4 Wochen im LWL-Archivamt

LWL-Archivamt

von David Merschjohann

 

David Merschjohann hat den gesamten Monat im Oktober bei uns im LWL-Archivamt verbracht. Eigentlich nicht lang, trotzdem hat er in diesen vier Wochen viel gelernt und erlebt. Davon berichtet er hier:

Das Archivreferendariat in Nordrhein-Westfalen sieht während der zweijährigen Ausbildung unter anderem ein vierwöchiges Praktikum in einem nichtstaatlichen Archiv vor. So durfte ich mein Praktikum beim LWL-Archivamt für Westfalen vom 4. bis zum 29. Oktober 2021 absolvieren.

Das LWL-Archivamt im Oktober
Das LWL-Archivamt in Münster, Foto: LWL

Sehr schnell wurde mir deutlich, dass das LWL-Archivamt grundsätzlich an vielschichtigen Themenbereichen beteiligt ist, die sich von den Aufgabenfeldern der staatlichen Archive deutlich unterscheiden.

 

Eine Hauptaufgabe ist es, die Kreise und Kommunen in Westfalen-Lippe in archivfachlichen Fragen zu beraten bzw. zu unterstützen. Wie sich das in der Praxis konkret bemerkbar macht, konnte ich jeweils bei einem Arbeitstreffen der Archivarinnen und Archivare im Kreis Borken bzw. Kreis Coesfeld erfahren.

Die Archivarinnen und Archivare der einzelnen Kommunalarchive stellten ihre aktuellen Projekte/Tätigkeiten vor. Des Weiteren wurde der Sachstand einer digitalen Verwaltung bzw. DMS (und damit verbunden der Bereich digitale Langzeitarchivierung) ausführlich erörtert. Da wir uns in einer Umbruchphase befinden, stehen die Kreise und Kommunen sowie die Archive vor großen Herausforderungen. Meine Betreuerin während des Praktikums, Frau Dr. Diener-Staeckling, berichtete auf diesen Treffen ebenfalls über aktuelle archivfachliche Themen. Zu nennen wären die Unterstützung bei der Bergung und Sicherung von Archivgut seitens des LWL-Archivamtes nach der Flutkatastrophe im Ahrtal und im südlichen Westfalen oder die Prävention bzw. Bekämpfung von Papierfischchen in Archiven.

Sitzung in Südlohn
Foto: LWL

Aber auch das Unterstützungsangebot seitens des Archivamtes beim Alltagsgeschäft (z. B. Förderanträge zwecks Anschaffung von Scannern) wurde in der Sitzung des Arbeitskreises Borken angesprochen.

Auf Vorschlag von Frau Dr. Diener-Staeckling werden sich die Arbeitskreise Borken bzw. Coesfeld bei ihren nächsten Treffen mit dem Thema „Notfallverbund“ beschäftigen – eine Angelegenheit, die durch die bereits oben erwähnte Hochwasserkatastrophe im Sommer 2021 wieder aktueller denn je geworden ist. Darüber hinaus besteht beim Arbeitskreis Borken der Wunsch nach einem Austausch über den (rechtlichen) Umgang mit Fotos in Archiven. Ich bin mir sicher, dass bei der Beantwortung dieser Fragen das LWL-Archivamt ein kompetenter Ansprechpartner sein wird.

Rathaus in Ahaus
Foto: LWL

Weitere aufschlussreiche Gespräche durfte ich zusammen mit Frau Dr. Diener-Staeckling in Dülmen und in Ahaus führen: So berichteten die Stadtarchivare Dr. Stefan Sudmann sowie Max Pfeiffer über ihre Arbeit im Kommunalarchiv. Es war sehr interessant zu erfahren, welche aktuellen Themen die beiden Archivare in ihren Kommunen gerade forcieren.

 

 

Hervorzuheben ist, dass bei beiden der Leitgedanke einer Serviceleistung eines Archives für ihre Verwaltung einen sehr hohen Stellenwert hat. In meinen Augen ist dies sehr zu begrüßen, da durch diesen Ansatz die Handlungsfähigkeit einer Kommunalverwaltung sichergestellt wird.

Stadtarchiv Dülmen geöffnet
Foto: LWL

Aus den Gesprächen wurde schnell deutlich, dass das LWL-Archivamt bei der Lösung der aktuellen Herausforderungen stets beratend und unterstützend zur Seite steht. Selbstverständlich wurden auch die Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede hinsichtlich der Arbeitsfelder und dem damit verbundenen Arbeitsalltag in einem kommunalen sowie einem staatlichen Archiv intensiv besprochen.

 

Für den Einblick in ihre Arbeit danke ich den beiden Kollegen Dr. Sudmann und Pfeiffer sehr und wünsche weiterhin gutes Gelingen!

'Unterwegs: Herr Merschjohann mit Frau Diener-Staeckling
Unterwegs: Herr Merschjohann mit Frau Diener-Staeckling, Foto: LWL

Im Zuge der Beratungstätigkeiten kann es vorkommen, dass Kommunen neue Standorte für ihre Archive planen. Deshalb sind umfassende Kenntnisse im Bereich Archivbau notwendig. Herr Dr. Gunnar Teske berichtete mir ausführlich über seine Erfahrungen im Bereich Archivbau (häufig finden Adaptionen statt Neubauten statt), stellte mir drei Kriterien vor, welche ein neues Magazin erfüllen muss (!), und analysierte ebenfalls drei verschiedene Normen.

Als weitere Hauptaufgabe betreut das Archivamt unter anderem die Archive in privater Trägerschaft (bspw. Adelsarchive, Wirtschaftsarchive etc.), was eine Erschließung sowie vor allem eine Zugänglichmachung der Archivalien beinhaltet. Dieser Aspekt, nämlich der Bereich der Vereinigten Westfälischen Adelsarchive e.V. (VWA), bildete den Schwerpunkt meines vierwöchigen Praktikums.

Zum einen durfte ich den Nachlass von Maximilian von Droste Hülshoff erneut erschließen. Bislang lagen lediglich Karteikarten vor, sodass es galt, die Archivalien noch einmal zu sichten und diese sodann im Archivprogramm ACTApro zu erschließen. Frau Dr. Diener-Staeckling deutete an, dass dieser Nachlass bei Nutzerinnen und Nutzern beliebt sei. So gab es bereits in der Vergangenheit einige Anfragen, den Bestand einsehen zu können. Höchste Zeit also, die Archivalien zu verzeichnen, das Findbuch mitsamt Vorwort zu erstellen sowie dieses im Anschluss daran in archive.nrw online zu stellen.

Zudem begann ich mit der Digitalisierung der ersten Verzeichnungseinheiten. Diese Schritte bilden somit einen klassischen Workflow eines Arbeitsprojekts. In diesem Zusammenhang konnte ich dank Frau Dr. Diener-Staeckling und Herrn Dr. Daniel Droste wertvolle digitale Erfahrungen sammeln: Etwa die Online-Stellung des Findbuchs (hierfür ist das Format EAD(DDB) 1.1 notwendig) sowie die Arbeit mit Mets-Dateien. Diese bilden im Grunde eine „Scharnierfunktion“ für die erstellten Digitalisate, welche sich auf dem LWL-Server befinden, und dem DFG-Viewer im Archivportal. Öffentlichkeitsarbeit ist ein Bestandteil des Arbeitsalltags in Archiven. Schließlich bietet sich hiermit die Gelegenheit, unter anderem auf die aktuelle Arbeit hinzuweisen.

Laut Conrad/Teske/Diener-Staeckling „gehört es sogar zu den Pflichten der Archive in einer demokratischen Gesellschaft, die in ihnen verwahrten Quellen nicht nur zu hüten, sondern sie auch in die öffentliche Diskussion einzubringen.“ (Conrad/Teske/Diener-Staeckling, Archivische Öffentlichkeitsarbeit, in: Stumpf (Hg.), Praktische Archivkunde, 4. Aufl., S. 275) Gerade weil sich der Nachlass einer gewissen Beliebtheit erfreut, war ein Hinweis auf die baldige Online-Stellung des Findbuches die logische Konsequenz. Die Online-Community – insbesondere auf Twitter – zeigte sich sehr erfreut über die baldige Internet-Nutzung des Nachlasses des Komponisten und Onkels der berühmten Schriftstellerin Annette von Droste-Hülshoff.

Zum anderen begleitete ich Frau Dr. Diener-Staeckling bei ihren Bereisungen in die verschiedenen Adelsarchive der Region. Diese sind insbesondere deshalb vonnöten, da Bestellungen von Nutzerinnen und Nutzern beim LWL-Archivamt eingehen und rund 2/3 der LWL-Bestände bei den einzelnen Archiven vor Ort lagern. Deshalb sind in regelmäßigen Abständen entsprechende Aushebungen bzw. Reponierungen vorzunehmen, damit die interessierten Benutzerinnen und Benutzer die gewünschten Archivalien im Lesesaal in der Jahnstraße einsehen können. Konkret besuchte ich folgende Adelsarchive: Stift Varlar (Fürstliches Archiv Coesfeld), Haus Alst (in Horstmar) sowie Herzog von Croy´sches Archiv (Dülmen). Die individuellen Begebenheiten, in denen Archivalien aufbewahrt werden, waren sehr interessant zu beobachten.

Schloss Varlar
Foto: LWL
Haus Alst bei Horstmar
Haus Alst bei Horstmar, Foto: LWL

 

 

 

 

Kurz gesagt: Kein ‚Magazin‘ gleicht dem anderen. In diesem Zusammenhang lernte ich möglichst optimale Bedingungen – wie holt man das Beste aus diesem Standort heraus? – für die Lagerung von Archivgut kennen. Wertvolle Erfahrungen konnte ich darüber hinaus in Bezug auf das Austarieren zwischen dem Schutz privater Interessen und der Zugänglichmachung von Archivgut für die Öffentlichkeit machen. So sind stets individuelle Rücksprachen zwischen den Eigentümern und dem LWL-Archivamt erforderlich: Zum Beispiel ob und welche Teile der vorhandenen Findbücher im Archivportal archive.nrw online gestellt werden dürfen.

Das Archivamt fungiert ebenfalls als Archiv des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe sowie seines Rechtsvorgängers, dem Preußischen Provinzialverband. Dies stellt folglich eine weitere Hauptaufgabe dar. Sowohl die amtlichen Unterlagen des Landschaftsverbandes als auch nichtamtliche Unterlagen, wie zum Beispiel des Verbandsdirektors oder von weiteren bekannten Persönlichkeiten, werden nach archivfachlichen Kriterien gesichtet und schließlich entweder dauerhaft übernommen oder kassiert. Herrn Höötmann durfte ich bei einer Aussonderung im LWL-Wohnverbund Marsberg begleiten.

Herr Merschjohann mit Herrn Höötmann in Marsberg
Herr Merschjohann mit Herrn Höötmann in Marsberg, Foto: LWL

Nach einer langen Phase des Lockdowns war es erfreulicherweise wieder der erste Besuch dorthin. Hinsichtlich der allgemeinen Übernahme archivwürdiger Unterlagen konnte ich eine Parallele zur Aussonderung beim Landesarchiv NRW feststellen: Auch das LWL-Archivamt arbeitet ebenfalls mit Archivierungsmodellen (Buchstabenmodell), sodass vereinfacht, rational und möglichst objektiv archivwürdige personenbezogene Unterlagen übernommen werden können. Dieses Verfahren – das natürlich stets in regelmäßigen Abständen überprüft werden muss – kennzeichnet sich als äußerst klug, wenn man Aussonderungen in geeigneter Art und Weise durchführen möchte. Im Allgemeinen gilt es nämlich, das von den über 200 vorhandenen Einrichtungen des LWL produzierte Schriftgut zu bewerten

 

„Wir sind Partner der kommunalen & privaten Archive in Westfalen-Lippe sowie gleichzeitig das Archiv des LWL.“ Mit diesen Worten beschreibt sich das LWL-Archivamt in seinen zahlreichen Internetauftritten.

selbst. Nach vier Wochen meines Praktikums kann ich folgendes Fazit ziehen: Dieser prägnante Satz trifft den Nagel auf den Kopf. Vielen Dank an das gesamte Team – insbesondere auch meiner Praktikumsbetreuerin Frau Dr. Diener-Staeckling – für die spannenden und vielfältigen Einblicke!

Haus Alst, Detail
Foto: LWL

 

 

Viele Grüße und auf Wiedersehen

David Merschjohann


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