WAT21: Aspekte der Erschließung und Nutzung

Unter der Moderation von Dr. Claudia Becker (Stadtarchiv Lippstadt), wurden drei Vorträge zum Thema Erschließung und Nutzung gehalten, welche mit einer anschließenden Talkrunde endeten.

v.l.n.r.: Julia Kathke, Dr. Volker Hirsch, Susanne Nicola, Dr. Claudia Becker, Roland Linde

Der erste Vortrag, Erschließung biografischer Unterlagen: Nutzung der Gemeinsamen Normdatenbank (GND)“, unter der Leitung von Dr. Andreas Neuburger, sprach das Thema der immer häufiger genutzten Volltextrecherche an. Die Fortschritte der Webtechnologie und die übergreifende Recherche in verschiedenen Portalen würde die Nutzung der Volltextrecherche fördern. Dadurch, dass Klassifikationen seltener zur Suche von gewünschten Unterlagen genutzt werden, würde die Qualität von Suchergebnissen leiden und das würde schließlich neue Anforderungen an die Erschließung richten.

Als Lösungsansatz bot er die Nutzung von Normdaten an, mit welcher die Volltextrecherche konkretisiert werden soll, da diese Personen, Körperschaften, Kongresse […] eindeutig über verschiedene Informationsquellen hinweg identifizieren können.

Das Kooperationsprojekt GND4C (ein Zusammenschluss der Deutschen Nationalbibliothek, des Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg, des Deutsche Dokumentationszentrum für Kunstgeschichte, des Landesarchiv Baden-Württemberg und der Schleswig-Holsteinische Landesbibliothek) setzt sich nun für eine gemeinsame Normdatei für Kulturdaten ein, die einen besonderen Fokus auf Personendatensätze und Geografika legen soll.

Es gibt bereits einige Datensätze von beispielsweise Ärzten, doch für die archivarische Arbeit würden noch einige historisch bedeutende Personen fehlen. Daher biete sich an, Normdaten anzulegen, die über verschiedene Bestände hinweg Relevanz fänden.

Normdaten bestehen aus Pflichtangaben (Vorname, Nachname und GND-ID), sowie Optionalangaben, die die eindeutige Zuordnung des Menschens erleichtern (wie Wohnort, Beruf oder Lebensdaten).

Archive können diese GND-IDs aus verschiedenen Websites und online Tools kopieren und ihren Beständen beifügen. Hierzu reicht es, wenn in der Verzeichnungsmaske ein freies Feld vorhanden ist, das man fortan mit nur diesen IDs befüllt. Sollten die IDs berichtigt werden müssen, würden sich externe Agenturen darum kümmern.

Als schlussendliches Fazit wurde gesagt, dass Archiven aller Größen dazu fähig wären, Normdaten zu erstellen und bei ihren Beständen anzufügen. Als Teil der praktischen Erschließung sollte der Einzug der Normdaten möglichst bald zum Standard werden.


Als zweite Sprecherin des zweiten Vortrages „Aspekte der Erschließung und Nutzung“, stellte Frau Susanne Nicola den Verein für Computergenealogie und dessen Zusammenarbeit mit den Archiven vor.

Zunächst stellte sie den Verein für Computergenealogie und seine Aufgaben allgemein vor. Dieser ist mit über 4.000 Mitgliedern der größte überregionale genealogische Verein im deutschsprachigen Raum. Er ist Herausgeber der vierteljährlich erscheinenden Zeitschrift „Computergenealogie“ und des Magazins „Familienforschung“. Des Weiteren betreibt er das genealogische Wiki (GenWiki), zahlreiche genealogische Datenbanken und eine digitale Bibliothek mit dem Schwerpunkt auf historische Adressbücher.

Im Zuge dessen wurde ein Auszug aus den satzungsgemäßen Zwecken des Vereins gezeigt. Diese gelten der Erschließung, Bearbeitung und Veröffentlichung historischer und genealogischer Quellen, sowie der Gründung und Unterhaltung wissenschaftlicher Stellen. Diese Stellen haben die Aufgabe, historische und genealogische Forschungsmaterialien zu sammeln, auszuwerten und zu veröffentlichen, sowie die Zusammenarbeit mit Vereinigungen und Einrichtungen, welche gleichgelagerte Interessen verfolgen.

Eine solche Kooperation kann in mehreren möglichen Fällen zustande kommen.

Wie bei der Digitalisierung, wo unter anderem Bücher in den Geschäftsstellen des Vereins gescannt werden können, als auch bei der finanziellen Unterstützung von Auftragsdigitalisierungen. Der Verein für Computergenealogie ist auch im Bereich der Erschließung zu einer Kooperation bereit, dies in Form von Crowdsourcing-Projekten, wie zum Beispiel zur Indexierung oder der Tiefenerschließung.

Geeignete Quellen für eine solche gemeinsame Erschließung sind vor allem Quellen mit Personenbezug, Standesamt Urkunden oder –Register oder historische Adressbücher. Nicht geeignet sind hingegen Quellen, die in reinem Fließtext verfasst sind oder Quellen, die möglicherweise Datenschutzrechtlich bedenklich sind.

Danach wurde das Erfassungswerkzeug DES (Daten-Eingabe-System) vorgestellt. Dieses erfasst den Text direkt vom Digitalisat und ist anschließend sofort über eine Suchfunktion auffindbar. Hierbei wird die Qualität der erfassten Daten auf verschiedene Weise überprüft.

Die vorgestellten Voraussetzungen für eine Kooperation bestehen vor allem darauf, dass die zu erschließenden Quellen im Internet dauerhaft öffentlich einsehbar sein dürfen und somit keine, gemäß DSGVO, personenbezogenen Daten enthalten dürfen.

Aber wie läuft so ein Kooperationsprojekt überhaupt ab? Zunächst werden im Zuge der Vorbereitungen gemeinsam über die Erschließungstiefe abgestimmt und Erfassungsregeln festgelegt. Während der Erschließung wird dann gemeinsam Werbung und Öffentlichkeitsarbeit geleistet und das Projekt laufend betreut. Nach dem Erfassungsende werden dann die erfassten Daten an alle Kooperationspartner übergeben und diese noch weiter auf Fehler überprüft.

Anschließend wurden nochmal die Erwartungen an die Archive als Kooperationspartner erläutert. Diese sollten Werbung und Öffentlichkeitsarbeit leisten, bei der laufenden Projektbetreuung mitwirken und wenn möglich, eine lokale Interessengruppe, wie einen Heimatkreis oder einen Geschichtsverein, miteinbeziehen.


Zum Abschluss hielten Herr Dr. Volker Hirsch und Frau Julia Kathke aus dem Landesarchiv NRW, Abteilung Ostwestfalen-Lippe in Detmold zum Thema: „Ich hätte gern alles zu meinem Opa!“ – Die Onlinestellung von Personenstandsregistern zwischen Nutzererwartung und archivischen Möglichkeiten.

Zu Beginn ging Frau Kathke auf die Nutzererwartungen ein. Die Nutzer erwarten, so Kathke, dass alle Unterlagen zu einer Person jederzeit auf Knopfdruck abrufbar und digital verwendbar sind. Diese Erwartungen stellen die Archive vor große Aufgaben. Welche Möglichkeiten hat also ein Archiv, um diesen Erwartungen gerecht zu werden. Ein Archiv muss sich zunächst fragen, wie relevant die Unterlagen für die Nutzer sind. Nach Personenstandsregister wird beispielsweise sehr häufig gefragt und die Anfrage sind meistens individuell, was einen hohen Arbeitsaufwand nach sich zieht. Eine Digitalisierung wäre also sehr praktisch. Nun muss sich ein Archiv die Frage stellen, welche Ressourcen für diese Digitalisierung benötigt werden. Zum Schluss muss man klären, welche rechtlichen Einschränkungen es im Hinblick auf Schutzfristen gibt. Hier wurde das Beispiel genannt, dass es bei Eheregistern häufig Einträge zu den Kindern zu finden sind, was die Schutzfristen verlängern würde.

Als nächstes ging Herr Dr. Hirsch auf die Sterbenebenregister aus den Regierungsbezirken Münster, Arnsberg und Detmold der Jahre 1874 bis 1938 ein, die seit April 2015 im Landesarchiv NRW Abteilung Ostwestfalen-Lippe in Kooperation mit Family Search digitalisiert werden, ein. Um keine Schutzfristen zu verletzen, geht man nicht über das Jahr 1938 hinaus und die Register wurden im Vorfeld der Digitalisierung aufwendig geprüft. Allein mit Mitteln des Landesarchivs war dieses Projekt allerdings nicht zu stemmen und deshalb schloss man eine Kooperation mit FamilySearch ab. So konnten bereits über 25 Tausend Bände mit knapp 3 Millionen Digitalisaten online gestellt haben. Das Landesarchiv ist innerhalb dieses Kooperationsprojekt für Auswahl und Reponierung zuständig und FamilySearch stellt die Technik und das Personal für die Digitalisierung. Mit der Digitalisierung kommt man den Nutzererwartungen entgegen. Dies zeigt sich in den Zugriffen, die stetig wachsen.

Jedoch sind die Sterbeurkunden in Jahrgängen geordnet nach Standesamtsbezirken einsehbar. Das hat zur Folge, dass der Nutzer zumindest ungefähr wissen muss, wo und wann eine Person gestorben ist, um diese zu finden.

Im Sommer 2020 hat das Landesarchiv NRW dann seinen Vertrag mit FamilySearch erweitert. Von da an werden auch Heirats- und Geburtsnebenregister digitalisiert. Allerdings sind bei diesen Registern andere Zeitschnitte notwendig. Man entschied sich für das Jahr 1899 als geeigneten Zeitschnitt, da in diesen Unterlagen keine relevanten personenbezogenen Daten mehr zu erwarten sind.

Um die Recherche für die Nutzer weiter zu vereinfachen ist das Landesarchiv NRW an weiteren Projekten beteiligt. Diese stellte Herr Dr. Hirsch als vorletzten Punkt des Vortrages vor. Das Corowd Sourcing-Projekt JuWel in Kooperation mit CompGen und der Westfälischen Gesellschaft für Genealogie und Familienforschung (WGGF) hat das Ziel die in den Juden- und Dissidentenregistern bis 1875 genannten Personen in einer Online-Datenbank zu erfassen, um so eine Recherche nach Namen zu ermöglichen. Seit 2020 besteht außerdem eine Kooperation zwischen dem Landesarchiv und MyHeritage. MyHeritage erstellt ein Namensindex zu den bereits digitalisierten Sterbenebenregistern, was eine erhebliche Vereinfachung der Recherche zur Folge hat. Das Landesarchiv erhält eine Kopie des Namensindex, welches dann für zwei Jahre nur im Archiv oder online bei MyHeritage nutzbar ist. Nach Ablauf dieses Zeitraums kann der Index im Internet veröffentlicht werden und steht ab dann frei zur Verfügung.

Zum Abschluss gab Herr Dr. Hirsch einen kleinen Ausblick, was in Zukunft möglich sein könnte. Das Ziel ist es eine Recherche nach Namen zu ermöglichen und den Nutzern alle relevanten Daten zu einer Person online präsentieren zu können. So könnten die Nutzererwartungen teilweise erfüllt werden. Allerdings wird es aufgrund von rechtlichen Bestimmungen auch in Zukunft nicht möglich sein alle Unterlagen digital bereitzustellen. Eine Verknüpfung aller vorhandener Daten wird es irgendwann in Zukunft ermöglichen den Wunsch „Ich hätte gerne alles zu meinem Opa!“ zu erfüllen, so die Zukunftsversion von Herrn Dr. Hirsch.


Talkrunde mit Impulsvortrag

Roland Linde, Vorstandsmitglied der Westfälischen Gesellschaft für Genealogie und Familienforschung, führte verschiedene Kritikpunkte an den biografischen Quellen der Kommunalarchive und deren Nutzerservice an.

So würden Archivare erstaunliche Arbeiten leisten, diese aber nicht an ihre Nutzer weitervermitteln. Es gäbe zu wenig Kommunikationswege, gerade solche, die online zur Verfügung stehen, um Neuerungen den Nutzern mitzuteilen. Gefordert wäre eine zuverlässige Informationspolitik. Beispielsweise ein Newsletter, der die Nutzer über neue Digitalisate informiert oder eine Übersicht, aus welcher die Genealogen ihre Informationen beziehen und selbst untereinander verteilen könnten.
Auch hilfreich wäre eine öffentlich zugängliche Erklärung zur Nutzung von verschiedenen Archivsystemen aus Nutzersicht, da durch den häufig komplizierten Einstieg mögliche Nutzer abgeschreckt werden würden. Eine tabellarische Übersicht von Quellen und welches Archiv für welche Unterlagen zuständig ist, sei ebenfalls eine gewünschte Hilfeleistung.

Der Wunsch konnte von allen Beteiligten nachvollzogen werden, doch haben die wenigsten Archive das nötige Personal um so große Aufgaben zu erfüllen. Es wäre jedoch theoretisch möglich zumindest eine Erklärung zur Nutzung von Beständen auf ArchiveNRW online zu stellen.


Léon Stickan, Alina Zagermann und Nadine Glaeser, FaMI-Auszubildende beim LWL-Archivamt


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