#WAT24: Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen – Auswirkungen auf die archivische Überlieferungsbildung”

Leitung des Diskussionsforums: Dr. Daniel Droste, Dominic Eickhoff (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)

Zu diesem Diskussionsforum hatten sich ca. 100 Personen angemeldet. Nach einer kurzen Einführung in das Thema durch Dominic Eickhoff, um die inhaltlichen Eckpfeiler der Diskussion abzustecken, übernahm Daniel Droste die Moderation.

Zur Vorbereitung des Diskussionsforums wurde bereits am 6.3.24 ein Blogbeitrag veröffentlicht, der auch als Zusammenfassung der Einleitung des Diskussionsforums dienen kann und an dieser Stelle noch einmal empfohlen wird: #WAT24: Teaser – Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen”

Eine kurze Online-Umfrage, gleich zu Beginn des Forums, ergab ein Stimmungsbild, das wie folgt zusammengefasst werden kann: Von den 57 Teilnehmer:innen der Umfrage gaben sich 43 als Mitarbeiter:innen eines Kommunalarchivs, 2 eines Landesarchivs, 4 eines Universitätsarchivs, 1 eines Kirchenarchivs und 3 eines Stiftungsarchivs zu erkennen. Die Gründe für den Besuch des Forums fielen paritätisch aus: Die Hälfte der Personen hatte bereits Vorwissen, die andere Hälfte wollte sich erst einmal einen Überblick verschaffen. Ebenfalls rund die Hälfte der Personen kannte bereits eine der einschlägigen Dokumente zu diesem Thema, die weiter unten als Nachtrag zur Diskussion noch einmal aufgelistet, verlinkt und mit Leseempfehlungen versehen sind. Nur 5 Archive wurden, wie es zu wünschen ist, bereits an Ersetzenden Scanvorhaben ihrer Verwaltung beteiligt. An 21 Personen ging ein solcher Prozess ohne Beteiligung leider vorbei, die Archive hatten hier keine Gelegenheit auf die jeweilige Überlieferungsbildung Einfluss zu nehmen. 12 Personen sehen dieses Thema auf sich zukommen und wollen sich auch unbedingt einbringen. Immerhin 18 Personen ordneten das Thema für sich als unwichtig ein. Die Antworten auf die letzten beiden Fragen ergeben ein kontroverses Bild, welches die Ambivalenz der Frage „Was ist das Original?“ gut widerspiegelt und welche uns auch in unserer Beratungstätigkeit regelmäßig begegnet. Rund die Hälfte der Personen sieht das Ersetzende Scannen als eine Bedrohung für die analoge Überlieferungsbildung. Gleichzeitig erkannten 49 Personen das Potential des Ersetzenden Scannens für die Qualität der digitalen Überlieferungsbildung an.

Zur Einleitung noch einmal eine kurze Skizzierung des Verhältnisses von Ersetzendem Scannen und digitaler Überlieferungsbildung, bevor auf die einzelnen Redebeiträge eingegangen wird.  Von Bedeutung für die Diskussion war, dass Ersetzendes Scannen nichts mit der üblichen Digitalisierung in Archiven zu tun hat. Die Erfahrungen, die Archive bisher mit ihrer Inhouse-Digitalisierung und Online-Stellung von Archivgut gesammelt haben, sind nur begrenzt auf das Feld des Ersetzenden Scannens übertragbar. Schließlich handelt es sich beim Ersetzenden Scannen nicht um die Anfertigung von Schutz- oder Ersatzdigitalisaten von Archivgut im Sinne einer archivischen Bestandserhaltung. Das Ersetzende Scannen ist ein vorarchivischer Vorgang und bezieht sich auf Registraturgut jeglicher Art, egal ob in öffentlichen Verwaltungen oder in privaten Unternehmen. Das Ersetzende Scannen hat in erster Linie die Optimierung der jeweiligen Verwaltungs- bzw. Geschäftsvorgänge zum Ziel, oder soll schlechte Lagerungs- und Nutzungsbedingungen des Registraturguts überwinden. Eine Vernichtung des gescannten Registraturguts ist daher auch ein spezifischer Bestandteil des Ersetzenden Scannens, um den analogen Lagerungsaufwand zu minimieren und einer hybriden Aktenführung vorzubeugen. Bei der Anbietung an das Archiv erleichtert das rechtzeitige Vernichten des ersetzend gescannten Registraturguts die Identifikation der führenden Akte mit der gefühlt höheren Archivwürdigkeit bei der Bewertung. Um den Scanprozess zu organisieren und anhand einheitlicher Kriterien durchzuführen hat das Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) bereits Anfang der 2010er Jahre die Technische Richtlinie (TR) 03138 herausgegeben, die auch den Beinamen RESISCAN erhalten hat. Aus diesem Beinamen ergibt sich auch das primäre Ziel der TR, nämlich die Steigerung der Rechtssicherheit beim Scannen. Für Bundesbehörden und je nach Gesetzeslage auch für einige Landesbehörden, ist die elektronische Aktenführung inzwischen Pflicht und die TR muss bei einem Ersetzenden Scannen zur Anwendung kommen. Für Kommunen gilt das nicht, wie die Ergebnisse der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement zeigen (mehr Informationen im „Teaser“, s.o.). Dennoch kann auch das Verwaltungsschriftgut einer Kommune bei einem zukünftigen Rechtsstreit zur Beweisführung herangezogen werden. Sind die Originale dann bereits vernichtet, ohne dass die TR RESISCAN zuvor eingehalten wurde, könnte sich die jeweilige Kommune dem Vorwurf aussetzen, ihr Verwaltungshandeln nicht ausreichend, das heißt rechtssicher, dokumentiert zu haben. Papiernes Schriftgut genießt als Beweismittel weiterhin das größte Vertrauen. Digitalisate benötigen hingegen die Mitlieferung von Metainformationen zum Scanprozess sowie elektronische Zertifikate und idealerweise eine Versiegelung der Dateien, um nachweisen zu können, dass die Digitalisate während des Scanprozesses nicht verändert wurden. Eine weitere TR des BSI beschreibt diesen Prozess: Die TR ESOR/ TR-03125 zur „beweiserhaltenden Langzeitspeicherung“. Im „Generischen Scankonzept“ des BSI (s. Lesehinweise unten) ist in einer übersichtlichen Grafik beschrieben, wie die verschiedenen Dateien im Rahmen der TR RESISCAN in Kombination mit der TR ESOR behandelt werden sollten.

Aus dem Publikum wurde zuerst von Scanprozessen berichtet, die bereits teilweise 15 Jahre zurückliegen und dementsprechend nicht mehr den heutigen Anforderungen und Ansprüchen genügen – ein eindeutiger Informationsverlust. Sollten in einem solchen Falle noch die papiernen Originale für eine Anbietung zur Verfügung stehen, wären diese eventuell zu bevorzugen. Ein anderer Beitrag betonte die Wichtigkeit, sich an den Kommunen-internen Organisationsprozessen zu beteiligen, um später aussagekräftige Akten angeboten zu bekommen. Von zwei Personen wurde berichtet, dass es sogar Scanzentren in der eigenen Kommune gibt. Außerdem wurde dort bereits vereinbart, dass die jeweiligen Akten, bspw. sobald sie geschlossen werden, vollständig einscannt werden. Es besteht dort die Option für das Archiv, die jeweilige Akte auch im Original zu erhalten. Durch eine gründliche Dokumentation dieser zahlreichen Einzelvorgänge wird dann später zusätzlich die elektronische Akte, die als führende Akte anzusehen ist, übernommen werden. Bedacht werden muss jedoch, dass nun zusätzlicher Lageraufwand für die bereits übernommene analoge Akte beansprucht wird, die zudem, im Gegensatz zur elektronischen Akte, auch nicht das weitere Verwaltungshandeln dokumentiert. Weiterhin wurde der künstlerische und intrinsische Wert von mehreren Personen als das Hauptargument angeführt, um die analogen Originale trotz eines vorherigen Scannens zu übernehmen. Das benannte Beispiel dafür waren Architekt:innenzeichnungen von bspw. berühmten Persönlichkeiten und damit eine Überlieferung der Zeichenspuren. Bei dem anstehenden Medienbruch stellte sich bei dieser Argumentation natürlich hinsichtlich des intrinsischen Wertes eines Originals die Frage, worin dann der intrinsische Wert digitaler Architekturpläne, wie bspw. CAD-Zeichnungen liegen würde? Auf diese Frage wurde keine einheitliche Position gefunden, die Frage bleibt also weiterhin offen. Eine andere Person trug Erleichterung vor, weil durch das Ersetzende Scannen die physische Arbeit der Übernahme erleichtert werde. Mehrere Stimmen sprachen sich dafür aus, dass die elektronischen Unterlagen als die Originale behandelt werden sollen, womit sie übrigens auch auf einer Linie mit der BKK (s.u.) liegen. Ebenso sprachen sich diese Personen dafür aus, die Überlieferungsbildung selbst in die Hand zu nehmen und sich (pro)aktiv in die Prozesse des Ersetzenden Scannens einzubringen, um an den Vorgaben für die Scans mitwirken zu können. Ein großes Problem, dass von mehreren Personen bekundet wurde, war die große Schwierigkeit bei diesem Prozess innerhalb der Kommune gesehen zu werden. In den wenigen Fällen wo eine Einbindung des Archivs erfolgt ist, ebneten oft persönliche Kontakte innerhalb der Verwaltung den Weg. Aus der Diskussion ergaben sich neben den Folgen für die Überlieferungsbildung noch zwei weitere wichtige Gründe, als Archive am Ersetzenden Scannen mitzuwirken, auf welche die beiden Diskussionsleitenden noch einmal hinwiesen und welche durch andere Redebeiträge auch bestätigt wurden: Zum Einen lässt sich das Ersetzende Scannen als Argumentationshebel für die Anschaffung eines elektronischen Langzeitarchivs benutzen. Und zum Anderen können sich die Archivmitarbeiter:innen in ihrer Verwaltung als kompetente Ratgeber:innen in Belangen der Digitalisierung etablieren und davon vermutlich auch an anderer Stelle profitieren. Früh an den Prozessen des Ersetzenden Scannens mitzuwirken, bringt in diesem Zusammenhang noch einen zweiten Vorteil: Es ist zu erwarten, dass im Laufe der nächsten Jahre immer mehr Dienststellen ihr Archivgut ersetzend scannen lassen wollen. Früh eine Gesprächsgrundlage zu verankern und eine beratende Rolle einzunehmen, wird sich für Archive bei den Folgeprozessen auszahlen. Das LWL-Archivamt bietet seine Hilfe an, um die jeweiligen Argumentationen aufzubauen oder notwendiges technisches Wissen zu vermitteln.

Zum Abschluss noch zu einer technischen Angelegenheit, die im Diskussionsforum durch das Publikum nur in sehr geringen Umfange zur Sprache gebracht wurde, aber für viele Personen in der eingangs zitierten Umfrage die „Gefahr für die analoge Überlieferungsbildung“ oder zumindest eine Verunsicherung in dieser Hinsicht ausmachte: In den meisten Fällen wird das Ersetzende Scannen darauf hinauslaufen, dass farbige Scans mit geeigneter Auflösung (wir empfehlen i.d.R. eine Auflösung von 300 ppi bezogen auf das jeweilige Format der Vorlage) im JPEG-Format erzeugt und in das sichere PDF/A-2b-Format integriert werden. Dadurch ist die korrekte Reihenfolge der Scans sichergestellt und vor versehentlicher Änderung geschützt. Zusätzlich können die PDF-Dateien noch durch Lesezeichen (interne Verknüpfungen der PDF-Datei) strukturiert werden, um die spätere Orientierung innerhalb der oft umfangreichen Dokumente zu erleichtern. Durch die Einbindung der fertigen Dateien in das jeweilige Dokument-Management-System (DMS) oder in ein Fachverfahren, können die digitalisierten Dokumente nun zusammen mit dem genuin elektronisch entstandenen Akteninhalt genutzt werden. Besonders leistungsfähig wird dieses Szenario durch eine Volltexterkennung vor dem Import in das DMS, also dem Erkennen der Maschinenschriften innerhalb der Images durch Optical Character Recognition-Technologie (OCR), bei dem die Erkennungsraten in der Regel 100% erreichen. Ein Erkennen der Handschriften durch eine Handwritten Text Recognition-Technologie (HTR) wäre aktuell noch um einiges aufwändiger, und es müsste auch eine etwas niedrigere Erkennungsrate hingenommen werden, wenn nicht noch händische Nacharbeit investiert werden soll. Während die HTR-Technologie derzeit als ausgeschlossen, weil unwirtschaftlich, erscheint, sollte die OCR unbedingt zur Anwendung kommen. Je besser die Vorgaben an den jeweiligen Vorgaben für den Dienstleistenden, unter Mitarbeit durch das jeweilige Archiv, ausgearbeitet werden, desto besser werden die Digitalisate, die dem Archiv später einmal für die Archivierung in das elektronische Langzeitarchiv angeboten werden.

Lesehinweise des LWL-Archivamtes, die während der Diskussion durch Dominic Eickhoff gegeben wurden:

• Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK), Mai 2017: Empfehlungen zum Umgang mit Ersetzendem Scannen als Herausforderung für die Überlieferungsbildung. Wer sich über das Thema informieren will, sollte das 10-seitige Dokument in Gänze lesen. Zwar ist hier die Rechtsprechung seit 2017 verständlicherweise nicht mehr abgebildet, aber die Argumentationen zur archivischen Überlieferungsbildung behalten ihre Gültigkeit.
• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), 2020: TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) – das ist das Hauptdokument mit allen generellen Regelungen. Das ca. 40-seitige Dokument in Gänze zu lesen ist vielleicht nicht für jedes Archiv notwendig, wohl aber für jede:n, der/die in einer Kommune einen Scanprozess nach TR-RESISCAN anstoßen will oder bereits betreut.
• KGSt: Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN (4/2017). Im ersten Drittel wird verständlich beschrieben, was Ersetzendes Scannen im kommunalen Kontext bedeutet. Ein zweiter Bestandteil des Dokuments ist die Musterverfahrensbeschreibung der kommunalen IT-Dienstleister (VITAKO), die der jeweiligen Kommune als Vorlage für die Organisation des Scanprozesses dienen soll. Schließlich enthält das Dokument noch die Schutzbedarfsanalyse auf der Grundlage des KGSt-Aktenplanes. Diesen Teil sollten sich die Archive unbedingt anschauen. Dort wird nach Aktengruppen und Dokumentenarten ein Schutzbedarf abgeleitet, aus dem sich die jeweiligen Scanstrategien ableiten. Damit können alle Dokumententypen bereits im Vorfeld für den Dienstleistenden definiert und Ausnahmen berücksichtigt werden.
• BSI: TR-03138, Anlage R „Unverbindliche rechtliche Hinweise“. Im Kapitel R.1.2.2 auf S. 16-18 wird die Situation von Verwaltungsunterlagen behandelt. Die kommunale Perspektive wurde hier durch die Zusammenarbeit mit der KGSt hineingebracht. Für Archive lohnt es sich die S. 10f. zu lesen, da dort die Vorgehensweise zur Anwendung der TR beschrieben wird, insbesondere mit Hinblick auf die unumgängliche Schutzbedarfsanalyse.
• BSI: TR-03138, Generisches Scankonzept gemäß BSI TR-03138. Darin konkrete Angaben zum Scanprozess, auch technische Spezifikationen. Ab S. 28 wird ein konkreter Ablauf des Scanprozesses, inklusive Qualitätssicherung und Übertragung der Dateien in das Zielsystem, beschrieben.
• KGSt: Ersetzendes Scannen. Praxisleitfaden für Kommunen (8/2017). Hier sind die angehängten Dokumente lesenswert, darunter einige Dienstanweisungen kommunaler Verwaltungen, die als Vorlagen für andere zur Verfügung gestellt wurden.
• Archivamtblog: Ersetzendes Scannen-neue Empfehlung der BKK. Eine kurze Zusammenfassung des BKK-Papiers durch unseren Kollegen Gunnar Teske.
• Relevant für diese Diskussion ist § 5, 2 ArchivG NRW i.d.F. vom 30.09.2014.

 

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