Auf der Suche nach einem digitalen Langzeitarchiv?

 

Die Anbindung an DiPS.kommunal – Erste Schritte

 

Wir freuen uns, dass Sie sich für DiPS.kommunal interessieren.

 

Archiven, die die Notwendigkeit der digitalen Langzeitarchivierung erkannt haben, bietet DiPS.kommunal ein hochsicheres und vollständiges Langzeitarchivsystem für Kommunalarchive. DiPS.kommunal arbeitet nach dem OAIS-Prinzip.

Der Workflow ist an archivischen Arbeitsweisen orientiert und deckt die Bereiche Akzession, technische Bearbeitung und Prüfung, Strukturierung Inhaltlicher Einheiten und Magazinierung ab. Die Erschließung und Nutzung erfolgt über die im Archiv genutzte archivische Erschließungssoftware.

 

DiPS.kommunal wird unter dem Dach des DA NRW, der vom Land und dem KDN getragenen Arbeitsgemeinschaft für digitale Langzeitarchivierung in NRW, geführt und stetig weiterentwickelt. Die Entwicklergemeinschaft von DiPS.kommunal besteht aus dem LWL – Archivamt für Westfalen, der LWL.IT Service Abteilung, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln.

Betrieben wird DiPS.kommunal als Verbundlösung von zwei Betriebsstätten: dem LWL mit der Zuständigkeit für Westfalen und der Stadt Köln mit der Zuständigkeit für das Rheinland.

Bei der vertraglichen und technischen Anbindung an DiPS.kommunal sind verschiedene Akteure aus Verwaltung, Archiv und IT miteinzubinden und technische und verwaltungsinterne Abläufe zu koordinieren.

 

Wenn Sie an DiPS.kommunal interessiert sind, nehmen Sie im ersten Schritt Kontakt zum LWL – Archivamt für Westfalen auf. Wir informieren Sie über das Produkt DiPS.kommunal, besprechen mit Ihnen die einzuleitenden Schritte und planen den Projektablauf. Es ist ebenfalls möglich einen Zuschuss zur Erstanschaffung von DiPS.kommunal beim LWL zu beantragen.

 

Gleichzeitig beziehen Sie auch Ihre Verwaltung und Ihren IT-Dienstleister bzw. Ihre zuständige IT-Abteilung mit ein und prüfen, ob diese Mitglied im KDN (Kommunaler Dachverband der IT-Dienstleister in NRW) sind. Dies hat Auswirkung auf die vertragliche Gestaltung.

Ist Ihr IT-Dienstleister Mitglied im KDN, muss zunächst ein Rahmenvertrag zur Anschaffung von DiPS.kommunal zwischen Ihrem IT-Dienstleister und dem KDN geschlossen werden, falls dieser nicht bereits besteht.

Nachdem die Anschaffung von DiPS.kommunal von Ihrer Verwaltung genehmigt wurde, beauftragen Sie Ihren IT-Dienstleister, beim KDN über einen Einzelabruf für Sie einen DiPS.kommunal-Mandanten zu erwerben. Nach Erhalt des Einzelabrufs beauftragt der KDN die zuständige Betriebsstätte, für alle kommunalen Archive in Westfalen den LWL, mit der Inbetriebnahme von DiPS.kommunal.

 

 

 

 

 

[Abb. 1]

Zur technischen Inbetriebnahme ist ein enger Kontakt zwischen Ihrem IT-Dienstleister und der LWL.IT notwendig. Das DiPS.kommunal-Team wird bestimmte technische Angaben bei Ihnen und Ihrem IT-Dienstleister erfragen, so dass die Installation von DiPS.kommunal vorgenommen werden kann. Die einzelnen Installationsschritte sind verständlich dokumentiert und werden Ihrem IT-Dienstleister zur Verfügung gestellt. Bei Problemen und Fragen steht die LWL.IT Service Abteilung unterstützend zur Verfügung.

 

Ist die technische Inbetriebnahme abgeschlossen, folgt die archivfachliche Inbetriebnahme. Dazu erhalten die Beschäftigten Ihres Archivs eine Schulung, die die allgemeinen Workflows und Abläufe von DiPS.kommunal und den Umgang mit den verschiedenen Softwarekomponenten beinhaltet. Die Schulung beinhaltet neben theoretischen Teilen vor allem einen großen Praxisblock, so dass die Schulungsteilnehmer alle Komponenten auch praktisch zu bedienen lernen. Wir gehen auf mögliche Fehlerfälle und Problematiken ein, ebenso wie auf gegebenenfalls bereits von Ihnen geplante Übernahmeprojekte.

Die hier dargestellten Schritte beschreiben einen idealen Ablauf. In der Anbindung eines Kunden kann es, aufgrund unterschiedlicher technischer Voraussetzungen bei den IT-Dienstleistern, aber auch durch den Einbezug der vielen verschiedenen Akteure, zu Verzögerungen kommen. Daher ist es wichtig, dass Sie als Endkunde stets die Initiative ergreifen und Ihren Bedarf an einem Langzeitarchivsystem deutlich machen. Wir unterstützen Sie gerne in Gesprächen mit Verwaltung und IT.

 

 

Die digitale Langzeitarchivierung ist ein neuer Arbeitsbereich, der die bisherigen Aufgaben des Archivars nicht ersetzt, sondern zusätzlich zu leisten ist. Die Serviceangebote von DiPS.kommunal, das zur Verfügung gestellte Know-how und die Nachnutzbarkeit bereits erarbeiteter Schnittstellen kann die intensive Auseinandersetzung mit der digitalen Langzeitarchivierung zwar nicht ersetzen, aber erheblich erleichtern. Auch lassen sich viele archivische Kernaufgaben in ihren Grundstrukturen vom analogen auf den digitalen Bereich übertragen bzw. anwenden. Trotzdem ist in vielen Bereichen eine Einarbeitung in kommunale elektronische Fachverfahren und die Implementierung neuer Workflows und Konzepte notwendig.

 

Wichtig ist, dass Sie sich stetig mit der digitalen Langzeitarchivierung und DiPS.kommunal als neuem Arbeitsfeld auseinandersetzen. Auch der enge Kontakt zwischen Betriebsstätte, Archiv und IT-Dienstleister trägt maßgeblich zur erfolgreichen digitalen Langzeitarchivierung bei.

 

Das DiPS.kommunal-Supportteam steht Ihnen natürlich auch über die ersten Schritte hinaus zur Verfügung. Sie können uns jederzeit bei Fragen zur Bedienung von DiPS.kommunal, zu Übernahmeprojekten, geplanten Schnittstellen von Fachverfahren zu DiPS.kommunal oder auch zur Anbindung an Ihre Erschließungssoftware ansprechen.

Fachlichen Austausch finden Sie auch in unseren zweimal jährlich stattfindenden Nutzerkreistreffen, die wir gemeinsam mit der Betriebsstätte Köln für alle DiPS.kommunal-Kunden durchführen.

 

Wir freuen uns auf Ihren Anruf!

 

Ihr DiPS.kommunal-Support Team

 

Antonia Maria Bertulies M.A.
und Hannah Ruff M.A.

Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

LWL-Archivamt für Westfalen

Jahnstraße 26

48147 Münster

Tel.: 0251 591-3888

Fax: 0251 591-269

dips.support@lwl.org

 

 

 


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