DiPS.kommunal-Nutzerkreistreffen Sommer 2022

Zweimal im Jahr treffen sich die Kund*innen und die Entwicklergemeinschaft von DiPS.kommunal zu einem Austausch. Am 21. und 22. Juni fand das Nutzerkreistreffen zum zweiten Mal in einem zweitägigen Format statt, an dem rund 40 Teilnehmer*innen online partizipierten. Am ersten Tag wurden praxisnahe Workshops angeboten, am zweiten Tag folgte der eigentliche Austausch über technische Neuerungen und über den Fortschritt der einzelnen Unterarbeitskreise zu Schnittstellenentwicklung, Formatbewertung und Portal sowie über Projekte der Archive vor Ort, wie etwa zur Webseitenarchivierung des Kreisarchivs Soest. Den Kund*innen stehen über das KDN-Mitgliederportal das Protokoll sowie die Folien der Workshops zum Nachlesen zur Verfügung.

Workshops

1. Nutzung digitaler Archivalien – Herausforderungen und Lösungsansätze (Alina Ostrowski/Hannah Ruff)

Im Workshop wurde diskutiert, wie die technische Umsetzung der Bereitstellung digitaler Unterlagen, die in DiPS.kommunal gespeichert sind, aussehen kann. Die Festlegung des Formats, der Metadaten und der signifikanten Eigenschaften im Vorfeld beeinflusst unmittelbar die (späteren) Nutzungsmöglichkeiten. Nutzungsszenarien mit Methoden der Digital Humanities müssen schon beim Ingest mitbedacht werden (z.B. kann die interne Struktur der Daten ebenso zu ihren signifikanten Eigenschaften gehören, wie ihr Inhalt oder ihre äußere Form!). Der Appell an Archivar*innen lautet in diesem Zusammenhang, es verstärkt im Blick zu behalten, dass sich die Forschungsmethoden verändern.

Strukturierte vs. unstrukturierte Daten nach der Lehre der Informationstechnologie. Ausschnitt aus der Präsentation zum Workshop “Access”.

2. Vorbereitung unstrukturierter Daten für die Bearbeitung mit Pit.plus (Pre-Pre-Ingest) (Dirk Jan Dolfing)

Einführend musste eine Begriffsdefinition für „Pre-Ingest“ und „Pre-Pre-Ingest“ erfolgen: beim „Pre-Ingest“ handelt es sich um die Vorstrukturierung von unstrukturierten Daten (z. B. aus Fileablagen), bevor sie in das digitale Magazin (DiPS.kommunal) eingespielt werden. Bei DiPS.kommunal gibt es dafür das Tool Pit.plus. Die Möglichkeiten und Grenzen des Tools wurden im Workshop aufgezeigt und Überlegungen angestellt, welche Schritte evtl. noch vor der Bearbeitung mit dem Pit.plus passieren könnten bzw. sollten. Diese Vorarbeiten werden unter „Pre-Pre-Ingest“ verstanden. Vor allem wenn man große Datenmengen verarbeiten muss, macht eine Vorstrukturierung Sinn. Aus dem Nutzerkreis wurden Erfahrungen mit den Tools „Rename-expert“ zur Dateiumbenennung, „TreeSize“ zur Ordnerstruktur und „Powershell“ für die Bearbeitung in der Windows-Kommandozeile mit eingebracht. Beim „Pre-Ingest“ und beim „Pre-Pre-Ingest“ heißt es „Learning by Doing“: Am besten, man testet zunächst mit einem kleinen Teil der geplanten Lieferung im Pit.plus die Möglichkeiten und entwickelt mit der Zeit Best-Practise-Erfahrungen für kommende Lieferungen.

3. Umgang mit Lieferungen im Clearing (Nicola Bruns/Tim Knoche)

Gezeigt wurden folgende drei Szenarien zum Umgang mit Lieferungen, die technische Fehler aufweisen und aufgrund dessen im Postkorb „Clearing“ landen:

  • Szenario 1: Unbekannte Formate
  • Szenario 2: Invalide Formate
  • Szenario 3: Manueller Austausch

Die Lösungsmöglichkeiten und die notwendigen Schritte im Strukturierungswerkzeug Pit.plus und/oder in der Weboberfläche des digitalen Magazins wurden im Livebetrieb gezeigt.

An Tag zwei des Nutzerkreistreffens folgten Sachstandsberichte der verschiedenen Unterarbeitskreise für Ratsinformationssysteme (ALLRIS, SD.net, Session), für Dokumentenmanagementsysteme (d.3 ecm, Doxis 4, Enaio, nscale) und für Gewerberegister (migewa). Darüber hinaus besteht seit Mai 2022 die Entwurfsgruppe nestor AG Archivstandards mit dem Ziel, einen Entwurf für die standardisierte Aussonderung aus DMS zu erstellen. Eine zukünftige Abnahme als nestor-Standard soll erreicht werden. Dazu wird eine standardisierte, herstellerunabhängige Aussonderungsportion spezifiziert. Ebenfalls wird derzeit bei verschiedenen Kunden eruiert, wie vollständig Daten aus dem Meldedatenzwischenarchiv (Archivo) sind.

In der Abschlussrunde wurde der Praxisbezug des Nutzerkreistreffens besonders hervorgehoben und gelobt. Die Aufteilung von Workshop-Tag und dem eigentlichen Austausch am zweiten Tag wird als gelungen empfunden. Damit die Nutzerkreistreffen praxisnah bleiben, sind alle Kund*innen aufgerufen, Workshop- und Themenvorschläge für das nächste Nutzerkreistreffen – das turnusmäßig Ende des Jahres 2022 stattfinden wird – einzureichen. Auch für die Vernetzung der Kund*innen untereinander ist das Nutzerkreistreffen ein geeignetes Format. Der stetig wachsende Kundenkreis kann im Austausch feststellen, welche gleichartigen Probleme und Herausforderungen zu bewältigen sind und welche Lösungsansätze mancherorts bereits gefunden wurden. DiPS.kommunal entwickelt sich mit und durch seine Kunden weiter. Der enge Kontakt zu den Kunden*innen ist dafür sehr wichtig und wird nicht zuletzt durch die Nutzerkreistreffen gestärkt.



Diesen Blogbeitrag zitieren
Kristina Ruppel (2022, 15. Juli). DiPS.kommunal-Nutzerkreistreffen Sommer 2022. archivamtblog. Abgerufen am 26. Mai 2024, von https://doi.org/10.58079/cjo6

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