67. Westfälischer Archivtag, #WAT15: Die Abstracts zu den Vorträgen sind online!

Foto: Stadt Gladbeck

1. Arbeitssitzung: Überlieferung aus Schulverwaltung und Schulen

Vinzenz Lübben M.A. (Kommunalarchiv Minden)
Vorfeldarbeit als Garant für strukturierte Überlieferungsbildung – Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege

Die Schullandschaft in Nordrhein-Westfalen ist äußerst vielfältig und durch einen ständigen Wandel gekennzeichnet: In der Vergangenheit entstanden wiederholt neue Schulformen, während andere verschwanden. Zahlreiche kleine Schulen wurden aufgelöst oder mit anderen zusammengelegt. Dieser Prozess wird sich auch zukünftig fortsetzen.
Für die Archive bedeutet dies eine große Herausforderung: Zum einen müssen sie die Unterlagen der aufgelösten Schulen vor der völligen Vernichtung retten, zum anderen müssen sie die jeweiligen Nachfolgeschulen kennen, um Anfragenden bei der Suche nach Schulbescheinigungen oder Zeugnisabschriften helfen zu können. Hierzu sind gute Kontakte zu den einzelnen Schulen und den Schul(verwaltungs)ämtern notwendig.
Das nordrhein-westfälische Schulgesetz unterteilt die Schulen im Land nach ihrer Trägerschaft in öffentliche Schulen und Schulen in freier Trägerschaft. Öffentliche Schulen können von den Gemeinden, den Kreisen und kreisfreien Städten, den Landschaftsverbän-den oder dem Land getragen werden. Privatschulen werden v.a. von Glaubensgemeinschaften und Vereinen unterhalten. Alle Schulen unterstehen der staatlichen Schulaufsicht.
Unterlagen über einzelne Schulen entstehen daher nicht nur bei den Schulen selbst, sondern auch bei ihren Trägern sowie bei den Schulaufsichtsbehörden. Für die Übernahme dieser Unterlagen sind verschiedene Archivsparten zuständig.
Die Schriftgutverwaltung der meisten Schulen ist stark verbesserungswürdig. Hier können die Archive beratend tätig werden, indem sie z.B. bei der Erstellung von Aktenplänen mitwirken oder bei der Bestimmung von Aufbewahrungsfristen helfen.

Rolf-Dietrich Müller (Stadtarchiv Paderborn)
Praktische Fragen im Umgang mit Unterlagen aus Schulen

Der Beitrag basiert auf den Gegebenheiten in der Kreisstadt Paderborn und stützt sich auf Erfahrungen aus etwa drei Jahrzehnten. Vorgestellt wird zunächst die aktuelle örtliche Schullandschaft mit 39 Schulen in städtischer Trägerschaft. Sodann wird die schulische Überlieferungslage im Stadtarchiv erläutert: Material von 38 zum Teil aber nicht mehr existenten Schulen und für die Zeit bis 1945 relativ lückenhaft. Überlieferung der Kernstadtschulen bei Luftangriffen weitgehend vernichtet, Überlieferung der Stadtteil-schulen besser und bis ins 19. Jahrhundert zurückreichend, aber ebenfalls fragmentarisch und von Schule zu Schule inhaltlich unterschiedlich.
Neben Schulchroniken, Schülerverzeichnissen, Protokollen u. ä. ist Aktenmaterial nur in sehr geringem Umfang erhalten; keine Aktenführung nach Sachbetreffen, sondern chronologische Ablage in einem oder mehreren Bänden. Intensive Erschließung erforderlich und sinnvoll, da auch die Schulakten der Schulträger erhebliche Überlieferungslücken aufweisen und die Akten der Schulaufsicht (Landratsamt PB) 1945 vernichtet wurden.
Von besonderer Bedeutung die Schulchroniken, die bei den „Dorfschulen“ zumeist nicht nur auf das schulische, sondern auch auf das örtliche Geschehen eingehen und den Text ergänzendes Material enthalten, z. B. ortsgeschichtlich relevante Fotos. Nicht kriegsbedingte Überlieferungslücken aus der Zeit vor, aber auch nach dem Zweiten Weltkrieg aufgrund von Schul-Neubauten und -Umzügen sowie aus Unkenntnis über potentiellen Quellenwert (Vernichtung) in Verbindung mit erst um 1980 einsetzender archivischer Betreuung der Schulen.
Überlieferung nach 1945 insgesamt wesentlich dichter, insbesondere die Aktenüberlieferung. Aktenführung zumeist aber sehr problematisch, typische äußere Mängel: fehlende, unvollständige oder falsche Beschriftung, Behördenheftung und kaufmännische Heftung nebeneinander, z. T. sogar in derselben Akte. Akten betr. Äußere Schulangelegenheiten (Kompetenz Schulträger) noch einigermaßen klar strukturiert, im Wesentlichen aber kassabel, da sich die Inhalte auch in der Überlieferung des Schulträgers wiederfinden. Akten betr. Innere Schulangelegenheiten (Kompetenz Land) zumeist nur ansatzweise sinnvoll strukturiert, Ablage vielfach in Korrespondenzakten. Für Nutzung erforderlicher Erschließungsaufwand der Korrespondenzakten angesichts des Umfangs und des Inhalts, der sich im Wesentlichen auch in den Akten der Schulaufsicht finden dürfte, nicht vertretbar; zudem andere aussagekräftige Quellen verfügbar: Protokollserien, Chroniken, Pressespiegel etc.
Benutzung von Schulunterlagen für schulgeschichtliche Fragestellungen derzeit selten, da etliche einschlägige Publikationen für Paderborn vorliegen. Relativ häufig Benutzung für private Zwecke: Zeugnisersatz, Schulbescheinigungen (Zwischenarchivgut: in Paderborn keine Weitergabe der Überlieferungen aufgelöster Schulen an andere Schulen, sondern zentrale Aufbewahrung im Zwischenarchiv des Stadtarchivs, somit bei Bedarf einfach nutzbar).
Benutzung von Schulunterlagen mit großer Sensibilität zu handhaben, da naturgemäß in erheblichem Umfang personenbezogenes Material enthaltend. Unbeschränkter Zugang zu Unterlagen nur für Betroffene. Bei Nutzung durch Dritte in Zweifelsfällen lieber die Schutzfristen des Archivgesetzes für personenbezogenes Archivgut anwenden bzw. Genehmigung/Versagung der Benutzung mit Datenschutzbeauftragtem oder Hausjuristen abstimmen. Vorsicht auch im eigenen Interesse geboten, da Datenschutzgesetz NRW strafbewehrt und schon bei fahrlässigen Verstößen Bußgelder bis zu 50.000 € möglich.

Renate Volks-Kuhlmann (Kreisarchiv Borken)
Zwischen Sommerfrische und Winterschule – Zur Überlieferung der Schul- und Schulverwaltungsämter der Kreise

Die archivische Überlieferung zu dem Thema „Schule und Weiterbildung“ ist durch den Dualismus von staatlichen Schulämter (1872 Kreisschulinspektoren, 1920 Schulrat, 1958 Schulamt) und den kommunalen Schulverwaltungsämtern gekennzeichnet. Die Trennung in die Zuständigkeit für die inneren Schulangelegenheiten (Schulinhalte, Unterrichtsinhalte, Schulaufsicht, Lehrpersonen – Qualifikation, Ausbildung, Einstellung) und die äußeren Schulangelegenheiten (Schulerrichtung, Schulgebäude, Ausstattung der Schulen, Lernmittel) spiegelt sich auch in Quellen wieder. Die Schullandschaft im Kreis Borken, die Frage der Zuständigkeit der Schul- und Schulverwaltungsämter, die Bewertungsentscheidungen bei den unterschiedlichen Aktengruppe und die Zusammenarbeit mit dem Landesarchiv NRW als zuständigem Archiv für das staatlich Schulamt werden als „Praxisbericht“ aus dem Kreisarchiv Borken vorgestellt.

Dr. Bastian Gillner / Dr. Jens Heckl (Landesarchiv NRW)
Ministerium, Bezirksregierungen, Schulämter – Schulverwaltung als Überlieferungsthema im Landesarchiv NRW

Schulverwaltung ist nicht nur ein großer, sondern auch ein komplexer Bereich der nordrhein-westfälischen Landesverwaltung. Vom Ministerium für Schule und Weiterbildung als oberster Landesbehörde über die Bezirksregierungen als Mittelbehörden bis hin zu den lokalen Schulämtern als unterste staatliche Schulaufsicht sind viele unterschiedliche Akteure eingebunden. Im Mittelpunkt der Arbeit dieser staatlichen Schulverwaltungen stehen die sogenannten inneren Schulangelegenheiten, also der Unterricht, die Lehrpläne, die Bildungsziele sowie auch das Lehrpersonal. Zu trennen sind hiervon die äußeren Schulangelegenheiten wie etwa die Errichtung und der Unterhalt von Schulen. Äußere Schulangelegenheiten fallen in die Zuständigkeit der Kommunen und werden dort von den Schulverwaltungsämtern geregelt.
Die gesamte staatliche Schulverwaltung in Nordrhein-Westfalen erstreckt sich gegenwärtig auf ca. 6.400 Schulen mit ca. 199.000 Lehrerinnen und Lehrern sowie ca. 2,75 Millionen Schülerinnen und Schülern. Für die Überlieferung dieser vielgestaltigen Bildungslandschaft ist das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen zuständig. Zwecks Einheitlichkeit und Transparenz seiner Schulüberlieferung verfügt es seit 2013 über ein eigenes Archivierungsmodell Schule und Weiterbildung. Der Vortrag möchte einen Überblick über die einzelnen Bereiche der staatlichen Schulverwaltung geben und deren Anteile in diesem Archivierungsmodell näher beleuchten.

2. Arbeitssitzung: Rechtsfragen im Rahmen der Überlieferungsbildung

Dr. Michael Scholz (Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv, Potsdam)
„… wäre es nicht gerechtfertigt … der Überlieferung von Unterlagen absoluten Vorrang einzuräumen.“
Ausnahmen von der Anbietungspflicht als Problem der Überlieferungsbildung

Die allgemeine Pflicht zur Anbietung von Verwaltungsunterlagen an das zuständige Archiv gehört zu den wesentlichen Errungenschaften der modernen Archivgesetze und ist eine wesentliche Voraussetzung für eine planmäßige Überlieferungsbildung. Dennoch ist ihre Durchsetzung auf der kommunalen ebenso wie auf der staatlichen Ebene keine Selbstverständlichkeit. Nicht nur Verwaltungstraditionen, sondern auch Datenschutzregelungen in Spezialgesetzen, die nur schwer mit den archivgesetzlichen Bestimmun-gen zu vereinbaren sind, stehen einer lückenlosen Umsetzung entgegen.

Dies reicht von ausdrücklichen Vernichtungsgeboten bis zu Formulierungen, die nicht auf den ersten Blick erkennen lassen, ob eine Archivierung zulässig ist. Zudem ist in jüngster Zeit der Versuch aufgetreten, die Archivierung bestimmter Unterlagen durch Ausnahmeregelungen im Archivgesetz zu unterbinden und die allgemeine Anbietungspflicht schon an der Wurzel einzuschränken.

Der Beitrag gibt einen Überblick über die komplizierte Rechtslage. Er zeigt Möglichkeiten auf, auch mit auf den ersten Blick unklaren Gesetzesformulierungen umzugehen und diese sachgemäß zu interpretieren. Gleichzeitig werden aber auch Defizite der Gesetzgebung und Gefahren benannt, die zu einer Aushöhlung der allgemeinen Anbietungspflicht und der Überlieferungsbildung in den Archiven führen könnten.

Dr. Cornelia Regin (Stadtarchiv Hannover)
‚Widerständige’ Dienststellen – Durchsetzung der Anbietungspflicht als Problem der Überlieferungsbildung

Der Beitrag schildert den langwierigen und zähen Prozess der Durchsetzung der Anbietungspflicht für die städtischen Kliniken an das Stadtarchiv Hannover. Auslöser der Auseinandersetzung war ein vom Bundesarchiv initiiertes Projekt zur Erfassung und Sicherung von Quellen zur Euthanasie 1939-1945. Das Bundesarchiv hatte auch die städtische Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie in Langenhagen angeschrieben, keine brauchbaren Auskünfte erhalten und sich mit der Bitte um Unterstützung an das Stadtarchiv gewandt.

• Das Klinikum verweigerte zunächst die Herausgabe der Akten mit dem Argument, als (kommunales) Unternehmen, das im Wettbewerb stehe, nicht der Anbietungspflicht zu unterliegen. Weiter wurde angeführt, dass Patientenakten und insbesondere Psychiatrieakten wegen ihrer sensiblen Inhalte nicht angeboten und archiviert werden dürften. Strittig war außerdem, ob Patientenakten vollständig oder nur in Auswahl und nur in Teilen anzubieten sind. Schließlich wurde die Frage aufgeworfen, ob die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Patientenunterlagen „Archivierung“ bedeutet und ob die dauerhafte Aufbewahrung der Akten im Klinikum selbst als „Archivierung“ im Sinne des Archivgesetzes bedeuten (und damit die Abgabe er-setzen) kann.
• Alle diese Fragen wurden durch Einschaltung des städtischen Rechtsamtes, des Landesdatenschutzbeauftragten und der Landesarchivverwaltung auf Grundlage des NArchG und der städtischen Schriftgutordnung schließlich zugunsten des Stadtarchivs geklärt und die Anbietung der Unterlagen auf der Dezernentenebene praktisch durchgesetzt.

Dr. Stephen Schröder (Rhein-Kreis Neuss, Dormagen)
Öffentliche und nichtöffentliche Rats- und Ausschussunterlagen – Überlieferungsbildung und Nutzung

Rats-, Kreistags- oder Ausschussunterlagen bilden, soweit es die entsprechenden Protokolle betrifft, das „Rückgrat“ (Roland Müller) der kommunalen Überlieferung. Gleichwohl hat sich die Archivwissenschaft unter rechtlichen Gesichtspunkten bislang eher zurück-haltend mit diesen wichtigen Zeugnissen auseinandergesetzt. Der Vortrag greift dieses Desiderat auf und beleuchtet die archivische Praxis und – soweit möglich – die juristische Theorie in Hinsicht auf die Überlieferungsbildung und vor allem die Nutzung von öffentlichen und nichtöffentlichen Rats-, Kreistags- und Ausschussunterlagen. Zurückgegriffen wird dabei u. a. auf eine in den letzten Wochen durchgeführte Umfrage unter verschiedensten Häusern der kommunalen Archivlandschaft in Nordrhein-Westfalen, die, ohne einen Anspruch auf mathematische Repräsentativität zu erheben, geeignet erscheint, zumindest Tendenzen des praktischen Umgangs mit den besagten Gremienunterlagen abzubilden. In inhaltlicher Perspektive wird nicht zuletzt die Frage im Mittelpunkt stehen, welche der drei archivgesetzlichen Schutzfristen für die öffentlichen respektive nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen greifen und was es in diesem Zusammenhang mit den besonderen Gründen einer (teilweisen) Versagung der Nutzung auf sich hat.

Nicht jeder Beitrag ist mit einem Abstract vertreten, aber die Abstracts und das Programm können als pdf hier heruntergeladen werden:

Abstracts_W.Archivtag

Programm Westfälischer Archivtag 2015


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