Diskussionsforum: Vorfeldarbeit in der digitalen Welt

 

Die Leitung des Diskussionsforums hatte Stefan Sudmann vom Stadtarchivs Dülmen, der den kurzfristig verhinderten Max Pfeiffer vom Stadtarchiv Ahaus vertrat. Das Forum befasste sich mit dem Thema Digitale Vorfeldarbeit und vor allem DiPS.kommunal. 

In einem vorbereiteten einleitenden Text von Max Pfeiffer, den Herr Sudmann verlas, wurden in Ahaus und Borken gemachten Erfahrungen mit der DMS-Einführung vorgestellt. 2020 erfolgte in Borken und Ahaus der Abschluss von Verträgen zur Einführung von DiPS.kommunal. Bis zur endgültigen DiPS-Anbindung dauerte es jedoch noch zwei Jahre. Immerhin brauchte man nicht lange, um die Politik davon zu überzeugen, dass ein  Eigenlösung für Ahaus zu teuer gewesen wäre. Die Support- und Nachnutzungsmöglichkeiten waren wichtigere Entscheidungskriterien für die Nutzung von DiPS.kommunal.

Als Nächstes erläuterte Herr Sudmann seine Erfahrungen mit DMS. Bei der Einführung von d.3 in Dülmen gab es zunächst Verzögerungen. Die Schwierigkeiten lagen u.a.  daran, alle Parteien an einen Tisch zu bekommen. Außerdem stellte Sudmann die Wichtigkeit von Aktenplänen für DMS heraus.

Im Anschluss daran gab er die Diskussion frei und ermunterte dazu, eigene Erfahrungen mit DiPS und DMS zu teilen.

Herr Reisloh vom Stadtarchiv Menden hatte bei der Einführung von DMS sehr ähnliche Erfahrungen wie Herr Sudmann gemacht. Der KGSt-Aktenplan sei zunächst für Menden angepasst worden. Seine Frage war hierbei, wo die Arbeit des Archivars bezogen auf DMS beginnt. Ob man bei Beginn der Akte schon entscheiden müsse, ob sie archivwürdig ist oder beim digitalen Aktenschluss.

Herr Kleine Vennekate vom Kreisarchiv Emsland stellte dar, das es in d.3 die Möglichkeit gibt, Verzeichnungseinheiten einzusortieren. Unter anderem in “Löschen”, “Archivieren” und “Bewerten”. Das IT – Management arbeite auch bei DMS mit dem Archiv zusammen.

Bei Frau Frank aus dem Kreisarchiv Hochsauerland sah es ganz anders aus: Das Archiv dort komme immer an letzter Stelle, es werde auch (noch) kein Wert auf DMS gelegt. Bei dessen Aufbau habe man den Weg eingeschlagen, erst zu digitalisieren und dann ein Konzept zu erstellen, besser wäre natürlich das umgekehrte Vorgehen gewesen. Durch jüngere Mitarbeiter war es möglich, langsam ein geordnetes Archiv sowie DMS aufzubauen.

Eine Mitarbeiterin des Stadtarchivs Dortmund merkte an, dass sich die Einführung von DMS verzögere, was vor allem durch die Pflicht der Aufbewahrung in der Entstehungsform begründet sei. Alle im DMS eingelagerten Dokumente müssten gezwungenermaßen auch in ausgedruckter Form vorhanden sein, und hätten dadurch sehr viel Platz im  Archiv eingenommen.

Als Antwort darauf stellte Frau Hohmann vom Kreisarchiv Unna dar, dass es dort eine Stabsstelle Digitalisierung gibt. Diese würde digital fortgeführte Akten nicht übernehmen, da sie später im DMS vorhanden sind.

Abschließend stellte Herr Sudmann den Wunsch nach mehr jungen Auszubildenden heraus, da es viel Nachfrage gäbe. Für anschließende Fragen leitete er an das LWL-Archivamt und das DiPS.kommunal-Team weiter.

 



Diesen Blogbeitrag zitieren
jstratmann (2023, 15. März). Diskussionsforum: Vorfeldarbeit in der digitalen Welt. archivamtblog. Abgerufen am 23. Mai 2024, von https://doi.org/10.58079/cjq8

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