
Am Donnerstagmorgen folgten nach der Kaffeepause zwei weitere Vorträge unter der Moderation von Claudia Becker (Stadtarchiv Lippstadt), die sich in besonderer Weise der Alltagsarbeit in Archiven widmeten: den allgegenwärtigen Erschließungsrückständen und ihren Auswirkungen auf die Recherche einerseits und die Schwierigkeit, neben der Öffentlichkeitsarbeit auch die archivischen Kernaufgaben nicht zu vernachlässigen andererseits.
Zunächst beleuchtete Michael Ruprecht (Stadtarchiv Leipzig) unter dem Titel “Recherchelücken schließen!? Überlegungen für Erschließungsstrategien!” typische Defizite archivischer Erschließung. Nach einer Definition von Recherchelücken (mit den Kategorien „nicht erschlossen“, „nur online recherchierbar“, „nur Findhilfsmittel aus der Registratur vorhanden“, „keine Normdatenverwendung“ und „nur flach erschlossen“) verwies er auf die unterschiedlichen Rechercheansätze von Archivnutzenden. Denn neben der von Archivar:innen präferierten systematischen Recherche wird heute üblicherweise auf eine Stichwortsuche gesetzt. Dem stellte Ruprecht noch die „explorative Nutzung“ zur Seite. Wachsende Nutzerwünsche stünden den begrenzten Ressourcen der Archive gegenüber. Als Beispiel benannte er die nur 40%ige Quote westfälisch-lippischer Archive, die im Archivportal NRW online recherchierbare Bestände vorhalten und ergänzte diesen Befund mit ähnlichen Quoten aus dem Stadtarchiv Leipzig.
Als Lösungen stellte er zunächst Altbekanntes und –bewährtes vor: Retrokonversion von Findmitteln (die immer noch von der DFG gefördert werden), Generierung von Metadaten auf Bestandsebene (v.a. eine niedrigschwellige Nutzerführung durch Titelergänzungen mit Schlüsselbegriffen), Nutzung von Themenportalen (wie z.B. auf dem Archivportal D) oder eine konsequente Nutzung von Normdaten wie der GND (Tipp: GND-Explorer testen: https://explore.gnd.network/). Weiterhin brachte er Citizen Science als Erschließungsmöglichkeit ins Gespräch, sowie die weithin bekannte, aber nicht unumstrittene Indexierung im genealogischen Kontext durch Family Search, Ancestry oder MyHeritage. Er wies aber auch mit Verweis auf die Erschließung von Pergamenteinbänden oder Wasserzeichen darauf hin, dass es eine vollständige, allen Bedürfnissen gerecht werdende Schließung von Recherchelücken auch in Zukunft nicht geben wird. Intelligente Recherchesysteme seien aber schon jetzt in der Lage, Stichwortvorschläge zu machen, wie sie beispielsweise im Bibliotheksbereich längst gängig seien.
Damit kam er auf den visionären Teil seiner Ausführungen, die sich natürlich um Künstliche Intelligenz drehten, und stellte einige Experimente vor, die er selbst mit KI-Einsatz gemacht hatte, und die unterschiedliche Ergebnisse brachten. Die Erschließung einer digitalisierten frühneuzeitlichen Karte gelang z.B. fehlerfrei in 2 Sekunden, konnte aber noch nicht automatisiert zum Upload bereitgestellt werden. Potenzial sah Michael Ruprecht auch bei der Erschließung von Fotos, da dort eine große Lücke den KI-Einsatz geradezu aufdrängt. Gleichwohl verwies er auch auf die Grenzen und die Notwendigkeit, Künstliche Intelligenz kritisch zu bewerten. Das Potenzial zeige sich aber schon jetzt auf den Seiten des US-amerikanischen Nationalarchivs, das einige Projekte in Arbeit hat. Auch werde KI bereits in einigen Stadtverwaltungen angewendet. Ruprecht plädierte daher abschließend dafür, Überlegungen zu einem geeigneten KI-Einsatz im eigenen Archiv nicht pauschal abzulehnen, sondern die Herausforderung anzunehmen, Künstliche Intelligenz sinnvoll einzusetzen.
Die anschließende Diskussion war durch gegensätzliche und kritische Meinungsäußerungen gekennzeichnet, was aber nur ungenügend darauf Bezug nahm, dass Michael Ruprecht seine Ausführungen mehrfach entsprechend kritisch eingeordnet hatte. Neben Kommunen, die den KI-Einsatz (im Moment) kategorisch verbieten, gibt es auch Gegenbeispiele. Hier verwies Ruprecht nochmals darauf, dass ohnehin nur mit freien Unterlagen entsprechend gearbeitet werden könne.

Als letzer Vortrag des Archivtages widmete sich anschließend Franziska Rohloff (Stadtarchiv Hamm) der “(un)möglichen Quadratur des Kreises” und untersuchte kommunale Archivarbeit im Spannungsfeld zwischen Pflichtaufgaben und Sichtbarkeit. Einleitend stellte sie dem Podium live und online eine vierteilige Umfrage vor, die direkt ausgewertet präsentiert wurde. So schätzten 45 % des Publikums die Sicht der Verwaltung auf das Archiv als „Altaktenlager“ ein, aber gleich viele stimmten hier für „Historisches Informationszentrum“. Die Sicht der Politik wurde hingegen deutlich anders eingeschätzt, hier votierten 13 % für das Altaktenlager, aber 70 % für das Historische Informationszentrum. Der Wunsch der Archive selbst drückte sich darin aus, dass 69 % als Historisches Informationszentrum, 12 % als Digitales Dienstleistungszentrum und 10 % als Begegnungsort wahrgenommen werden möchten. Die letzte Frage bezog sich auf den Zusammenhang von eigenem Image und dessen Auswirkungen auf den archivischen Arbeitsalltag. Hier votierten 28 % für „Bessere finanzielle und personelle Ausstattung“ und 15 % für „Ruhm und Ehre sowie positive Auswirkungen auf meine Aufgabenerledigung/Ressourcen (Zeit, Anbietungen etc.), immerhin noch 27 % für „Ruhm und Ehre, aber keine Auswirkungen auf meine Aufgabenerledigung“, aber auch 14 % für „schlechtere finanzielle und personelle Ausstattung“ und 13 % für „Ruhm und Ehre, aber negative Auswirkungen auf meine Aufgabenerledigung/Ressourcen (Zeit, Anbietungen etc.)“. Rohloff verwies anschließend darauf, dass Vorurteile und Klischees sich weder leicht noch kurzfristig ändern lassen und riet zu einer Einflußnahme auf das Fremdbild, vor allem das häufig nicht positive Fremdbild, dass die Verwaltungen von ihren Archiven zu haben scheinen.
Für die Erläuterung des Beispiels Stadtarchiv Hamm holte sie weit aus und präsentierte die verantwortlichen Stadtarchivare (anfangs männlich) und (später) Stadtarchivarinnen. Der öffentliche Skandal bei der Neubesetzung der Leitungsstelle 2006 zwang die Vorgängerin von Frau Rohloff, einen deutlichen Schwerpunkt bei der Öffentlichkeitsarbeit zu setzen. Daraus resultierend fand Rohloff bei ihrem Dienstantritt 2023 unterschiedliche Rückstände bei den archivischen Kernaufgaben vor und arbeitet seitdem daran, die nötige Verlagerung der Schwerpunktsetzung verwaltungsintern zu erklären. Ihr Vorgehen mit typischen Archivmanagement-Schritten wie der Analyse der Stakeholder und einem Einstieg in die Archiventwicklungsplanung führte zu ersten positiven Ergebnissen, angesichts von städtischen Jubiläen 2025 und 2026 nicht mit historischen Projekten überlastet zu werden, die die Hinwendung zu archivischen Aufgaben konterkariert hätten.
Ihr Fazit: Das Aufbrechen eines gefestigten Fremdbildes über ein Archiv ist durchaus mit einiger Anstrengung möglich. Dazu gehöre auch, zu (historischen) Projekten nicht spontan Ja und nach reiflicher Überlegung auch öfter Nein zu sagen.
OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Stefan Schröder (14. März 2025). #WAT25: Lücken schließen! (Teil 2). archivamtblog. Abgerufen am 11. Juli 2025 von https://doi.org/10.58079/13h41