Empfehlung zur Archivierung von Baugenehmigungsakten aus elektronischen Fachverfahren

BaugenehmigungDer Arbeitskreis der Rechenzentren und Archive in Ostwestfalen-Lippe (OWL) (tätig für die Rechenzentren regio.IT, GKD, KRZ Lemgo und IBB Bielefeld) hat in seiner Sitzung am 2. November “Empfehlung zur Archivierung von Baugenehmigungsakten aus elektronischen Fachverfahren” beschlossen.

Der Hintergrund ist, dass viele Bauordnungsämter schon seit mehreren Jahren intensiv Fachverfahren zur Aufgabenerledigung heran ziehen und das Baubeteiligungsverfahren über Internet-basierte Kollaborationsplattformen (z.B. ITeBau) abgewickelt werden. Im Zuge dieser Prozesse wird oft die Papier gestützte “Hausakte” durch die eAkte abgelöst.

Das nun erstellte Konzept beruht zwar im Wesentlichen auf dem Fachverfahren BBG2000 und der Online-Plattform ITeBau, wurde aber bewusst so offen gehalten, dass auch es auch für andere Fachverfahren und Systemarchitekturen wertvolle Hinweise enthält. Für die dauerhafte Verständlichkeit der eAkten hat sich die Gliederung aus der Online-Plattform bewährt. Hier werden alle Dokumente nach folgenden Kriterien sortiert:

  • 10 Antragsunterlagen
  • 11 Eingänge nach Antragseingang
  • 20 Stellungnahmen
  • 30 interne Vermerke
  • 40 allgemeiner Schriftverkehr
  • 50 Bescheide Bauaufsicht
  • 51 Anlagen Bauaufsicht
  • 52 Bescheide anderer Stellen
  • 60 Bescheinigungen

Neben den Primärdaten wurde diese Struktur als archivwürdige signifikante Eigenschaft der Baugenehmigungsakten definiert.

Das Fachkonzept steht nunmehr zur Diskussion und zur Nachnutzung bereit!


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