Vorfeldarbeit als Garant für strukturierte Überlieferungsbildung – Vinzenz Lübben M.A. (Kommunalarchiv Minden)

Herr Vinzenz Lübben, Kommunalarchiv Minden
Herr Vinzenz Lübben, Kommunalarchiv Minden

Frau Dr. Becker vom Stadtarchiv Lippstadt (die die Moderation wegen einer Erkrankung von Herrn Gießmann übernommen hatte) wies auf die Bedeutung von Schulunterlagen gerade in Kommunalarchiven hin. Immer wieder kommt es vor, dass nicht mehr auffindbare Abschlusszeugnisse zur Vorlage bei Behörden benötigt werden und die Betreffenden sich dann an die Archive wenden.

 

Im Bereich der Schulen treffen wir auf unterschiedliche Registraturbildner, vor allem die Schulträger und Schulaufsicht, wobei die Schulaufsicht organisatorisch stark differenziert ist (Städte und Gemeinden, Kreise, Bezirksregierungen, Landesministerien). Die rechtlichen Grundlagen sind in der BASS (Bereinigte Amtliche Sammlung der Schulvorschriften NRW) zusammengefasst, einige dieser Vorschriften betreffen die Aufbewahrung bzw. Archivierung der Unterlagen. Archivrechtliche Vorschriften wie das Archivgesetz NRW finden dort merkwürdigerweise keine Erwähnung.

Wichtige Aufbewahrungsfristen sind z.B. folgende:
– 50 Jahre für die Zweitschriften der Abschlusszeugnisse
– 20 Jahre für die sog. Schülerstammdaten
– 10 Jahre für Klassenbücher und Jahreszeugnisse
– 5 Jahre für andere schulische Unterlagen

Herr Lübben ging kurz auf die Strukturierung der Schullandschaft in Minden ein: Schulbüro der Stadt Minden (Schulentwicklungsplanung, Schulausstattung), Schulamt des Kreises Minden-Lübbecke (unterschiedliche Fach- und Dienstaufsichten), die Schulen selbst (öffentliche und private Trägerschaft) sowie die Beziksregierung Detmold (unterschiedliche Fach- und Dienstaufsichten).

Zur Strukturierung der potenziellen Überlieferung sollten zunächst die bestehenden und auch aufgelösten Schulen ggf. durch Telefonbücher oder Adressbücher ermittelt werden. Außerdem sollte eine Recherche zur Entwicklung des Schulwesens betrieben werden, da die Unterlagen der einzelnen Schulen nicht nur bei der Schule selbst entstehen. Eine gute Möglichkeit wäre die Kontaktaufnahme zu den Schulen z.B. über die Schulleitung oder im “schlimmsten” Fall über den Hausmeister, da diese meistens besser über die Lagerung der Schulakten informiert sind. Als sehr wichtiger Punkt wurde auch die Einführung von Aktenplänen in den Schulen genannt, dies führt jedoch in den meisten Fällen zu Verwirrung in den einzelnen Schulen.

Insgesamt sind in der Kooperation von Registraturbildnern und Archiven noch viele Hemmnissen zu beseitigen; es bleibt zu hoffen, dass die Zusammenarbeit zwischen Schulen und Archiven in der Zukunft strukturierter ablaufen wird.

Dominik Goßens, ArchivtagBlogger


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