WAT21: Digitale Sprechstude (DA NRW, DiPS.kommunal, Landesinitative Substanzerhalt)

Sprechstunde DA NRW & DiPS.kommunal

Wie viel Speicherplatz wird benötigt?
Das kommt ganz auf die eingelieferten Daten an. So benötigen Office-Dateien weniger als Audio-, Foto-, oder Filmdateien. Das Angebot beginnt bei 500GB und bis zum heutigen Tage sind alle Kunden damit ausgekommen. 50% der Daten bewegen sich zwischen 500KB und 1MB, was der Lagerkapazität von rund 250.000 Objekten entspricht. Bei Videos, wie beispielsweise Zeitzeugeninterviews mit c.a. 1,5GB pro Aufnahme, verringert sich die Kapazität auf knapp 330 Objekte.

Welche Übertragungswege gibt es?
Die Daten werden über das Verwaltungsnetz (Netz des Bundes, NdB) übertragen. Somit kann die Verbindung von Kommune zu Kommune schwanken. Bei größere Datenmengen kann die Abgabe einige Zeit beanspruchen, daher kann die Überstellung auch in der Nacht passieren.

Wie sieht die Kostenentwicklung aus?
Die Kosten werden in absehbarer Zeit nicht sinken, aber sie werden auch nicht ansteigen.

Nutzung des Portals – Ist die Nutzung verpflichtend?
Nein, die Nutzung des Portals ist nur ein Angebot. Wird die reine Langzeitarchivierung gewünscht, dann kann für jedes abgelieferte Datenpaket individuell entschiedenen werden, ob es veröffentlicht werden soll, oder nicht.

Sollten weitere Fragen entstehen, können diese im persönlichen Gespräch geklärt werden.

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Sprechstunde Landesinitative Substanzerhalt (LISE)

In der Digitalen Sprechstunde zur Landesinitiative für Substanzerhalt (LISE) hatten die Teilnehmer:innen die Möglichkeit Frau Gabriele Rothkegel und Herrn Hans-Jürgen Höötmann vom LWL-Archivamt, Fragen zu dieser zu stellen.

Diese Digitale Sprechstunde sollte als Abfederung der sonstigen Möglichkeiten auf den Archivtagen dienen, wo die LISE direkt vor Ort Fragen beantworten konnte.

Da das Land in diesem Jahr die Mittel erhöht hat wurden die Maßnahmen der LISE erweitert, so dass nun die vier folgenden Möglichkeiten zur Verfügung stehen:

• Massenentsäuerung
• Aktenreinigung
• Verpackung
• Restaurierung

Da nun mehrere Leistungen angeboten werden, wurde ein einfaches Formular für diese eingeführt.

Des Weiteren wurde darauf hingewiesen, dass sich das Anmeldeverfahren von der Verpackung und der Restaurierung geändert hat. Bei diesen gibt es, nicht so wie bei den anderen beiden, keine zentrale Ausschreibung, sondern das Vergabeverfahren muss von den Archiven selbst vorangetrieben werden.

Darauf folgten die ersten Fragen der Teilnehmer.

• Wie kann man sich die Reinigung denn vorstellen?
• Gibt es eine Mengenbegrenzung?
• Kommen die Unterlagen gereinigt, verpackt und entsäuert zurück?

Es wurde erklärt, dass es bei der Reinigung drei Kategorien gäbe und die Fragen, wie verpackt und geordnet wird individuell besprochen werden. Der Umfang sei abhängig von den zur Verfügung gestellten Mittel. Als Beispiel wurde gesagt, dass ein laufender Meter leicht verschmutzter Akten 1000€ koste.

In der nächsten Frage ging es darum, wie langfristig die LISE denn noch sei?

Diese wurde bisher alle vier Jahre mit dem Land neu verhandelt und der jetzige Vertrag läuft bis Ende 2023, welcher sich dann aber automatisch verlängert, wenn er nicht von einem der Vertragspartner gekündigt wird.

Die nächste Frage handelte davon, was mit Verpackung eigentlich gemeint ist?

Bei der Verpackung geht es vor allem darum Urkunden, Sonderformate oder einen ganzen Bestand neu verpacken zu lassen.

Auf die darauffolgende Frage, wie denn der Ablauf aussehe, wenn man einen Bestand sowohl gereinigt als auch entkontaminiert haben möchte, wurde erklärt, dass der Bestand erst in einem Jahr entkontaminiert und dann im nächsten Jahr entsäuert wird.

Als nächstes wurde nach Erfahrungen mit der Kombination von LISE und KEK gefragt.

Diese gab es aber leider noch nicht, sondern würden voraussichtlich erst nächstes Jahr vorliegen.

Im Zuge dessen wurde gefragt, was KEK eigentlich sei?

Es wurde erläutert, dass KEK ein Programm des Bundes zur Förderung der Erhaltung von schriftlichem Kulturgut ist und man sich für weitere Informationen auf deren Internetseite informieren kann.

Als nächstes kam die Frage auf, ob man noch für dieses Jahr sich bei der LISE anmelden könnte oder ob das erst für das nächste Jahr möglich sei. Die Antwort darauf war, dass dies erst für nächstes Jahr ginge.

Die nächste Frage, ob ein Bestand vor seiner Entsäuerung verzeichnet sein muss, wurde dahingehend beantwortet, dass dies nicht sein muss, aber durchaus Sinn macht. Bei der Verzeichnung werden hin und wieder noch Unterlagen kassiert und dann hätte man diese umsonst entsäuern lassen.

Aufgrund der Covid-19 Pandemie kam die Frage auf, wie die Abholung der Archivalien dieses Jahr denn ablaufen würde und ob es andere Konzepte gibt. Frau Rothkegel beantwortete die Frage damit, dass die Abläufe wie sonst auch wären, nur eben mit entsprechendem Abstand und medizinischen Mundnasenbedeckungen.

Daraufhin kam die Frage auf, wann die Abholung denn im Laufe des Jahres erfolgen würde?

Dies wurde damit beantwortet, dass zunächst die Archive drankämmen von denen noch Unterlagen hier vor Ort sind, sodass dann Austausch stattfinden könne. Auf die anderen Archive kommt die LISE dann entsprechend zu.

Als nächstes wurde nach den Kosten für die Reinigung und Entsäuerung gefragt.

Die Reinigung von einem laufenden Meter leicht verschmutzter Akten koste 1000€, der auch bezuschusst wird.

Bei der Entsäuerung gibt es zwei Möglichkeiten, entweder die Einzelblattentsäuerung, wo der Betrag nach der Anzahl der Blätter berechnet wird und eine Archivschachtel ca. 280€ kostet oder die Blockentsäuerung. Hier werden die Kosten nach dem Gewicht bestimmt, sodass eine Schachtel ungefähr 70 bis 80€ kostet.

Zuletzt wurde gefragt, ob das runterfahren des Förderanteils bei der Entsäuerung großen Einfluss auf den Preis habe und ab wann dies geschieht. Darauf wurde geantwortet, dass dieser nicht groß sei und es auch nicht zu starken Beeinträchtigungen kommen wird.

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