretischen Grundlagen der Bewertung wesentlich weiter sind als viele deutsche Archive und zwar vor allem, wenn es um die Reflexion und die Weiterentwicklung von Bewertungsentscheidungen geht. Deshalb kann ich das Fazit nur teilweise nachvollziehen.

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