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ScanTents und Fotolichtboxen im Lesesaal – Anleitung, Überblick und strategische Überlegungen für kleine Archive

Dieser Beitrag richtet sich an kleinere Archive und gibt einen produktunabhängigen Überblick über die Nutzung, Vorteile sowie Nachteile der Nutzung von ScanTents und Fotolichtboxen im Lesesaal. Außerdem werden die bisherigen Erfahrungen des LWL-Archivamtes für Westfalen beschrieben und strategische Überlegungen für die Integration in Digitalisierungs-Workflows transparent gemacht.

Frontalansicht eines ScanTents

Disclaimer: Dies ist keine Produktwerbung, sondern ein produktunabhängiger Beitrag über Vor- und Nachteile des Fotografierens von Archivgut mit Smartphones im Lesesaal.1

Die Digitalisierung von Archivgut in kleinen Archiven

Die Digitalisierung von Archivgut einfach an die Nutzenden im Lesesaal auslagern? Für kleinere Archive eine geradezu notwendige Überlegung, wenn man folgenden Gegensatz bedenkt: Auf der einen Seite verfügt weiterhin ein Großteil der  (Kommunal)Archive nicht über genügend Budget für einen professionellen Scanner und die notwendigen Personalressourcen, um Nutzenden Scans von Archivalien zur Verfügung oder direkt in Archivportalen online zu stellen. Auf der anderen Seite arbeiten die meisten Nutzenden inzwischen am liebsten mit Digitalisaten – selbst wenn sie dafür in den analogen Lesesaal kommen müssen, um Fotos von den Archivalien machen zu können. Eine der vielen Erleichterungen in der digitalen Arbeit ist es,  Digitalisate von Images zu plattformunabhängigen PDF-Dateien weiterzuverarbeiten, bspw. um Texterkennungsverfahren anzuwenden und anschließend nach Schlagworten zu suchen, Textstellen zu markieren und zu kommentieren, oder die Dateien selbst durch Elemente wie Lesezeichen zu strukturieren. Auch wenn es weiterhin wichtige Aspekte gibt, die man nur am Original erforschen kann – von den Vorzügen der digitalen Arbeit muss niemand mehr ernsthaft überzeugt werden.

Weiterlesen: ScanTents und Fotolichtboxen im Lesesaal – Anleitung, Überblick und strategische Überlegungen für kleine Archive

Doch an dieser Stelle darf man sich keiner Wunschvorstellung hingeben. Denn das zunehmend technologisiert anmutende Auftreten der staatlichen Archive und großen Stadtarchive täuscht Archivnutzende schnell darüber hinweg, dass kleinere Gemeinde-, Stadt- oder Kreisarchive schlicht nicht über die Ressourcen verfügen (werden), um den gleichen Umfang an Digitalisierungsservices anzubieten. Und doch sind kleine Archive durch ihre Nutzenden mit immensen Ansprüchen an die digitale Verfügbarkeit oder zumindest die webbasierte Auffindbarkeit von Archivgut konfrontiert. Ein Beispiel für die umfassende Auffindbarkeit von Archivgut über Online-Findmittel: Das Archiv des LWL im Archivportal NRW.

Bereits seit ca. einem Jahr haben auch wir im Testbetrieb ein solches ScanTent  im Lesesaal des LWL-Archivamtes für Westfalen aufgestellt (hier geht’s übrigens zu unserem Anfrageformular nach Onlinezugangsgesetz). In diesem Beitrag möchten wir kleineren Archiven gerne einen kurzen Überblick über Nutzung, Vorteile, und Nachteile solcher ScanTents und Fotolichtboxen liefern. Damit wollen wir auch transparent machen, was unsere bisherigen Erwartungen und Erkenntnisse zu den Auswirkungen auf unseren sonstigen Scanservice waren und sind.


Abb.: Das Ergebnis – Foto eines aufgeschlagenen Findbuches mit leichter Tonwertkorrektur im Anschluss, um den Blaustich durch die LED-Beleuchtung zu entfernen (ohne wäre das Bild für die Nutzung bereits ausreichend gewesen). Alle Bilder dieses Beitrages wurden mit einem handelsüblichen Smartphone mittlerer Preisklasse mit 12MP-Kamera aufgenommen. Bild: Dominic Eickhoff.

Wie genau können ScanTents oder Fotolichtboxen zur Verbesserung der Digitalisierung in Archiven beitragen?

Natürlich sollte das langfristiges Ziel auch in kleinen Archiven sein, möglichst eine eigene Inhouse-Digitalisierung mit einem (professionellen) Scanner aufzubauen oder alternativ regelmäßig auftragsweise durch Dienstleistende digitalisieren zu lassen. Dabei sollte sich dann idealerweise an den DFG-Praxisregeln “Digitalisierung” orientiert werden, unsere regelmäßigen Fortbildungen “Digitalisierungsstrategien für mittelgroße und kleine Archive” schaffen grundlegende Kompetenzen. Die wichtigsten Gründe für die Digitalisierung von Archivgut sind die Verbesserung der Zugänglichkeit, die Schonung der Originale und die Steigerung der Sichtbarkeit des jeweiligen Archivs bzw. dessen Archivguts – wenn schon nicht für das gesamte, dann wenigstens für die meistgenutzten bzw. die sogenannten Leitbestände. Bevor es aber soweit ist, stellen ScanTents und Fotolichtboxen für Archive und Archivnutzende eine Art Brückentechnologie dar. Denn durch sie werden Lesesäle für einen geringen finanziellen Auswand deutlich digitaler.

Das „ScanTent“ ist eine Eigenentwicklung der europäischen Genossenschaft READ COOP, welche die Transkriptionsplattform „Transkribus“ betreibt. Damit ist klar, dass der Begriff ScanTent keine objektive Gattungsbezeichnung, sondern ein Produktname ist, wobei die Übersetzung Scanzelt ziemlich exakt das beschreibt, was man da vor sich hat. Das ScanTent besteht aus relativ günstigen Materialien, erst die Kombination macht es so simpel wie effektiv: Der lichtdurchlässige Zeltstoff ist an einer langen Seite geöffnet und wird mit dünnen Metallstangen aufgespannt, indem sie (in unserem Fall) in ein 3D-Druckteil aus Kunststoff gesteckt werden. Innen an der Oberseite ist ein kurzer LED-Schlauch montiert, der den Zeltinnenraum gleichmäßig ausleuchtet. Mitgeliefert wird eine schwarze flexible Unterlage, die einen gleichmäßigen Hintergrund erzeugt. Alles zusammen kommt in einer kleinen Tragetasche, die problemlos auch in mittelgroßen Rucksäcken auf Recherche- und Dienstreisen mitgenommen werden kann. Die Funktionsweise ist intuitiv und könnte sich im Grunde bereits auf diese Anleitung beschränken: Das eigene Smartphone wird auf das 3D-Druckteil aufgelegt (Digitalkameras mit Objektiv und Tablets funktionieren nicht!) und die Kamera wird zentral über dem Durchlass ausgerichtet – fertig. Auf diese Weise können sehr schnell scharfe, unverwackelte Fotos von Vorlagen bis zum A3-Format angefertigt werden.

In einem Beitrag des Transkribus-Blogs vom 31. Januar 2019 dokumentierte die Transkribus-Redaktion die Entstehungsgeschichte des ScanTents. Als ursprüngliche Vision für dessen Nutzung wird vor allem die Digitalisierung in Archiven hervorgehoben. Aus einem lesenswerten Projektbericht des READ-Projektes vom 31.12.2018 (damals noch keine Genossenschaft) geht auch die technische Entwicklungsgeschichte hervor. Dort werden als Parnerinstitutionen bei der Entwicklung der immerhin 45 ScanTent-Prototypen unter anderem das Universitätsarchiv Greifswald, das Niederösterreichische Landesarchiv, das Staatsarchiv des Kantons Zürich und das Französische Nationalarchiv genannt. Wie der Überblick über die Verbreitung weiter unten allerdings zeigt, hat sich das ScanTent vor allem in Universitätsbibliotheken etabliert und ersetzt oder ergänzt dort zunehmend die Multifunktionsgeräte und die teureren Aufsichtscanner für das schonende Scannen von Büchern. Für Bibliotheken und Archive werden häufig die gleichen Scanner-Modelle angeboten und können je nach Ausführung 10.000-20.000 € kosten. Selbst die kleinsten Modelle in A3-Aufsicht-Ausführung, die mit günstigen Sensoren und ohne Kalibrierung arbeiten, kosten schnell mit Zubehör zwischen 600-3000 €. Für kleine Archive mit geringem Budget gibt es hier kein ausreichendes Angebot für eine qualitative Digitalisierung.

Um eines klar zu stellen: Das hier ist keine Werbung für das ScanTent – im Gegenteil, hier soll ein unabhängiger Überblick für kleinere (nichtstaatliche) Archive geliefert werden. Denn es ist erstaunlich, dass es bislang keine wirklich große Auswahl an Hilfsmitteln für das Scannen mit dem Smartphone gibt, obwohl die halbe Welt inzwischen eine Scan-App auf dem Smartphone hat. Hier sind eine größere Produktvielfalt und mehr Innovation wünschenswert, vor allem für den Kulturbereich.

Immerhin ist uns inzwischen eine durchdachte und deutlich günstigere Alternative zum ScanTent bekannt: Sogenannte Fotolichtboxen (Photo Light Boxes). Diese sind ähnlich dimensioniert wie ein ScanTent, d.h. sie passen auf einen Schreibtisch und sind groß genug für Schriftgut (max. A3). Das gängige Format ist ein Würfel, ebenfalls mit einer kalten LED-Innenraumausleuchtung. Der eigentliche Use Case ist die Produktfotografie, bspw. für Online-Shops. Wie das folgende Beispiel belegt, kann dieses Produkt aber auch gut für die Schriftgut-Fotografie umgenutzt werden. Wer sich jedoch für so eine Fotolichtbox  entscheidet, spart zwar Geld, muss sich aber mehr Gedanken über die Kombination der verschiedenen Produkte machen. Mit dem „ImagoFolio“ gibt es eine bereits konzeptualisierte Nutzung einer solchen Fotolichtbox für die Fotografie von Archivgut. Wir verweisen an dieser Stelle gerne unverbindlich auf den folgenden Blogbeitrag, in dem auch Preisvergleiche angestellt wurden:2

Alexander Lasch (19. August 2024). ImagoFolio. Ein Konzept für die Digitalisierung mit kleinem Budget ohne (zu viele) Abstriche an der Qualität. MKNetwork. DOI: https://doi.org/10.58079/126g6.

Rahmenbedingungen für den Einsatz von ScanTent oder Fotolichtbox im Lesesaal

Worauf beim Aufstellen im Lesesaal geachtet werden sollte

  • Regeln für das Fotografieren im Lesesaal: Die Voraussetzung für die Erlaubnis für das Fotografieren der jeweiligen Archivalien im ScanTent folgt im Grunde den bereits etablierten Nutzungsregeln bzw. der Lesesaalordnung: Prüfung von Sperrfristen etc. und kurze Einweisung durch das Lesesaalpersonal. Das Merkblatt zum eigenständigen Fotografieren im Lesesaal des MARCHIVUMs liefert ein anschauliches Beispiel für eine explizite Regelung. Auf dieser Seite der Archivberatung Hessen werden rechtliche Rahmenbedingungen beim Fotografieren im Lesesaal erläutert.
  • Verhaltensweisen: Dem ScanTent liegt in unserem Lesesaal eine laminierte Anleitung bei, die dem Lesesaalpersonal mehr Kontrolle darüber geben soll, dass auch innerhalb des nicht sehr gut einzusehenden ScanTent-Innenraumes vorsichtig mit dem Archivgut umgegangen wird.
  • Verbesserung der Services: Die Nutzenden erhalten definitiv bessere Bilder als beim Freihand-Fotografieren. Aufgrund der variierenden Qualität der Fotos sowie zur Vermeidung von Umständlichkeiten im Rahmen der Postprozessierung der Daten, raten wir Archiven jedoch davon ab, sich eine Kopie der angefertigten Fotos geben zu lassen – die Gründe dafür weiter unten.
  • Verwertungsrecht: Ebenso wie beim Scannen von urheberrechtsfreien Archivalien durch das Archiv, erhalten auch Nutzende kein Urheberrecht an ihren Fotos der Archivalien – es fehlt die Schöpfungshöhe – die angefertigten Bilder sind daher gemeinfrei. Eine Publikationsgenehmigung durch das Archiv ist dennoch anzuraten. Nicht eine CC-BY-Lizenz, sondern die gute wissenschaftliche Praxis sollte dann dafür sorgen, dass der Ursprung der Bilder angegeben wird. Weitere Informationen liefert eine Handreichung des Westfälischen Heimatbundes zum Urheberrecht (Achelpöhler 2021), die Deutsche Digitale Bibliothek (DDBpro, Rechtliches) und die “Rechtsfibel für Digitalisierungsprojekte in Kulturerbe-Einrichtungen“ (digiS 2023).
  • Bildqualität: Das Licht innerhalb des Zeltes ist kalt, d.h. es ist bläulich. Das erzeugt zwar gute Kontraste und scharfe Bilder, ergibt aber keine geeigneten Bilder für Publikationen und die Online-Stellung. Diese könnte man jedoch mit gar nicht so hohem Aufwand durch eine (stapelweise) Bildbearbeitung, bspw. einer Tonwertkorrektur durch Anpassung der Gradationskurven, erhalten. Klingt komplizierter, als es ist – dazu gibt es zahlreiche Tutorials im Internet. Außerdem sollte das ScanTent nicht direkt vor Fenstern aufgestellt werden, damit Lichteinfall oder Schattenwurf nicht das Bild stören.
  • Zubehör mitdenken: Nutzenden sollte ggf. weiteres Zubehör zur Verfügung gestellt werden. Vor allem Buchkeile, Bleischlangen und Acrylglasfinger („Münchener Buchfinger“), um die Archivalien schonend behandeln zu können. Außerdem lohnt sich ein (kleines und günstiges) IT8-Farbtarget, das die Nutzenden zusammen mit den Archivalien aufnehmen können. So kann auch hinterher noch annäherungsweise die originale Farbgebung mit einem Bildbearbeitungsprogramm rekonstruiert werden. Eine Aufnahme zu Beginn genügt.
  • Eigene Anpassungen vornehmen: Unsere Restaurierungswerkstatt hat das ScanTent netterweise erweitert durch hilfreiches Zubehör erweitert. Beispielweise verdreckt die neue Unterlage nicht so sehr wie der mitgelieferte Kunststoff. Auf der Unterlage sind zwei kleine Papp-Quader aufgeklebt, die eine gespannte Schnur des ScanTents umlenken, damit sie nicht ständig mit im Bild ist. Und für den kleinen Innenraum gibt passend dimensionierte Buchkeile, ebenfalls aus Pappe. Die Positionierungshilfen dienen dazu, das Scantent nach dem Auflegen des Archivguts auf die Unterlage zu stellen. (s. folgende Abb.)


Abb.: Selbst angefertigte Unterlage der Restaurierungswerkstatt des LWL-Archivamtes für Westfalen, Bild: Dominic Eickhoff.

Überlegungen zur Integration in die Workflows der Inhouse-Digitalisierung

Wenn nun jemand dennoch ein hochauflösendes Digitalisat benötigt, besteht (im LWL-Archivamt für Westfalen) selbstverständlich weiterhin die Möglichkeit, einen Scanauftrag zu erteilen – die Nutzung des ScanTents ist bei uns nur ein zusätzliches und vor allem kostenfreies Angebot. Der gesamte Digitalisierungsprozess eines Archivs kann durch das Angebot des ScanTents oder eines vergleichbaren Produktes sogar effizienter werden. Das spielt besonders für kleine Archive eine Rolle, die nicht über genügend zeitliche Ressourcen verfügen, um einen sog. Scan-on-Demand-Service anzubieten – inzwischen ein etablierter Begriff für das Scannen und Onlinestellen ganzer Verzeichnungseinheiten auf Anfrage.3 Indem die Erledigung einiger Scan-Wünsche mit geringem Umfang direkt an die Nutzenden ausgelagert werden, wird in der Digitalisierungsabteilung mehr Zeit für die Abwicklung von umfassenderen Scanvorhaben freigesetzt – so unsere ursprüngliche Annahme. Mehr dazu im Fazit.

Nun mag das eine oder andere Archiv vielleicht darüber nachdenken, ob sich ein ScanTent vielleicht auch für die Inhouse-Digitalisierung und Online-Stellung von Digitalisaten eignet. Ja, technisch ist das möglich. Allerdings gibt es dann enorm viele Abstriche bei der Qualität(ssicherung) und es ergeben sich zusätzliche technische Hürden. Zuerst einmal: Mit Smartphones erhält man nur JPGs, die wir im archivischen Kontext lediglich als Nutzungsdigitalisate betrachten. Bei der Digitalisierung sollten jedoch auch langzeitstabile und potentiell archivfähige Masterdigitalisate angefertigt werden, wir empfehlen das ISO-normierte Format JPEG2000 anstelle von TIFF, das Stadtarchiv Münster legte 2019 in diesem Blogbeitrag eine etwas andere Vorgehensweise dar. Aus den Masterdigitalisaten könnten dann neue Nutzungsdigitalisate generiert werden, wenn diese aufgrund ihrer verlustbehafteten Komprimierung oder des häufigen Zugriffs irgendwann einmal defekt sein sollten – dieser Sicherheitsfaktor würde also fehlen. Das größte Hindernis dürfte in kleinen Archiven jedoch die Beschaffung und Einbindung eines Smartphones sein – in vielen kleinen Kommunen werden schlicht keine Dienst-Smartphones ausgegeben. Damit wäre also die Nutzung eines privaten oder anderweitig beschafften Smartphones notwendig. Und die Einbindung eines solchen Fremdgerätes in die Speicherstruktur einer Behörde dürfte ziemlich sicher durch die örtlichen Anweisungen zur IT-Sicherheit untersagt oder schlicht sehr umständlich sein.

Anleitung und Hinweise zur Benutzung des ScanTents im LWL-Archivamt für Westfalen

Die Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK) hat ein Video-Tutorial zum Fotografieren von Schriftgut mit dem Smartphone produziert (Youtube). Neben allgemeinen Hinweisen zur Objektfotografie gibt es ab Minute 3:10 Tipps für die Kameraeinstellungen von Smartphones, die auch sehr hilfreich für die Fotografie von Dokumenten im ScanTent sind. Hinweis: Das ScanTent kann nicht mit einer gewöhnlichen Kamera oder einem Tablet verwendet werden, sondern ist konstruktionsbedingt für die Verwendung mit Smartphones vorgesehen. Die Anwendung ist ganz einfach und intuitiv. Hier die Anleitung von Transkribus als Video (Youtube).

Hier eine eigene Anleitung mit zusätzlichen Tipps für den Umgang mit dem Smartphone:

  1. Mit dem/der Archivar/in bzw. der Lesesaal-Aufsicht klären, ob das Fotografieren der Archivale und die Nutzung des ScanTents gestattet ist (wie immer).
  2. Einweisung durch unsere Lesesaal-Mitarbeiter*innen erhalten (die Nutzung ist zwar selbsterklärend, aber es gibt dennoch einiges zu beachten).
  3. Beiliegende Anleitung zur Verwendung durchlesen (max. Größe der Archivale, etc.).
  4. Archivalien auf unsere selbstangefertigte Vorlage auflegen. Ggf. das ScanTent erst nach dem Auflegen mithilfe der Positionierungshilfen darüberstellen.
  5. Licht einschalten, falls nicht schon geschehen (5V, USB-A). Tipp für mehr Ortsunabhängigkeit: Eine Powerbank funktioniert ebensogut.
  6. Smartphone oben auflegen, sodass die Kamera durch das Loch fotografieren kann.
  7. Kennen Sie ihr Smartphone: Kontrollieren Sie die Kameraeinstellungen. Hier ein paar Tipps, die je nach Modell stark variieren können:
    • Speicherformat JPG einstellen (Standardeinstellung ist häufig ein proprietäres Format des Smartphone-Herstellers)
    • Möglichst hohe Auflösung wählen (Häufig nur angegeben mit niedrig, mittel, hoch).
    • Live-Vorschau der Fotos abstellen (dabei werden Bewegtbilder aufgenomen, häufig voreingestellt).
    • Nur den (eventuell vorhandenen) optischen Zoom verwenden, nicht den digitalen Zoom, denn dort entsteht in der Regel Qualitätsverlust. Die Möglichkeit zum optischen Zoomen erkennt man daran, dass mehrere Kameraobjektive mit unterschiedlichen Brennweiten verbaut sind, bspw. ein dezidiertes Teleobjektiv, was sich gut für kleinere Objekte wie kleine Urkunden oder deren Siegel eignet.
    • Ohne Blitz fotografieren, keine Filter und keine Kameramodi (Portrait o.ä.) verwenden, die Belichtung prüfen (Helligkeitsregler) und ggf. manuell nachfokussieren. Hilfreiche Tipps hierzu im KEK-Tutorial weiter oben.
  8. Auslösen, blättern, auslösen, usw., oder den Automatikmodus verwenden.
  9. Mögliche Weiterverarbeitung in den Blick nehmen: Ggf. Zuschnitte direkt in der Fotogalerie vornehmen, automatischen Upload in eine eigene Cloud oder Anbindung an eine Transkriptionsplattform wie Transkribus einrichten (durch die kostenfreie DocScan-App, s. Hinweise weiter unten).
  10. Bitte nach der Verwendung das Reinigen der Unterlage mit dem kleinen Handfeger nicht vergessen.


Abb.: Screenshot der Kamera-App, Bild: Dominic Eickhoff.

Integration des ScanTents in einen Transkriptions-Workflow

ScanTent und Transkribus

In der Ursprungsvision von Transkribus (besser gesagt der Transkribus-Community) sollte es möglich werden, dass Nutzende ihre Digitalisate über vernetzte Online-Dienste den Archiven zur Verfügung stellen. Für die Vernetzung mehrerer Dienste wurde die DocScan App vom Computer Vision Lab der technischen Uni Wien entwickelt. Diese App wird mit Unterbrechungen (bspw. 2023) im Google Play Store für Android-Geräte angeboten, wobei die Rezensionen dort nicht ganz aktuell und eher mittelmäßig sind, häufig bemängeln sie technische Bugs. Mit der App können zügig Scans der Vorlage angefertigt und hochgeladen werden (übrigens auch völlig ohne ScanTent – es besteht keine Verpflichtung zur gemeinsamen Nutzung beider Produkte). Dabei kann man verschiedene Clouds verbinden oder durch eine Authentifizierung mit dem eigenen Transkribus-Account auch direkt in eine eigene Collection hochladen und dann in einem separaten Schritt die Transkription mit Transkribus starten. Für iOS gibt es laut Transkribus eine alternative App im Apple App Store.

Transkribus bietet zur DocScan-App für Android eine kurze Übersicht mit FAQs und eine ausführlichere Anleitung zur Nutzung.

Weitere Transkriptionsplattformen/ -tools für historische Schriften

Es gibt nicht nur Transkribus! Hier ein (vermutlich unvollständiger) Überblick über Transkriptions-Plattformen oder -Programme, die open source sind und/oder auf Uni-Projekte zurückgehen:

  • OCR-D-Projekt (DFG-gefördert, noch nicht abgeschlossen/ soll nachnutzbar sein)
  • Transkribus (Sehr einfach zu benutzen in der Webversion)
  • OCR4all (bislang nur lokal auf dem PC, etwas anspruchsvoller)
  • eScriptorium (bislang nur lokal auf dem PC, Linux-Kenntnisse erforderlich, anspruchsvoll)
  • Loghi (niederländische Alternative zu Transkribus, open source)

Ein paar Blogbeiträge zur Kontextualisierung der Transkriptions-Lösungen

  • European Summer University in Digital Humanities. OCR4all – Ein Open-Source-Tool für den vollständigen OCR-Workflow zur Erstellung eines digitalen Textkorpus.
  • KNAW Humanities Cluster (21.03.2023). Unique software to transcribe historical texts now open source available.
  • König, Mareike (19. August 2024). ChatGPT und Co. in den Geschichtswissenschaften – Grundlagen, Prompts und Praxisbeispiele. Digital Humanities am DHIP.
  • nhacksteiner (April 25, 2021). Was kann Transkribus? Ein Erfahrungsbericht. DH@Innsbruck.
  • Will, Larissa (11. November 2021). Testbetrieb der Transkriptionsplattform eScriptorium.
  • Dietrich, Felix (01.12.2022 auf Medium). OCR vs. HTR or “What is AI, actually?”

Testbetrieb des ScanTents im LWL-Archivamt für Westfalen – Zwischenfazit


Abb.: Der Lesesaal des LWL-Archivamtes für Westfalen mit ScanTent, Bild: Dominic Eickhoff.

Wie erwähnt, war Teil der ursprünglichen Idee von ScanTent und DocScan, die durch Nutzende angefertigten Digitalisate per Cloud auch den Archiven zur Verfügung zu stellen. Das scheint auf den ersten Blick zwar eine überzeugende Idee zu sein und auch in unseren Fortbildungen zu „Digitalisierungsstrategien für kleine und mittelgroße Archive“ wurde diese Idee auch immer wieder ungefähr so geäußert: „Wir haben keinen (professionellen) Scanner, aber die Nutzenden machen viele Fotos – können wir uns nicht wenigstens diese geben lassen?“

Auf den zweiten Blick stellen sich eine Reihe kritischer Fragen, angefangen mit der wichtigsten: Wie läuft dann die Qualitätssicherung ab? Denn wenn dieses Vorgehen nicht nur eine einmalige Aktion sein, sondern tiefer in den Benutzungsdienst der Archive integriert werden soll, müssten erst  wichtige Fragen zum Workflow geklärt werden: Wer kontrolliert die Vollständigkeit? Wer korrigiert Farbgebung und Verzerrungen in den Bildern? Wer korrigiert im Anschluss die Dateinamen der Bilder, sodass sich diese auch effizient an die Archivsoftware und Online-Portale anbinden lassen? Schließlich hängt die Qualität stark vom variierenden Equipment und  Sorgsamkeit der Nutzenden ab, die ja – zurecht – hauptsächlich für die eigene Nutzung fotografieren wollen, da wird keine Standardisierung erreicht werden können. Die potentielle Nacharbeit erscheint bereits in der Theorie dermaßen hoch, dass dem Argument „immerhin haben wir dann Digitalisate“ aus Gründen der Wirtschaftlichkeit nicht wirklich stattgegeben werden kann.

Unsere Hoffnung bei der testweisen Aufstellung des ScanTents war, dass dadurch mehr Zeit freigesetzt wird, um vollständige Verzeichnungseinheiten (VZE) digitalisieren zu können. Denn nur ganze VZEs sollten im Archivportal NRW verknüpft werden. Es ist wichtig anzumerken, dass die Daseinsberechtigung der Digitalisate von unvollständig gescannten VZEs fast immer auf eine einmalige Verwendung reduziert ist, und zwar die Bereitstellung für die antragstellenden Archivnutzer*innen. Um nicht fortlaufend unnötigen Speicherplatz zu belegen, ist es daher nur nachhaltig diese temporär benötigten Digitalisate zeitnah zu löschen. Bei der Aufbewahrung unvollständiger Scans lauert außerdem die Gefahr von zu viel Nacharbeit und zukünftigen Arbeitsrückständen. Dann doch lieber diese wertvolle Zeit für eine gezielt gesteuerte Digitalisierung nutzen, um die Anbindung vollständig digitalisierter VZEs an das Archivportal NRW voranzutreiben.

Entgegen unserer Annahmen hat sich bislang ein anderes Verhalten gezeigt: Vor allem diejenigen, die ohnehin vorhatten, die Archivalien selbst zu fotografieren, scheinen das ScanTent zu nutzen. Und diejenigen, die vorhatten, Scan-Aufträge zu erteilen, haben das bislang auch weiterhin getan. Geboten hat das ScanTent also vor allem eine Qualitätsverbesserung für unsere Nutzenden. Da wir selbst noch nicht ganz zufrieden sind mit dieser bislang nur subjektiven Beobachtung, werden wir eine digitale Befragung direkt am ScanTent anbringen, um uns das Feedback direkt bei den Archivnutzenden abzuholen. Sobald weitere Erkenntnisse vorliegen, wird der Blogartikel an dieser Stelle aktualisiert werden.

Dieser Beitrag geht raus an alle nichtstaatlichen Archive, vor allem in Westfalen-Lippe! <3

Verbreitung des ScanTents in Archiven und Bibliotheken

Um sich selbst einen Überblick über die Verbreitung des ScanTents in Archiven und Bibliotheken zu verschaffen, hier ein kurzer gegliederter Überblick. In vielen Einrichtungen hat es diese kleine Neuanschaffung auf die News- oder Social Media-Seiten geschafft. Aus den Beitragsbildern geht auch hervor, wie das ScanTent dort jeweils aufgestellt wurde. Auffällig ist auch hier, dass weiterhin weit und breit kein wirkliches Alternativprodukt zum ScanTent in Verwendung ist. Hinweise dazu gerne in die Kommentare!4

Archive

 Bibliotheken

Fußnoten

  1. Disclaimer: Dies ist keine Produktwerbung, sondern ein methodischer Überblick über Lesesaal-Angebote, gedacht für kleinere (nichtstaatliche) Archive. In diesem Beitrag werden produktunabhängig alle bekannten Nutzungsweisen aufgeführt und abgewägt. ↩︎
  2. In dem Beitrag “ImagoFolio” (Lasch 2024) werden einige technische Aspekte erwähnt, die für die archivische Umgebung eingeordnet werden müssen.
    So werden die Begriffe “Primärdigitalisierung” und “Primärdigitalisat” verwendet. Dies sind keine etablierten Begriffe für die Digitalisierung in Kultureinrichtungen, in den DFG-Praxisregeln ‘Digitalisierung’ (Version 2022) werden diese Begriffe nicht erwähnt. Da die “Digitalisierung” mit dem Smartphone mithilfe von ScanTent oder Fotolichtboxen nicht annähernd den Anforderungen der DFG-Praxisrichtinien genügt, plädieren wir hier für die schlichte Formulierung des “Fotografierens von archivischem Schriftgut bzw. Archivgut”.
    Das Konzept “ImagoFolio” fasst unserem Verständnis nach vor allem die Kombination mehrerer Produkte für den mobilen Arbeitstag von Archivgut-Nutzenden zusammen. Die Fotolichtbox einmal außen vorgelassen, erscheinen die anderen Produkte für kommunale Archive als eine eher unrealistische Ausstattung. Für die vollständige vertikale Integration des Workflows werden in dem Beitrag Google Pixel-Smartphones für das Fotografieren, Google Drive für die Cloud-Synchronisierung und Google Chromebooks für die Nachbearbeitung vorgeschlagen – alles nur nutzbar mit einem Google-Account. ↩︎
  3. Hier das Stadtarchiv Münster als Beispiel für einen Scan-on-Demand-Service. Auch dort ist übrigens ein ScanTent im Einsatz. In diesem Artikel wird der Scan-on-Demand-Service des Stadtarchivs Münster erklärt und in diesem sind ausführliche Evaluationen zu den Wünschen von Archivnutzenden zu finden. ↩︎
  4. Liste zuletzt aktualisiert am: 24.02.2025. Danke für alle bisherigen Hinweise! ↩︎

OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Dominic Eickhoff (20. Februar 2025). ScanTents und Fotolichtboxen im Lesesaal – Anleitung, Überblick und strategische Überlegungen für kleine Archive. archivamtblog. Abgerufen am 18. März 2025 von https://doi.org/10.58079/13cml


Autor: Dominic Eickhoff

Fachberater für Digitalisierung im LWL-Archivamt für Westfalen

4 Gedanken zu „ScanTents und Fotolichtboxen im Lesesaal – Anleitung, Überblick und strategische Überlegungen für kleine Archive“

  1. Ganz herzlichen Dank für die Erwähnung von ImagoFolio mit den einfach zu handhabenden ScanCubes (aka Fotolichtboxen). Wir sind gerade in Südafrika unterwegs und konnten ein volles Setup im Genadendal Museum installieren; das Setup für das Moravian Theological Centre Cape Town folgt am Mittwoch. Eindrücke sammeln wir hier: https://dhh.hypotheses.org/2660. Das ist sicher auch für die Leser:innen Ihres Blogs interessant.

    Die besten Grüße (im Moment aus Stellenbosch)

    Alexander Lasch

    1. Ebenso vielen Dank für die Ergänzung dieses Artikels mit weiteren Informationen an Sie! Den Begriff ScanCube werde ich gerne postscriptum für die Fotolichtboxen übernehmen. Weiterhin viel Erfolg bei ihrer Digitalisierungs- und Forschungsreise.

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