#WAT22: 1. Arbeitssitzung – Notfallmanagement von Archiven

von Ilka Minneker

Das Starkregenereignis des Sommers 2021 in NRW und Rheinland-Pfalz hat uns gelehrt: Ein Notfallverbund schützt nicht vor Schaden. Aber gilt dann nicht gerade „Vor dem Schaden klug sein!“ – so Dr. Johannes Kistenich-Zerfaß in der Überschrift seiner Präsentation – , um sich mit einem Notfallverbund professionell aufzustellen, damit man Schäden, auch im Großschadensfall, adäquat begegnen kann? Ein Verbund nimmt das einzelne Archiv nicht aus der Pflicht, sich um den Schutz seines Kulturgutes zu kümmern und er übernimmt auch nicht dessen diesbezügliche „Hausaufgaben“. Aber Mitglieder eines Notfallverbundes profitieren in vielfacher Hinsicht von dieser Zusammenarbeit: Der Verbund stärkt die eigene Vorsorge.

Unter der Moderation von Dr. Gunnar Teske (LWL-Archivamt, Münster) versammelte die erste Arbeitssitzung des Westfälischen Archivtags zum Thema „Notfallmanagement“ vier unterschiedliche Beiträge mit grundsätzlichen Überlegungen zur Arbeit von Notfallverbünden oder aber sehr handfest-praktische Erfahrungsberichte.

Dr. Bärbel Sunderbrink (Stadtarchiv Detmold) berichtete als aktuelle Sprecherin Konzeptionelles aus der Arbeit des 2015 gegründeten Detmolder Notfallverbundes („Nur ein aktiver Verbund hilft! Aufbau, Aktivitäten und Strategien des Detmolder Notfallverbundes“). Der spartenübergreifende Verbund umfasst 7 Mitglieder (Archive, Bibliotheken und Museen) sechs verschiedener Träger, die in räumlicher Nähe in der Stadt Detmold lokalisiert sind. Regelmäßige, d. h. halbjährliche Treffen einer Arbeitsgruppe mit Teilnehmern aus allen Mitgliedseinrichtungen sowie von Feuerwehr, Kreisverwaltung und Regierungspräsidium beinhalten die gegenseitige Vorstellung von hauseigenen Notfallplänen, die Besichtigung von Räumlichkeiten der einzelnen Häuser (Ortskenntnis), die regelmäßige Aktualisierung der Alarmierungs- und Ressourcenlisten (inkl. freier Lagerkapazitäten) sowie den allgemeinen Informationsaustausch und die Planung der Anschaffung von (gemeinsamen) Notfallmaterialien. Um im Notfall in der Lage zu sein, sich gegenseitig personelle und technische Hilfe leisten zu können, gehören jährliche Übungen und Schulungen zur Bergung und Erstversorgung von Kulturgut für möglichst viele Mitarbeiter der kulturgutverwahrenden Institutionen zum Konzept des Detmolder Notfallverbundes; regelmäßige Wiederholungen der praktischen Maßnahmen, die Evaluierung der Konzepte im Rahmen der Übungen und die Hinzuziehung von Experten (z. B. Restauratorinnen, Feuerwehr, Katastrophenschutz) sind wesentliche Pfeiler der Zusammenarbeit. Personalstarke Häuser tragen im Verbund organisations- und zeitaufwändigere Aufgaben, „kleinere“ Mitglieder beteiligen sich anteilig. So wechselt z. B. die Sprecherfunktion des Verbundes alle 2 Jahre und kann im Bedarfsfall auch durch mehrere Personen wahrgenommen werden. Und so war die Lippische Landesbibliothek federführend bei der Anschaffung und Abwicklung der Förderung (Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturgutes, KEK) zur Anschaffung größerer Mengen an Notfallmaterialien (Container), das Stadtarchiv Detmold konnte über seinen Träger Lagerkapazitäten auf dem städtischen Bauhof zur Verfügung stellen. Darüber hinaus schafft der Detmolder Notfallverbund durch Publikationen und Veranstaltungen Öffentlichkeit für die Belange des Kulturgutschutzes.

Dr. Johannes Kistenich-Zerfaß (Hessisches Staatsarchiv Marburg) stellte in seinem Vortrag gebündeltes Wissen zum Thema Notfallvorsorge und -management zusammen („Vor dem Schaden klug sein! Vernetzung und gegenseitige Unterstützung: Informationsquellen zu Notfallvorsorge und -management – Perspektiven für die Zukunft“). Vor dem Hintergrund, dass es sich bei der Notfallvorsorge nach Bundes- (Kulturgutschutzgesetz) und Landesrecht (Archivgesetze) um eine Pflichtaufgabe handelt, machte Kistenich klar, dass Notfallvorsorge nur ein Element des Gesamtkonzeptes zum Originalerhalt von Kulturgut sein kann. Ein perfekter Notfallplan heilt z. B. nicht eine unfachgerechte Unterbringung oder Verpackung von Kulturgut. Im Sinne des Risikomanagements, also der Abwägung der Wahrscheinlichkeit des Eintritts eines Schadensfalles mit evtl. Schadenshöhe, und der Frage, wie viel Zeit, Geld und Ressourcen man der Notfallvorsorge widmen kann und will, bleibt dieselbe immer eine Daueraufgabe und ist niemals erledigt; viele Elemente der Notfallvorsorge, so Kistenich, haben „kurze Halbwertzeiten“ (z. B. die Aktualität von Telefon- oder Ressourcenlisten, die immer wieder überprüft werden müssen).

Um dem gesetzlichen und dem eigenen Anspruch der Notfallvorsorge gerecht zu werden, können Archive auf eine Vielzahl von Praxishilfen zurückgreifen, sie müssen dafür „das Rad nicht neu erfinden“.

Die Vorteile eines Notfallverbundes für Archive fasste Kistenich prägnant zusammen: Verbünde reduzieren die Aufwände im Bereich Notfallvorsorge für die einzelne kulturgutverwahrende Einrichtung durch Arbeitsteilung (Effizienz), es entstehen stabile Kontakte zu den Behörden der Gefahrenabwehr (z. B. der Feuerwehr), es bilden sich Kompetenznetzwerke verschiedener Kultureinrichtungen, Verbünde erhöhen die Motivation am Thema „dran zu bleiben“ (Nachhaltigkeit), sie agieren wirtschaftlicher, (große) Schulungen und Übungen sind effizienter zu organisieren und nicht zuletzt präsentieren sich Archive in der Öffentlichkeit positiv als Kulturgutretter.

Eine wichtige Informationsquelle nannte Kistenich zudem mit dem Hinweis auf den Zusammenschluss der deutschen Notfallverbünde (www.notfallverbund.de). Im Rahmen dieses Online-Auftrittes finden sich neben dem Überblick über die bisherigen Gründungen zahlreiche Informationen, auch zu Fragestellungen, die über die hauseigene Vorsorge hinausgehen, wie z. B. die Anschaffung von zentral gelagerten Notfallmaterialien für den Verbund (Notfallcontainer, Notfallzüge usw.). Das nächste jährliche Treffen der Verbünde ist für den 2./3. Juni 2022 in Weimar geplant. Außerdem wies Kistenich noch einmal ausdrücklich auf die grundsätzliche Förderfähigkeit der Notfallvorsorge durch die KEK (Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturgutes) hin (https://www.kek-spk.de/sites/default/files/2021-11/211125_F%C3%B6rdergrunds%C3%A4tze%20Modellprojektf%C3%B6rderung_final.pdf) (hier Punkt 3.2.)

Mit dem Bericht von Frau Dr. Christiane Todrowski (Kreisarchiv und Landeskundliche Bibliothek Märkischer Kreis, Altena) („Starkregen und Hochwasser im Kreisarchiv und in der Landeskundlichen Bibliothek) ergab sich ein Einblick in die Bewältigung eines konkreten Schadensfalles aus dem Sommer 2021, als der Dauerregen auch für das märkische Sauerland zu einer Katastrophe führte. In der Nacht vom 14. auf den 15. Juli wurde auch eine vom Kreisarchiv Altena 2016 bezogene Lagerhalle durch den nahegelegenen Bach Rahmede bis auf 1,2 m geflutet, die Paletten aus dem unteren Teil der Hochregalanlage wurden dabei herausgerissen. Die Auslagerung der Unterlagen war im Zuge der Planungen eines Archivneubaus erfolgt. Aufgrund eines gleichzeitigen Geröll- und Erdabgangs kam es bei der Überschwemmung zu einer starken Verschmutzung, die nach Abzug des Wassers eine zentimeterdicke Schlammschicht zurück ließ, die schnelles Handeln erforderlich machte (Gefahr des Festbackens) und mit einer Erstreinigung vor Ort angegangen wurde. Zwischenzeitlich wurden von lokalen Baufirmen gestellte Belüftungsgeräte installiert, um steigende Temperaturen und die Feuchtigkeit zu reduzieren. Feuerwehr und Technisches Hilfswerk waren anderweitig gebunden und nur ein einziger Dienstleister war ob der Menge in der Lage mit einem „full service“ (d. h. inkl. Transport) die Unterlagen final zu säubern und der Gefriertrocknung zuzuführen (Polygonvatro, Olpe). Der Auftrag erfolgte ohne Angebotsvergleich und wurde letztendlich aus dem Hochwasserentschädigungstopf des Landes NRW finanziert. Der schlechte Zustand des geschädigten Materials machte eine „Triage“ bezüglich der Restaurierungsentscheidungen notwendig. Grundsätzlich wurde dem amtlichen vor dem nichtamtlichen Schriftgut (Nachlässe, Sammlungen) Vorrang gegeben; ausschlaggebend war hier der Aktenplan der Verwaltung der sich nach den Empfehlungen der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) richtet. 2,2 Tonnen Schrift- und Bibliotheksgut mussten schließlich entsorgt werden, dabei wurde der Zeitschriftenbestand der Bibliothek Märkischer Kreis nahezu halbiert. Von den Katasterunterlagen konnten hingegen 90 % gerettet werden. Ein Notfallverbund hätte, nach Aussagen von Frau Todrowski, in „ihrem“ Fall kaum helfen können, da dessen Mitglieder ähnlich betroffen gewesen wären wie das Kreisarchiv. Mit Mitarbeitern und freiwilligen Helfern vor Ort konnte sie aber eine schlagkräftige Gruppe zusammen stellen. Erfahrungen, die Frau Todrowski in Übungen des Katastrophenschutzes hatten machen können, waren ihr bei der Leitung dieser Arbeiten und der Etablierung strukturierter Abläufe sehr hilfreich. Relevant waren aber vor allem die schnellen und professionellen Hilfestellungen des Dienstleisters.

Hubertus Wolzenburg M.A. (Stadtarchiv Hagen) berichtete von der Rettung flutgeschädigten Registraturgutes in Hagen („Theoretisch gut vorbereitet und dann? Praktische Erfahrungen mit den Auswirkungen der Flutkatastrophe 2021 in Westfalen“). Das Stadtarchiv Hagen war selbst durch das Unwetterereignis nicht betroffen, Schriftgut der städtischen Verwaltung wurde allerdings an zwei Standorten durch Wasser geschädigt. Die Federführung für die Rettung dieses Schriftgutes wurde der Leitung des Archivs durch den städtischen Krisenstab erst eine Woche nach dem Schadensereignis übertragen. Die betroffenen Räumlichkeiten waren teilweise schlecht durchlüftet und es kam schon zu verstärkter Schimmelbildung. Zunächst erfolgte die Schätzung des Umfangs der Schäden (ca. 2, 5 lfd. km). Zusammen mit der Gebäudeverwaltung, den betroffenen Fachämtern, der Verwaltungsleitung, dem Rechtsamt und dem LWL-Archivamt wurde in der Folge geklärt, welche Bestände nach gesetzlichen Vorgaben zwingend aufzubewahren bzw. welche davon überhaupt sanierungsfähig waren; archivische Belange kamen dabei allerdings kaum zum Tragen. Der anfängliche Umfang des betroffenen Registraturgutes wurde durch Kassationen auf „wenige“ hundert Meter reduziert. Auch in Hagen war man des Weiteren auf eine „full service-Behandlung“ inkl. Transport angewiesen und arbeitete, ohne vorherige Ausschreibungspflicht, erfolgreich mit der Firma Rhenus zusammen. Die Finanzierung erfolgte auch hier aus dem Topf der Hochwasserentschädigung des Landes NRW. Für die trockenen Unterlagen wurde ein Hochbunker in Besitz einer städtischen Tochter ertüchtigt. Diese Unterbringung ist aufgrund fehlender Heizung und ungenügender Entlüftung allerdings für eine längerfristige Einlagerung von Archivgut ungeeignet. Die Leistungen des Umzuges an den neuen Standort wurden ebenfalls von der Firma Rhenus erbracht.

Lehren, die in Hagen aus dem Hochwasserereignis von 2021 gezogen wurden:

  • Archivmagazine und Registraturen gehören nicht ins Kellergeschoss; in Flussnähe auch nicht ins Erdgeschoss.
  • Notfallmäßige Aktenrettungen bedeuten immer auch Kassationen; wenn möglich sollten dabei auch archivische Kriterien Berücksichtigung finden.
  • Stadtarchive sollten einen Überblick über die Registratur-Räume der städtischen Verwaltung haben.
  • Stadtarchive können bei der Rettung von Registraturgut konservatorisch beraten, mit einer Federführung sind sie aber über Gebühr belastet bzw. ohne professionelle Dienstleister nicht handlungsfähig.

Die Schilderungen der Ereignisse in Altena und Hagen im Sommer 2021 machen deutlich, dass Notfallverbünde bei Großschadensereignissen die Leistungen der Dienstleister in gegenseitiger Hilfe nicht hätten erbringen können. Nichtsdestotrotz wird Hagen in Kürze einem in Gründung befindlichen Verbund des Ennepe-Ruhr-Kreises beitreten.

Die Beschäftigung mit Fragen potentieller Notfälle zusammen mit anderen nahestehenden kulturgutverwahrenden Einrichtungen bündelt Fachwissen, Manpower und Ideen. So kommen Archive ihrer Verantwortung der Daueraufgabe Notfallvorsorge kontinuierlich nach und sind im Notfall durch Übungen und Schulungen zumindest „gut vorbereitet“.


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