Aufruf zur Diskussion: Probleme bei der Schutzfristenvergabe Rats- und Ausschussunterlagen

Probleme bei der Schutzfristenvergabe für öffentliche und nichtöffentliche Rats- und Ausschussunterlagen

Der dritte Vortrag des Tages von Hr. Dr. Stephen Schröder (leitender Archivar des Archives im Rhein-Kreises Neuss in Dormagen) sollte als Diskussionsanregung zum Thema ‚Umgang mit öffentlichen und nichtöffentlichen Rats- und Ausschussunterlagen in der Überlieferungsbildung und Nutzung‘ dienen, und nach Möglichkeit in der Zukunft zu einer einheitlichen Vorgehensweise bei den Kommunalarchiven führen. Dabei sollten sowohl die rechtlichen Aspekte, aber auch die archivische Praxis in die Überlegungen mit einbezogen werden.

Dr. Stephen Schröder (leitender Archivar des Archivs im Rhein-Kreis Neuss, Dormagen)

Dr. Stephen Schröder (leitender Archivar des Archivs im Rhein-Kreis Neuss, Dormagen)

 

Da ich selbst im Kommunalarchiv Herford mit der Verzeichnung der Rats- und Ausschussunterlagen betreut bin und mir selbst schon die Frage gestellt hatte, was ich bei der Benutzung der nichtöffentlichen Unterlagen beachten muss, freute ich mich auf den Vortrag ganz besonders, da ich auf neue Erkenntnisse zu der Problematik hoffte.

In einer kurzen Einführung erörterte Hr. Dr. Schröder erst einmal die historische Wichtigkeit der Rats- und Ausschussunterlagen für die Überlieferungsbildung und gab dann eine Übersicht über die Grundproblematik bei der Übernahme, Verzeichnung und Benutzung dieser Unterlagen, die vor allem darin besteht, dass die öffentlichen und nichtöffentlichen Teile der Niederschriften meist in einem Band -oft sogar zusammen auf einem Blatt, in gebundener Form oder sogar vereint mit den Vorlagen zu den Sitzungen- an die Archive übergeben werden und die öffentlichen und nichtöffentlichen Teile, die eine getrennte Schutzfristen-Betrachtung erfordern, so zu einer Einheit verschmolzen sind.

Man merkte, dass sich Hr. Dr. Schröder intensiv mit der Thematik beschäftigt hat und sowohl die rechtlichen Grundlagen gründlich studiert hat, als sich auch durch Umfragen in 32 ausgewählten Kommunalarchiven einen Überblick über die Art und Weise verschafft hat, wie die Rats- und Ausschussunterlagen dem Archiv übergeben werden, wie diese verzeichnet werden, welche Schutzfristen gegeben werden und auf welche Art eine Benutzung ermöglicht wird. Die Ergebnisse dieser Umfrage stellte er uns ebenfalls kurz vor.

Im Laufe des Vortrages wurde dann auf die Plausibilitätsklausel und die einzelnen Schutzfristen gemäß Archivgesetz NRW § 7 (allgemeine Schutzfrist; Schutzfrist für Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt und Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut) und deren Relevanz für die Rats- und Ausschussunterlagen intensiv eingegangen und verschiedene Ansichtsweisen zu deren Anwendbarkeit auf die öffentlichen und nichtöffentlichen Teile erläutert.

Dabei gab Hr. Dr. Schröder zwar auch immer einen eigenen Vorschlag zur Anwendung der Schutzfristen ab, wies aber auch ausdrücklich darauf hin, dass diese keine endgültige Musterlösung sei. Er rief alle Kolleginnen und Kollegen dazu auf, sich über das Thema gründlich Gedanken zu machen und die Diskussion in Zukunft weiter zu führen. Er erhofft sich die Gründung einer Arbeitsgruppe zu dem Thema, an der sowohl Archivare als auch Juristen beteiligt sein sollten, und dass sich die Kommunalarchive mit Hilfe dieser Arbeitsgruppe irgendwann auf eine einheitliche Vorgehensweise einigen können.

Hr. Dr. Worm vom LWL-Archivamt merkte am Ende des Vortrages an, dass es in Zukunft sicher sinnvoll wäre, die Problematik hinsichtlich der Übernahme elektronischer Rats- und Ausschussunterlagen etwas zu entschärfen, indem diese direkt in öffentliche und nichtöffentliche Teile getrennt verzeichnet werden, möglichst sogar die einzelnen Tagesordnungspunkte als separate Verzeichnungseinheiten gewählt werden, um die Schutzfristen individueller vergeben zu können.

Ich fand den Vortrag von Hr. Dr. Schröder auf jeden Fall sehr aufschlussreich und blicke erwartungsvoll der Gründung einer Arbeitsgruppe zu der Thematik der öffentlichen- und nichtöffentliche Rats- und Ausschussunterlagen entgegen.

S. Bruns, ArchivtagBlogger


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