“Strategien und Wege zur Bewältigung des kommunalarchivischen Arbeitsalltags” – ein Bericht vom Fortbildungsseminar der BKK

Vom 24. bis 26. November 2021 veranstalteten die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetags und das LWL-Archivamt für Westfalen gemeinsam das 29. BKK-Fortbildungsseminar. Das Seminar sollte eigentlich an der Fachhochschule Potsdam stattfinden, musste pandemiebedingt aber letztlich rein virtuell durchgeführt werden. Die nötig gewordene Umplanung und die virtuelle Durchführung des BKK-Seminars waren nicht trivial, gelang aber mit Unterstützung einer professionellen Medienfirma sehr gut, zumindest fielen die Rückmeldungen und das Feedback der Teilnehmenden durchgehend positiv aus. Während Moderator:innen und Referent:innen an MS-Teams-Sitzungen teilnahmen und direkt kommunizieren konnten, erhielten die Teilnehmenden jeweils (nur) einen personalisierten Link, mit dem sie dem Livestream folgen konnten. Mit aktiven Wortbeiträgen konnten sich die insgesamt 319 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus 13 Bundesländern zwar nicht beteiligen, doch bot der Chat eine gute Alternative, um Fragen zu stellen und die Referate zu kommentieren. Fast 420 Chatbeiträge allein während der drei Arbeitssitzungen und der Podiumsdiskussion belegen, dass die Möglichkeit der virtuellen Beteiligung die Fachdiskussion sogar zu intensivieren scheint. Umfragen, die zu einzelnen Aspekten der Referate und Diskussionsforen geschaltet wurden, ergänzten das Angebot aktiver Teilnahme. Für die Überwachung, Filterung und Auswertung des Chats und der Umfrageergebnisse sowie die Aufbereitung der Chatkommunikation für Moderator:innen und Referent:innen war allerdings eine Co-Moderation zwingend erforderlich.

Die Arbeitssitzungen widmeten sich am ersten Tag den Grundlagen strategischer Planung, am zweiten folgten Referate zu Strategien in der Bestandserhaltung und Erschließung. Am letzten Tag gab es eine Talkrunde zur Lage der Archive in der Corona-Pandemie, während die abschließende Sitzung Rechtsfragen rund um Benutzung in den Blick nahm.

Grundlagen strategischer Planung

Marcus Stumpf (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster) eröffnete die Reihe der Referate, indem er die BKK-Arbeitshilfe „Grundlagen kommunalarchivischer Arbeit“ von 2012 auf den Prüfstand stellte. Anstoß zur Erarbeitung der Arbeitshilfe durch die BKK war mittelbar, dass die Kommunalarchive immer häufiger Zahlen liefern mussten (und müssen): Wie alle Verwaltungseinheiten sind Archive seit den 1990er-Jahren vielerorts in der Pflicht, zum Berichtswesen beizutragen, das die wesentliche Grundlage der im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung eingeführten betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumente bildet: Ohne (Kenn-)Zahlen sind eine output-orientierter Jahresplanung in der Verwaltung und damit auch im Archiv und die damit verbundene Planung personeller und finanzieller Ressourcen genauso wenig möglich wie die Erfolgsmessung von Zielvereinbarungen. Stumpf beleuchtete diesen Entstehungshintergrund des Papiers, stellte es in den Kontext weiterer Positionspapiere und Arbeitshilfen, die bei der operativen Strategiebildung und Planung im Archiv helfen und plädierte dafür, die Potenziale der im Grundlagenpapier angegebenen Kennzahlen zu nutzen: Kalkuliert man unter Nutzung etablierter und anerkannter Kennzahlen den Ressourcenbedarf und die Zeitplanung konkreter Projekte, stehen die Chancen wesentlich besser, die Vorhaben erfolgreich realisieren zu können. Stumpf wies indessen auch darauf hin, dass die BKK-Arbeitshilfe von 2012 dringenden Aktualisierungs- und Erweiterungsbedarf im Hinblick auf Digitalisierung und elektronische Archivierung aufweist, da in der bisherigen Fassung Kennzahlen für diese neuen und immer wichtiger werdenden Arbeitsfelder fehlen (Link zur PPP).

Jochen Rath (Stadtarchiv Bielefeld) stellte zentrale Ansätze vorausschauender Personalplanung im Archiv vor. Weder eine gute, fachgerechte Ausstattung des Archivs noch seine Anerkennung in Verwaltung und Stadtöffentlichkeit stellten sich von selbst ein, weil die Archivgesetze die Pflicht zur Archivierung fixierten, und genauso wenig überzeuge es Verwaltungen, wenn Archive gebetsmühlenartig die Wichtigkeit ihrer Aufgaben betonten. Um personelle und finanzielle Ausstattung dauerhaft zu sichern und ggf. auszubauen, müsse man sich bietende Chancen erkennen und nutzen oder aktiv entwickeln. Von zentraler Bedeutung sei dabei, dass Archive gesellschaftliche, wissenschaftliche und archivfachliche sowie vor allem auch technische Trends erkennen und analysieren, um sie für das Archiv nutzbar machen zu können. Ebenso wichtig sei daneben die Beobachtung der tatsächlichen und ggf. auch neuen Zielgruppen archivischer Angebote (Anspruchsgruppen / Stakeholder). Es bedürfe insbesondere der Unterstützung und des Drucks der Key-Stakeholder, um in Verwaltung und Politik Ressourcenbedarfe zu begründen und durchzusetzen (Link zur PPP).

Es folgten Werkstattberichte von Thomas Hildebrand (Kreisarchiv Sömmerda), Friedemann Scheck (Kreisarchiv Konstanz) und Anke Rannegger (Stadtarchiv Wedel).

Für das Kreisarchiv Sömmerda führte Hildebrand aus, dass dort wie im Großteil der thüringischen bzw. ostdeutschen Kreisarchive traditionell neben der Überlieferung der Kreisverwaltung selbst auch die Überlieferung eines Großteils der Gemeinden des Landkreises archiviert werde. Angestammte Aufgabe sei daneben die Unterhaltung des Verwaltungsarchivs (Zwischenarchiv). Als besondere Schwerpunkte der Arbeit benannte Hildebrand die Tiefenerschließung (Indexierung) der Personenstandsregister und die Beteiligung am Portal „Ahnenforschung im Landkreis Sömmerda“ (Link zur PPP).

Friedemann Scheck machte deutlich, dass für das Kreisarchiv Konstanz vor allem die Herstellung von bestmöglichen ‚Zugängen‘ zum Archivgut Priorität habe. Der Hauptarbeitsansatz liege daher bei der Erschließung und Retrokonversion. Je niedrigschwelliger die Angebote seien, desto besser im Hinblick auf die Nutzung und damit für das Archiv. Als besonders bemerkenswertes Projekt nannte er die Digitalisierung und Onlinestellung regionaler Zeitungen bis 1945 mit der Möglichkeit der Volltextrecherche (mittels OCR).

Anke Rannegger stellte in ihrem Praxiseinblick eindringlich heraus, dass eine planmäßige Bewältigung des Arbeitsalltags in einem „Ein-Frau-Kleinstarchiv“ nur sehr bedingt möglich sei. In ihrem Impulsreferat wolle sie daher bewusst ihre bewährten „Strategien zur Bewältigung des täglichen Wahnsinns“ vermitteln. Rannegger betonte vor allem, dass für sie als ‚Einzelkämpferin‘ im Archiv die enge Kooperation mit verschiedenen Gruppen (z. B. den örtlichen Kulturträgern), Lobbyarbeit in der Presselandschaft und die Zusammenstellung spannender Geschichtsfakten für die Öffentlichkeitsarbeit wichtig seien. Ihr Motto: Fleiß sei für Archivar:innen eine gute Eigenschaft, besser und wichtiger sei in kleinen Archiven aber vor allem die Fähigkeit, „den eigenen Anspruch an Perfektion zu überlisten“ (Link zur PPP).

Den Nachmittag beschloss Stefan Schröder (LWL-Archivamt) mit seinem Vortrag, der wichtige Instrumente einer Archiventwicklungsplanung auch und vor allem für kleinere Archive vorstellte. Archiventwicklungsplanung könne als Dreischritt betrachtet werden. Gestützt auf eine Situationsanalyse des eigenen Archivs in finanzieller, personeller, baulicher, organisatorischer und rechtlicher Hinsicht könne und solle man mithilfe der Kennzahlen der BKK-Arbeitshilfe „Grundlagen kommunalarchivischer Arbeit“ Arbeitsrückstände beziffern und berechnen. Aus dieser zunächst internen, realistischen und schonungslosen Analyse ließen sich dann strategische Ziele entwickeln (z. B. Fünfjahresplan) oder konkrete operative Arbeitsplanungen anstellen. Schröder betonte, dass dafür kein BWL-Studium oder umfassende Management-Kenntnisse nötig seien, sondern vor allem der Wille zur (Vor-)Strukturierung der eigenen Arbeit, wobei ein kleiner Koffer betriebswirtschaftlicher Analysewerkzeuge helfen könne: Er stellte verschiedene, einfach anwendbare Tools wie die sogen. ALPEN-, STEP- und SWOT-Methode sowie die Eisenhower-Matrix vor und unterstrich – wie vor ihm Jochen Rath –, dass die Analyse der Bedürfnisse der ‚Stakeholder‘ des Archivs besonders wichtig sei (Link zur PPP).

In der Diskussion wurde darauf hingewiesen, dass Archivarinnen und Archivare in kleinen Archiven schon mit den alltäglichen Aufgaben mehr als ausgelastet seien, sodass für Planung wenig Zeit bleibe. Schröder betonte, dass man schon mit minimalem Planungseinsatz große Wirkung erzielen könne. Er warb für ein pragmatisches Vorgehen: Es gelte vor allem, den eigenen Anspruch auf Perfektion zu überlisten gemäß dem bekannten Pareto-Prinzip, wonach sich mit 20 % Aufwand 80 % des gewünschten Ergebnisses erreichen ließen, während für die restlichen 20% Ergebniserzielung bis zur Perfektion 80% zusätzlicher Aufwand entstünden.

Strategien in der Bestandserhaltung und Erschließung

Die Arbeitssitzung am Vormittag des zweiten Tages war Strategieansätzen für Bestandserhaltung und Erschließung gewidmet.

Carla Lessing und Matthias Senk (LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum, Pulheim) stellten in ihrem Referat das Problem dar, dass Verwaltungen zunehmend gegen Erweiterungsmagazine für analoges Archivgut mit der Begründung argumentieren, diese seien aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung in der Verwaltung doch obsolet. Richtig daran sei natürlich, dass sich mit zunehmender Digitalisierung die Menge an Schrift- und Sammlungsgut, die noch „klassisch analog“ in das Archivmagazin gelangten, verringerten, was man bei der Neuplanung von Magazinflächen – in jedem Fall argumentativ – berücksichtigen müsse. Doch seien die Rückstände an analogem Registraturgut erheblich und die Digitalisierung in den kommunalen Verwaltungen vielerorts noch lange nicht so weit fortgeschritten: Leitzordner gehörten keineswegs der Vergangenheit an. Am konkreten Beispiel des Archivs des Landschaftsverbandes Rheinland wurden Kernaspekte erläutert: Das künftige Abgabeverhalten der betreuten Registraturbildner müsse antizipiert und hochgerechnet werden. Ferner seien Belegungsentwicklungen im analogen Zwischenarchiv (sofern vorhanden) miteinzubeziehen, da auch hier in den nächsten Jahren eine Verlagerung in den digitalen Bereich und somit ein möglicher Zugewinn an Magazinfläche erwartet werden könne (Link zur PPP).

Einem für die Digitalisierung im Archiv zentralen Thema widmete sich im Anschluss Harald Stockert (MARCHIVUM, Mannheim). Er referierte über für Kommunalarchive geeignete Konzepte zur Speicherung von Digitalisaten (nota bene: nicht born digitals!). Schon terminologisch sei zwischen Langzeitarchivierung von born digitals und der Langzeitsicherung digitalen Kopien physisch vorhandener Originale zu unterscheiden. Die Bandbreite der Lösungsansätze reiche von der Speicherung im Langzeitarchiv nach OAIS in Verbundsystemen, über Cloud-Lösungen bis hin zu mobilen Datenträgern wie Festplatten, wobei die Frage des Datenvolumens und der damit verbundenen Kosten sowie die Anforderungen an die Sicherheit maßgeblich seien. Digitalisate analogen Archivguts, also ‚made digitals‘ wie ‚born digitals‘ zu behandeln, d.h. sie im elektronischen Langzeitarchiv zu speichern, sei zweifellos möglich, aber der kostspieligste Weg. Dies gelte selbst dann, wenn man die Dateiformate für Digitalisate mit Augenmaß wähle. Denn die Kosten der Speicherung beeinflussten derlei Weichenstellungen maßgeblich. Stets sei eine sinnvolle Abwägung zwischen Qualität und Kosten anzustellen. Die Wahl des Langzeitspeichersystems sei letztlich auch eine Frage, die mit den jeweiligen kommunalen IT-Dienstleistern auszuhandeln sei: Die wenigsten Archive sind hier in ihrer Entscheidung frei, sie müssen aber ihre fachlichen Anforderungen formulieren und durchzusetzen versuchen (Link zur PPP).

Kerstin Jahn (Kompetenzzentrum Bestandserhaltung für Archive und Bibliotheken in Berlin und Brandenburg, Berlin) und Sabine Stropp (Landesfachstelle für Archive und Öffentliche Bibliotheken Brandenburg, Potsdam) ermunterten in ihrem gemeinsamen Vortrag nachdrücklich dazu, für Bestandserhaltungsprojekte die Förderinstrumente auf Landes- und Bundesebene (Landesförderprogramme, Modellprojekte der KEK, BKM-Sonderprogramm) in Anspruch zu nehmen. Gute Projektplanung und Vorbereitungen seien wie in allen Bereichen das A und O für einen nachhaltigen Erfolg. Um von den Förderprogrammen zu profitieren, müssten vorab Fragen geklärt werden, die von den Zielstellungen über die Einwerbung der Fördermittel bis hin zu Kosten, Personal und zeitlichen Kapazitäten reichten. Die Referentinnen stellten förderfähige Maßnahmen und Förderprogramme ebenso vor wie den Prozess von der Idee über die Planung bis hin zur Umsetzung von Bestandserhaltungsprojekten. Förderungen sind möglich für Maßnahmen der Restaurierung und Konservierung von Einzelobjekten, für die Anwendung von Mengenverfahren (z.B. Entsäuerung, Verpackung, Reinigung, Dekontamination), aber auch für Konzept- und Erhebungsmaßnahmen wie Zustandserfassung und Risikoanalyse bis hin zum konkreten Notfallmanagement (Materialien, Schulungen, Netzwerkbildung in Form von Notfallverbünden). Die Förderprogramme der Länder und des Bundes wurden vorgestellt, aber auch einige private Förderer (i.d.R. Stiftungen) genannt. Bestandserhaltungsprojekte zu planen und Förderanträge zu stellen sei, bei systematischem Vorgehen, kein Hexenwerk und unbedingt zu empfehlen, denn Bestandserhaltung ist nur mit den in der Regel kargen „Bordmitteln“ kaum hinreichend zu leisten. Im Gegenteil waren Archive in der jüngeren Vergangenheit recht erfolgreich damit, zusätzliche Haushaltsmittel mit dem Argument zu erhalten, man könne damit Drittmittel akquirieren.

Carmen Schwietzer (Landesarchiv Berlin) führte im Anschluss anschaulich vor, wie man mit konsequentem Projektmanagement Erschließungsrückständen im Archiv systematisch zu Leibe rücken könne. Projektmanagement biete Instrumente und Methoden von der Konzeption von Erschließungsprojekten über deren Priorisierung bis hin zur Berechnung des erforderlichen Ressourceneinsatzes. Modellhaft lasse sich das als Phasenmodell beschreiben von der Projektdefinition / Analyse (1) über die konkrete Projektplanung bzw. das Design (2) bis hin zur Umsetzung, also der Projektdurchführung und dem damit verbundenen Controlling (3), um am Ende den erfolgreichen Abschluss zu erreichen (4). Diese Schritte erläuterte Schwietzer detailliert und resümierte, dass eine systematische Erschließungsprojektplanung der Schlüssel zur Bewältigung von Erschließungsrückständen sei und auch von kleinen und mittleren Archiven gestemmt werden könne. Erschließungsrückstände seien in Archiven normal, damit könne man gerade gegenüber dem Träger durchaus offensiv argumentieren, um Ressourcenbedarf anzumelden (Link zur PPP).

Der Vortrag von Arnold Otto (Stadtarchiv Nürnberg) schloss thematisch unmittelbar an. Er betonte, dass kaum eine archivarische Tätigkeit so häufig delegiert werde wie die Erschließung: In vielen Häusern werde die Erschließungsarbeit auch, wenn nicht sogar weitgehend durch Ergänzungskräfte wie Praktikant:innen erledigt, Historiker:innen ohne archivfachliche Ausbildung, aber auch Studierende. Inzwischen habe sich auch ein Markt für Erschließungsdienstleistungen entwickelt mit Firmen, deren Hauptziel die Integration von Menschen in den Arbeitsmarkt sei, daneben gebe es kommerzielle Dienstleister. Am Markt aktiv seien neben den Integrationsfachdiensten sowohl Soloselbständige als auch Geschichtsagenturen und etablierte Archivdienstleister mit entsprechenden Know-how. Otto beschrieb die wichtigsten Schritte beim ‚Outsourcen‘ von Erschließungsleistungen bzw. der Projektgestaltung mit externen Kräften: von der gewissenhaften Markterkundung (Referenzen vorhanden?) über die Auswahl geeigneter Bestände (zusätzliche Leistungen wie [Fein-]Bewertung, konservatorische Maßnahmen, Digitalisierung, Verpackung?), Vorgaben des Archivs als Auftraggeber zu Form und Tiefe der Erschließung (Datenbankformat, Erschließungsrichtlinien), die eigentliche Vergabe und Durchführung bis hin zur Qualitätskontrolle der Ergebnisse. Auf den Punkt gebracht: „Passt das [Find-]Buch ins Regal bzw. die Einträge in die Datenbank?“ (Link zur PPP)

Diskussionsforen

In den nachmittäglichen Diskussionsforen wurden sehr angeregt „Dauerbrenner“ des archivarischen Arbeitsalltags diskutiert. Eine Gruppe erörterte unter der Leitung von Rico Quaschny (Stadtarchiv Iserlohn) Chancen und Risiken der Kooperation mit anderen Kultureinrichtungen, aber auch mit Geschichtsvereinen und -werkstätten („Mit Partner:innen zum Ziel – Potenziale und Grenzen der Zusammenarbeit bei archivischen Fachaufgaben“). Kooperation sei unverzichtbar, man erlebe aber gelegentlich auch, dass Partner sich als inaktiv oder sogar als „Bremsklotz“ erwiesen.

Der Einsatz von Praktikant:innen im Archiv, Gegenstand in dem von Peter Quadflieg (Stadtarchiv Wiesbaden) moderierten Diskussionsforum, ist fast überall üblich, der von den Verwaltungen gesetzte Rahmen sei ebenso unterschiedlich wie auch die Einsatzgebiete im Archiv. Einigkeit bestand dahingehend, dass Praktikant:innen zwar Aufwand verursachten, wobei Aufwand und Ertrag tendenziell proportional seien zur Praktikumsdauer (manche Archive setzen Mindestzeiträume), aber dennoch einen großen Mehrwert brächten, einerseits durch ihre Leistungen fürs Archiv, andererseits aber auch und vor allem im Hinblick auf die Nachwuchsgewinnung im Archivbereich.

Das von Karsten Uhde (Archivschule Marburg) geleitete Diskussionsforum widmete sich dem Thema: „Kompetenzwandel im Archiv – Was können wir? Was müssen wir zukünftig können? Wo brauchen wir Unterstützung?“. Die intensive Diskussion spiegelte zwangsläufig das sich wandelnde Berufsbild wider: Herausfordernd seien als Zukunftsaufgaben vor allem der digitale Umbruch in den Verwaltungen, aber auch die immer komplexer werdenden Rechtsfragen, insbesondere die Verrechtlichung im Kontext von Datenschutz-, Persönlichkeits- und Urheberrecht.

Talkrunde: Archive und die Corona-Pandemie

An der von Katharina Tiemann (LWL-Archivamt) moderierten Diskussionsrunde nahmen Anke Rannegger, Grit Richter-Laugwitz (Archivverbund Bautzen) und Harald Stockert teil. Der sächsische Landesverband des VdA hat seit Ausbruch der Pandemie zwei Umfragen unter den sächsischen Kommunalarchiven durchgeführt, deren Ergebnisse Richter-Laugwitz gewinnbringend in die Diskussion einbrachte. Nach den positiven und negativen Erfahrungen befragt, ergaben sich weitgehende Übereinstimmungen, die auch aus dem Chat bestätigt wurden: Während der Pandemie leiden vor allem der Kommunikationsfluss mit der Verwaltung (und im eigenen Haus) sowie die historische Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit. Letztere lässt sich nur sehr eingeschränkt durch virtuelle Angebote ersetzen. In einer großen Anzahl von Kommunalarchiven wurden zudem Archivmitarbeiter:innen vorübergehend in Gesundheitsämtern oder im Ordnungsdienst eingesetzt. Auf der Habenseite steht eine Intensivierung von Tätigkeiten, die sich gut im Homeoffice erledigen lassen (z. B. die Verbesserung der Onlineangebote durch Retrokonversion von Findmitteln). Kein ganz einheitliches Bild ergibt sich, was die Nutzung unter Pandemiebedingungen angeht: In vielen, aber keineswegs allen Archiven stieg die Anzahl der Rechercheanfragen „nach einer kurzen Phase der Schockstarre“ (Stockert) zu Beginn der Pandemie stark an.

Der zweite Teil der Diskussion war der Frage nach den voraussichtlichen langfristigen Folgen der Pandemie gewidmet. Auch hier waren die Erwartungen ähnlich. Corona hat die Digitalisierung innerhalb der Verwaltungen deutlich beschleunigt, dabei nicht nur vielerorts die technische Infrastruktur vorangebracht, sondern auch die Prozesse zur DMS-Einführung. Damit einher werde auch ein gesteigerter Bedarf nach Schulung in Fragen der elektronischen Aktenführung gehen. Aus Sicht der Archive sei insbesondere wichtig und wünschenswert, dass es auch künftig niedrigschwellige Förderangebote des Bundes und der Länder für Digitalisierungsprojekte gäbe.

Transparent  und verlässlich – Regelwerke in Kommunalarchiven

Die letzte Arbeitssitzung am Schlusstag nahm Rechtsfragen rund um die Nutzung von Archivgut in den Blick. Sehr eindringlich rekapitulierte Michael Ruprecht (Stadtarchiv Leipzig) den aufwendigen, aber erfolgreich beschrittenen Weg im Stadtarchiv Leipzig zu einer neuen Gebührenordnung. Es gelte, den richtigen Kompromiss im Spannungsfeld zwischen Rechtskonformität, den Ansprüchen der Trägerverwaltung auf Einnahmengenerierung (de facto eher Minimierung der Unterdeckung) und den weitreichenden Ansprüchen der Informationsgesellschaft (Schlüsselwort: Open Access) auszuhandeln und in entsprechende Satzungen zu kleiden. Zur Sprache kamen die ‚klassischen‘ Gebührenkomplexe Recherche, Benutzung, Reproduktion und Veröffentlichung bzw. Nutzung. Dem Archiv ging es insbesondere um eine Entschlackung der 2015 erlassenen Gebührenordnung, die vergleichsweise weitreichende Gebührentatbestände vorsah (z. B. Gebühr für einfache Lesesaalnutzung). In der neuen Gebührenordnung, die 2020 in Kraft getreten ist, wurden die Gebühren für die Benutzung des Lesesaals, für die Bereitstellung von Archivalien und Hilfsmitteln und für Veröffentlichungsgenehmigungen abgeschafft. Entsprechend dem entstehenden Aufwand angepasst, d.h. angehoben, wurden dagegen die Gebühren für die schriftliche Anfragenbearbeitung und für Reproduktionen im Kundenauftrag. Im Gegenzug erfolgte eine besonders wichtige Errungenschaft aus Sicht der Benutzenden: Die Selbstanfertigung von Fotos von Archivgut ist seither unter den üblichen konservatorischen Auflagen möglich und gebührenfrei. Zwar seien mit der Reform Mindereinnahmen des Archivs verbunden, dies werde aber durch Entlastungen in zentralen Arbeitsprozessen aufgewogen: Es fielen eine geringere Zahl und einfachere Gebührenbescheide an und die Reprowerkstatt sei durch die Möglichkeit des (geregelten) Fotografierens im Lesesaals stark entlastet (Link zur PPP).

Denny Becker (Stadtarchiv Frankfurt/Oder) erläuterte in seinem Referat schließlich die Rechtsnormen im Lesesaalbetrieb: Unter dem Titel „Benutzungsordnung – Benutzungsantrag – Lesesaalordnung: Was muss? Was darf? Was kann?“ führte er die entscheidenden Aspekte vor, wolle man die (abstrakte) Archivgesetzgebung auf Landesebene in konkrete Regelwerke zur Archivnutzung, d.h. „in die gelebte Praxis“ umsetzen. Denn die Erhaltung und die Bereitstellung von Archivalien, der Zugang zu Informationen bei gleichzeitigem Schutz personenbezogener Daten, stellten grundlegende Zielkonflikte dar. Die Regelwerke müssten daher so ausgestaltet sein, dass sie den Mitarbeitenden und Nutzenden einen konkreten Handlungsrahmen vorgäben und zugleich möglichst Rechtssicherheit (etwa von Betroffenen) herstellten. Der Vortrag schloss mit konkreten Ratschlägen für Formulierungen in Antragsformularen, von denen hier einige zentrale genannt seien: Ratsam sei es vor allem, Nutzungsordnungen von Archiven miteinander zu vergleichen und diejenigen Passagen zu übernehmen, die die gesetzlichen Vorgaben am besten erfüllten und zu den örtlichen Gegebenheiten am besten passten. Gleichzeitig sei es wichtig, eine allgemein verständliche Sprache zu verwenden und unbestimmte Rechtsbegriffe zu vermeiden. Unerlässlich sei es schließlich, Nutzungsordnungen von der kommunalen Legislative, also i.d.R. vom Rat oder Kreistag, genehmigen zu lassen. Um nicht zu häufig in die Verlegenheit zu geraten, derlei Satzungen erneuern zu müssen, sei zu großer Detailreichtum bei den Einzelregelungen zu vermeiden. Denn die im Archiv verwendeten Antragsformulare ließen sich verwaltungsintern einfacher und leichter ändern und an neuere gesetzliche und gesellschaftliche Entwicklungen anpassen, ohne die eigentliche Archivsatzung anzutasten (Link zur PPP).

Der größere Teil der Vorträge und die Talkrunde werden demnächst als Livestreams im YouTube-Kanal des LWL-Archivamtes bereitgestellt. In schriftlicher Form werden die Beiträge 2022 in der Reihe “Texte und Untersuchungen zur Archivpflege” des LWL-Archivamtes erscheinen.



Diesen Blogbeitrag zitieren
Marcus Stumpf (2021, 23. Dezember). “Strategien und Wege zur Bewältigung des kommunalarchivischen Arbeitsalltags” – ein Bericht vom Fortbildungsseminar der BKK. archivamtblog. Abgerufen am 26. Mai 2024, von https://doi.org/10.58079/cjmj

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