Unter der Moderation von Frau Dr. Julia Krämer-Riedel aus dem Historischen Archiv der Stadt Köln ging es heute um die Herausforderungen der Digitalisierung.
Krämer-Riedel begrüßte die Vortragenden Danny Kolbe aus dem Stadtarchiv Lüneburg, Dr. Antje Diener-Staeckling sowie Dr. Daniel Droste aus dem LWL-Archivamt.
Dabei machte sie auf den Schwerpunkt der Digitalisierung von Prozessen aufmerksam und die Notwendigkeit, digitales Kulturgut, das durch Umweltkrisen und Kriege ebenfalls gefährdet sein kann, entsprechend zu sichern.
Herr Danny Kolbe, stellvertretender Leider des Lüneburger Stadtarchivs, berichtete dann in seinem Vortrag „Einführung der e-Akte in der Verwaltung: Was kann und was sollte das Archiv leisten?“ über konkrete Abläufe in seiner Stadt.
Eine Umfrage unter den Archivtagsteilnehmern ergab, dass sich über 50 % der Archive zumindest mit dem Thema Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) beschäftigen.
Kolbe beschrieb zunächst die Auswirkungen der elektronischen Aktenführung und Digitalisierung auf das Archiv: Die Ausgaben seien um 200 % gestiegen, die Einnahmen jedoch gleichzeitig verfünffacht. Das Personal wurde erheblich von 4,5 auf 7 Vollzeitstellen aufgestockt, sechs unterschiedliche Scanner wurden angeschafft, Speicher von 47 TB durch die IT bereitgestellt.
Zudem wurden ein digitales Langzeitarchiv und ein E-Auto für Aktentransporte angeschafft; das Archiv sei zudem wesentlich näher an die Stadtverwaltung herangerückt.
Dann kam er zu den drei Phasen bei der Einführung der E-Akte in Lüneburg:
- Phase 1 (2006-2012) Archiv als Mitglied einer Projektgruppe: Durchführung Kosten-Nutzen-Analyse, Ermittlung der Strukturen in der eigenen Verwaltung, welche Akten dort vorhanden, welche Fachverfahren im Einsatz? Soll-Konzept erstellt, was zur Auswahl eines DMS geführt hat.
- Phase 2 (2013-2018) Archiv als DMS-Pilot: Überprüfung des eigenen, KGSt-basierten Aktenplans, Umstellung der Aktenführung im Archiv
- Phase 3 (2018 bis heute) Archiv als DMS-Digitalisierungszentrum: Archiv digitalisiert sowohl für die Verwaltung als auch für Externe, was eine Einnahmensteigerung zur Folge hat. Dabei ist enge Zusammenarbeit mit der Verwaltung notwendig.
Zahlreiche Akten werden im Archiv nach dem Scannen vernichtet, da die Akten elektronisch weitergeführt werden. Das ersetzende Scannen wurde entsprechend mit den Fachabteilungen abgesprochen.
Kolbe ging dann darauf ein, dass weniger Ressourcen für traditionelle Aufgaben wie Verzeichnung und Bearbeitung von Anfragen zur Verfügung stehen.
Sein Fazit zur E-Akten-Einführung: Wichtig ist eine Priorisierung der Aufgaben, ein Abrufen alten Know-Hows z.B. zu Aktenplänen sowie eine Steigerung der Kooperation mit der eigenen Verwaltung.
Im zweiten Vortrag unter dem Titel „Hauptsache digital? Digitalisierungsstrategien für die Archivpraxis“ gingen Antje Diener-Staeckling und Daniel Droste auf die Digitalisierung als archivische (Dauer-)Aufgabe, die veränderten Rahmenbedingungen durch die Corona-Pandemie sowie Alltagsprobleme und Lösungsvorschläge ein.
Eine Umfrage ergab, dass über die Hälfte der anwesenden Archive eine Digitalisierungsstrategie besitzen bzw. diese momentan erarbeiten.
Diener-Staeckling hob die Wichtigkeit der genauen Planung eines Digitalisierungsprojekts hervor. Nötig seien die Vorbereitung, die Festlegung der Rahmenbedingungen, die Finanzierung und der Speicherplatz (keine Einsparung vorhanden, wie so oft gewünscht), Durchführung und Rücktransport, die Qualitätssicherung sowie die Pflege der Digitalisate.
Für die Auswahl der zu digitalisierenden Bestände erweisen sich Kriterien wie Nutzungshäufigkeit, Interesse der Forschung, Erhaltungszustand oder Vorteile für die Öffentlichkeitsarbeit als nützlich.
Diener-Staeckling appellierte an die Zuhörenden, Skepsis abzubauen und die Chancen wie Statusgewinn und erleichterten Zugang zu den Archivalien zu erkennen.
Daran anschließend beschrieb Daniel Droste die veränderten Rahmenbedingungen in Folge der Pandemie, die den Druck auf Archive erhöht haben, sich mit der Digitalisierung auseinanderzusetzen.
Es komme noch immer zu Engpässen bei externen Dienstleistern wegen gestiegener Auftragszahlen und erkrankter Mitarbeiter. Zudem habe sich das Nutzerverhalten und auch der Anspruch der Benutzer gewandelt, die immer häufiger nach Digitalisaten verlangen und oft ein persönliches Erscheinen im Lesesaal- auch pandemiebedingt – eher ablehnen.
Deutlich wurde auch, dass die Beantragung von Fördermitteln, wie etwa im Rahmen des Förderprogramms „Wissenswandel“ gestiegen sei.
Den letzten Block des Vortrags machten konkrete Fallbeispiele aus den Archiven aus.
Ein kleines Kommunalarchiv habe beispielsweise nur einen ungeeigneten Büroscanner zur Verfügung gestellt bekommen, um Akten zu digitalisieren.
Die Vortragenden wiesen auf die Wichtigkeit der Kommunikation und der Mitteilung der archivischen Bedürfnisse gegenüber IT und Verwaltung hin.
Geklärt werden muss z.B., ob redundante Speicher vorhanden sind, denn andernfalls kann im Havariefall ein Server zerstört werden, was in einem anderen Archiv fast zum Datenverlust geführt hätte. Das Archiv muss jederzeit auf die Digitalisate zugreifen können und die Entscheidungsgewalt über sie haben. Dadurch lässt sich verhindern, dass Daten in andere Ordner verschoben und somit z.B. ein Zugriff durch das Archivportal archive.nrw nicht mehr möglich ist.
Abschließend zogen beide das Fazit, dass auch für kleine Archive eine Strategie für Digitalisierungsprojekte unerlässlich ist, um nachhaltige Nutzen zu erbringen. Auf die umfangreichen Informationen zum Thema auf LWL | Startseite – LWL-Archivamt für Westfalen wurde verwiesen.
OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Claire Duwenhögger (17. März 2022). WAT 2022: Archive in der digitalen Welt. archivamtblog. Abgerufen am 1. Dezember 2024 von https://doi.org/10.58079/cjn3