KommDIGITALE – Fachmesse zur „Digitalen Kommune“

Die 1. KommDIGITALE Digitale Kommune – Messe und Kongress fand vom 15. bis 17. November 2022 in der Stadthalle Bielefeld statt. An den drei Tagen stand die Digitalisierung der Verwaltung im Fokus. Der Kongress sollte allen kommunalen Digitalisierungsbeauftragten und -interessierten dazu dienen, sich über Software, Hardware, digitale Lösungen und moderne Technologien auszutauschen. Auf der Fachmesse konnte man sich einen Überblick über Angebote und Möglichkeiten auf dem Markt verschaffen. Organisiert wurde die Kongressmesse vom Deutschen Städte- und Gemeindebund, dem Deutschen Städtetag, dem Deutschen Landkreistag, dem Bundesministerium des Innern und für Heimat, der Stadt Bielefeld und dem DATABUND e.V.

Parallel fanden in zehn Räumen, sowie auf einer Hauptbühne Präsentationen statt. Anknüpfungspunkt für die Vorträge war zumeist das Onlinezugangsgesetz (OZG), das den Bund, die Länder und die Kommunen verpflichtet, bereits bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Insgesamt umfasst der OZG-Umsetzungskatalog knapp 600 zu digitalisierende Dienstleistungen.

An der Archivszene war die Veranstaltung weitgehend vorbeigegangen; auch die digitale Langzeitarchivierung war nur bedingt ein Thema. Aus dem Programm des Kongresses ließen sich aus rund 125 Vorträgen/Seminaren immerhin zwei mit Archivbezug ermitteln:

  1. „OZG E2E – Ganzheitliche kommunale Digitalisierung“ der regioIT
  2. „z.d.A. – Und was nun? Bericht und Tipps zum Aufbau einer vollständigen Wertschöpfungskette“ der CEYONIQ Technology GmbH

Im Vortrag OZG E2E [End to End], der von schätzungsweise 70 Teilnehmer:innen besucht war, wurde als das zweite „Ende“ die Langzeitarchivierung angesprochen unter Hinweis auf die Verpflichtung zur Aussonderung nach Archivgesetz. Zur Möglichkeit der digitalen Aussonderung wurden die „Manuelle Übergabe an ein Langzeitarchiv“ und die „Anbindung an ein Fachverfahren oder DMS“ vorgestellt. Hier wurde zwar zwischen Langzeitarchiv und Historischem Archiv unterschieden, dennoch gerieten die Begrifflichkeiten etwas durcheinander.

Der Vortrag über den Aufbau einer vollständigen Wertschöpfungskette entpuppte sich als Vortrag des „Digitalen Stadtarchivs“ der „Digitalen Modellregion Aachen“. Der IT-Projektmanager dieses Projekts, Detlef Stoffels, zeigte vor rund 15 Teilnehmer:innen auf, dass die ursprüngliche digitale Wertschöpfungskette bei der Stadt Aachen zunächst beim DMS endete. Somit hatte sie den Lebenszyklus eines Dokuments lediglich vom (Post-)Eingang bis zur Ablage im Dokumentenmanagementsystem – im Sinne der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – betrachtet. Für die ganzheitliche Wertschöpfungskette fragte man sich, was mit den Dokumenten nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist passieren sollte. So sind im Rahmen des Modellprojekts die Bausteine „Aussonderung“ und Übertragung an ein „Langzeitarchiv“ hinzugekommen. Es wurden Pflichten- und Lastenhefte erarbeitet, auf dessen Basis man sich für die Langzeitarchivlösung DiPS.kommunal entschieden hat. Eine Schnittstelle zum Langzeitarchiv war explizites Ziel des Projekts.

Bei der Aufgabe, Aktenbestände nicht nur für die DMS-Einführung, sondern auch für die digitale Wertschöpfungskette zu ermitteln und zu strukturieren, kam man in Aachen dabei nicht umhin, sich die Frage nach aktenrelevanten Metadaten zu stellen. In Bezug auf die digitale Wertschöpfungskette dienen Metadaten zur Beschreibung, zur Wiederauffindung und zum rechtlich korrekten Umgang von und mit Unterlagen. Da die Stationen elektronische Poststelle, Dokumentenmanagementsystem und elektronisches Langzeitarchiv bestimmte Anforderungen an die Dokumente stellen, entwickelte man eine Plattform, die alle relevanten Strukturinformationen zusammenträgt: das sogenannte „Aktenstrukturkataster“. Und da die Aufgabengebiete der Gebietskörperschaften in hohem Maße gleichförmig sind, fallen demzufolge in den Gebietskörperschaften auch ähnliche Aktenbestände an. Das Aktenstrukturkataster kann beispielsweise anderen Kommunen die Einführung der E-Akte erleichtern.

Die nächste KommDIGITALE soll vom 19. bis 21. November 2023 stattfinden. Zu wünschen wäre ein Stand des Digitalen Archivs NRW sowie weitere Praxisberichte zur digitalen Langzeitarchivierung. Auch wenn die digitale Langzeitarchivierung glücklicherweise am Rande ein Thema gewesen ist, ist zu bedauern, dass die zahlreichen Veranstalter die diesjährige Tagung am Archivwesen vorbeigeplant haben.



Diesen Blogbeitrag zitieren
Kristina Ruppel (2022, 18. November). KommDIGITALE – Fachmesse zur „Digitalen Kommune“. archivamtblog. Abgerufen am 1. März 2024, von https://doi.org/10.58079/cjp3

2 Gedanken zu „KommDIGITALE – Fachmesse zur „Digitalen Kommune““

  1. Wurde in dem Vortrag aus Aachen bereits mitgeteilt, wie/wo das “Aktenstrukturkataster” zur Nachnutzung bereitgestellt wird?

    Herzliche Grüße aus Lohmar!

    1. Hallo Herr Schröter,
      das Aktenstrukturkataster soll bis spätestens Ende 2022 unter der URL https://ask-ac.de frei im Internet aufrufbar sein. Es wird einen kostenlosen “Basiszugriffs” geben, mit dem man den gesamten Metadatenbestand einsehen kann. Das gesamte Leistungsspektrum der Plattform können Nutzende mit dem kostenpflichtigen “Premiumzugriff” abrufen. Über den Premiumzugriff können Gebietskörperschaften ihre eigenen Datenbestände anlegen und pflegen (mandantenfähiger Aufbau der Plattform). Idealerweise könnte ein Mandant von anderen Mandanten die Metadaten eines kompletten Fachaufgabenbestandes in seinen Mandanten übernehmen und dort individuell anpassen.
      Weitere Infos können gern bei Herrn Stoffels vom Stadtarchiv Aachen erfragt werden.
      Beim DiPS.kommunal-Nutzerkreistreffen am 6. Dezember 2022 wird Herr Stoffels ebenfalls vom Aktenstrukturkataster berichten.
      Viele Grüße aus dem Archivamt
      Kristina Ruppel

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