„Ziele, Zahlen, Zeitersparnis. Wieviel Management brauchen Archive?“ – Ein erweiterter Rückblick auf das 20. Archivwissenschaftliche Kolloquium in Marburg

Nachdem in den beiden vergangenen Jahren die Digitalisierung von archivalischen Quellen sowie der Umgang mit Archivportalen im Netz auf der Agenda standen, widmete sich das diesjährige archivwissenschaftliche Kolloquium in Marburg (10./11. Juni 2015) einem Thema, das zuletzt ebenfalls verstärkt in den Fokus der Fachdiskussion gerückt ist – dem sogenannten Archivmanagement. Mit den titelgebenden Schlagworten „Ziele, Zahlen, Zeitersparnis“ wurden drei wichtige Aspekte herausgegriffen, die allgemein mit Archivmanagement verbunden werden. Doch was versteht man eigentlich genau darunter?

Eine wirklich verbindliche Definition des Begriffes scheint es innerhalb der Archivwissenschaft noch nicht zu geben. Gleichwohl haben sich in den letzten Jahren einige Archivare bemüht, die Sache auf den Punkt zu bringen. Für Marcus Stumpf ist Archivmanagement (in einem eher umfassenderen Sinn), wenn „Arbeitsprozesse im Archiv organisiert und geplant werden“1; in der praktischen Umsetzung plädiert er hingegen für den Begriff „Archiventwicklungsplanung“. Konkreter wird Mario Glauert mit seiner terminologischen Annäherung. Er versteht Archivmanagement als „die leitende Planung und Organisation, Führung und Kontrolle aller archivischer Fachaufgaben innerhalb eines Archivs“2. Die aktuell präziseste Definition stellt der Grevener Stadtarchivar Stefan Schröder in seiner Potsdamer Masterarbeit vor:

Archivmanagement besteht aus Vision/Mission/Leitbild, (mehrjähriger) strategischer und (üblicherweise jährlicher) operativer Planung. Zum Archivmanagement gehören allen konzeptionellen Überlegungen, die für einen längeren oder kürzeren Zeitraum die tägliche archivische Arbeit priorisieren, strukturieren und organisieren sowie in einen übergeordneten Zusammenhang stellen.3

Blick ins Tagungsplenum (Foto: Archivschule Marburg)

Blick ins Tagungsplenum (Foto: Archivschule Marburg)

Organisieren, Planen, Strukturieren, Kontrollieren – diese übergreifenden Bestandteile der oben genannten Definitionen waren folglich auch ein wiederkehrendes Element in den Beiträgen und Diskussionen des Marburger Kolloquiums. Am Anfang des Eröffnungsvortrags von Andreas Hedwig (Hessisches Staatsarchiv Marburg) stand zunächst eine überblicksartige Bestandsaufnahme zur Rezeption moderner betriebswirtschaftlicher Steuerungsinstrumente in der deutschen Archivlandschaft. Während viele kommunalen Archive durch die Einführung der Doppik in den Städten und Gemeinden schon in den 1990er Jahren gezwungen waren, sich verstärkt mit Kennzahlen und Produkten auseinanderzusetzen, benötigte das Umdenken in den staatlichen Archiven wesentlich länger und dauert teilweise noch an. Ausgehend von der eigentlich banalen Feststellung, dass Archive messbare Leistungen erbringen, führte Hedwig dann im Folgenden aus, dass sich der Einsatz von neuen Steuerungsinstrumenten wie z.B. Kennzahlen in mehrfacher Hinsicht für die Archive lohnt: Damit könne nicht nur intern (bei Personaleinsatz und Arbeitsabläufen) und extern (Finanz- und Personalbedarf) wirkungsvoller gesteuert werden, sondern man schaffe dadurch gegenüber dem Archivträger und der Öffentlichkeit die notwendige Transparenz über die eigene Arbeit. Der Referent macht allerdings auch deutlich, dass eine detaillierte Beschäftigung mit archivspezifischen Produkten überhaupt nichts bringe, wenn man sich zuvor nicht über die eigene „Mission“ und die dabei verfolgten übergreifenden Ziele klar geworden sei. Diese müssten im Vorhin zielgruppenorientiert (Nutzer, Verwaltung, Träger) formuliert und nach außen hin auch aktiv in der Eigenwerbung eingesetzt werden.

Während Andreas Hedwig am Ende seiner Tour d‘Horizon wieder in der konkreten archivischen Praxis angekommen war, zielte der nachfolgende Beitrag von Stefan Plettendorff (Historisches Archiv des Erzbistums Köln) vor allem auf die theoretische Anwendung des aus der Volkswirtschaftslehre stammenden Konzepts der „Neuen Institutionenökonomik“ auf die Archive. Unter „Institutionen“ versteht Plettendorff dabei Regelungen für zwischenmenschliche Beziehungen, die rechtlich (z.B. über die Archivgesetze) sowie nicht rechtlich codiert sein können, wie er am Beispiel von Depositalverträgen deutlich machte. Als geflügeltes Wort für den weiteren Verlauf der Tagung erwies sich das im Vortrag erwähnte „Reputationskapital“, das Archive z. B. über eine gute und nachhaltige Öffentlichkeitsarbeit generieren sollten. Nachdem Kerstin Risse (Bundesarchiv Berlin) über die referatsübergreifende Erschließung eines großen Aktenbestandes des Justizministeriums der DDR berichtet hatte, ging Oliver Laux-Steiner (Debeka Unternehmensarchiv, Koblenz) auf Kundenzufriedenheit und Kundenbindung in Archiven ein. Als Teil seines Plädoyers für eine größere Dienstleistungsorientierung sowohl im Lesesaal als auch gegenüber der Verwaltung warb der Referent unter anderem für die Ablösung des althergebrachten „Benutzers“ durch die positiver aufgeladene Bezeichnung „Kunde“. Obwohl Höflichkeit und Hilfsbereitschaft im Umgang mit den eigenen Kunden eigentlich eine Selbstverständlichkeit sei, sollte ein professionelles „Kundenmanagement“ künftig gezielter in die alltägliche Archivarbeit integriert werden.

Mit einer Vorstellung des gemeinsam gebauten und genutzten Archivstandorts Stade eröffneten Michael Stoffregen (Staatsarchiv der Freien und Hansestadt Hamburg), Gudrun Fiedler und Thomas Bardelle (Niedersächsiches Landesarchiv, Stade) die zweite Tagungssektion, die sich Kooperationen in der Archivarbeit widmete. Über erhebliche interkommunale Synergieeffekte im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung referierte anschließend Manfred Waßner (Kreisarchiv Esslingen) am Beispiel des DIMAG-Verbundes in Baden-Württemberg (vgl. dazu den Bericht zur diesjährigen Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“). Dass sich der Umzug der Abteilung Rheinland des Landesarchivs NRW von Düsseldorf nach Duisburg äußerst positiv auf die archivische Öffentlichkeitsarbeit ausgewirkt hat, machte danach Kathrin Pilger (Landesarchiv NRW, Duisburg) anhand von konkreten Kooperationsprojekten vor und nach dem Umzug deutlich. Gerade bei der projektorientierten Zusammenarbeit mit anderen Kultureinrichtungen wie Museen sei es wichtig, im Vorhinein feste gemeinsame Ziele zu definieren, um die Sichtbarkeit beider Partner bei der Umsetzung zu wahren.

Am zweiten Tag des Kolloquiums beleuchteten die Referenten aus unterschiedlichen Blickwinkeln die Aspekte Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung im archivischen Kontext. Wie der Umzug der rheinischen Abteilung des Landesarchivs NRW – also ein echtes Mammutvorhaben – logistisch erfolgreich bewältigt werden konnte, machte zunächst Ralf Brachtendorf (Landesarchiv NRW, Duisburg) anschaulich deutlich. Weitaus theoretischer wurde es im anschließenden Vortrag von Burkhard Nolte (Sächsisches Staatsarchiv, Dresden), der die Verwendung des europäischen Qualitätsbewertungssystems „Common Assessment Framework (CAF)“ sowie der „Balanced Score Card (BSC)“ – einem übergreifenden Qualitätsmanagement- und Kennzahlensystem – für die ergebnisorientierte Steuerung eines Archivs propagierte. Bei den beiden genannten Instrumenten handelt es sich um betriebswirtschaftliche Methodik, die vorerst nur für fortgeschrittene ‚Archivmanager‘ interessant sein dürfte; die praktische Umsetzung dieser Systeme steht anscheinend auch in Sachsen noch aus.

Die abschließende Podiumsdiskussion (Foto: Archivschule Marburg)

Die abschließende Podiumsdiskussion (Foto: Archivschule Marburg)

Dass sich Defizite und Fortschritte in der Erfüllung archivischer Fachaufgaben mit Hilfe einer geeigneten Archivsoftware effektiv messen und darstellen lassen, zeigte anschließend Sabine Graf (Niedersächsisches Landesarchiv, Hannover). Die in Kooperation mit Hessen entwickelte Software „Arcinsys“ ermögliche nun nicht nur eine gesteuerte Erschließung und ein nachhaltiges Beständemanagement, sondern biete darüber hinaus auch eine einheitliche Plattform für die Optimierung der Behördenbetreuung. Den Schlusspunkt dieser Sektion bildete der Vortrag von Michael Hermann (ebenfalls Niedersächsisches Landesarchiv, Hannover) zum Controlling und abteilungsübergreifenden Personalmanagement in den staatlichen Archiven Niedersachsens.

Gerade das letzte Tagungspanel machte ein Manko der gesamten Veranstaltung deutlich, die ansonsten als durchaus gelungen bezeichnet werden kann: Die unzureichende Perspektive der kleinen und mittleren Archive auf Aspekte des Archivmanagements. Unstrittig dürfte sein, dass bei den knappen kommunalen Ressourcen gerade solche Einrichtungen einen erhöhten Bedarf an praktikablen Managementwerkzeugen haben – zumal die Fachaufgaben in der digitalen Welt mehr zu- als abnehmen. Im Folgenden versuche ich – unterfüttert durch die entsprechende Fachliteratur – die wichtigsten Erkenntnisse des Kolloquiums im Hinblick auf Archivmanagement in kleineren Archiven zu bündeln. Die abschließende Podiumsdiskussion fließt dabei ebenso mit ein.

Generell sollte man bei der Umsetzung von Managementkonzepten der archivischen Praxis also folgendes beachten:

  1. Die Erhebung von Zahlen ist kein Selbstzweck. Das gilt zunächst einmal für eine genaue Ist-Analyse, die man unbedingt als Erstes vornehmen sollte. Wo steht mein Archiv aktuell? Wieviel Archivgut ist übernommen, erschlossen, verpackt? Wieviele Anfragen bekomme ich im Jahr? Wieviele Nutzer kommen zu mir in den Lesesaal? Das sind wichtige Fragen, für die sich die Anfertigung einer Statistik lohnt. Dafür braucht es auch keine spezielle Software, die Informationen können theoretisch auch mit einer einfachen Excel-Tabelle erfasst werden. Aber es gilt eben auch: Nicht alles im Archiv ist (gleich) messbar! Wie würden Sie zum Beispiel die Güte einer Bewertung messen?
  2. Wenn man weiß wo man steht, kann man sagen wo man hin will. Als nächstes sollte man sich über die eigene Mission bzw. Vision klar werden. Als erkenntnisleitend kann hier die von Mario Glauert formulierte Frage „Was ist ein gutes Archiv?“ dienen. Erst wenn man sich vergewissert hat, was man eigentlich als Archiv darstellen will bzw. welchen Daseinszweck man verfolgt und diese Gedanken auch prägnant formuliert, sollte man versuchen, diese archivische Vision auch in strategische Ziele umzuwandeln. Hilfreich bei der Formulierung solcher Ziele können die sogenannten SMART-Kriterien sein. Das bedeutet, dass Ziele Spezfisch, Messbar, Akzeptiert/Attraktiv, Realistisch und Terminierbar sein müssen. Vom Abstrakten zum Konkreten kann man die selbst gesteckten Ziele dann in konkrete Maßnahmen und Arbeitspakete herunterbrechen, wie die folgende hierarchische Darstellung sehr schön verdeutlicht:

    aus: Klein, Zielführend und nachhaltig (vgl. unten), S. 172.

    aus: Klein, Zielführend und nachhaltig (vgl. unten), S. 172.

  3. Geht es an die Konzipierung und Anwendung konkreter Kennzahlen und Produkte, kann man sich zum Beispiel an der 2012 von der BKK herausgegebenen Arbeitshilfe „Grundlagen kommunalarchivischer Arbeit“ orientieren. Auf der Basis, der in den Kommunen angewandten Produktpläne werden hier die wesentlichen archivischen Fachaufgaben und deren durchschnittliche Bearbeitungsdauer benannt. Um Berührungsängste im Umgang mit erst einmal fachfremdem Know-how abzubauen, bietet es sich eventuell auch an, vor Ort in der Verwaltung Angebote zur betriebswirtschaftlichen Fortbildung in Anspruch zu nehmen. Aber es gilt auch: Ein Archivar muss und kann gar kein herkömmlicher Betriebswirt und Manager sein. Und: Nicht jedes Managementwerkzeug eignet sich gleichermaßen für jedes Archiv!
  4. Die erfolgreiche Einführung und Umsetzung von Managementkonzepten in Archiven braucht Zeit und Ressourcen. Von der Formulierung einer bewusst wolkig gehaltenen Vision bis zum Ausführen konkreter Aufgaben im Archiv vergehen auch auf staatlicher Ebene in der Regel Jahre. Der Tenor auf dem Kolloquium war in dieser Hinsicht jedoch eindeutig: Der Aufwand lohnt und rechnet sich!
  5. Kommunizieren Sie Ihre individuell angewandten Managementstrategien, Ihre Erfolge, aber auch Ihre Probleme damit. Und das nicht nur gegenüber dem Archivträger und der Öffentlichkeit, sondern vor allen Dingen auch gegenüber den Archivarskolleginnen – und kollegen! Nur so kann man gegenseitig voneinander lernen!

 

Zum Schluss ein Blick auf aktuelle Fachliteratur zum Thema, die insgesamt noch relativ überschaubar ist. Zum Weiterlesen eignen sich:

Mario Glauert / Hartwig Walberg (Hg.), Archivmanagement in der Praxis (Veröffentlichungen der Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv, Bd. 9), Potsdam 2011.

Michael Klein, Zielführend und nachhaltig: Vision, Strategische Ziele und Maßnahmen im modernen Archivmanagement, in: Rainer Hering (Hg.), 5. Norddeutscher Archivtag. 12. und 13. Juni 2012 in Lübeck (bibliothemata, Bd. 27), Nordhausen 2013, S. 163-177.

Tomislav Novoselac, Archivmanagement. Mit Strategie zum Erfolg, in: Archiv und Wirtschaft 44 (2011), S. 5-14.

Birgit Rhese / Irina Schwab (Hg.), Archivmanagement. Ressourcen nutzen, Potentiale erkennen (Wissenschaftsarchive, Bd. 4), Leipzig 2015.

Stefan Plettendorff, Die Neue Institutionenökonomik. Die Anwendung einer volkswirtschaftlichen Theorie auf das Archivwesen. Masterarbeit im berufsbegleitenden Fernstudiengang Archivwissenschaft an der FH Potsdam, Fachbereich Informationswissenschaften, 2014.

Stefan Schröder, Archivmanagement in kleinen Archiven, Masterarbeit im berufsbegleitenden Fernstudiengang Archivwissenschaft an der FH Potsdam, Fachbereich Informationswissenschaften, 2014.

Stefan Schröder, Erschließung als Teilaspekt von Archivmanagement – vom vollständigen Minimalangebot zur Vision eines Maximalangebots, in: Brandenburgische Archive. Berichte und Mitteilungen aus den Archiven des Landes Brandenburg 32 (2015), S. 34-41.

Marcus Stumpf, Archiventwicklungsplanung als strategisches Instrument, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 81 (2014), S. 18-23.

 

Der Tagungsband des Marburger Kolloquiums soll im Juni kommenden Jahres in der bekannten VÖ-Reihe der Archivschule erscheinen. Das Archivamt plant darüber hinaus, im ersten Halbjahr 2016 zum ersten Mal eine Fortbildung zum Bereich Archivmanagement / Projektmanagement im Archiv anzubieten.

 

Lorenz Baibl

 

P.S.: Ergänzungen und Kommentare zu diesem Blogbeitrag sind ausdrücklich erwünscht!

  1. Marcus Stumpf, Archiventwicklungsplanung als strategisches Instrument, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 81 (2014), S. 18-23, hier S. 18. []
  2. Mario Glauert, Archivmanagement. Schwierige Antworten auf einfache Fragen, in: Birgit Rhese / Irina Schwab (Hg.), Archivmanagement. Ressourcen nutzen, Potentiale erkennen (Wissenschaftsarchive, Bd. 4), Leipzig 2015, S. 29-43, hier S. 34. []
  3. Stefan Schröder, Archivmanagement in kleinen Archiven, Masterarbeit im berufsbegleitenden Fernstudiengang Archivwissenschaft an der FH Potsdam, Fachbereich Informationswissenschaft, 2014, S. 7. []

11 Gedanken zu „„Ziele, Zahlen, Zeitersparnis. Wieviel Management brauchen Archive?“ – Ein erweiterter Rückblick auf das 20. Archivwissenschaftliche Kolloquium in Marburg

  1. Sie merken an, dass beim 20. Archivwissenschaftlichen Kolloquium die Perspektive der kleineren kommunalen Archive nur wenig vertreten war. Die Vorträge des Kolloquiums wurden erstmals über einen Call for Papers rekrutiert, der von Juli bis Oktober 2014 auf der Homepage der Archivschule abrufbar war. Leider ging kein kommunaler Vorschlag ein. Den Vortrag zum kommunalen DIMAG-Verbund habe ich nach Ablauf des Call for Papers eingeworben. Es wäre zu wünschen, dass die kommunalen Archivarinnen und Archivare Vorschläge machen, dann werden sie auch berücksichtigt!

    • Die Anzahl kommunaler Archivarinnen und Archivare, die sich intensiv mit Archivmanagement – in welcher Form auch immer – beschäftigen, dürfte in der Tat noch sehr überschaubar sein. Mir selbst war es leider nicht möglich, am Archivwissenschaftlichen Kolloquium teilzunehmen, sonst hätte ich meine o.g. Masterarbeit gern präsentiert. Umso mehr freue ich mich über diesen zeitnah veröffentlichten Bericht von Herrn Baibl, dessen Blickwinkel passend zu diesem Blog kommunal sein sollte. Ich würde das aber auch eher als Aufforderung an die kleinen Archive sehen, offen und ehrlich darüber zu sprechen, ob und inwiefern sie ihre Institutionen managen. Vielleicht bietet das für 2016 angekündigte Seminar des LWL-Archivamtes eine solche Möglichkeit.

      • Es ist schade, dass sich auf den Call for Papers keine Vertreter kleinerer oder mittlerer Archive gemeldet haben. Herr Schröder wäre vor dem Hintergrund seiner Masterarbeit natürlich als Referent prädestiniert gewesen. Wahrscheinlich dauert es wirklich noch etwas, bis das Thema unabhängig von der Archivgröße in der Fachdiskussion „ankommt“. Generell wäre es wünschenswert, dass mehr Kolleginnen und Kollegen aus den kleineren Häusern die Scheu vor der vermeintlich großen Bühne überwinden und ihre Erfahrungen teilen. Wir versuchen jedenfalls weiterhin dafür zu werben!

  2. In einem Kommunalarchiv sollte neben den eigenen Zielen auch die Zielausrichtung der eigenen Verwaltung im Blick sein. “Vision” und “strategische Ziele” z.B. aus dem politisch verabschiedeten Zukunftskonzept einer Stadt oder eines Kreises können so auch helfen, heruntergebrochen operative Ziele im Archiv zu bilden und zu verwirklichen.

    • Sie haben Recht, man muss das Rad nicht (immer) neu erfinden – danke für die Ergänzung! Im Idealfall kann man sich als Archiv an bereits existierende kommunale Entwicklungskonzepte “dranhängen” und die eigene Zielsetzung dementsprechend ausrichten. In größeren Städten (evtl. auch in Kreisen?) gibt es mitunter auch einen separaten Kulturentwicklungsplan, an dem man sich orientieren kann.

  3. Sehr informativ ist Novselacs Artikel, der die einzelnen Schritte zur Erstellung einer Balanced Scorecard kompakt und anschaulich darlegt:
    Novoselac, Tomislav: Archivmanagement: mit Strategie zum Erfolg, 2011. In: Archiv und Wirtschaft, 44(2011)1 S. 5-14

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