WAT21: Rechtsfragen und Aspekte der Überlieferungsbildung

Nach der Pause, die durch das Tool „wonder.me“ einen interaktiven Austausch der Teilnehmerinnen und Teilnehmer bot, folgten nun die Fachreferate.

Die Moderation der Referate mit dem Überthema „Rechtsfragen und Aspekte der Überlieferungsbildung“ übernahm Dr. Stephen Schröder.
Dieser stellte zu Beginn fest, dass in seinem Archiv im Rhein-Kreis Neuss nachigener Nachforschung 3 von 4 Nachfragen auf personenbezogene Daten beziehen, womit die Relevanz des diesjährigen Themas belegt wird.
Laut Herrn Schröder stellten sich aber besonders in diesem Themenkomplex mehrere Fragen.

Schon bei der vorgelagerten Überlieferungsbildung sei fraglich, ob rechtliche Bestimmungen, wie z.B. Vernichtungsbestimmungen der Übernahme von personenbezogenen Daten in den Archiven trotz der weitreichenden Anbietungspflicht entgegenstehe.
Aber auch bei unproblematischen Daten stelle sich die Frage, mit welcher Methodik wir diesen umfangreichen Quellentypus, der in Zukunft massenhaft auf die Archive zukäme, erschließen werden können.
Durch eine praktikable und zielführende Erschließungsmethodik erreiche man vielseitige Auswertungsmöglichkeiten.
Mit diesen und weiteren Fragen läutet Herr Schröder die erste Sektion des Westfälischen Archivtages 2021 ein und übergibt das Wort dem ersten Referenten Herrn Dr. Steinert aus dem LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum in Pulheim.
Sein Vortrag beschäftigt sich mit der Frage: „Übernahme von personenbezogenen Unterlagen in der Verwaltung in Zeiten der Datenschutz-Grundverordnung – Weitermachen wie bisher?“

Zu Beginn stellte der Redner fest, dass die nordrhein-westfälische Archivwelt immer noch auf ein novelliertes Archivgesetz warte, dass der Datenschutzgrundverordnung von 2016 Rechnung trägt. Im Moment stehe die DSGVO dem Archivgesetz NRW entgegen.
Der Redner benannte noch einmal die Unterscheidung, die die DSGVO bei Bestimmungen in Bezug auf personenbezogene Daten im Archiv macht.

Grundlegend untersage die DSGVO die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Absatz 1.
Jedoch räume die Verordnung ein, bei einem ausdrücklich im öffentlichen Interesse liegendem Archivzweck durch die Artikel 5 und 6 DSGVO auf die Erfordernisse zu verzichten (sog. Derogation).
Zu betonen sei, dass die DSGVO nur für lebende Personen gelte.
Neben dieser unmittelbaren Privilegierung der Archive gibt es auch eine Privilegierung der Archive durch Artikel 89 Absatz 3 DSGVO, die eine zentrale Bestimmung für die Archive sei.
Einzige Voraussetzung für diese Ausnahme sei die Anpassung der Archivgesetzte, die wiederum in NRW fehle.
Durch eine geringe Änderung des Archivgesetzes wäre diese Ausnahme möglich.
In den meisten Bundesländern ist eine solche dringende Novellierung des Archivgesetzes, die Voraussetzung der Derogation ist, bereits geschehen. In fünf Bundesländer unter denen auch NRW ist, stehe dies hingegen noch aus.
2018 habe es einen Gesetzesvorschlag für die Novellierung gegeben, der aber 2019 nach einer ergebnislosen Anhörung der Verbände im Sand verlaufen sei.
Herr Steinert nennt dies eine „schleppende Bearbeitung des Gesetzgebers“ und hofft deshalb, auf eine problemlose Übernahme der personenbezogenen Daten, die durch die kommende Novelle ermöglicht werden solle.

Diese Möglichkeit eröffnet der Redner durch die exemplarische Nennung der Bestimmungen die dies im Moment im Archivgesetz NRW verhinderten.
Neben einer minimalen Abänderung des §4 Absatz 2 Archivgesetz, der durch eine zwei Sätzestarke Nummer 3 des Gesetzeslautes derogierbar wäre, seien ebenfalls die Artikel 15,16,18 und 19-21 DSGVO derogierbar.
Eine solche Abänderung erspare sehr viel Arbeit und würde zudem eine klare rechtliche Grundlage bieten
Herr Steinert stellte  fest, dass die Derogation unter datenschutzrechtlichen Aspekten „vollkommen unbedenklich [sei], da das Archivgesetz durch Schutzfristen die Einhaltung des Datenschutzes garantiert“.

Eine Wiederaufnahme der Frage, ob man weiter machen soll wie bisher, käme zu dem Schluss, dass wir es eigentlich nicht dürften, es aber trotzdem im Hinblick auf die noch ausstehende Novellierung tun müssten.

Herr Schroeder hielt abschließend fest, dass die jetzige Lage eine unbefriedigende sei und leitete in diesem Zuge zu der Auswertung der anfangs gestellten Umfragen ein.
Die Frage, ob Dienststellen die Anbietung personenbezogener Daten verweigerten, konnten 27% der Teilnehmer bejahen, was zu angesichts dieser hohen Anzahl zu Verwunderung führte.
Herr Steinert griff diese Zahl auf schilderte, dass er dieses Problem zwar kenne, jedoch nicht in einem solchen Umfang, woraus sich ein noch größerer Handlungsbedarf des Gesetzgebers ergebe.
Das Problem sei also durch aus real und auch dringend. Eine Novellierung des Archivgesetzes sei somit dringend erforderlich und schon längst ausstehend, wie Herr Steinert abschließend zusammenfasste.

Im Anschluss daran widmete sich Vinzenz Lübben aus dem Kommunalarchiv Minden einer weiteren Frage, die mit dem Inkrafttreten der DSGVO neue Relevanz erlangte. Er legte den Fokus dabei auf den Bereich der Gedenkarbeit und klärte, inwieweit personenbezogene Daten für diese sowohl genutzt als auch veröffentlicht werden könnten.

Nach einem kurzen Einstieg mit dem Hinweis auf die archivarischen Aufgaben der Erforschung und Bereitstellung von Archivgut, schlug er den Bogen zum Themenkomplex der Gedenkarbeit und hob hier insbesondere die Rolle von Archiven bei der Aufarbeitung von bestimmtem personenbezogenem erlittenen Unrecht, beispielsweise im NS-Staat, aber auch in der heutigen Bundesrepublik hervor.
An erster Stelle ergäbe sich hier die Frage nach der möglichen Nutzung entsprechender personenbezogener Daten. Hier sei sich vorab klarzumachen, dass Gedenkarbeit stets mit personenbezogenem Archivgut einhergehe. In diesem Zuge ging der Referent auf die einschlägigen Rechtsgrundlagen, wie den §7 ArchivG NRW ein, welche die Voraussetzung für die Nutzung und Verknüpfung der zuvor genannten Daten bereits innerhalb der laufenden Schutzfristen möglich mache.
Anschließend wurden weitere Rechtsgrundlagen, insbesondere die DSGVO, differenzierter betrachtet. Begründet durch die Tatsache, dass Gedenkarbeit immer auf dem Sammeln von Informationen über bestimmte Personen(-gruppen) basiere, wurden Grundsätze für eine Verarbeitung solcher Daten für den Fall genannt, dass nicht ausschließbar sei, ob einzelne Betroffene noch am Leben sein oder sich schützenswerte Belange Hinterbliebener ergäben.
Vinzenz Lübben erläuterte in diesem Zusammenhang detailliert einzelne weitere Rechte Betroffener, wie das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) sowie das Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO) und zeigte dabei die Schwierigkeit der Abwägung auf, diese Daten zum Zwecke der Gedenkarbeit gesetzeskonform zu verwenden.

Neben der Nutzung von personenbezogenen Daten für Gedenkarbeit sei darüber hinaus ganz klar fraglich, inwieweit diese im Folgenden auch veröffentlicht werden dürften. Anknüpfungspunkt für die rechtliche Perspektive sei hierbei primär die betroffene Personengruppe.
Während bereits verstorbene Personen zwar keinen Anspruch auf einen postmortalen Datenschutz haben, stehe ihnen dennoch ein postmortaler Persönlichkeitsschutz zu, den es zu beachten gelte. Dieser sei jedoch sehr eng auszulegen und umfasse lediglich schwerwiegende Eingriffe, die wiederum ausdrücklich von Angehörigen geltend gemacht werden müssten.
Bei dem vergleichsweise zwar geringen Anteil an Überlebenden, gestalte sich die Lage schon etwas komplizierter, da in diesem Fall eine ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Personen zur Datenveröffentlichung erforderlich sei.
Die Rechtslage für die Personengruppe der Hinterbliebenen sei nicht ausdrücklich geregelt, hier müsse die Veröffentlichung diese aber schon eigenständig und individuell betreffen, um eine Zustimmung zu erforderlich zu machen.

Abschließend und unter Beachtung seiner bisherigen Ausführungen kam Vinzenz Lübben zu dem Plädoyer, dass Archive grundsätzlich den Zugang zu personenbezogenen Daten für Gedenkarbeit ermöglichen sollten. Hierbei seien allerdings ausdrücklich bereits vor der Nutzung das Informationsinteresse der Öffentlichkeit sowie die schutzwürdige Belange Betroffener abzuwägen, was jeweils eine konkrete Prüfung im Einzelfall bedeute. An dieser Stelle verwies Vinzenz Lübben noch einmal ausdrücklich auf den Mehrwert des Einbezuges und der Kooperation mit Interessenvertretungen der Opfergruppen. Für weitere Ausführungen wurde schließlich noch auf die Handreichung des BKK zur Zusammenarbeit von Kommunalarchiven und Gedenkstätten im Neuen Archivar hingewiesen.

Den Schlussvortrag der Sektion hielt Dr. Hartwig Kerksen aus dem Stadtarchiv Dortmund zu „Überlegungen zum Aussagewert uns Auswahlarchivierung von Ausländerakten“.

Zu Beginn stellte Herr Kerksen fest, dass Wanderungsbewegungen maßgeblichen Einfluss auf die Stadtentwicklung hätten. Nichtsdestotrotz fand dieser Bereich der Gesellschaftsdokumentation erst in der jüngsten Vergangenheit in der Archivwelt Beachtung.
Mit dem Anliegen, die Sicht der Betroffenen hervorzuheben, fand eine Dokumentation primär in Form von oral historystatt.
Da es sich bei der Migration jedoch um ein klassisches Querschnittsthema handele, das einen nicht unbeachtlichen Teil der Bevölkerung betreffe und welches sich durch weite Teile der Verwaltung ziehe, sei es zwingend erforderlich weitreichendere schriftliche Quellen der Verwaltungsbehörden ebenfalls in den Blick zu fassen.
Als besonders eindrückliches Beispiel hebt der Referent hier die Ausländerakte hervor, welche durch eine außerordentliche Informationsdichte charakterisiert sei. Sie umfasse beispielsweise jeglichen Behördenverkehr, persönliche Daten, Miet- und Kaufverträge sowie, Versicherungsstand und Familienverhältnisse. So wundert es nicht, dass viele der Akten bis zu drei Bänden umfassen. Ausländerakten seien dementsprechend deutlich umfassender als „normale“ Bürgerakten, was eine Einbindung dieses Aktentypes in vielerlei historische Fragen und Untersuchungen denkbar mache.

Am Beispiel Dortmunds führt der Referent aus, dass jährlich 4500-5000 Ausländerakten in der Altregistratur anfielen. Bis 2016 reagierte man auf diese Fülle von Akten mit einer vollständigen Kassation.
Um einen solchen immensen gesellschaftlichen Informationsverlust zu verhindern, begann das Stadtarchiv Dortmund 2017 Ausländerakten zu erschließen.
Bewertungskriterium war beispielsweise neben der Nationalität das Alter der Akte, in dem Bestreben, die zuvor entstandene Bestandslücken zu schließen.  So entstand eine vollständige Aktenübernahme der Altregistraturen.
Letztendlich wurde ebenfalls ein zufälliges Auswahlverfahren angewandt, sodass jede 20. Akte übernommen wurde.Denkbar sei aber neben der repräsentativen Zufallsauswahl auch eine Quotenauswahl.
Nachdem man in Dortmund ein Sample von 500 Ausländerakten im Stadtarchiv Dortmund verzeichnen konnte, begann dieses nur noch jede 40. Akte im Zweijahresrhythmus zu übernehmen.

Schlussendlich fasste der Redner zusammen, dass Ausländerakten eine umfassende Auskunft zu gesellschaftlichen Themen bieten und dadurch eine Archivwürdigkeit besitzt.
Um alte Bestandslücken in diesem Bereich zu tilgen, sollten alte Akten der früheren Migrantengeneration übernommen werden.
Dennoch sollte die Akzession hier nicht Überhand nehmen.

Auf eine Nachfrage aus dem Archivarspublikum, stellte Herr Kersken mit Bedauern fest, dass ein konkretes Interesse der Geschichtsforschung bislang nicht vorhanden sei und diese Quellengruppe bei Historikern noch nahezu unbekannt sei.

Herr Schröder beendet die Sektion der Referate mit dem Statement, dass der Diskurs zwischen Archiv- und Historikerwelt zukünftig deutlich reger verlaufen sollte.

Hendrik Schlaghecken & Julia Siebel, Archivanwärter*innen beim LWL-Archivamt 

 

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