WAT21: Diskussionsforum “Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis: DiPS.kommunal als Dienstleistung für die Kommunen in Westfalen-Lippe”

Am Nachmittag begrüßte Frau Diener-Staeckling die ca. 110 interessierten Teilnehmer:innen des Diskussionsforums „Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis: DiPS.kommunal als Dienstleistung für die Kommunen in Westfalen-Lippe“, das über die Plattform Webex stattfand.

Ziel des Forums war es, einen Einblick in die Arbeitsweise mit DiPS.kommunal zu geben und anschließend individuelle Fragen zu klären.
Vorab betonte Frau Diener-Steckling den Stellenwert der elektronischen Langzeitarchivierung in der gegenwärtigen Arbeitswelt, was sämtliche Archive akut betreffe und aus dem archivischen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sei.

Nach einer kurzen Erläuterung zum methodischen Vorgehen mit den Beteiligungsmöglichkeiten der Teilnehmer über die Chatfunktion sowie virtuellen Meldungen, berichtete Anett Schreiber aus dem Stadtarchiv Bochum in einer ersten Inputpräsentation von ihren bisherigen Erfahrungen im Umgang mit DiPs.kommunal. Das Stadtarchiv Bochum greift seit 2018 auf DiPs.kommunal zurück und konnte bereits vielzählige Eindrücke und Hinweise sammeln.
Darauf aufbauend ging die Rednerin insbesondere auf das Beginnstadium der Arbeit mit DiPS.kommunal ein und zeigte hier technische und organisatorische Aufgaben auf, die mit der Einführung des Systems einhergehen. So seien u.a. neben Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen, die Anbindung von DiPS an die Erschließungssoftware sowie Schulungen der Kollegen:innen und die Teilnahme an den DiPS-Anwendertreffen zu empfehlen.
Im fortgeschrittenen Bereich kämen dann spezifischere Aufgaben wie die Bewertung von Fachverfahren, Datenbanken und Websites sowie die Beratung der Ämter bei der Einführung der E-Akte hinzu.

Um die bisherigen Ausführungen etwas zu veranschaulichen, stellt Frau Schreiber im Folgenden einige Aussonderungsprojekte des Stadtarchivs Bochum dar und hebt hier insbesondere die Straßennamendatenbank hervor, die in Zusammenarbeit mit der LWL-IT realisiert werden konnte.
Abschließend betonte die Rednerin noch einmal in aller Ausdrücklichkeit die für Sie wirklich wichtigen Aspekte, die es mitzunehmen gelte. Dazu zählten neben der Analyse des akuten Übernahmebedarfes in erster Linie ein Vernetzen und eine Kooperation innerhalb und außerhalb der eigenen Kommune und letztendlich die persönliche Bereitschaft, sich weiterzubilden und offen zu bleiben für die Herausforderungen, die das digitale Zeitalter an das Archivwesen stelle.

Auf Basis dieses Vortrages wurde die erste Fragerunde eröffnet, die zu einem regen Austausch führte. Hier konnten unterschiedliche Fragen geklärt werden, die sich in erster Linie unmittelbar auf die Erfahrungswerte des Stadtarchivs Bochum hinsichtlich der internen Organisation sowie den Umfang bisher übernommenem Archivgutes und die entsprechenden Speicherkapazitäten stützten.

Im weiteren Verlauf des Diskussionsforums gab Frau Hanna Ruff, LWL-Archivamt für Westfalen, Münster, einen zweiten Input-Vortrag. Neben grundlegenden Informationen über DiPS.kommunal wurde auch die Mitgliedschaft im DA.NRW vorgestellt. Das Digitale Archiv NRW besteht als Lösungsverbund aus DiPS.kommunal und DNS (DA NRW Software Suite). Wobei DiPS.kommunal vom LWL für Westfalen-Lippe betrieben wird und von der Stadt Köln für das Rheinland. DNS als Angebot für alle Kultursparten wird betrieben vom LVR, der krz Lemgo und dem hbz Köln.

Es wurde außerdem deutlich, dass ein Langzeitarchivierungssystem immer mehr als ein DMS ist und nach dem “Open Archival Information System”-Standard archiviert wird.

Im Anschluss an die beiden Referate wurden gestellte Fragen der Kolleg:innen zur Übernahme digitaler Daten von den Referentinnen beantwortet.

Weitere Informationen erhalten Sie unter:
dips.support@lwl.org

Maximilian Fahrenbach, Ronja König, Hendrik Schlaghecken & Julia Siebel, Archivanwärter*innen im LWL-Archivamt

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