Archive, so betont Wilhelm Grabe in seinem Inputvortrag, seien Erinnerungsinstitutionen, bildlich gesprochen: das begehbare Gedächtnis einer Stadt, einer Region und einer Gesellschaft.
Um so größere Bedeutung kommt der Bestandserhaltung als einer der Kernaufgaben des Archivs zu, um seinem gesetzlichen Auftrag nachzukommen.
In engem Zusammenhang damit ist die Digitalisierung analogen Schriftguts zu betrachten – die nachträgliche Digitalisierung ist nicht nur benutzerfreundlich und erleichtert die Recherche in nie gekanntem Umfang, sie ist darüber hinaus bei vielen Archivalien auf lange Sicht oft der angesagte Weg, Bestandserhalt dauerhaft sicherzustellen, indem die Originale nicht mehr zur Benutzung vorgelegt werden müssen und damit weiterer Verfall verlangsamt wird.
Seit den beginnenden 2000er Jahren wurden deshalb umfassende Anstrengungen in diese Richtung unternommen. Gleichwohl: Das Wünschenswerte erkennen und das Machbare tun (können) ist nicht immer deckungsgleich und personell wie finanziell schon unter normalen Haushaltsbedingungen gerade für kleinere Archive eine Herausforderung.
Um so mehr in Zeiten knapper Kassen. Auch wenn das Thema somit längst nicht mehr neu ist und sich die Archive inzwischen darüber hinaus auch mit der Archivierung von “digital born” Dokumenten konfrontiert sehen, bleibt es unverändert aktuell, sich über das wie, wo und mit wem der Digitalisierung analoger Dokumente im Kontext des Bestandserhalts Gedanken zu machen – die meisten anwesenden Archivar:innen sind in dieser Hinsicht aktiv.
In der Diskussion bestand Einigkeit, dass mit Blick auf den Bestandserhalt ein Schadenskataster, mindestens aber ein darauf aufbauendes Handlungskonzept, und mit Blick auf die Digitalisierung eine genaue Planung erforderlich ist, weil dies die Durchführung der Maßnahme, aber auch die Mitteleinwerbung beim Träger des Archivs erleichtert, bzw. die Beantragung von Fördermitteln überhaupt erst ermöglicht. Ziel ist u.a., auch beim Träger ein Bewusstsein zu wecken, dass die Digitalisierung eine Daueraufgabe ist, die neben dem Bestandserhalt auch veränderten Benutzererwartungen entgegenkommt.
Ebenso bestand Einigkeit darüber, dass die Digitalisierung analogen Schriftguts dem Kämmerer weder Geld noch Platz spart: Die Originale werden nicht kassiert und die Kosten für Ausrüstung und Durchführung sind beträchtlich. Auch deshalb sind Planung und Priorisierung nötig, wobei der Aktionsradius durch personelle und finanzielle Ressourcen vorgegeben wird.
In der Praxis zeigte sich, dass bezüglich der Priorisierung weniger nach Gesichtspunkten der Verwaltungsgliederung – z.B. Top down von den Verwaltungspitze abwärts – digitalisiert wird, sondern überwiegend nutzungsorientiert.
Im Extrem kann das eine On-Demand Digitalisierung bedeuten, bei der die von den Nutzern angeforderten Akten digitalisiert werden; dieses Prinzip fand in Reinform wegen seiner Lückenhaftigkeit erst verhaltene Zustimmung.
Verbreiteter ist es in den Westfälischen Archiven, die von den Nutzern am stärksten nachgefragten (und damit auch erhöhtem Verschleiß ausgesetzten) vollständigen Bestände prioritär zu digitalisieren: Personenstandsakten, Adressbücher, Meldekarteien, Ortschroniken, Zeitungen… Quellen, die nicht nur der örtlichen Familien- und Heimatforschung dienen, sondern sich beim Einwerben von Drittmitteln auch gut zu Projekten schnüren lassen.
Wenn nötig, gehen in den Archiven – von den Archivberatungen auch empfohlen – mit der Digitalisierung auch eine vorherige Reinigung, ggf. z.B. auch Neueinbindung als Maßnahmen zum Bestandserhalt einher.
Hinsichtlich der Förderung wurde eine hohe Dynamik der Förderungsmöglichkeiten festgestellt, die auch weithin bereits genutzt werden. Neben langlaufenden Projekten (z.B. der DFG, der Landesinitiative Substanzerhalt “LISE”, der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts “KEK” wurden und werden immer wieder auch zeitlich begrenzte Projekte aufgelegt, als Beispiel hierfür wurde der Förderaufruf Wissenswandel von 2021-2023 genannt. Ohne Förderung, auch hierüber bestand Einigkeit, seien die meisten Archive kaum in der Lage, Bestandserhalt und Digitalisierung in bisherigem Umfang zu realisieren. Um so relevanter ist es, die Förderlandschaft im Blick zu behalten und sich im Zweifel bei den Archivämtern beraten zu lassen.
Als Herausforderung bei der Beantragung von Fördermitteln wurde der z.T. beträchtliche Eigenanteil, die langen Bewilligungszeiten, aber auch der zur Aufnahme in manche Förderprogramme erforderliche Begründungsaufwand genannt, der aber als lösbar empfunden wurde.
Gerade für kleinere Archive wurde von der Möglichkeit verwaltungsinterner Kooperation, der Zusammenarbeit mit Vereinen und Ehrenamtlichen berichtet.
Grundsätzlich bestätigte die Diskussion bekannte Positionen und zeigte, dass in den Archiven Westfalens das nötige Bewusstsein für das Thema und seine Herausforderungen vorhanden ist, und dass die Archive – entsprechend ihrer finanziellen und personellen Möglichkeiten- auf einem soliden Weg sind.
Lutz Engelskirchen
OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
lengelskirchen (13. März 2025). #WAT25: Diskussionsforum Bestandserhaltung und Digitalisierung in Zeiten knapper Kassen. archivamtblog. Abgerufen am 18. November 2025 von https://doi.org/10.58079/13gjy