WAT21: Diskussionsforum “Profilierung des Kommunalarchivs – Öffentlichkeitsarbeit in der Trägerverwaltung”

Das Diskussionsforum unter der Leitung von Herr Dr. Kai Rawe aus dem Stadtarchiv Bochum befasste sich mit dem Thema „Profilierung des Kommunalarchivs – Öffentlichkeitsarbeit in der Trägerverwaltung“.

Aufgrund der Corona-Pandemie fand der diesjährige Westfälische Archivtag rein digital statt. Der Austausch im Diskussionsforum wurde nicht persönlich geführt, sondern mithilfe einer Videokonferenz. Zu Beginn gab es eine kurze Einweisung, wie man das Diskussionsforum in digitaler Form gestalten möchte.

Nachdem die technischen Rahmenbedingungen geklärt waren, stellte Herr Rawe das Thema vor. Es sollte zunächst um die Profilierung des Kommunalarchivs gehen. Dazu stellte er mehrere Fragen in den Raum:

• Was ist das Profil des Kommunalarchivs?
• Sollte man sich über das Profil Gedanken machen?
• Was ist die eigene und was ist die Fremdwahrnehmung?
• Was spricht für und was gegen eine Profilierung?

Das Diskussionsforum begann mit der Aussage, dass das Kommunalarchiv innerhalb der Träger teilweise als Servicecenter gesehen wird und sich selbst auch so versteht. Man sei ein Servicecenter für historische Angelegenheiten, da man schnell und kompetent arbeite und ein verlässlicher Partner bei unterschiedlichen Aufgaben, wie etwa der Einführung der E-Akte, sei. Allgemein war man sich im Diskussionsforum von Beginn an einig, dass eine gute Vernetzung innerhalb der Verwaltung positive Auswirkungen auf das Archiv hat.

Allerdings wurde auch angesprochen, dass oft das Wissen, was das Archiv genau macht oder wo man alte Akten und Unterlagen abgeben kann, innerhalb der Verwaltung fehle. Daraufhin wurde die Frage in den Raum gestellt, was man dagegen tun könne und ob es für dieses Problem schon Lösungsansätze gebe. Die Antwort, dass man teilweise Workshops für Mitarbeiter:innen und Auszubildende der Verwaltung anbiete, wurde sehr positiv aufgenommen. Workshops dienen dazu, dass die Mitarbieter:innen ihr Wissen über das Archiv in andere Abteilungen weitertragen konnten, da sie gut vernetzt sind und man sich als Kommunalarchiv so ein breites Netzwerk aufbauen konnte. Es wurde auch davon berichtet, dass eine eigene Zeitschrift herausgegeben wurde, um Mitarbeiter:innen anzusprechen und zu informieren. Man war sich darüber einig, dass diese Veranstaltungen regelmäßig wiederholt werden müssen, da es in den Abteilungen sehr häufig Mitarbeiterwechsel gibt. Allgemein wurde betont, dass der persönliche Kontakt und ein zielgerichtetes Handeln sehr wichtig sind, um sich innerhalb der Verwaltung ein Profil zu erarbeiten. Die Kernaufgabe ist es in der Verwaltung bekannt zu werden, um nicht weiter als Staubfänger gesehen zu werden, sondern als verlässlicher Partner in ganz unterschiedlichen Bereichen.

Nachdem bei der Frage nach der Profilierung des Kommunalarchivs große Einigkeit zu herrschen schien, leitete Herr Dr. Rawe zum zweiten Punkt des Forums über: Der Öffentlichkeitsarbeit.

Es wurde zunächst gefragt in welchen Bereichen bereits Öffentlichkeitsarbeit von den einzelnen Archiven betrieben wird. Hier wurden Beispiele, wie etwa eigene Social-Media-Kanäle, Jahrbücher, Vortragsreihen oder Ausstellungen genannt. Auch Führungen durch das Archiv oder Stadtführungen wurden als Beispiel genannt. Hier gab es den Einwand, dass man die Öffentlichkeitsarbeit, gerade im Hinblick auf Archivführungen, nicht zu weit treiben sollte. Man muss immer auch Aspekte, wie den Datenschutz oder den Erhalt der Archivalien im Blick behalten.

In Zusammenhang mit der Öffentlichkeitsarbeit wurde außerdem gesagt, dass die Position der Archive auch von den Wähler:innen abhängt. Deshalb sei es für die Archive wichtig, dass sie stadtgesellschaftlich relevante Themen aufgreifen und thematisieren. Es lohnt sich, sich öffentlich zu präsentieren, da das Potential in jedem Fall da ist und so auch leichter Fördermittel fließen. Es bestand Einigkeit darüber, dass die Archive aktiv werden müssen und nicht darauf warten sollten, dass jemand auf sie zu kommt.

Zum Ende des Diskussionsforums stellte Herr Dr. Rawe die Frage, ob es denn Konkurrenz in der Öffentlichkeitsarbeit gebe, wie zum Beispiel Museen und ob sich das auswirken würde. Auch bei dieser Frage herrschte größtenteils Einigkeit. Kooperation sei vorhanden, allerdings sind Fördermittel begrenzt und deshalb stehe man schon in gewisser Weise in Konkurrenz zu anderen historischen Einrichtungen. Oft geht ein Großteil der finanziellen Mittel eher an andere Einrichtungen, wie z.B. die Museen, da diese in der öffentlichen Wahrnehmung bekannter sind. Allerdings wurde auch gesagt, dass man durchaus von der finanziellen Förderung anderer profitieren kann.

Zum Abschluss wurden die gesammelten Punkte nochmal zusammengefasst. Man war sich einig darüber, dass ein gutes Profil innerhalb des Trägers positive Auswirkungen auf das Archiv hat. So bietet eine positive Wahrnehmung verschiedene Vorteile, wie etwa beim Etat, Stellen oder der besseren Wahrnehmung von Aufgaben. Sicherlich sei es nicht immer einfach sich Aufmerksamkeit zu verschaffen und auch einfache historische Akten spannend zu gestalten. Allerdings würden oft schon kleine Dinge positive Folgen nach sich ziehen.

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