„Kann das weg?“ – ein Praxisbericht des Stadtarchivs Lemgo zu Entwicklung, Aufbau und Durchführung einer internen Fortbildung zum Thema Schriftgutverwaltung

Einführung und Situationsbeschreibung

Das Thema der archivischen Vorfeldarbeit bzw. der Beratung zur Schriftgutverwaltung ist bereits seit längerer Zeit ein etablierter Bestandteil archivischer (Kern-)Aufgaben, auch im Kommunalbereich. Der Mehrwert in diesem Bereich wirkt sich auf die Qualität der Aktenführung und damit des potentiellen Archivgutes aus, erleichtert indirekt die spätere Bewertung, trägt zu einer kontrollierten Anbietung und Übernahme bei und zeigt nicht zuletzt das Archiv als Ansprechpartner jenseits von historisch-kulturellen Fragestellungen. Der investierte Aufwand ist deswegen gerechtfertigt.

In Lemgo ist die Ausgangslage eigentlich als gut zu bezeichnen. Es gibt ein durch das Stadtarchiv betreutes Zwischenarchiv (das bei vielen Stellen der Stadt aber immer noch gerne als Verwaltungsarchiv bezeichnet wird), das von den Dienststellen genutzt werden kann, aber kein verpflichtendes Angebot darstellt. Zur Erfassung der abgelieferten Unterlagen setzen wir die Software Augias Zwischenarchiv X ein, die auch eine Intranetrecherche für Ausleihen aus dem Zwischenarchiv ermöglicht. Die abliefernden Stellen nutzen die als Excel-Tabelle vorliegende Abgabeliste, in der alle Akten, die an das Zwischenarchiv abgeben werden, mit ihren Aufbewahrungsfristen erfasst werden. Darüber ist ein direkter Import in die Archivdatenbank des Zwischenarchivs und die anschließende Recherche für Ausleihen möglich. Über das Zwischenarchiv und über die Abgaben und Ausleihen ist ein verlässlicher, dauerhafter Kontakt mit vielen Dienststellen möglich, soweit diese das Zwischenarchiv nutzen.

Ergänzend bietet das Stadtarchiv im Intranet Informationen zu den Themen Schriftgutverwaltung, Aufbewahrungsfristen, Aktenabgabe, Aktenvernichtung, Zwischenarchiv und Ausleihe an. Darunter auch ein „Leitfaden zur Schriftgutverwaltung“ und die KGSt-Empfehlungen zu den Aufbewahrungsfristen von 2006. Trotzdem sind telefonische Nachfragen, E-Mails und teilweise auch persönliche Treffen weiterhin erforderlich, um Einzelfragen zu klären.

2016 wurden durch den Archivleiter Registraturbesuche in so gut wie allen Abteilungen und Einrichtungen durchgeführt, um anhand eines Fragenkataloges einen Überblick über vorhandene Aktenmengen, Aktenplanführungg, hybride Aktenführung, Digitalisierung und Anbietungsverhalten zu gewinnen. Die Informationen wurden zumeist auch in einem direkten Gespräch vor Ort erhoben.

In den letzten Jahren fanden allerdings bei der Stadt Lemgo zahlreiche Personalwechsel aus verschiedenen Gründen statt, so dass sich der Eindruck allmählich festigte, dass bei den neuen Mitarbeiter/innen die Kenntnisse hinsichtlich Funktion und Aufgaben des Stadtarchivs nicht vorhanden sind bzw. auch Basiskenntnisse hinsichtlich der Schriftgutverwaltung fehlen, weil die jüngeren, neuen Kräfte, diese Kenntnisse vielfach nicht mehr erworben haben. Auch bei der Stadt gibt es Bereiche, in denen diese Fertigkeiten nicht mehr vermittelt wurden; hier brach anscheinend der Wissenstransfer bereits vor vielen Jahren ab.

Beim großen Themenfeld „Digitalisierung“ innerhalb der Stadtverwaltung ist das Stadtarchiv bisher nur am Rande involviert. Bei der geplanten Einführung eines DMS beschränkt sich die Beteiligung auf die Frage, was mit den nachträglich digitalisierten Papierakten, die in das DMS importiert werden, geschehen soll. Zusammenfassend kann man sagen, dass das Archiv bisher nur am Ende des Workflows auf dem Weg zur digitalen Akte Berücksichtigung findet, also dann wenn es konkret um die Bewertung und Archivierung/Löschung geht. Dieser Zustand ist natürlich unbefriedigend, da er die Gesamtheit der Aufgabe außer Acht lässt.

Vor dem Hintergrund dieser Rahmenbedingungen erschien ein stärker proaktives Vorgehen erforderlich, um vor allem das Archiv in seiner Wahrnehmung als ausschließlich kulturelle Einrichtung zu korrigieren bzw. zu erweitern und den gewinnbringenden Nutzen einer Beratung zur Schriftgutverwaltung für die Verwaltung aufzuzeigen. Hier kann das Stadtarchiv andere Kompetenzen als sonst zeigen.

Konzept und Umsetzung

Über die Personalabteilung konnte rasch die Zustimmung zu einer internen Fortbildungsmaßnahme im Bereich Schriftgutverwaltung durch das Stadtarchiv gewonnen werden, da auch dort die Notwendigkeit gesehen wird. Dadurch war auch die Teilnahme der Mitarbeiter/innen während der Dienstzeit gesichert. Die Personalabteilung übernahm dankenswerterweise auch die äußere Organisation und Einladung über den Mailverteiler der Stadt.

Ende September 2021 konnten an zwei Terminen die ersten beiden Seminare durchgeführt werden, an denen einmal etwa 15 und einmal 10 Mitarbeiter/innen aus verschiedenen Abteilungen teilnahmen. Die Dauer lag bei etwa vier bis fünf Stunden mit Pausen am Vormittag. Trotz noch gewisser Corona-Einschränkungen konnte die Veranstaltung im Ratssitzungssaal in Präsenz stattfinden.

Das Konzept zur Fortbildung Schriftgutverwaltung sieht einen modularen Aufbau vor.  Folgende fünf Module beinhaltet das Seminar:

Modul 1 Aktenbildung und Aktenführung

Modul 2 Vorgangsbezogenes Arbeiten

Modul 3 Aktenzeichen und Aktenplan

Modul 4 Datenschutz, Löschung und Anbietungspflicht

Modul 5 Zwischenarchiv und Aufbewahrungsfristen

Jedes Modul setzt sich dabei aus vier Teilen zusammen:

Teil 1: Einstieg durch Fragen oder konkrete Beispiele aus der Praxis oder Presse mit Aktualitätsbezug usw.

Teil 2: Wissensinput in Form einer foliengestützten Präsentation (z. B. zu rechtliche Grundlagen)

Teil 3: Fragerunde der Teilnehmer*innen zu den präsentierten Inhalten

Teil 4: Wissenssicherung durch aktive Teilnahmeelemente wie praktische Übung, Test/Quiz, Rollenspiel o. ä.

Der Wissensinput im Teil 2 orientiert sich natürlich an den üblichen und bekannten Inhalten, die für Lemgo im Wesentlichen im Leitfaden für Schriftgutverwaltung zusammengefasst sind. Dort sind auch Internetressourcen und Literatur genannt sowie einschlägige Normen zur Schriftgutverwaltung. Diese Informationen sind die Grundlage für die Folienpräsentationen. Bei jedem Modul ist auch die klare Vermittlungsabsicht, die Gültigkeit der aus dem Papierzeitalter stammenden Regeln, Tipps und Hinweise auch für das digitale Zeitalter zu betonen. Glücklicherweise konnte diese Prämisse auch in einem Seminar durch eine Mitarbeiterin bestätigt und bekräftigt werden, in deren Aufgabenbereich das DMS eingesetzt werden soll bzw. wird. Aktenplan und Aktenzeichen werden dadurch in manchen Bereichen wieder ein regelrechtes Revival erleben…Die Fragerunde in Teil 3 wurde bei beiden Seminargruppen unterschiedlich stark genutzt. Um auf die Fragen und Diskussionen eingehen zu können, mussten allerdings auch Anteile der Module ausgelassen werden, allerdings ohne Verzicht beim Wissensinput.

Nachfolgend eine Kurzbeschreibung der jeweiligen Teile 1 und 4 der fünf Module, die v. a. auch didaktische Gründe haben.

Für das Modul 1 (Aktenbildung und Aktenführung) wurde ein aktuelles Verwaltungsgerichtsurteil zur Aktenführung als Einstieg gewählt. Anschließend fand ein Austausch darüber statt, inwieweit die durch das Gericht definierten Kriterien für eine gesetzeskonforme Aktenführung im Arbeitsalltag erfüllt sind oder erfüllt werden können (insbesondere Stand der Sache bei hybrider Aktenführung). Im Teil 4 des Moduls wurden Aktenbeispiele aus dem Bestand des Stadtarchivs (Mitte 20. Jhd.) im Original an Kleingruppen der Seminarteilnehmenden verteilt, die hinsichtlich des Aktenaufbaus analysiert und in ihren Vor- und Nachteilen für die Aktenführung benannt werden sollten. Dadurch konnten auch Fragen der Aktenablage praktisch thematisiert und gezeigt werden, dass nicht jeder Aktentyp für jede Aufgabe geeignet ist. Die größere Flexibilität bei der Anordnung und Sortierung von Dateien/Dokumenten in digitaler Umgebung wurde mit den Papierformen verglichen und mit Vor- und Nachteilen benannt.

Im Modul 2 (Vorgangsbezogenes Arbeiten) wurde anhand eines kurzen, historischen Aktenbeispiels aus dem Stadtarchiv (Vorgang zu einer Straßenbenennung) der Geschäftsgang mit den Teilnehmenden analysiert (fast schon nach Marburger Vorbild…). Durch den Nachvollzug der einzelnen Bearbeitungsschritte wurde deutlich, welche Bedeutung Verfügungen und Vermerke haben und wie sich damit Bearbeitungs- u. Entscheidungsprozesse steuern lassen. In manchen Fällen wurde auch klar, dass diese Vermerke und Verfügungen heute teilweise fehlen bzw. sich eigentlich im Emailverkehr zu den Vorgängen befinden und nicht mehr unbedingt Teil der Gesamtakte sind. Im vierten Teil hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, in Kleingruppen a) einen Geschäftsprozess aus ihren Bereichen für die anderen Teilnehmenden auf dem Papier darzustellen (Workflow), b) den Geschäftsprozess mit verteilten Rollen darzustellen oder c) in der Dokumentensicht auf einem Muster-Antrag die erforderlichen Vermerke und Verfügungen nach dem Geschäftsgang anzubringen. Für dieses Modul wurde Geschäftsgang und Geschäftsprozess in etwa gleichgesetzt. Die Gruppen sollten auch ein Augenmerk auf Medienbrüche im Geschäftsprozess legen und mögliche Verbesserungspotentiale benennen. Eine Gruppe zeigte durchaus schauspielerisches Talent bei einem Rollenspiel…

Im Modul 3 (Aktenzeichen und Aktenplan) wurde der Auszug aus einem idealtypischen Aktenplan an die Teilnehmenden verteilt und gemeinsam Aufbau und Struktur besprochen. Daraus ergaben sich zumindest in einem Seminar weitergehende Fragen zur Verpflichtung zur Führung eines Aktenplanes und wer für die Pflege zuständig und zu Änderungen berechtigt ist. Im vierten Teil sollten Aktenbetreffe auf einem Blatt ausgeteilt werden , die dann mit der richtigen Aktensachgruppe zu verknüpfen waren, also das zutreffende Aktenzeichen zu bilden. Aus Zeitmangel wurde dieser Teil bei beiden Seminaren weggelassen.

Der Einstieg in Modul 4 (Datenschutz, Löschung und Anbietungspflicht) erfolgte wieder über einen Pressebericht, diesmal zum Thema Verwahrungsbruch in der öffentlichen Verwaltung. Er sollte die Teilnehmenden für das Thema Löschung ohne Anbietung sensibilisieren. Hier wären auch andere Presseberichte denkbar gewesen. Die Inhalte des Moduls wurden abschließend in Teil 4 durch eine Art Multiple Choice Test abgefragt. Problematisch war bei diesem Modul, dass auch teilweise Fragen zum Datenschutz noch innerhalb der Sachbearbeitung (z. B. Weitergabe von Daten an andere Verwaltungen) gestellt wurden, die aus archivischer Sicht nicht zu beantworten waren.

Das fünfte und letzte Modul 5 (Zwischenarchiv und Aufbewahrungsfristen) wurde durch Fragen bei den Teilnehmenden nach Erfahrungen mit dem Zwischenarchiv eingeleitet. Der vierte Teil sollte die Aktenbetreffe aus Modul 3 noch mal aufgreifen und durch die Teilnehmenden sollten entsprechende Aufbewahrungsfristen vorgeschlagen werden. Da dieser Teil bei Modul 3 aus Zeitgründen wegfiel, wurde auf den vierten Teil auch bei Modul 5 verzichtet und die Zeit für abschließende Fragen genutzt.

Zuletzt wurden noch Evaluierungsbögen verteilt, um ein Feedback zu erhalten. Der erfreuliche Rücklauf der Bögen zeigt ein durchweg positives bis sehr positives Meinungsbild. Manche hätten sich das Angebot bereits früher in ihrer Tätigkeit bei der Stadt Lemgo gewünscht. Für Auszubildende und Anwärter/innen wurde ebenfalls Bedarf gesehen. Bei einer Teilnehmerin waren allerdings aufgrund des Ankündigungstextes gänzlich andere Erwartungen geweckt worden, die in dieser Fortbildung nicht zu erfüllen waren.

Schlussfolgerungen und Ausblick

Der Zeitfaktor für die Fortbildung ist kritisch zu sehen. Möglicherweise müssen zwei Module zu einem Modul vereinigt werden, unter Kürzung bzw. Beschränkung auf das Wesentliche. Die Bildung von zwei Fortbildungsangeboten (Module 1 bis 3 und Module 4 bis 5) könnte das Zeitproblem auch weiter entzerren. Unklar ist momentan noch, in welchem Turnus das Angebot zukünftig wiederholt werden soll. In dem Maße wie die Einführung des DMS voranschreitet, wird auch dieser Aspekt in das Fortbildungsangebot zunehmend integriert werden müssen. Bisher kann die Fortbildung „nur“ die Vorbereitung der Dienststellen auf die DMS-Einführung unterstützen. Langfristige Wirkungen müssen sich erst noch zeigen, aber ein erster Schritt ist gemacht. Der Aufwand in der Entwicklung einer solchen Fortbildung ist nicht unerheblich, aber er wird sich – so die Hoffnung – in den nächsten Jahren rentieren. Die über fast schon Jahrzehnte gefestigte Meinung über das Stadtarchiv als ausschließlichem Ort der historischen Forschung und als Kultureinrichtung zur Verwahrung alten Schriftgutes wird sich nicht über Nacht wandeln lassen…


Autor: moeben

Leiter Stadtarchiv Lemgo

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