Digitale Sprechstunde „DiPS.kommunal“ auf dem WAT 2022

Da der 73. Westfälische Archivtag pandemiebedingt wiederum online stattfinden musste, wurde auch die digitale Sprechstunde „DiPS.kommunal“ als Videokonferenz abgehalten. Während dieser Sprechstunde stand Hannah Ruff vom DiPS.kommunal Support-Team des LWL-Archivamtes den rund 80 Teilnehmenden Rede und Antwort.  Da schon vorab einige Fragen eingereicht worden waren, gab es eine Präsentation mit folgenden fünf Themenblöcken. Die Rückfragen wurden thematisch den passenden Themenblöcken zugeordnet.

1. Erfahrungswerte zu Zeit, Kosten und Personal
2. Formate und Ingest
3. OAIS in DiPS.kommunal
4. Nutzung und Präsentation
5. Zwischenarchiv

1. Erfahrungswerte zu Zeit, Kosten und Personal

Die digitale Archivierung ist generell ein Arbeitsfeld, das eine besondere Fachkompetenz erfordert und nicht gleichsam nebenbei miterledigt werden kann. Es hat sich herausgestellt, dass unabhängig von der Größe eines Archivs die gleichen Arbeiten anfallen: Man muss die Arbeitsweise der Fachverfahren, aus denen Daten übernommen werden, „verstehen“, man muss Schnittstellen zum elektronischen Langzeitarchiv entwickeln und periodisch überprüfen, man muss sich mit Formatfragen und deren Erhaltung beschäftigen, man muss sich darin schulen lassen, wie das elektronische Langzeitarchiv zu bedienen ist und vieles mehr. Der zu leistende Arbeitsaufwand der Archivar*innen verlagert sich ­– nach klassischem Verständnis – zwar nach vorne, denn durch die Möglichkeit der Mitnahme von Metadaten, die für die Erschließung automatisiert nachgenutzt werden können, kann sich der Aufwand im Hinblick auf Verzeichnung deutlich reduzieren.  Allerdings wiegt die Automatisierung der archivischen Erschließung nicht den hinzugekommenen Arbeitsaufwand auf. Denn die elektronische Verwaltungsarbeit unterliegt einer dynamischen Entwicklung, die engmaschig verfolgt werden muss. Wenn man Kunde der elektronischen Langzeitarchivlösung DiPS.kommunal ist, ist man Teil einer Verbundlösung und kann einige Synergieeffekte nutzen. Zum Beispiel gehören die Formatbewertung und das Preservation Planning sowie die gemeinsame Erarbeitung von Schnittstellen in kleinen Arbeitskreisen zum Gesamtpaket. Es muss sich somit nicht jedes Archiv damit befassen.

Manche Kunden suchen auch nach Speicherplatz für die Digitalisate ihrer Originalpapierakten und fragen an, ob DiPS.kommunal dafür in Frage kommt. Da der revisionssichere Speicherplatz derzeit kostenintensiv ist, sollte man gut bedenken, ob es der richtige Ort für die reinen Digitalisate von Originalschriftgut darstellt. Unter dem Dach des DA NRW gibt es neben DiPS.kommunal auch die Langzeitarchivlösung DA NRW Software Suite (DNS). Mancherorts kann die Buchung dieses Moduls – auch als Ergänzung zu DiPS.kommunal – sinnvoll sein. DiPS.kommunal wurde in erster Linie für Verwaltungsschriftgut aus Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und Fachverfahren, beispielsweise Ratsinformationssysteme, entwickelt. Da diese Unterlagen in der Regel als PDF/A langzeitarchiviert werden, können sehr viele Dokumente abgelegt werden, bevor zusätzlicher Speicherplatz dazugekauft werden muss. Zwar befindet sich vielerorts die DMS-Einführung noch am Anfang, jedoch arbeiten Verwaltungen schon seit Jahrzehnten – vor allem auch durch den Einsatz von Fachverfahren – digital. Daten aus Gewerberegistern, die schon seit vielen Jahren elektronisch geführt werden, haben beispielsweise nur sehr kurze Aufbewahrungsfristen, die Unterlagen aus Ratsinformationssystemen können nach jeder Wahlperiode übernommen werden. Aus dem Kreis der Teilnehmenden wurden weitere Beispiele benannt, wie etwa die Sammlung des Soester Kreisheimatpflegers, der eine rein digitale Überlieferung ans Archiv übergab. Befindet sich also ein DMS noch in der Einführungsphase, bedarf es dennoch bereits an etlichen Stellen einer Möglichkeit zur Datenübernahme und zur Langzeitarchivierung.

 

2. Formate und Ingest

Bei diesen Fragen ging es um Formate im Allgemeinen und um den Ingest im Besonderen. Es wurden Übernahmen von Webseiten, aus Social Media und aus Dokumentenmanagementsystemen angesprochen. Grundsätzlich gelten in DiPS.kommunal klare Regeln für die Archivformate: Sie sollen möglichst nicht-proprietär und weit verbreitet sein. Kund*innen von DiPS.kommunal steht eine Formatliste im KDN-Mitgliederportal zur Verfügung, die auf Anfrage auch per Mail zur Verfügung gestellt wird.

Für die Übernahme von Webseiten ist das Containerformat WARC zugelassen. Es gibt innerhalb des DiPS-Nutzerkreises einen Arbeitskreis, der sich mit der Übernahme von Webseiten befasst. Die Ergebnisse werden allen Kund*innen zur Verfügung gestellt werden, bei Bedarf kann auch ein gemeinsames Übernahmeprojekt organisiert werden. Bei der Übernahme von Daten aus Sozialen Medien gibt es bereits praktische Erfahrungen mit Twitter; das Stadtarchiv Münster hat gemeinsam mit der LWL.IT ein Konzept entwickelt.

Für die Übernahme aus Dokumentenmanagementsystemen konzipieren derzeit zwei aktive Arbeitskreise entsprechende Schnittstellen. Es ist teilweise jedoch noch ein langer Weg bis zur fertigen Schnittstelle. Das Prozedere sieht dabei folgendermaßen aus: Erst wenn mehrere Kunden dem DiPS.kommunal Support-Team das Interesse an einer Schnittstelle bekunden, kann ein Arbeitskreis gegründet werden. Das Support-Team kann dabei helfen, die notwendigen Kontakte herzustellen, Sitzungen zu strukturieren und die Erfahrungen aus anderen Arbeitskreisen einfließen lassen.

 

3. OAIS in DiPS.kommunal

Jedes elektronische Archivale im digitalen Langzeitarchiv entspricht einer Inhaltlichen Einheit, die in unterschiedlichen Formaten repräsentiert vorliegen kann. Jede Repräsentation wird in ein Archivinformationspaket (AIP) verpackt. Bekommt man beispielsweise eine Akte als Word-Datei, wird diese Datei als Ursprungsrepräsentation übernommen (AIP 0). Da es sich bei Word aber nicht um ein langzeitstabiles Format handelt, wird es konvertiert in PDF/A 2b (AIP 1). Sollte sich zukünftig herausstellen, dass PDF/A 2b obsolet zu werden droht, dann würde man in ein ganz neues – heute noch unbekanntes Format – migrieren (AIP n). Jedes AIP enthält eine beschreibende XML-Datei, die wesentliche Merkmale beinhaltet, um die Akte darstellen zu können (Erhaltungsmetadaten und Repräsentationsinformationen nach OAIS). Diese XML-Datei wird bei jeder Konvertierung oder jeder Migration fortgeschrieben, alle Eingriffe werden somit protokolliert. Jedes AIP hat eine eigene eindeutige Identifikationsnummer (AIPID) und die Inhaltliche Einheit selbst hat ebenfalls eine eindeutige ID (IEID). Auf die Papierwelt übertragen, ist eine Inhaltliche Einheit (mit IEID) vergleichbar mit einer Papierakte, die im Archiv zwingend eine eindeutige Signatur hat, um im Magazin auffindbar zu sein und auf die referenziert werden kann. Die Repräsentationen dieser inhaltlichen Einheit wären AIP 0: Papierakte, AIP 1: Digitalisat der Akte, AIP n: eine mögliche zukünftige Version der Akte, die noch nicht erfunden ist.

4. Nutzung und Präsentation

Für die Benutzung der elektronischen Unterlagen im Lesesaal müssen die Archivar*innen derzeit die elektronischen Unterlagen für die Benutzung im Lesesaal aus ihrem digitalen Magazin bereitstellen, indem sie dem Nutzer eine digitale Kopie anfertigen. Für ein Access-Modul, dass dem Nutzer einen direkten Rückgriff auf die elektronischen Archivalien gestattet, sind bereits technische Lösung entwickelt worden, die für die mandantenfähige Lösung DiPS.kommual noch angepasst und umgesetzt werden müssen.

Die Erschließungsdaten der digitalen Unterlagen können ­– genau wie alle anderen Erschließungsdaten – in die gängigen Portale hochgeladen werden. Auch hier ist ein direkter Rückgriff auf die Unterlagen in DiPS technisch noch nicht auf die mandantenfähige Lösung umgesetzt worden. Das Portal des DA NRW befindet sich derzeit im Aufbau, es soll hier eine Möglichkeit geschaffen werden, digitale Unterlagen, die keinen Schutz- und Sperrfristen mehr unterliegen – ohne Umwege für die Nutzer – anzeigen lassen zu können. Da eine signifikante Nutzung der elektronischen Daten erst zukünftig eine stärkere Rolle spielen wird, bleibt noch Entwicklungszeit.

 

5. Zwischenarchiv

DiPS.kommunal ist technisch als Endarchiv konzipiert – eine Löschung oder Änderung von einmal abgelegten AIPs ist nicht möglich. Somit eignet sich DiPS.kommunal nicht als Zwischenarchiv. Darüber hinaus hat die abgebende Stelle noch das Verfügungsrecht über das Zwischenarchivgut inne. Für die Aufbewahrung und das Handling von Zwischenarchivgut sollten die bereits eingesetzten Dokumentenmanagementsysteme eine gute Option darstellen. Dort können in der Regel Aufbewahrungsregeln, Löschroutinen sowie Zugriffs- und Bewertungsrechte hinterlegt werden.

Nicht zuletzt dieser lange Bericht über die digitale Sprechstunde „DiPS.kommunal“ zeigt, dass die Nachfrage groß war und sich die Archive auf dem Weg befinden, sich ihrer digitalen Überlieferung anzunehmen. Für Rückfragen aller Art steht das DiPS.kommunal Support-Team zur Verfügung: telefonisch unter 0251 5913888 oder per Mail an dips.support@lwl.org.

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