Sektion “Nichtamtliche Überlieferungen in der digitalen Welt” Teil II

Vortrag “Vom analogen zum digitalen Gedächtnis – Chancen und Herausforderungen für die Archivarbeit in Vereinen”

Die zweite Hälfte der Sektion “Nichtamtliche Überlieferungen in der digitalen Welt” wurde mit dem Vortrag von Frau Dr. Silke Eilers begonnen. Sie widmete sich dem Thema “Vom analogen zum digitalen Gedächtnis – Chancen und Herausforderungen für die Archivarbeit in Vereinen”. Als Geschäftsführerin des Westfälischen Heimatbundes e.V. zeigte Frau Eilers auf, in welcher Verantwortung sich der WHB für die Vereine und deren Ehrenamtliche bezüglich der Digitalisierung sieht. 

Denn klar ist, dass es während der Pandemie einen deutlichen Schub in der Digitalisierung gab. Viele Vereine haben die Potentiale der Digitalisierung erkannt und versucht, sich in dieser Hinsicht krisensicher aufzustellen. Der WHB bietet als Dienstleister zu dieser Thematik Beratung an und bemüht sich gleichzeitig um die Vernetzung der Aktiven untereinander. So sind bereits Handreichungen zum Social Media Aufbau oder dem Urheberrecht in der Praxis veröffentlicht worden.

Frau Eilers betonte, dass Vereinsarbeit zukunftsgewandt sein muss. Dies gelinge nur, wenn es offenen Erfahrungsaustausch sowie Kontakt mit Gleichgesinnten gibt. Es benötigt bedarfsgerechte Schulungsmaßnahmen, denn die Kompetenzen in den Vereinen variieren stark. Die Ehrenamtlichen müssen auf entsprechender Stufe angesprochen werden, um die digitale

Bezüglich der digitalen Vereinsarchive ist durchaus eine Zunahme von vielfältigem Beratungsbedarf erfasst worden. Jeder Verein hat eine mehr oder minder gemischte Sammlung: Sei es Schriftgut oder dreidimensionale Objekte. Dabei stellen gerade diese Materialien aus privater Hand ein starkes Gegenstück verglichen mit der amtlichen Überlieferung dar, so Eilers. Bedarfsabfragen des WHB legten Fragen offen, wie z.B. Sachen einerseits intern digital erschlossen werden können und andererseits der Öffentlichkeit präsentiert werden können. Es stellte sich ebenfalls heraus, dass teilweise fehlendes Grundverständnis was das Archivieren angeht, nicht die Ausnahme ist. Es müssen Grundfragen geklärt werden: Welche Datenbanken bzw. Software kann verwendet werden? Was soll überhaupt aufbewahrt werden?

Gerade bei Unsicherheiten, wie zum Beispiel der langfristigen Aufbewahrung von Dingen, sollten Kommunikationsmöglichkeiten oder Hilfestellungen angeboten werden. Der WHB hat in Zusammenarbeit mit dem LWL-Archivamt und dem LWL-Medienzentrum bereits Ratschläge zusammengefasst und in der Verbandszeitschrift veröffentlicht. Der direkte Kontakt mit Kommunalarchiven kann aber ebenfalls entscheidend sein: Ein gutes Beispiel, laut Eilers, sei das Kreisarchiv Warendorf. Hier werden regelmäßige Treffen mit Ehrenamtlichen gehalten, um auch bei rechtlichen und technischen Belangen Klarheit zu schaffen. Eine andere Möglichkeit wäre es, Hilfe zur Selbsthilfe zu schaffen. Es braucht ein niedrigschwelliges Angebot, wie z.B. Checklisten und Fragebögen, die  an die Hand gegeben werden können, um die EhrenamtlerInnen zu unterstützen. Die Kommunikation kann so auch Hemmschwellen abbauen, falls es doch irgendwann um die Abgabe der Materialien an Archive geht. Nicht selten sind diese Übergänge mit Emotionen und Verlustängsten behaftet, sodass sensible Beratung elementar ist.

Abschließend fasst Frau Eilers zusammen, dass es flächendeckende Beratungsstellen benötigt, um eine effektive (digitale) Archivierung in den Vereinen zu ermöglichen. Der WHB bietet selbst Fortbildungen speziell für Mitglieder an und führt ein regelmäßiges Online Angebot, in dem auch Einführungsveranstaltungen und Digital-Sprechstunden angeboten werden.

In der folgenden Diskussion wurde aus dem Plenum angemerkt, dass gerade kleinere Vereine die Sammlung zwar pflegen, aber ihre Vereinsregistratur nicht im Blick behalten. Auch wenn es nicht die erfreulichste Arbeit sei, muss darauf hingewiesen werden, dass auch diese Grundlagenarbeit unabdingbar ist. Im Stadtarchiv Detmold würde man ebenfalls die Vereine bzw. deren VertreterInnen gesammelt zu sich ins Haus einladen, um Wissen zu vermitteln und auch mögliche Hemmschwellen rund um Abgaben abzubauen. Frau Wolfenburg aus dem Stadtarchiv Hagen merke eher weniger von der Aufbruchstimmung, sondern eher die Veralterung in den Vereinen. Die  Bestände leiden, wenn kein Nachwuchs da ist. Wie sieht also die Demographie aus? Frau Eilers stimmt zu, dass die Vereine älter werden – dennoch gibt es ältere Ehrenamtliche, die daran interessiert sind, sich digital aufzustellen.

Den letzten Vortrag der Veranstaltung hielt Anna Lindenblatt vom Stadtarchiv Greven. Sie stellte ihre Masterarbeit zum Thema “Überlegungen zu einem Dokumentationsprofil für das Stadtarchiv Greven unter besonderer Berücksichtigung der nichtamtlichen Überlieferung” vor.

Der Einstig erfolgte mit der Erläuterung eines Dokumentationsprofils an sich. Dieses soll dabei helfen, relevante Registraturen zu ermitteln und aufzudecken, welche Registraturbildner besonders interessant für die Überlieferungsbildung sind.

Vortrag “Überlegungen zu einem Dokumentationsprofil für das Stadtarchiv Greven unter besonderer Berücksichtigung der nichtamtlichen Überlieferung”

Lindenblatt benannte als Vorteile dieses Konzepts die gemeinsame Betrachtung von amtlichen und nichtamtlichen Überlieferungen, die Verwendung als Steuerungsinstrument sowie die Möglichkeit, dies als Grundlage für Fachdiskussion nutzen zu können. Nicht zu unterschätzen sei der erhebliche zeitliche Aufwand, um ein solches Dokumentationsprofil zu erarbeiten. Die Arbeit ende auch nicht mit der Erstellung, es benötigt eine fortlaufende regelmäßige “Wartung” des Profils, um gezielt arbeiten zu können.

Um ihre Tätigkeit zu verdeutlichen, stellte Lindenblatt beispielhaft zwei Kategorien ihres Dokumentationsprofil vor: Stadt und Raum sowie Religion. Anhand dieser zeigte sie auf, wie Dokumentationsziele festgelegt werden können und der Quellenfundus zum Teil mit institutionsfremden Unterlagen ergänzt werden kann. Bei der Kategorie Religion ist dies zum Beispiel eher schwierig, da es unwahrscheinlich ist, dass übergeordnete Archive lokal relevante Unterlagen besitzen.

Nach Inspektion der diversen Kategorien hatte Lindenblatt Erfolge aber auch Lücken in der bisherigen Überlieferungsbildung festgestellt. So war vor allem im Bereich der Kommunalverwaltung Greven eine gute amtliche Überlieferung gesichert, aber vor allem in den Kategorien Sport und Kultur nur schwache Dokumentation gelungen. Damit eventuelle Lücken geschlossen werden können, sprach Lindenblatt Übernahmeabsprachen mit anderen Archiven an. Ebenfalls wichtig sei die nichtamtliche Überlieferung, denn ohne diese könne man die gesteckten Dokumentationsziele nicht erreichen. Dabei ist aber auch zu beachten, dass hier ebenfalls unbedingt eine Strategie zur gezielten Übernahme von Archivgut entwickelt werden sollte. Auch sollte über die Überlieferung im Verbund nachgedacht werden.

Lindenblatt schloss ihren Vortrag mit dem Fazit, dass ein Dokumentationsprofil Transparenz schafft und eine gute Grundlage für Interne und Externe ist, um zu wissen, wie das Archiv agiert.

In der anschließenden Diskussion wurde von (Wirtschaftsarchiv Dortmund) angemerkt, dass eine sehr effektive Maßnahme ist, gerade wenn auch die Registraturbildner einbezogen werden, da von diesen oftmals gefragt wird, was überhaupt als archivwürdig betrachtet wird. Von Seiten Volks-Kuhlmann kam der Kommentar, dass ein Dokumentationsziele für die amtliche Überlieferung gut angenommen wird, aber gerade die nichtamtliche Überlieferung stark hinterfragt bzw. angezweifelt wird, mit der Resonanz man solle sich lieber um seine Kernaufgaben kümmern. Sie stellte die Frage, ob ein Dokumentationsprofil in dieser Hinsicht nicht zu viel Transparenz zeigen würde? Frau Tiemann schloss die Diskussionsrunde mit der erneuten Betonung der Bedeutung des nichtamtlichen Archivgutes: Und wenn Ziele formuliert werden, wird deutlich, wie wichtig diese Übernahme eben doch ist. Um eben eine möglichst komplette Überlieferung zu garantieren!



Diesen Blogbeitrag zitieren
lhaselhoff (2023, 17. März). Sektion “Nichtamtliche Überlieferungen in der digitalen Welt” Teil II. archivamtblog. Abgerufen am 22. Juni 2024, von https://doi.org/10.58079/cjqd

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