Prozessmanagement in Archiven – ein neues Thema in (kommunalen) Archiven?

Im Herbst 2020 meldete sich ein ostwestfälisches Kommunalarchiv beim LWL-Archivamt, um darüber zu informieren, dass seine Trägerverwaltung im Zuge der Planungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kurzfristig begonnen habe, die Prozesse der gesamten Verwaltung zu prüfen, wovon auch das Archiv betroffen war. Unterstützung hatte sich die Kommune dafür bei einem Dienstleister geholt, der auf das Prozessmanagement in öffentlichen Verwaltungen spezialisiert ist und Vorlagen für zahllose typische Arbeitsprozesse in Kommunen bereitstellte. Die Vorlagen für Arbeitsprozesse in Archiven waren allerdings unvollständig und ihre Grundlage unklar. Da zur selben Zeit mehrere Kommunen in Ostwestfalen-Lippe ihre Prozesse mit demselben Dienstleister in Form einer interkommunalen Zusammenarbeit zu prüfen begannen, ergab sich für die betroffenen Archive die Möglichkeit, ihr Wissen zu bündeln. So bildete sich ein archivischer Arbeitskreis, der sich seitdem mehrfach über das Thema in Videokonferenzen austauschen konnte und an dem ich für das LWL-Archivamt teilnehme.

Ziel dieses Beitrags ist es zunächst, einen kurzen Überblick über das Themenfeld „Prozessmanagement“ zu geben. Da die deutsche Archivwelt hier offenbar Neuland betritt, oder das Thema zumindest in der Fachliteratur noch nicht vertreten ist, soll hiermit eine erste Sensibilisierung für das Thema erfolgen. Es ist geplant, Ergebnisse des Arbeitskreises in der Archivpflege in Westfalen-Lippe zu veröffentlichen, denen hier nicht vorgegriffen werden soll.

Öffentliche Verwaltungen haben in den letzten Jahren begonnen, ihre Arbeitsprozesse auf den Prüfstand zu stellen. Bis vor kurzem war davon in öffentlichen Archiven zwar nichts zu hören. In kommunalen Verwaltungen war dies jedoch anders. Denn zahlreiche Berichte und Veranstaltungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) der letzten Jahre widmeten und widmen sich diesem Thema[1], und in zahlreichen Kommunen wurde in den vergangenen Jahren ein organisatorischer Schwerpunkt auf diesen Bereich gelegt.

Worum geht es dabei?

„Unter einem Prozessmanagement sind alle planerischen, organisatorischen und kontrollierenden Maßnahmen zu verstehen, welche die Arbeitsprozesse einer Organisation zielorientiert hinsichtlich Qualität, Kosten und Kundenzufriedenheit gestalten und laufend verbessern“, ist im Standardwerk von Gourmelon/Mroß/Seidel zum Management im öffentlichen Sektor zu lesen.[2] Öffentliche Verwaltungen beabsichtigen damit, die Prozesskosten zu senken, die Durchlaufzeiten zu verkürzen, die Prozessqualität zu erhöhen und/oder die Innovationsfähigkeit in Bezug auf Produkte bzw. Leistungen, Prozesse und Organisationsstrukturen zu erhöhen.[3]

Was haben Archive damit zu tun?

Es ist unschwer abzuleiten, dass es Arbeitsprozesse bei fast jeder Tätigkeit gibt. Und da diese von zum Teil hoher Komplexität sein können, bietet es sich an zu prüfen, welche Routinen sich dabei herausgebildet haben. Möglicherweise sind diese Routinen aber umständlich, langsam oder durch zwischenzeitlich veränderte Arbeitsmethoden oder technische bzw. elektronische Unterstützung ebenfalls veränderungswürdig. Und für Archive als Teil der kommunalen Verwaltung ist es folgerichtig, wenn nicht nur die Fachbereiche der klassischen Verwaltungstätigkeit, sondern auch das zugehörige Archiv selbst unter die Lupe genommen wird. Archive, zumal in kleineren Kommunen, sind es eher gewöhnt, nicht im Fokus ihrer Träger zu stehen. Daher mag es überraschen, das Thema nun auch im kommunalen Archivwesen vorzufinden. Es ist aber als Beleg dafür zu verstehen, dass die Archive als Teil ihrer Trägerverwaltung ernst genommen werden.

Worum geht es bei archivischen Prozessen?

Dienstleister für Prozessmanagement gibt es für Unternehmen der freien Wirtschaft, aber auch spezialisiert für die öffentliche Verwaltung mit ihren spezifischen Bedürfnissen. Da sich Aufgaben einer öffentlichen Verwaltung in anderen Verwaltungen mit gleichen Aufgaben wiederholen, liegen den Tätigkeiten zwar nicht deckungsgleiche, häufig aber sehr ähnliche Prozesse zugrunde. Beratungsfirmen bringen also häufig Erfahrungen früherer Kunden zu neuen Kunden mit, so dass das Rad nicht jedesmal neu erfunden werden muss. Prozesse im Meldeamt der Kommune A in Kreis B dürften sich nur wenig von denen im Meldeamt von Kommune C in Kreis D unterscheiden, da die Rechtsgrundlage identisch ist. Die seitens der Beratungsfirma in einem Prozesskatalog angebotenen archivischen Arbeitsprozesse konnten die Archivarinnen und Archivare, in deren Kommunen Dienstleister auch archivische Arbeitsprozesse beurteilen sollten, jedoch nicht überzeugen. Sie waren einerseits noch zu unkonkret – ein Hinweis auf bislang fehlende Prozessmodellierung (d.h. Ausgestaltung von Prozessen) in Archiven – andererseits angesichts der Aufgabenfülle in Archiven zwar umfangreich, jedoch auch ein wenig willkürlich in ihrer Auswahl. Dies war der Ansatz für die Gründung eines Arbeitskreises der interessierten Archive aus den Kommunen, die sich an der o.g. interkommunalen Zusammenarbeit beteiligen. Dem Arbeitskreis gehören derzeit u.a. die Kommunalarchive Minden und Herford sowie die Stadtarchive Bad Salzuflen, Detmold, Lage und Löhne an.

Kerngedanke des archivischen Ansatzes ist, dass sich die archivischen Arbeitsprozesse am besten aus dem Archivgesetz NRW § 2 (7) ableiten lassen, wonach „Archivierung […] die Aufgaben Unterlagen zu erfassen, zu bewerten, zu übernehmen und das übernommene Archivgut sachgemäß zu verwahren, zu ergänzen, zu sichern, zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen, zu erforschen, für die Nutzung bereitzustellen sowie zu veröffentlichen [umfasst].“

Die Mitglieder des Arbeitskreises waren sich einig, dass sie Vorschläge für die wichtigsten Prozesse in kommunalen Archiven erarbeiten wollen. Da Prozessmanagement das Ziel hat, Arbeitsabläufe zu optimieren, galt es, jene Prozesse auszuwählen, die in jedem Archiv vorkommen und sich so häufig wiederholen, dass die Prozessmodellierung auch lohnt.

Modelliert werden sollten daher folgende Prozesse:

• Amtliche und nichtamtliche Unterlagen erfassen, bewerten und übernehmen
• Übernommenes Archivgut erschließen, ordnen und verzeichnen
• Nutzeranfragen beantworten

Derzeit sind die Prozessmodellierungen für 1 und 2 fast abgeschlossen, zu 3 ist eine Diskussionsgrundlage im Entstehen.

Es ist geplant, den archivischen Arbeitskreis Prozessmanagement und seine Arbeitsergebnisse auf Grundlage des ArchivG NRW in der Archivpflege für Westfalen-Lippe vorzustellen. Dieser Blogartikel dient vor allem dazu, auf das Thema in der Archivwelt aufmerksam zu machen und um sich ggfls. über andernorts gemachte Erfahrungen austauschen zu können. Da Prozessmanagement vor allem, aber nicht nur, mit dem Ziel Kosten zu senken betrieben wird, ist es an dieser Stelle wichtig darauf hinzuweisen, dass gerade unter diesem Vorzeichen eine Kooperation der Archive mit ihren Archivträgern wichtig ist, denn natürlich müssen die archivischen Arbeitsprozesse fachlich sauber entwickelt werden, um ihren Nutzen entfalten zu können. Es kommt also auf die Mitarbeit der Archive an!

Stefan Schröder, LWL-Archivamt für Westfalen

 

[1] Grundlegend die KGSt-Berichte 3/2011 (Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement (Teil 1). In sechs Schritten zum optimierten Prozess https://www.kgst.de/dokumentdetails?path=/documents/20181/91226/20110622A0036.pdf/99836421-044a-44bc-a19a-826b1e00c37d und 4/2011 (Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement (Teil 2). Kommunen auf dem Weg zum Prozessmanagement https://www.kgst.de/dokumentdetails?path=/documents/20181/91226/20110714A0020.pdf/679259e8-6fb3-459e-937c-9773b431ac1b

[2] Gourmelon, Andreas/Michael Mroß/Sabine Seidel: Management im öffentlichen Sektor. Organisationen steuern – Strukturen schaffen – Prozesse gestalten, Heidelberg u.a. 2011 (4. vollst. überarb. u. erg. Aufl. 2018), S. 199.

[3] Vgl. Gourmelon, Andreas/Michael Mroß/Sabine Seidel: Management im öffentlichen Sektor. Organisationen steuern – Strukturen schaffen – Prozesse gestalten, Heidelberg u.a. 2011 (4. vollst. überarb. u. erg. Aufl. 2018), S. 199f.

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