Wie sichtbar sind Archivalien, genauer gesagt deren Erschließungsangaben, in Archivportalen wirklich? Und warum werden gut erschlossene Archivbestände in Online-Portalen teilweise nicht gefunden? Diese Fragen standen im Mittelpunkt eines von vier Diskussionsforen am 13. März 2025 auf dem 76. Westfälischen Archivtag. Unter der Leitung von Denise Ruisinger und Verena Mack von der Deutschen Digitalen Bibliothek (Fachstelle Archiv der DDB und damit Archivportal-D) kamen Konflikte, Missverständnisse sowie Potentiale und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten zur Sprache. Während der Diskussion wurde herausgearbeitet, wie Archive ihre Erschließungsinformationen wirkungsvoll so verbessern können, dass verzeichnetes Archivgut für Nutzende in Archivportalen besser auffindbar wird, etwa auch im Archivportal NRW. Die mitgebrachten Empfehlungen und gemeinsam produzierten Erkenntnisse können in diesem Beitrag nachgelesen werden.
Live-Umfragen zur kollektiven Fehler- und Lösungssuche
Das Diskussionsforum gestaltete sich als interaktive Podiumsdiskussion. So saßen für eine interdisziplinäre und multiperspektivische Diskussion zusammen mit den Leiter:innen des Forums vorne: Daniel Krause (archive.nrw.de, LAV NRW), Matthias Senk (LVR-AFZ), Andreas Ketelaer (Bergbaumuseum Bochum), Daniel Droste und Dominic Eickhoff (beide LWL-Archivamt für Westfalen, letztererer ist Autor dieses Beitrags).

Die Entwicklung der Diskussion wies im Nachhinein einen klaren Weg bei der gemeinsamen Fehlersuche auf, was durch die Ergebnisse der beiden digitalen Live-Umfragen deutlich wird. In der ersten Umfrage (s.o.) ging es darum, zu sammeln, was das Publikum vor Ort als potentielle Probleme bei dem Auffinden von Archivalien bzw. Verzeichnungseinheiten vermutet. In der Wortwolke ist nachzulesen, dass sich viele Feststellungen auf vermeintlich fehlerhafte Suchansätze von Nutzenden konzentrieren. In einer zweiten Umfrage wurde zu sechs konkreten Verbesserungsoptionen bei der Erschließung gefragt, wie man deren a) Wichtigkeit und b) Umsetzbarkeit gewichtet, das Ergebnis ist eine Matrix nach Eisenhower-Art (s.u.). Dabei wurde im Gegensatz zur ersten Umfrage deutlich, dass zwar alle von den Moderator:innen vorgeschlagenen Maßnahmen ausnahmslos als sehr wichtig gewertet wurden, auch wenn nicht alles gleich umsetzbar erscheint. Diese Gewichtung wirft damit allerdings die Frage auf, ob sich daraus überhaupt noch eine notwendige Priorisierung der zu unternehmenden Maßnahmen ableiten lässt. Immerhin ist klar geworden, dass die Teilnehmenden ein enormes Verbesserungspotenzial bei der eigenen Erschließungsweise erkannten. In der Diskussion kam in diesem Zusammenhang der Begriff der „zielgruppenorientierten Erschließung“ auf.

Praxisnahe Erkenntnisse und Tipps
Einigkeit bestand darin, dass aussagekräftige und sprechende Titel wesentlich zur Auffindbarkeit beitragen, auch wenn hierfür eine redundante Beschreibung akzeptiert werden müsse. Ein kontroverser Punkt war die Umsetzung der Provenienzlogik: Nutzer:innen, besonders ohne archivfachlichen/ geschichtswissenschaftlichen Hintergrund, erwarten oft eine Volltext- oder Schlagwortsuche, die Archive so jedoch nicht abdecken können. Hier wurde deutlich, dass archivische Strukturen, wie die Tektoniken, in den Portalen meist durch die Art und Weise des Suchens (Suchschlitz + Suchoperatoren + Facetten) in ihrer Sichtbarkeit für Suchende verloren gehen und Nutzende dadurch in ihrer Suchstrategie eingeschränkt werden. Dort wo also potentielle Nutzer:innen suchen – im Internet/ in den Portalen – erreicht man sie nicht mit einer althergebrachten Beratung im Lesesaal oder den Recherchehilfen auf der eigenen Website.
Konkret sollten Informationen granularer und damit maschinenlesbar erfasst werden. Die Referentinnen illustrierten dies anhand praxisnaher Beispiele: Statt Einträge wie „Gegeben den 13. Junii nach Christii geburt 1642“ zu verwenden, sollte konsequent bspw. das Format „1642-06-13“ gewählt werden und vage Bezeichnungen wie „n.d.“ oder „o.D.“ möglichst vermieden werden.
Auch eindeutige Zuordnungen zu einem spezifischen Archivalientyp (Fotografie, Karte, Personalakte etc.) wurden als effizient hervorgehoben, wobei Mehrfachzuordnungen idealerweise vermieden werden sollten.
Weiterhin wurde die systematische Trennung und Atomisierung von Informationen betont. Beispielsweise müsse ein Ortsindex konsequent separat für jeden Ort erstellt werden, anstatt alle Orte in einem einzigen Feld zu bündeln („Ortsindex: Münster, Ortsindex: Arnsberg“ statt „Ortsindex: Münster, Arnsberg“).
Ein weiterer zentraler Aspekt war die Wahl sprechender und aussagekräftiger Titel, die die Auffindbarkeit erheblich verbessern könnten („Nachlass Familie Müller – Geschäftskorrespondenz 1933-1935“ statt generischer oder vererbter Bezeichnungen wie „Aktenband 3“). Die Referentinnen illustrierten hier, wie eine kleine Anpassung bei der Vererbung aussagekräftiger Titel („Stadtratsprotokolle, Band 1“ statt bloß „Band 1″) die Auffindbarkeit entscheidend verbessern können.
Ein intensiv diskutiertes Thema war die Anwendung von Normdaten, speziell der Gemeinsamen Normdatei (GND) – hier gehts zur Handreichung GND im Archiv von 2025. Obwohl deren Nutzen von allen am Ende klar anerkannt wurde, zeigten sich erhebliche Praxisprobleme: Insbesondere kleinere Archive sehen sich oft nicht in der Lage, eigene GND-Einträge anzulegen, während große Institutionen sogar auf Automatisierungsmöglichkeiten wie die GND Reconciliation API setzen. Vorgeschlagen wurde, Handreichungen für eine einheitliche Erschließung zu erstellen (unklar blieb, wer dies übernehmen sollte) und niederschwellige Schnittstellenlösungen, beispielsweise über die AFISe oder OpenRefine, zu implementieren, um eine breitere Nutzung der GND zu ermöglichen. Kurzzeitig wurde auch diskutiert, wie lohnenswert eine intensive Verschlagwortung überhaupt sei. Die Reaktionen in kurz: Steht man vor der Wahl zwischen GND-Verknüpfung und Verschlagwortung, erschien den meisten die GND-Verknüpfung als zielführender, da hier zusätzlich vernetzte Daten produziert werden, die außerdem besser bei Suchen gefunden würden. Die Vergabe von Schlagworten auf Bestandsebene, die dann vererbt werden, könnte hier jedoch einen effizienten Verschlagwortungs-Mittelweg darstellen. Gespannt wurde auch auf die Zukunft des neuen Erschließungsstandards Records in Context (RiC) geschaut, zu dem es wenige Tage zuvor erst ein Webinar des International Council on Archives (ICA) gab – für die Erschließungspraxis der Kommunalarchive in Westfalen leider noch Zukunftsmusik.
Fazit
Zentrales Ergebnis des Forums war, dass verbindliche Erschließungsrichtlinien nach internationalem Standard unverzichtbar sind. Die konsequente Nutzung standardisierter Felder der Archivinformationssysteme (AFIS) wurde mehrfach hervorgehoben, um Kompatibilität insbesondere beim Export in Archivportale sicherzustellen. Wichtig sei vor allem eine granularere, maschinenlesbare Erfassung von Daten, die beispielsweise die Verwendung standardisierter Datumsformate vorsieht.
Auch KI-gestützte Lösungen wurden diskutiert, um alte oder qualitativ schwache Erschließungsdaten besser zugänglich zu machen – beispielweise durch geeignete (!) ChatBots, die während des Suchens einen Ausgleich zwischen modernen Suchbegriffen und alten Wort- und Namensvarianten schaffen oder Ratschläge geben könnten. Allerdings bestand Einigkeit darin, dass technische Hilfsmittel, wie KI-unterstützte Recherchen, nur ergänzend wirken können und keine systematische Qualitätsarbeit bei der zukünftigen Erschließung ersetzen. Zu einem Punkt herrschte nahezu Einstimmigkeit im Publikum und wurde durch die Archivämter bestätigt: Das nachträgliche Korrigieren oder Nacherschließen von bestehenden Informationen sei angesichts der knappen zeitlichen Ressourcen nicht oder höchstens in einzelnen Erschließungsprojekten zu leisten.
Die Diskussion offenbarte deutliche Unterschiede zwischen größeren Archiven mit umfangreicher technischer Infrastruktur und kleineren Einrichtungen, die oft noch jahrzehntelange Erschließungsrückstände zu bewältigen haben. Als Lösungsansatz hierfür wurde vorgeschlagen, Erschließungsrichtlinien zu vereinfachen und robust zu halten, sodass auch kurzfristig eingesetztes Personal, wie Praktikanten:innen, sinnvolle Beiträge zur digitalen Erschließung leisten kann.
Insgesamt zeichnete die Diskussion ein klares Bild: Archive stehen weiterhin vor großen Herausforderungen bei der digitalen Auffindbarkeit ihrer Bestände. Gleichzeitig wurde deutlich, dass bereits einfache Verbesserungen in der Erschließungspraxis, insbesondere durch standardisierte und nutzer:innenorientierte Metadaten, erhebliche Sichtbarkeitsgewinne in Archivportalen bewirken können.
OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Dominic Eickhoff (13. März 2025). #WAT25: Diskussionsforum “Im Portal präsentiert und doch nicht gefunden? Erkenntnisse und Strategien für das ‚Polieren‘ von Erschließungsinformationen” archivamtblog. Abgerufen am 16. Januar 2026 von https://doi.org/10.58079/13gva