Wege ins elektronische Langzeitarchiv – 19 Teilnehmerinnen und Teilnehmer informierten sich in der 2-tägigen Schulung

Am 3. und 4. Dezember fand im LWL-Archivamt eine zweitägige Fortbildungsveranstaltung zum Thema “Elektronische Langzeitarchivierung” statt. 19 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus Kommunal-, Kirchen- und Uniarchiven aber auch aus den IT-Dienststellen kamen dazu in Münster zusammen. Nicola Bruns, Katharina Tiemann und Peter Worm führten als Referentinnen und Referent abwechselnd durch das Schulungsprogramm.

Nach grundsätzlichen Überlegungen zur Frage  “Was ist anders an elektronischen Unterlagen?” wurden rechtliche und definitorische Rahmenbedingungen der Langzeitarchivierung besprochen. Anschließend berichteten alle davon, wo Ihre Trägerverwaltung bereits intensiv mit elektronischen Systemen arbeiten und wo die Archive einen Handlungsdruck verspüren.

Gruppenarbeit

Gruppenarbeit am 1. Veranstaltungstag

Einen bewährten Einstieg, um sich einen umfassenden Überblick über die EDV-Verfahren zu verschaffen, sind Verfahrensverzeichnisse wie sie seit 2006 in den Regionen, Kreisen und kreisfreien Städten Westfalen-Lippes angelegt worden sind. Es wurde dann auf die bislang umfassendste Vorbewertung verwiesen, die die Stadt Bochum in den letzten Monaten durchgeführt hat, und über die Stefan Pätzold und Annett Fercho im jüngst erschienenen Band der Archivpflege in Westfalen berichtet haben.

In einem ersten Theorieblock wurden grundlegende Vorgehensmodelle wie das Open Archival Information System (OAIS) und die daraus abgeleitete Systemarchitektur im eLan.LWL diskutiert. Über die Frage “Was sind un-/strukutrierte Daten?” kamen wir dann auf die Bewertung und Aussonderung von Fachdaten am Beispiel von im Landschaftsverband eingesetzten Gebäude- und Liegenschaftsverwaltungssystemen zu sprechen.

Diskussionsrunde am 2. Tag der Fortbildung

Diskussionsrunde am 2. Tag der Fortbildung

Aus dem Beispiel wurden übertragbare Schritte auf dem Weg zur elektronischen Überlieferung wurden herausgearbeitet und am nächsten Tag auf ein weit verbreitetes Sozialhilfeverfahren und die Überlieferung der Sozialhilfe angewendet.

Weiter ging es mit Überlegungen zu den Signifikanten Eigenschaften und daraus abgeleitet zu geeigneten Archivierungsformaten. Besonders hilfreich erschien den Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Zusammenstellung der Schweizer Koordinierungsstelle KOST.

Nach einer Gegenüberstellung zu Metadaten im analogen und elektronischen Bereich, diskutierte man Chancen und Grenzen der Vorfeldarbeit von Archiven im Zusammenhang von DMS-Einführungen. Es wurden Standard-Schnittstellen wie XDomea2 und der Einsatz eines daraus abgeleiteten Basis-Index zentraler archivrelevanter Metadaten erläutert.

Der Nachmittag war der praktischen Anwendung des Gelernten verpflichtet: Sowohl der Ingest von elektronischen Akten als auch von unstrukturierten Dateiablagen wurde gezeigt.

Abschließend wurden das Angebot einer Langzeitarchivierung im Verbund des Digitalen Archivs NRW erörtert und es gab die Gelegenheit offen gebliebene Fragen zu klären.


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