Bewertung von Schulunterlagen – Auswahlkriterien des Stadtarchivs Hildesheim für „Archivschulen“ und Schriftgutgruppen” von Dr. Michael Schütz (Stadtarchiv Hildesheim)

In seinem Vortrag zur “Bewertung von Schulunterlagen – Auswahlkriterien des Stadtarchivs Hildesheim für „Archivschulen“ und Schriftgutgruppen” erläuterte der stellvertretende Archivleiter Dr. Michael Schütz des Stadtarchiv Hildesheim deren Auswahlkriterien für die Übernahme von Schulunterlagen.

Hierbei ging er auf eine fehlende Diskussion zur Bewertung von Schulunterlagen ein, stellte die rechtlichen Grundlagen für die Übernahme in Niedersachsen vor und präsentierte die im Stadtarchiv praktizierten Auswahlkriterien für Schulen und Schriftgutgruppen.

Einführung

Zu Beginn seines Vortrag rief Herr Schütz einige Lacher hervor, als er meinte, dass eine andere Beschreibung für Schulleiterkonferenzen “Konferenzen der kleinen Könige” sei. Dies liege daran, dass nach Meinung der Schulleiter für Schulen alleine die Unterrichtsgestaltung maßgebend sei. Naturgemäß sehen Archivare dies anders. Denn für sie zählt zur Überlieferungsbildung von Schulen mehr, als nur der Unterricht. Deshalb ist es wichtig den Schulleitern den Wert der archivischen Überlieferung zu verdeutlichen.

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Herr Dr. Michael Schütz hält seinen Vortrag auf dem 67. Westfälische Archivtag

Doch nicht nur in den Schulen selber, auch in der archivfachlichen Welt muss sich in Richtung Schulüberlieferung noch Einiges bewegen. So fand zwar auf der ANKA -Tagung 2005 in Lingen (Programmübersicht: http://anka-online.net/index2.htm) eine Diskussion zur Bewertung von Schulunterlagen statt, wo herausgestellt wurde, dass die Institution Schule eine große Bedeutung hat, gerade auf kommunaler Ebene. Bei dieser Diskussion erstaunte es den Redner zu erfahren, dass es keine Archivierungsmodelle für Schulen gibt und die Schulüberlieferung insgesamt wenig ausgeprägt war. Diesen Umstand fand er diskussionswürdig. Leider hat sich in dieser Hinsicht wenig getan.

Auch beim Stadtarchiv Hildesheim ist deren jetziges Archivierungsmodell als ein Zwischenstand zu betrachten und Herr Schütz hoffte auf eine intensive Diskussion zu diesem Thema nach Beendigung seines Vortrages.

Wichtig bei der sinnvollen Überlieferungsbildung von Schulen – und dies wurde mehr als einmal betont – ist die Absprache der Archive untereinander, speziell zwischen Staats- und Kommunalarchiven, um Redundanzen und wertlose Aktenübernahmen zu vermeiden.

Rechtliche Grundlagen in Niedersachsen

Neben den niedersächsichen Archivgesetz ist für die Archive in Niedersachsen der Runderlass des Kultusministeriums vom 2.01.2012 (Runderlass: http://www.nds-voris.de/jportal/portal/?quelle=jlink&query=VVND-225600-MK-20120102-SF&psml=bsvorisprod.psml&max=true) von großer Bedeutung. Der Erlass fordert die Staats- und Kommunalarchive zur Absprache in Bezug auf die Schulüberlieferung auf. Diese sollen die Auswahl der Schulen und der Aktengruppen regeln.

Auswahlkriterien des Stadtarchiv Hildesheim für Archivschulen

Dank der Nachfrage von Frau Dr. Becker am Ende des Vortrages wurde noch einmal deutlich, dass mit dem Begriff Archivschulen eine vom Archiv, aufgrund bestimmter Kriterien, getroffene Auswahl von Schulen ist. Die Unterlagen dieser Archivschulen werden nach dem Archivierungsmodell übernommen, während die Unterlagen nicht ausgewählter Schulen komplett zur Kassation freigegeben werden. Ausnahmen finden sich bei Schulchroniken und überlieferten Fragmenten aufgrund der Zerstörungen gegen Ende des Zweiten Weltkrieges.

Folgende Kriterien werden für Archivschulen in Betracht gezogen:

  • städtische Trägerschaft
  • geografische Lage
  • Schul- und Lokalgeschichte
  • sozialtopografische Kriterien

Als Beispiel für die Absprachen zwischen den Archiven untereinander, führte der stellvertretende Archivleiter die Zusammenarbeit mit den evangelischen Landeskirchenarchiv in Hannover. Ein städtisches Gymnasium ging 1977 in kirchliche Trägerschaft über. Da das Stadarchiv Hildesheim bereits Unterlagen dieser Schule besaß, wurde mit dem kirchlichen Archiv ein Depositalvertrag abgeschlossen, sodass die weitere Überlieferung im städtischen Archiv verbleibt.

Auswahl archivwürdiger Schriftgutgruppen

Diesen Aspekt des Vortrages bezeichnete Herr Schütz als Kern seines Referates.

Dazu zeigte er auf einer Folie seines Power-Point Vortrags die Aufbewahrungsfristen schulischer Überlieferung aufgrund des vorgenannten Runderlasses. Leider war die Schrift zu klein zum Lesen gewesen, aber Herr Schütz konnte souverän mündlich Abhilfe schaffen.

Auf dieser Grundlage wird vom Stadtarchiv Hildesheim die Bewertungsentscheidung mit feststehender Intensivität getroffen. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Namenslisten von Schülern und des Personals, Schulchroniken und Protokolle komplett übernommen werden, während Unterlagen für Abiturprüfungen sowie Schulveranstaltungen und Klassenbücher nur in Auswahl übernommen werden.

Bei diesem Thema sprach der Archivar aus Hildesheim auch zwei Problematiken an.

1. Namenslisten von Schülern: Diese Akten werden oft angefordert von Benutzern, dabei ist dies eine Schulaufgabe. Das Stadtarchiv Hildesheim traf deshalb eine Abmachung mit den Schulen, dass diese die Unterlagen länger aufbewahren.

2. Personalnebenakten der Lehrer: Dabei handelt es sich um Fragmente, die vollständigen Unterlagen befinden sich auf Landesebene. Das Stadtarchiv Hildesheim befindet sich wegen dieser Problematik in Gesprächen mit dem Landesarchiv. So lange kein Ergebnis feststeht, werden die Nebenakten mit dem Vermerk zur Nachkassation im Stadtarchiv archiviert.

Zum Abschluss kam Herr Schütz auf die Wichigkeit zur ergänzenden Übernahme von Unterlagen des Schulamtes zu sprechen. Dabei sollte die Redundanz mit schulischer Überlieferung auf jeden Fall vermieden werden.

Mit Beifallbekundungen seitens des Publikums endete ein interessanter und sicherlich diskussionswürdiger Einblick ins Archivierungsmodell des Stadtarchivs Hildesheim zur schulischen Aktenbewertung.

Ihre ArchivtagBlogger, Elena Boßmeyer

 


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