„Die Welt wird digitaler und das Archiv? Herausforderungen und Chancen für die Archivarbeit“ #WAT2022 (Diskussionsforum)

 

Das diesjährige Diskussionsforum, das unter der Leitung von Dr. Kai Rawe (Stadtarchiv Bochum) sowie Dr. Ilka Minneker (Außenstelle LWL-Archivamt für Westfalen – Westf. Wirtschaftsarchiv Dortmund) als Co-Moderatorin stattfand, erfreute sich mit rund 130 Teilnehmerinnen und Teilnehmern einer großen Beliebtheit.

 

Foto: Dr. Antje Diener-Staeckling

 

Dr. Kai Rawe leitet zunächst ein, dass man unter dem Thema Alles und Nichts verstehen könne: Die Einführung der E-Akte, die technische Archivierung von bspw. Twitter-Accounts, die Anschaffung von technischem Equipment oder aber auch eine reine inhaltliche Konzeption könne man hiermit in Verbindung setzen. Ein digitales Archiv biete einerseits Chancen, andererseits aber auch Risiken und Ängste. Dr. Rawe zeigt sich optimistisch und möchte mit diesem Diskussionsforum Sorgen mildern und von guten Beispielen lernen. Dazu diene auch dieses Forum, sodass er sich einen regen Austausch wünscht. Es gelte, den (digitalen) Anfang im Archiv zu machen, sofern man sich dem Thema noch nicht gewidmet habe: „Digitalisierung ist kein Hexenwerk! Es bietet Chancen und Möglichkeiten“, so Dr. Rawe.

Martin Köcher (Stadtarchiv Dorsten) berichtet, dass das Thema spätestens seit der Corona-Pandemie und der Arbeit im Homeoffice an enormer Bedeutung erfahren habe. Digitalisierung werde unterschiedlich interpretiert: So könne man die Zurverfügungstellung von Digitalisaten, die Digitalisierung von Beständen, aber auch die Einführung der E-Akte darunter verstehen. In Dorsten stehe man hinsichtlich der Digitalisierung noch am Anfang: allerdings könne man bereits Zeitungsbestände und die Einwohnermeldedatei digital vorweisen.

Dr. Markus Meinold (Stadtarchiv Hamm), Alina Gränitz (Stadtarchiv Herne) und Dr. Peter Worm (Stadtarchiv Münster) berichten daraufhin ebenfalls kurz von ihren digitalen Erfahrungen im Archiv.

Im Stadtarchiv Emsdetten, so Philipp Luig, bestehe die Herausforderung nicht darin, den Digitalisierungsprozess anzustoßen, sondern die Dynamik in geordnete Bahnen zu lenken. In Emsdetten habe es nämlich ein „Smart City“ Projekt gegeben, in dem verschiedene Bereiche der städtischen Gesellschaft ‚digitalisiert werden sollen’. Bei der Einführung der E-Akte in der Verwaltung habe das Stadtarchiv mitgewirkt. Aktuell begebe man sich ebenfalls an die Digitalisierung des Verwaltungsschriftgutes im Haus. Luig betont, dass dies allerdings ausschließlich durch einen externen Dienstleister erfolgen könne.

Julia Schmidt (Stadtarchiv Wuppertal) teilt ihre Erfahrungen hinsichtlich der Digitalisierung von Kirchenbüchern durch Family Search International mit. Für Kay Harms (Archiv des Rhein-Sieg-Kreises, Siegburg) steht fest, dass es einen Digitalisierungsschub in der Verwaltung durch einen externen Dienstleister gegeben habe.

Dr. Antje Diener-Staeckling (LWL-Archivamt für Westfalen) verweist auf rechtliche Aspekte: einerseits hinsichtlich der Digitalisierung von Verwaltungsschriftgut und anschließenden Entscheidungen, analoge Akten kassieren zu können sowie andererseits der zwingend notwendigen Zurverfügungstellung von Speicherplatzkapazitäten. Dr. Kai Rawe pflichtet dem bei und weist in diesem Zusammenhang auf das Beratungsangebot seitens des LWL-Archivamtes für Westfalen hin.

Anschließend stellt Dr. Rawe die Frage an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ob schon Erfahrungen mit der Übernahme originär digitaler Daten bestünden.

Hierzu weisen Martin Köcher (Stadtarchiv Dorsten), Alina Gränitz (Stadtarchiv Herne) und Tim Odendahl (Stadtarchiv Esslingen) auf erste Berührungspunkte hin, da die Verwaltungen an der Einführung einer E-Akte arbeiten. Im Stadtarchiv Bornheim habe man darüber hinaus, so Jens Löffler, bereits erste digitale Daten auf einer Festplatte übernommen. Beatrix Pusch gibt den Hinweis auf umfangreiche Tätigkeiten im Kreisarchiv Soest – hierbei seien die Webseitenarchivierung der Verwaltung, Geobasisdaten sowie das Ratsinformationssystem zu nennen. Nach einer dreijährigen Testphase stehe man in Kürze vor der Übernahme von archivwürdigen Unterlagen in das digitale Langzeitarchiv. Vor einer großen Herausforderung stehe man jedoch hinsichtlich der Übernahme und Bewertung von rund 1,3 Millionen Fotos der Pressestelle, die seit ca. zwanzig Jahren ausschließlich digitale Fotos produziert.

Einig sind sich die Archivarinnen und Archivare, dass dringend am ‘Wording’ gearbeitet werden müsse: so sei die Verwaltung bzw. die IT der Ansicht, dass DMS bereits ein digitales Archiv sei. Für die archivische Fachwelt sei dies aber keinesfalls ein digitales Archiv, so Dr. Antje Diener-Staeckling. Schließlich müsse ein digitales Archiv zwingend nach dem OAIS-Referenzmodell betrieben werden.

Auf die enorme Bedeutung der Vorfeldarbeit weist Julia Brüdegam (Landeskirchliches Archiv der Ev.-Luth. Kirche, Kiel) hin. So könne sichergestellt werden, dass eine solide Schriftgutverwaltung vorzufinden ist; Ressourcen darin zu investieren seien notwendig sowie lohnend. Dr. Rawe unterstreicht diesen Aspekt und hebt hervor, dass sich das Archiv als Partner der Verwaltung verstehen müsse.

Über die geplante Einführung eines digitalen Archivs im Bereich der Hochschularchive berichtet Dr. Anikó Szabó (Universitätsarchiv Paderborn). Über die Ebene der Kanzlerkonferenz konnten Personalmittel bewilligt werden. Die Erfahrung habe gezeigt, dass nur ein Zusammenschluss aller Hochschularchive in NRW hierauf effektiv Einfluss üben konnte.

Mona Bunse (Stadtarchiv Oberhausen) teilt ausführlich ihre Erfahrungen hinsichtlich der Projektförderung im Bereich der Digitalisierung von Personenstandsregistern mit. Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie sowie eine freie Markterkundung seien unentbehrlich.

Abschließend stellt Dr. Rawe die Frage nach den Erfahrungen im Bereich von Social Media. Hierzu teilen Christina Wegener (Stadtarchiv Brilon), Philipp Luig (Stadtarchiv Emsdetten) sowie Martin Köcher (Stadtarchiv Dorsten) ihre durchweg positiven Erfahrungen mit.

 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass das bewusst angebotene offene Format sehr fruchtbar gewesen ist. Aus den zahlreichen Beiträgen lässt sich erahnen, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer viel voneinander gelernt und auch durchaus voneinander profitieren konnten. So ist nicht auszuschließen, dass dieses Forum der Beginn für weiterführende Aktivitäten markieren könnte. An die eingangs gewählten Worte von Dr. Kai Rawe „Digitalisierung ist kein Hexenwerk! Es bietet Chancen und Möglichkeiten“ sei in diesem Zusammenhang noch einmal hingewiesen.

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