LWL-Archivamt und LWL.IT präsentieren Verbundlösung zur elektronischen Langzeitarchivierung

Am 12. November präsentierten die LWL.IT Service-Abteilung und das LWL-Archivamt für Westfalen in Münster bei der ersten Arbeitssitzung des Arbeitskreises der Archive (AKKA) und des Arbeitskreises Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) beim Landkreistag NRW die im Landschaftsverband 2010 eingeführte elektronische Sozialhilfeakte „e.Akte ANLEI“, die im LWL durch drei verschiedene Abteilungen gemeinsam geführt wird. Neben der Anbindung des Fachverfahrens ANLEI interessierte die Zuhörer, wie die archivwürdigen eAkten ausgewählt und in das elektronische Langzeitarchiv des Archivs LWL, das „eLan.LWL“, übernommen werden können. Dieser Prozess wurde in entsprechenden Testsystemen vorgeführt, so dass die Arbeitsschritte, die eine eAkte von der Anlage über den Export in Richtung des Langzeitarchivs und die dortige Verarbeitung und Speicherung bis hin zur Anlage und Recherche in der archivischen Erschließungssoftware nachvollzogen werden konnten.

Der LWL plant, die für das Langzeitarchiv entwickelte technische Lösung den Kreisen, Städten und Gemeinden in Westfalen-Lippe zur Nachnutzung anzubieten. Dafür engagieren sich LWL.IT und Archivamt im vom Land angestoßenen Projekt DA NRW (www.danrw.de) und bilden zusammen mit der Stadt Köln die Entwicklergemeinschaft für das Produkt „DiPS.kommunal“ (DiPS = Digital Preservation Solution). Die Anwendung wird den Kommunen über den Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) angeboten. Die teilnehmenden Kommunen erhalten neben der Anwendung 500 Gigabyte hochsicheren Speicherplatz und fünf Tage Support-Leistungen zu einem jährlichen Festpreis. Dies ist gerade für kleinere Kommunen interessant, denen oft noch die archivfachlichen oder -technischen Kenntnisse fehlen. Hier kann das LWL-Archivamt in Zusammenarbeit mit der LWL.IT die notwendigen Fachaufgaben im Auftrag im Rahmen des eingeplanten Supports erledigen. Damit übernimmt der LWL eine wichtige Rolle als kommunaler Dienstleister für seine unmittelbaren und mittelbaren Mitglieder.

Nach der Präsentation diskutierten Archivarinnen und Archivare und die Vertreterinnen und Vertreter der IT-Abteilungen der Kreise interessiert und intensiv über den aufgezeigten Lösungsweg.

Da die Einführung entsprechender Lösungen ein hohes Maß an Kooperation zwischen Archiven und IT-Abteilungen erfordert, waren sich alle Anwesenden einig, dass der angestoßene fachliche Austausch auch zukünftig fortgesetzt werden soll.

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