Ausnahmen von der Anbietungspflicht als Problem der Überlieferungsbildung, ein Vortrag von Dr. Michael Scholz (Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv)

Herr Dr.Scholz, Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv
Herr Dr.Scholz, Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv

„…Wäre es nicht gerechtfertigt… der Überlieferung von Unterlagen absoluten Vorrang einzuräumen?“

Diese Frage stellte Dr. Michael Scholz, der hier konsequent die Probleme bei der Überlieferungsbildung in Archiven ansprach und Probleme bei der Anbietungspflicht erläuterte.

So ist die Pflicht zur Anbietung von Verwaltungsunterlagen an Archive eine wesentliche Voraussetzung für die planmäßige Überlieferungsbildung, bei der jedoch immer wieder praktische oder archivrechtliche Widerstände entstehen.

Genauso ging es aber auch um Defizite in der Gesetzgebung, die dazu führen können, dass die allgemeine Anbietungspflicht immer weiter ausgehöhlt wird, was auf lange Sicht der Überlieferungsbildung in Archiven schadet. Denn längst haben sich Verwaltungsabläufe eingebürgert, die der Anbietung von Archivgut nicht gerade zugutekommen, obwohl die Anbietungspflicht ein klarer Bestandteil des Archivgesetzes ist. Doch hier liegt auch oft das Problem, denn andere Gesetze wie z.B. das Datenschutzgesetz stehen dem Archivgesetz entgegen und formulieren Vorschriften, die das Archivgesetz unterwandern können. Das Datenschutzgesetz als Beispiel sagt aus, das Unterlagen nicht übernommen werden, „sofern die Speicherung der Daten unzulässig war“ oder das „Unterlagen von Beratungsstellen nur in anonymisierter Form angeboten werden dürfen“.

Oft spielen diese Gesetze jedoch überhaupt keine Rolle, da diese Unterlagen bereits von der anbietenden Stelle gelöscht werden und somit erst gar nicht angeboten werden. Trotz allem können sie viel über innere Verwaltungsstrukturen aussagen und sind somit ein deutlicher Verlust für die kommunale Überlieferung, sofern diese vernichtet werden. Als weiteres Beispiel führte Dr. Scholz das Strafgesetzbuch an, in dem u.a. die „Verletzung von Privatgeheimnissen“ geregelt ist. Davon sind vor allem Psychologen oder Beratungsstellen auf kommunaler Ebene betroffen. Aufgrund dieser Gesetzgebung kam es in jüngster Zeit immer wieder zu Versuchen, die Archivierung bestimmter Unterlagen aufgrund dieser Ausnahmeregelungen zu unterbinden und die allgemeine Anbietungspflicht so schon von Grund auf einzuschränken. Dr. Scholz gab in seinem Beitrag einen umfassenden Überblick über die Rechtslage und zeigte auf, wie man mit unklaren Gesetzesformulierungen umzugehen hat bzw. diese sachgemäß interpretieren kann; von der Ausnahmen von der Anbietungspflicht bis zu den gesetzmäßigen Verdrängungen von allgemeinen Gesetzen aufgrund Spezialgesetze oder Brechung des Landesrechtes durch das Bundesrecht. Als Fazit legte Dr. Scholz lediglich einige Richtlinien fest, wie Archive mit den Unterlagen umzugehen haben. Er bemerkte, dass auch zu löschende Unterlagen anzubieten sind und Ausnahmen nur gelten, wenn sie im Archivgesetz explizit erwähnt werden. Zu löschende Daten sind demnach auch gelöscht, wenn sie vom zuständigen Archiv übernommen werden, da sie von der Verwaltung nicht mehr genutzt werden können. Doch daraus ergeben sich auch Konsequenzen. So ist die Archivierung getrennt von der Verwaltung zu betrachten, obwohl oft beides miteinander verknüpft ist. Zudem sollte es eine strikte Trennung zwischen dem Archiv und einem eventuellen Zwischenarchiv geben; es sollten auch keine Verwaltungsmitarbeiter Zugang zu den Magazinen haben, in dem archivierte und von der Verwaltung „gelöschte“ Unterlagen lagern. Abschließend bleibt die rechtliche Frage jedoch weiterhin kompliziert und erfordert ein hohes Maß an rechtlichen Grundlagen einzelner Mitarbeiter, um sich zwischen den einzelnen Gesetzgebungen zurechtzufinden.

M. Anger, ArchivtagBlogger


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