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#WAT25: Diskussionsforum Umgang mit Rechercheanfragen: Wie viel Service muss sein? Wie viel Service darf sein?

Unter der Leitung von Constanze Sieger (Hessisches Staatsarchiv Marburg) und Bärbel Sunderbrink (Stadtarchiv Detmold) diskutierten rd. 70 Archivtagsteilnehmerinnen und -teilnehmer über den Umgang mit Anfragen und die Praxis der durch Anfragen entstehenden Recherchen und Rechercheaufwände. Das Diskussionsforum fand wegen des großen Interesses im Großen Saal statt, was die Moderatorinnen geschickt auffingen, indem sie die Teilnehmenden zweimal in kleineren Gruppen zu folgenden Themen diskutieren ließen:

  • Worin bestehen die größten Herausforderungen/Probleme (großes Rechercheaufkommen, hohe Erwartungen etc.)
  • Welche Lösungsmöglichkeiten bestehen?

Auf diese Weise kamen trotz der Plenumsatmosphäre gute Diskussionen und ein reger Austausch zustande. Die in den Gruppen und dann im Plenum diskutierten Themen berührten fast alle Aspekte, die sich im gut gewählten Titel des Diskussionsforums widerspiegeln: Wie viel Service muss sein? Wie viel Service darf sein?

Erwartungsgemäß fand sich eine große Variationsbreite bei der Beantwortung dieser beiden Fragen: In Abhängigkeit von der Größe und der personellen Ausstattung ist zwangsläufig mehr oder weniger Service möglich. Die Standards sind, wie die Diskussion zeigte, durchaus verschieden, wobei grundsätzlich der Anspruch, so viel Service wie möglich bei so wenig Aufwand wie nötig zu realisieren, bei allen Teilnehmenden derselbe ist.

Ausgehend von groben Durchschnittszahlen aus der Archivstatistik der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (Hinweis: Teilnahme noch bis Ende März 2025 möglich), bei der auch die Nutzungstage/Jahr und die schriftlichen Auskünfte/Jahr erhoben werden, kommentierte Marcus Stumpf den Befund, dass die Anzahl der Nutzungstage und Recherchen – erwartungsgemäß – mit der Größe der Kommunen und ihrer jeweiligen Kommunalarchive korreliert: je größer die Kommune, desto höher die Nutzung in den Leseräumen und umso höher das Anfragenaufkommen. Stumpf wies aber vor allem nachdrücklich darauf hin, dass die ermittelten Durchschnittszahlen der Archivstatistik nur eine grobe Näherung an die realen Verhältnisse darstellten: Die Antworten der kommunalen Archive offenbarten, dass nach wie vor vielerorts Kennzahlen zur Nutzung noch nicht erhoben würden. Stumpf warb nachdrücklich dafür, Kennzahlen für das eigene Archiv zu erheben, auch für die Archivstatistik der BKK, vor allem aber zur Nutzung und als Argumentationshilfe in der eigenen Verwaltung.

Nahezu alle Aspekte des Umgangs und der Bewältigung von Nutzungsanfragen und Recherchen für Benutzende in Kommunalarchiven kamen im weiteren Verlauf des Diskussionsforums zur Sprache:

  • Auf welchen Wegen erreichen Anfragen das Archiv? Schriftlich per Post (abnehmend) oder E-Mail, per Telefon (problematisch) und zunehmend über Onlineformulare, wie es die Onlinezugangsgesetzgebung fordert.
  • Welche Gruppen von Anfragenden lassen sich ‚clustern‘: von Familienforschenden über Erbenermittler bis hin zur eigenen Verwaltung? Wie geht man mit diesen um? Existieren unterschiedliche Bearbeitungsstandards oder Reaktionsgeschwindigkeiten?
  • Werden Recherchegebühren erhoben und wenn ja, auf welche Weise, in welcher Höhe und mit welchen Ausnahmetatbeständen?
  • Wie gehen Archive damit um, dass viele Anfragen letztlich nicht mehr auf Nutzungen im Leseraum hinauslaufen, sondern immer öfter Fortsetzungsanfragen und v.a. Digitalisierungsanträge auslösen?
  • Damit verbunden: Wie hoch ist in den Archiven die Priorität für die Onlinebereitstellung von Beständeübersichten und Findbüchern? Wie müssen Findmittel beschaffen sein, dass sie eine sinnvolle Onlinerecherche ermöglichen und das Anfragenaufkommen mindern?
  • Und schließlich: Werden KI-Werkzeuge den Archiven künftig bei der Erstellung neuer oder Veredelung älterer Findmittel helfen, die Bearbeitung von Recherchen erleichtern oder gar abnehmen?

Diese und weitere Fragen wurden mit Gewinn diskutiert, zwangsläufig ohne sie abschließend beantworten zu können.

Erkennbar ist in jedem Fall das große Bemühen aller Kommunalarchive, einen im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten bestmöglichen Service zu bieten, wozu Freundlichkeit im Kontakt mit Anfragenden und – bei den manchmal unvermeidlichen längeren Rückmeldezeiten – auch Zwischennachrichten gehören.

Die beiden Leiterinnen des Diskussionsforums Constanze Sieger und Bärbel Sunderbrink beabsichtigen, die Ergebnisse des Diskussionsforums in einem Beitrag für das Herbstheft der Archivpflege in Westfalen-Lippe zu bündeln.

Marcus Stumpf, LWL-Archivamt für Westfalen


OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Stefan Schröder (18. März 2025). #WAT25: Diskussionsforum Umgang mit Rechercheanfragen: Wie viel Service muss sein? Wie viel Service darf sein? archivamtblog. Abgerufen am 18. April 2025 von https://doi.org/10.58079/13i6u


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