Preview: erster Beitrag aus der neuen Archivpflege

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Die neue Archivpflege in Westfalen-Lippe erscheint in Kürze. Wir posten hier bereits vorab einen ersten Beitrag daraus. Auf dem Westfälischen Archivtag in Bielefeld hatte Michael Korn, Stadtarchivar von Sankt Augustin, über seine Strategien der Zusammenarbeit mit der eigenen Verwaltung vorgetragen. In seinem Beitrag für die Archivpflege führt er nun sein Vorgehen auf dem Weg zu einer Profilbildung des Stadtarchivs weiter aus:

Profilbildung beginnt beim Träger:
Das Stadtarchiv als Dienstleister und Partner der Verwaltung am Beispiel von Sankt Augustin

von Michael Korn

Einleitung

Für meinen Vortrag „Profilbildung beginnt beim Träger“ möchte ich zu Beginn den „Träger“ als Bezugsrahmen definieren. Dies ist für unser Stadtarchiv zum einen die Stadtverwaltung mit allen städtischen Dienststellen. Zum anderen sind dies die Mitglieder des von den Bürgern gewählten Stadtrates, die die Verwaltung beauftragen und beaufsichtigen.

Zunächst einige Rahmendaten zu Sankt Augustin: Die Stadt liegt als Teil des Rhein-Sieg-Kreises östlich von Bonn und ist in dieser Form im Rahmen der kommunalen Neugliederung 1969 entstanden. Heute hat die Stadt ca. 57.000 Einwohner. Die Verwaltung ist überwiegend im Rathaus und benachbarten Gebäuden untergebracht. Hier arbeiten ca. 360 von insgesamt ca. 520 Mitarbeitern, die übrigen in Schulen und Kindertagesstätten, der Kläranlage, in Jugendzentren und auf dem Bauhof. Das Stadtarchiv wurde 1980 eingerichtet und verfügt seither über zwei volle Personalstellen.

Profilbildung bei der Stadtverwaltung Sankt Augustin

Als ich im Jahr 2003 meine Tätigkeit als Stadtarchivar in Sankt Augustin antrat, wurde das Stadtarchiv trotz einer umfangreichen Öffentlichkeitsarbeit verwaltungsintern kaum wahrgenommen und wenn, dann fast ausschließlich als kulturelle Einrichtung. Als zentraler Ansprechpartner für Fragen der Schriftgutverwaltung wurde es wohl nicht angesehen, eine systematische Vorfeldarbeit fand nicht statt.

Ausgangssituation in der Altregistratur bei Amtsübernahme

Zum Archiv gehört seit seiner Gründung auch die Verwaltung der zentralen Altregistratur im Rathauskeller. Die Einlagerung von schriftlichen Unterlagen, meist Akten und Vorgängen, aber auch Karten und Plänen, erfolgte vielfach durch Mitarbeiter der Stadtverwaltung selbst im Magazin in eigener Verantwortung. Für das Gros der eingelagerten Unterlagen erhielt das Stadtarchiv zumeist handschriftliche Übergabelisten, allerdings gab es in der Regel keine Nummern oder eindeutige Signaturen.

Diese jahrzehntelange Praxis hatte unter anderem zur Folge, dass bei einem erheblichem Anteil der Akten in der Altregistratur weder dem Stadtarchiv noch den betroffenen Verwaltungsstellen bekannt war, welche Akten sich wo befanden. Zeitaufwändiges Suchen mit ungewissem Ausgang war daher der Regelfall.

Hinzu kam, dass für fast alle Unterlagen die Aufbewahrungsfristen nicht bekannt waren, so dass die Regale sowie die sie umgebenden Gänge mit Unterlagen völlig überfüllt waren.

Ferner gelangte unter diesen Umständen primär nicht-archivwürdiges Material ins Archivmagazin. Grund war die Scheu vieler Verwaltungsmitarbeiter, die für sie wichtigen Unterlagen ins Archiv zu geben, da die Mitarbeiter nicht unbedingt davon ausgehen konnten, diese Akten überhaupt oder zumindest zeitnah wiederzufinden.

Vor diesem Hintergrund leiteten wir 2003 einen grundlegenden Kurswechsel bei der Ausrichtung des Stadtarchivs ein, der folgende Teilziele anstrebte:

  • Eine effektive Nutzung der begrenzten Lagerkapazitäten,
  • das Gewinnen eines Überblicks über alle verwahrten Unterlagen in Altregistratur und Endarchiv,
  • den Aufbau einer systematischen Vorfeldarbeit,
  • das Knüpfen von intensiven Kontakten zu Mitarbeitern der Stadtverwaltung,
  • die Übernahme von potentiell archivwürdigem Verwaltungsschriftgut ins Archiv sowie
  • die Reorganisation und Effektivierung der Arbeitsabläufe des Stadtarchivs.

Zwischenarchiv statt Altregistratur

Hierfür gingen wir zunächst daran, die Altregistratur in der überkommenen Form zu beenden und langfristig aufzulösen. Ein erster Schritt war das Austauschen der Türschlösser an den Archivmagazinen, um weitere Einlagerungen in Eigenregie der Verwaltungsmitarbeiter zu unterbinden. Für sie ist der Zugang zur Altregistratur seitdem nur noch mit Unterstützung des Stadtarchivs möglich.

Wenn Mitarbeiter seither eine Akte aus der Altregistratur benötigen, müssen sie sich bei uns einen Schlüssel ausleihen. Die folgende zeitaufwändige Suche obliegt dann nicht mehr dem Archivpersonal, sondern den Verwaltungsmitarbeitern selbst, was die Zahl der Nachfragen deutlich verringert hat.

Für die Neuübernahme von städtischen Unterlagen ins Stadtarchiv führten wir gleichzeitig das sogenannte „ZA-System“ ein, d. h. die Strukturen für ein möglichst effizientes und transparentes Zwischenarchiv.

Neue Akten nehmen wir nur noch entgegen, wenn die Verwaltungsmitarbeiter vorher eine Übergabeliste nach einheitlichen Vorgaben des Stadtarchivs erstellt und digital übersandt haben. Diese Listen erhalten wir als Word-Dokument zugemailt. Andere Methoden der Datenübermittlung wären sicherlich eleganter bzw. effektiver gewesen, hätten aber wahrscheinlich in unserer Stadtverwaltung nicht funktioniert.

Nach Möglichkeit nicht übernommen werden nicht-­archivwürdige Akten mit kurzer Aufbewahrungsfrist.

In der Übergabeliste werden alle Akten bzw. bei Bedarf auch Vorgänge einzeln mit Übergabenummer, Aktenzeichen, Titel, Laufzeit und Aufbewahrungsfrist erfasst. Gerade die Aufnahme der Aufbewahrungsfrist war sehr wichtig, damit im Zwischenarchiv keine Akte länger als unbedingt erforderlich stehen bleibt und damit nicht unnötig Lagerplatz blockiert.

Soweit machbar, wurden nach diesem System auch umfangreiche Teile der früheren Altregistratur in Zusammenarbeit mit den Verwaltungsstellen nacherfasst und in das neue Zwischenarchiv übernommen. Diejenigen Bereiche der Altregistratur hingegen, die leidlich funktionierten und in der die Verwaltungsmitarbeiter selbst einen ausreichenden Überblick hatten, haben wir im alten Zustand belassen. Letztlich sollte es für beide Seiten ja möglichst einfach und unaufwändig sein.

Nach Übernahme der Unterlagen ins Zwischenarchiv und Überprüfung der Übergabelisten kopieren wir deren Inhalte in die Datenbank. Einen Auszug ihrer Daten aus der Datenbank erhalten die Organisationseinheiten dann zeitnah mit eindeutiger Bestellnummer jeder Akte zurück. Mittels dieser Signaturvergabe können sie Unterlagen einwandfrei zur Ausleihe bestellen. Tatsächlich erfolgt seither das Gros der Bestellungen per Telefon oder Mail mit Angabe der Einzelsignatur. Nur noch selten ist es erforderlich, dass Archivmitarbeiter in der Datenbank nach einer einzelnen Akte recherchieren müssen.

Wir geben den Verwaltungsmitarbeitern die (mündliche) Zusage, dass sie jede Akte innerhalb von 24 Stunden erhalten, bei Dringlichkeit auch in 5–10 Minuten. Dieses Verfahren wurde von der Verwaltung so gut angenommen, dass es in über zehn Jahren nur eine einzige Beschwerde gab.

Auch verbuchen wir seitdem bei jeder Aktenausleihe in der Archivsoftware, welche Akte sich seit wann bei welchem Verwaltungsmitarbeiter befindet. So entsteht der notwendige Überblick und auch das regelmäßige Anmahnen bei einer verspäteten Rückgabe von Verwaltungsakten wird ermöglicht. Das früher oft vernommene Gerücht, eine Akte sei „im Archiv verschollen“, gehört seitdem vollständig der Vergangenheit an.

Systematisierung der Vorfeldarbeit

Neben dem Umbau der Altregistratur zum Zwischenarchiv ging es bald auch an die Reorganisation und Systematisierung einer kontinuierlichen Vorfeldarbeit in der Stadtverwaltung. Angeregt durch Jürgen Treffeisens Aufsatz „Im Benehmen mit …“2 und weiterer Literatur, z. B. des LWL-Archivamtes für Westfalen3, sollten hierdurch die archivische Vorbewertung von Unterlagen auf eine neue Basis gestellt und gleichzeitig Kontakte zu vielen zentralen Mitarbeitern der Stadtverwaltung geknüpft werden.

So führte ich gerade in den ersten Jahren zahlreiche Grundsatzgespräche, vorzugsweise mit Multiplikatoren. Dies waren der Bürgermeister, die Dezernenten, die Leiter von Fachbereichen, Fachdiensten, Stabsstellen und sonstigen Organisationseinheiten, der Personalrat, die Datenschutzbeauftragte, die Gleichstellungsbeauftragte, einzelne Mitarbeiter für Schriftgutführung sowie nicht zuletzt die Hausmeister.

In diesen Gesprächen lernte man sich nicht nur gegenseitig kennen, sondern konnte auch Aktenführung, Aufbewahrungsfristen, das neue „ZA-System“, Datenschutz und die Arbeit des Archivs thematisieren. Im Vordergrund standen natürlich die Vorteile, die für beide Seiten aus einer guten Zusammenarbeit erwachsen könnten.

Ausgeweitet wurden diese Gespräche im Laufe der Zeit auch auf die Außenstellen wie Schulen und Kindertagesstätten (Kitas) sowie die Einrichtungen des Jugendamtes.

Einführung von Archivischen Bewertungsmodellen

Ein zentraler Gesichtspunkt war die Erarbeitung von archivischen Bewertungsmodellen für jede Organisationseinheit, um eine Vorbewertung der Unterlagen zu ermöglichen und damit die häufig recht subjektive Einzelbewertung am Regal deutlich zu reduzieren.

Die Erarbeitung erfolgte stets in Zusammenarbeit mit erfahrenen Verwaltungsmitarbeitern. Die Leiter der Organisationseinheiten waren nicht überall unmittelbar beteiligt, durch die vorangegangenen Gespräche aber sensibilisiert und trugen die Ergebnisse mit. Im Regelfall erfolgten auch eine Registratursichtung unabhängig von der notwendigen Aussonderung sowie eine Prüfung der eingesetzten Software auf potentiell archivwürdige Daten.

Die archivischen Bewertungsmodelle in Sankt Augustin haben immer folgenden Aufbau:

  • zunächst den Anwendungsbereich dieses Modells,
  • die zeitliche Terminierung der Gültigkeit,
  • die an der Erarbeitung Beteiligten,
  • die Definition der Begriffe „Unterlagen“ und „Schriftgut“,
  • die einzelne Bewertungsentscheidungen, d. h. eine Einteilung der Schriftgutarten in die drei Bereiche:generell zu archivieren (A),generell zu vernichten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (V),vor einer Vernichtung gesondert vom Stadtarchiv zu sichten (D);
  • einige Hinweise zur Übergabe von Unterlagen,
  • die Kontaktdaten des Stadtarchivs,
  • und schließlich die Unterschriften beider Seiten.

Damit einhergehend erteile ich eine generelle Vernichtungsfreigabe für die aufgelisteten nicht-archivwürdigen Unterlagen.

Natürlich erfordert die Erarbeitung der Modelle einen nicht unerheblichen Zeitaufwand. Jedoch wird dieser nach meiner Einschätzung durch die folgende erhebliche Vereinfachung bei Übergabe und Zwischenarchivverwaltung für beide Seiten mehr als kompensiert.

Da die Informationen und Hintergründe, die zu den Bewertungsentscheidungen führten, in den Modellen nicht auftauchen, empfiehlt es sich, daneben noch ein archivinternes Bewertungsprotokoll zu führen, das für spätere Kontakte herangezogen werden kann.

Insgesamt konnten so ca. 50 Bewertungsmodelle für fast alle Organisationseinheiten erstellt werden. Da mit zunehmendem zeitlichem Abstand die Gefahr von ungewollten Überlieferungsverlusten steigt, müssen auch die Bewertungsmodelle kontinuierlich gepflegt werden und spätestens alle zehn Jahre sollten sie grundsätzlich neu erarbeitet werden.

Beratung bei der Schriftgutführung

Damit sich der Aufwand für die Dienststellen langfristig rechnet, ist ein guter Service des Archivs unabdingbar.

Im Bereich des Zwischenarchivs bedeutet dies bei uns eine einfache, unbürokratische und zeitnahe Ausleihe und die beschriebene Transparenz des eigenen Tuns.

Daneben steht das Angebot unseres Archivs an die Verwaltungsmitarbeiter, in allen Fragen der Schriftgutverwaltung unterstützend tätig zu werden. Dabei haben auch wir die Erfahrung gemacht, dass schon einfache Ratschläge häufig viel bewirken können. Dieses Angebot wird zwar nicht ständig, aber doch immer mal wieder in Anspruch genommen.

Anfangs hatte ich mich bemüht, in den größeren Organisationseinheiten möglichst je einen festen Ansprechpartner für archivische Fragen zu etablieren, den klassischen „Archivpfleger“. Leider blieben diese Bemühungen fruchtlos und werden von uns mittlerweile nicht mehr verfolgt.

Deutlich mehr Resonanz zeitigten die angebotenen „Tage der Verwaltung“. Im Bereich der Kernverwaltung bislang lediglich zweimal angenommen, war die Nachfrage bei Schulen und Kindergärten hingegen sehr groß. Angesprochen waren bei den Schulen die Schulrektoren, Konrektoren und Schulsekretärinnen bzw. bei den Kitas die Leiterinnen.

Jeweils an einem Nachmittag innerhalb der Arbeitszeit boten wir den zahlreichen Teilnehmern zunächst eine einstündige Führung durch das Stadtarchiv mit Quellen aus dem jeweiligen Bereich. Nach diesen Führungen gab es gemeinsame Gespräche, in denen wir unter anderem Übergabelisten, Archivservice, Datenschutz sowie Abgabepflicht laut Archivgesetz thematisierten. Die wichtigsten Informationen konnten die Teilnehmer als Ausdrucke mitnehmen. Diese Veranstaltungen haben die Übernahme von Unterlagen sowohl der Schulen als auch der Kitas vielfach erst ermöglicht bzw. in allen Fällen effektiviert.

Mitwirkung bei der Einführung eines DMS

Als Fortsetzung der Beratungstätigkeit gestaltete sich die Mitwirkung des Archivs bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) in der Stadtverwaltung. Bislang herrschte in Sankt Augustin im digitalen Bereich wie wohl in vielen anderen öffentlichen Verwaltungen eine unsystematische Mischung aus mehr oder weniger unstrukturierten Fileablagen sowie Daten aus Fachverfahren.

Mir war in den ersten Jahren mehrfach angetragen worden, bei einem künftigen Pilotprojekt DMS als federführende Stelle aufzutreten. Da ich jedoch davon ausging, dass dies das Archiv inhaltlich und personell überfordert hätte, bot ich zwar meine Mitarbeit an, lehnte jedoch eine Federführung dankend ab. Als Folge wurde dann das tatsächliche Projekt im Jahr 2007 zunächst ohne das Archiv begonnen. Nachdem es uns gelungen war, ein Jahr später doch teilzunehmen, führte ich mehrere Gespräche mit der nun federführenden Stabsstelle beim Bürgermeister, dem „Steuerungsdienst“, sowie der unterstützenden EDV-Stabsstelle „IuK“ (Information und Kommunikation). In diesem Rahmen gab das Stadtarchiv zwei ausführliche schriftliche Stellungnahmen zum archivischen Standpunkt sowie den aus unserer Sicht notwendigen Bestandteilen eines DMS ab, die auch zu einigen Modifikationen im Pflichtenheft führten.

Unter Beteiligung der Unternehmensberatung IMTB, die zuvor schon das Sächsische Staatsarchiv in digitalen Fragen beraten hatte, erfolgte eine Systemauswahl. Von den drei DOMEA-zertifizierten Verfahren in der letzten Auswahlrunde fiel die Entscheidung auf die Anwendung d3 der Firmen develop bzw. codia. 2010 begann die erste Pilotphase.

Strukturelle Grundlage für das DMS musste natürlich ein praktikabler Aktenplan sein. Das Problem war, dass der letzte Aktenplan ungefähr zu Anfang der 1980er-Jahre weitgehend außer Gebrauch gekommen war.

Folglich musste ein Aktenplan komplett neu erarbeitet werden. Die Grundstruktur legte der „Steuerungsdienst“ im Benehmen mit dem externen Berater und dem Stadtarchiv fest. Dabei sollte aus pragmatischen Gründen zu Beginn kein umfassender Gesamtentwurf entstehen. Vielmehr sollten zunächst die für alle Mitarbeiter relevanten Schriftgutbereiche definiert werden. In der Folge waren Teilaktenpläne für diejenigen Bereiche zu erstellen, die neu an das DMS angeschlossen wurden. Dies sind bislang mehrere kleinere Organisationseinheiten.

Bei der Erarbeitung der Teilaktenpläne stand das Stadtarchiv den Organisationseinheiten immer wieder beratend zur Seite, mal mit mehr, mal mit weniger Nachhall.

Mittelfristig soll das DMS auf die ganze Verwaltung ausgerollt werden, zunächst für die allgemeine Schriftgutverwaltung. Die Anbindung von Fachverfahren soll aufgrund der Komplexität der Materie erst in der Folgezeit angegangen werden.

Rechtliche Grundlage für den Aktenplan sowie die allgemeine Schriftgutführung in der Stadtverwaltung sollte eine neue Aktenordnung werden. Da die alte Fassung von 1978 völlig überholt war, stand auch hier eine umfassende Neugestaltung an. Aufgrund meines entsprechenden Angebots an den „Steuerungsdienst“ fiel 2009 diese Aufgabe dem Archiv zu. Hierfür habe ich zahlreiche Elemente aus neueren Aktenordnungen anderer Verwaltungen an die Sankt Augustiner Verhältnisse zusammengeführt und angepasst.

Mein Entwurf wurde beim „Steuerungsdienst“ noch leicht verändert, wobei leider auch einige wenige, für das Stadtarchiv relevante Bestimmungen verloren gingen. Die Grundausrichtung und das Gros der Inhalte blieben jedoch erhalten und in dieser Form wurde die Aktenordnung 2010 als Dienstanweisung in Kraft gesetzt.

Eine nicht unwesentliche Passage ist dabei die rechtliche Normierung der schon vorher praktizierten Vorgehensweise, dass für die Festlegung der Aufbewahrungsfristen die Verwaltung und nicht das Archiv verantwortlich ist.

Vorbereitungen zur digitalen Archivierung

Im Bereich der digitalen Archivierung ist die Stadtverwaltung noch in der Konzeptionsphase. Nachdem das Stadtarchiv 2007 einen ersten Entwurf nach Stuttgarter Muster zu einem „Rahmenkonzept Digitale Langzeitarchivierung“ vorgelegt hatte, ist die weitere Entwicklung angesichts der Einführung des DMS zunächst zurückgestellt worden. Auch durch die Mitarbeit in entsprechenden archivischen Arbeitskreisen konnte ich ein gewisses Know-how aufbauen, das ich bei der Systemauswahl und Implementierung des DMS einbrachte. Anfangs verliefen die Gespräche mit „IuK“ vielfach recht zäh. Mittlerweile arbeiten wir aber in vielen Bereichen weitgehend offen und vertrauensvoll zusammen.

Sonstiges

Insgesamt profitierte unsere Vorfeldarbeit in hohem Maße von der räumlichen Nähe zu den übrigen Verwaltungsmitarbeitern.

Eine nennenswerte Präsentation des Archivs im städtischen Intranet haben wir bislang nicht erarbeitet, da dieses insgesamt in der Stadtverwaltung noch nicht umfangreich ausgebaut ist und daher nur selten genutzt wird.

Profilbildung bei der Verwaltungsspitze und den Mitgliedern des Stadtrats

Die Profilbildung des Stadtarchivs endet nicht bei der Verwaltung, sondern setzt sich bei der Politik, also zumeist den Stadtratsmitgliedern, sowie der Verwaltungsspitze im erforderlichen Maße fort.

Neben diversen Arten der Öffentlichkeitsarbeit fertigen wir vor allem ebenso wie die anderen städtischen Kultureinrichtungen Jahresberichte über die Arbeit des Stadtarchivs für den Kulturausschuss. Hierin stellen wir ausführlich unsere Leistungen und die Entwicklungen dar. Neben allgemeinen Beschreibungen der Tätigkeitsfelder enthalten die Berichte viele belastbare Zahlen über die so hrungen für den Kulturausschuss oder die Ortsvorsteher an, bei denen die Teilnehmer die Archivarbeit selbst in Augenschein nehmen können.

Unser Stadtarchiv hat außerdem einen Tätigkeitsschwerpunkt auf der Übernahme von Provenienzbeständen von Vereinigungen aus dem Stadtgebiet bzw. Privatpersonen und konnte so in den letzten zehn Jahren knapp 100 Bestände übernehmen. Der Profilbildung geschadet hat es sicherlich nicht, dass in diesem Rahmen auch das Archivgut mehrerer Stadtratsfraktionen und der politischen Stadtverbände mittlerweile dauerhaft im Stadtarchiv gesichert wird.

Zudem ist es gut eingespielte Praxis, dass der Bürgermeister und/oder der Kulturdezernent an den Pressegesprächen oder bestimmten öffentlichen Veranstaltungen des Archivs teilnehmen.

Nach außen drückt dies einerseits die Wertschätzung der Verwaltungsspitze für die Archivarbeit aus. Umgekehrt zeigen die meist zahlreichen Besucher bei solchen Veranstaltungen der Verwaltungsspitze das Interesse, das der Archivarbeit von der Bevölkerung entgegengebracht wird.

Resümee und Standortbestimmung

Abschließend möchte ich unsere Tätigkeit im Hinblick auf die Profilbildung des Archivs beim Träger resümieren. Inwieweit gelang es uns, die angestrebten Ziele zu erreichen und wo stehen wir heute?

Das Zwischenarchiv läuft ohne Probleme. Die Übernahmen, Kassationen und Aktenausleihen verlaufen routiniert, leidlich effektiv und reibungsarm. Die sehr begrenzten Lagerkapazitäten konnten effizient genutzt werden. Trotzdem sind die Ressourcen mittlerweile weitgehend erschöpft, weswegen wir derzeit Erweiterungsmöglichkeiten in einem Außenmagazin ausloten müssen, was noch sehr schwierig werden dürfte.

Die eingeführten Bewertungsmodelle haben sich wohl für beide Seiten bewährt. Da die meisten in den Jahren 2003 bis 2005 erstellt wurden, sollen sie nunmehr in den nächsten Jahren grundlegend überprüft und aktualisiert werden.

Bei der weiteren Einführung unseres DMS und der Erarbeitung zusätzlicher Teilaktenpläne ist das Stadtarchiv meist selbstverständlich mit dabei.

Viele archivwürdige Unterlagen aus der Stadtverwaltung konnten in den letzten Jahren ins Zwischenarchiv übernommen werden. Der Überblick über sämtliche verwahrten Unterlagen manifestiert sich in der aktuellen Beständeübersicht sowie bislang über 70.000 neuen Datensätzen in der Erschließungssoftware.

Der Kontakt zu den meisten Dienststellen und ihren Mitarbeitern ist gut oder zumindest zufriedenstellend. Das Stadtarchiv ist in der Verwaltung weitestgehend bekannt und die fachliche Qualifikation wurde bislang nicht bezweifelt.

Auch bei der Lokalpolitik sind das Stadtarchiv und seine Arbeit zumeist bekannt und werden, soweit erkennbar, anerkannt und geschätzt.

Auch wenn in den vergangenen Jahren viel geschehen ist, bleibt festzuhalten, dass manches nur sehr langwierig und zäh vonstatten ging. Insbesondere hing natürlich viel von einem Mindestmaß an Aufgeschlossenheit der jeweiligen Kooperationspartner in der Verwaltung ab. Da dieses Mindestmaß nicht in allen Fällen gegeben war, verliefen manche archivarischen Bemühungen im Sande, andere konnten nur nach einem sehr langen Zeitraum umgesetzt werden oder es mussten hin und wieder Abstriche hinsichtlich der archivischen Ansprüche hingenommen werden. In seltenen Fällen blieb allein die Vorgehensweise, auf eine mittelfristige personelle Fluktuation in bestimmten Organisationseinheiten zu warten und mit der Stellennachfolgerin bzw. dem -nachfolger einen neuen Versuch zu starten.

Michael Korn
Stadtarchiv Sankt Augustin
michael.korn@sankt-augustin.de

Der Text ist die leicht überarbeitete Fassung des am 11.03.2014 auf dem 66. Westfälischen Archivtag gehaltenen Vortrags.

Jürgen Treffeisen, Im Benehmen mit … – Formen der Kooperation bei Bewertungsfragen mit den betroffenen Behörden – Erfahrungen des Staatsarchivs Sigmaringen, in: Robert Kretzschmar (Hrsg.), Historische Überlieferung aus Verwaltungsunterlagen, Stuttgart 1997, S. 73–101.

z. B. Hans-Jürgen Höötmann / Katharina Tiemann: Archivische Bewertung. Versuch eines praktischen Leitfadens zur Vorgehensweise bei Aussonderungen im Sachaktenbereich, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 52 (2000), S. 1–11.


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