DIPS in der Praxis: Einstieg in die Elektronische Langzeitarchivierung im Stadtarchiv Bochum  

von Annett Schreiber ( Stadtarchiv Bochum)

 

Dass auch digitale archivwürdige Unterlagen und ergänzende Daten (Metadaten), die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind, ins Kommunalarchiv übernommen und erhalten werden müssen,[1] ist schon lange nicht mehr nur als Worthülse einer in naher Zukunft umzusetzenden normativen Vorgabe zu verstehen. So wie die Übernahme und Bestandserhaltung anlogen Archivguts in Archiven klimatischen, technischen, rechtlichen, finanziellen, personellen, organisatorischen und IT-Erfordernissen unterliegt, müssen auch für die Langzeitarchivierung (LZA) von elektronisch erzeugten Informationen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zahlreiche Entscheidungen seitens des zuständigen Stadtarchivs getroffen werden. Es ist mehr als nur unzureichend, die aus Datenschutz- oder sonstigen rechtlichen Gründen in der Behörde zu löschenden Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen lediglich auf einem Server zu speichern und für Recherchezwecke verfügbar zu halten.

Im Stadtarchiv Bochum ist seit Anfang September 2018 DiPS.kommunal[2] für die beweiswerterhaltende LZA digitaler Daten nach dem OAIS-Konzept[3] sowie dem Metadaten-PREMIS-Datenmodell[4] produktiv nutzbar. Damit wurden zumindest technisch alle Voraussetzungen für die Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen kommunalen Pflichtaufgabe geschaffen. Der Begriff LZA beschreibt jedoch mehr als eine Anwendungssoftware zur rechtskonformen, fachgerechten Erhaltung authentischer digitaler Informationen und verfügbarem Speicherplatz auf einem Server: Es ist die dauerhafte Einwilligung einer Institution zur Verständigung über die Entwicklung fachgerechter Übernahmekonzepte für archivwürdige elektronische Unterlagentypen und Bestandserhaltungsstrategien für digitale Objekte.

Was ist Langzeitarchivierung nach OAIS mit DiPS.kommunal im DA NRW?

Im Jahr 2009 wurde unter der Leitung des Ministeriums für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport das Projekt „Digitales Archiv NRW“ (DA NRW) initiiert, das eine träger- und institutionenübergreifende kooperative Lösung für die dauerhafte Erhaltung und Bereitstellung des digitalen Kultur- und Archivgutes in NRW entwickeln sollte. Seit einigen Jahren ist die mandantenkonforme Langzeitarchivierung nach dem OAIS-Modell mit den Produkten DiPS.kommunal für Archive und DNS für Bibliotheken möglich.[5]

Die Entwicklergemeinschaft, die aus der LWL.IT Service Abteilung, dem LWL-Archivamt für Westfalen, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln besteht, betreibt DiPS.kommunal[6] als Verbundlösung in ihren jeweiligen Rechenzentren und bietet – je nach Zugehörigkeit der Archive zum Rheinland oder Westfalen-Lippe – eine umfassende Beratung und Support an. Die revisionssichere Datenspeicherung erfolgt in einer ausfallsicheren, redundant ausgelegten IT-Infrastruktur. Vertragspartner für die Archive ist der Dachverband kommunaler IT-Dienstleister KDN.[7]

Zweimal jährlich finden die Anwendertreffen nordrhein-westfälischer Kommunen statt, in denen Projekte zu Aussonderungsschnittstellen für Fachverfahren, Aussonderungstests, Erfahrungsberichte, Formatfragen (Konversion, Migration), die Anbindung an die Erschließungssoftwaren sowie die Kooperationen der Kommunalarchive in NRW auf der Tagesordnung stehen. Diese Treffen leben vom Engagement der Archivarinnen und Archivare sowie deren Träger-IT-Abteilung, denn die Langzeitarchivierung ist personal-, zeit- und kostenintensiv und sollte daher grundsätzlich als Gemeinschaftsprojekt gedacht werden.

Die derzeit favorisierte Erhaltungsstrategie – neben der auch grundsätzlich denkbaren Emulation[8] – ist die Migration. Die Langzeitarchivierung hebt sich von der Langzeitsicherung der IT-Dienstleister im Wesentlichen dadurch ab, dass die Daten (aus Fachverfahren usw.) ohne deren Softwareumgebung in nicht-proprietären Formaten archiviert und dabei Konzepte, Umgebungen und Strukturen mitgedacht werden, die bei der Bestandserhaltung analoger Materialien längst als etabliert gelten.[9] Bei der Erstkonvertierung in langzeitstabile Formate und auch der späteren Migration müssen die signifikanten Eigenschaften einer digitalen Information bestimmt werden, d.h., welche Anteile des Look & Feel der digitalen Information (z.B. Farbe, Layout, Struktur, Inhalt) auf jeden Fall im neuen Archivformat sichtbar sein und erhalten bleiben müssen. Obwohl der Inhalt einer Datei oder einer digitalen Information bei der Aussonderung nicht verändert wird, so wird jedoch bei Fachverfahren, Datenbanken oder sonstigen System immer ein zu dokumentierender Eingriff in dessen Ursprungsstruktur notwendig. Kurz: Die Daten müssen in einer durch Menschen und Maschine interpretierbaren Form archiviert werden, z.B. kann bei Extrahierung von verlinkten Datensätzen einer Datenbank wieder eine Akte (Inhaltliche Einheit) pro Person oder pro Sinneinheit gebildet werden.

DiPS.kommunal besteht aus dem bedienerfreundlichen Pre-Ingest-Tool PIT.PLUS zum Upload, zur Strukturierung und zur Bildung von Inhaltlichen Einheiten(IE)[10] aus unstrukturierten Daten wie z.B. Video- oder Bilddateien oder sonstigen nicht-aktenmäßigen Unterlagen. Diesem Einlieferungspaket (vergleichbar mit dem analogen Zugang; im OAIS-Modell Submission Information Package = SIP genannt) werden eine Vielzahl von Metadaten hinzugefügt. Nach Abschluss dieses Prozesses wird der Transfer des SIP zum WebCube auf dem dafür eingerichteten Transferverzeichnis angestoßen, der den Ingest-Prozess erleichtert und komplettiert. Hier lassen sich – ebenfalls ohne umfangreiche IT-Kenntnisse – weitere Metadaten, die für die Bildung des Archivpakets (AIP, Archival Information Package) von Belang sind, hinzufügen. Möglich ist auch, dass bei XDOMEA[11]-konformen Akten Lieferungen direkt in den WebCube übertragen und dort bearbeitet werden können. Nach Abschluss dieses Prozesses mit einer Freigabe des AIP und der dazugehörigen Metadaten werden die Daten in den Archivspeicher zur revisionssicheren Ablage der Archivinformationspakete verschoben. Der WebCube erzeugt ohne weiteres Zutun die VZS-XML mit den für das jeweilige Verzeichnungsprogramm relevanten Erschließungsinformationen, deren Kopie auf dem für das Archiv eingerichteten Transferverzeichnis gelegt wird. Nun können rudimentäre Erschließungsinformationen zum Verzeichnungsprogramm übertragen werden.

In der Planung befindet sich außerdem ein Accessmodul für das Benutzungspaket (DIP, Dissemination Information Package) sowie für das Preservation Management (Bestandserhaltung).

 

 

 

 

 

 

 

 

Abbbildung 1: Prozesse in Dips.kommunal (vereinfacht) Quelle: Die Digital Preservation Solution (DIPS) Entstehung, Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten eines Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung, Martin Hoppenheit, Christoph Schmidt, Peter Worm, in: Archivar. Zeitschrift für Archivwesen 69/4 (2016), Seite 375-382, hier Seite 379, verfügbar unter http://www.archive.nrw.de/archivar/hefte/2016/index.html . Nutzungsgenehmigung erteilt durch Frau Ruff, LWL-AAW am 17.10.2018.

DiPS.kommunal dokumentiert alle mit dem Archivgut im Übernahmevorgang durchgeführten Prozessschritte (wie z.B. die Konvertierung von Dateien in langzeitstabile Formate) und auch die Erhaltungsmaßnahmen im elektronischen Langzeitarchiv (z.B. Migration von nicht mehr unterstützten Dateiformaten). Für eine langfristige Nachvollziehbarkeit und Sicherstellung einer authentischen Überlieferung bleiben Ursprungs- und Konvertierungsformate – die sogenannten Repräsentationen[12] – im System erhalten. Nach Konvertierungen entsteht um das physische, zu archivierende Objekt herum ein Container (Intellectual Entity oder Inhaltliche Einheit = IE), dem andere Repräsentationen aus Migrationen hinzugefügt werden.

 

 

 


Abbildung 2: Das Repräsentationen- bzw. AIP-Modell, Quelle wie vor. Die Digital Preservation Solution (DIPS) Entstehung, Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten eines Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung, Martin Hoppenheit, Christoph Schmidt, Peter Worm, in: Archivar. Zeitschrift für Archivwesen 69/4 (2016), Seite 375-382, hier Seite 377, verfügbar unter http://www.archive.nrw.de/archivar/hefte/2016/index.html . Nutzungsgenehmigung erteilt durch Frau Ruff, LWL-AAW am 17.10.2018.

 

DiPS.kommunal gewährleistet eine quellenkritisch einwandfreie, systemische Trennung von Registraturbildner- und Erschließungsinformationen: Nur die Primär- und Metadaten der abgebenden Dienststellen werden Teil des Archivinformationspaketes, während die Verzeichnungssoftware[13] Daten wie Bestandsname, Signatur und sonstige Informationen zum Wiederauffinden eines Archivobjekts (einer Akte, eines Dokuments, einer Bildsammlung) aufnimmt. Das ermöglicht dort die archivfachliche Erschließung und Recherchierbarkeit im Kontext der übrigen (auch analogen) Überlieferung. Ergänzungen und Korrekturen der Erschließungsinformationen können so vorgenommen werden, ohne dafür das entsprechende Archivinformationspaket verändern zu müssen. Das Verbindungsglied beider Informationssysteme wird über eine dauerhaft stabile technische Kennung (GUID der Inhaltlichen Einheit) erreicht, die den Aufruf und die Anzeige einer IE aus den Erschließungsinformationen der Archivsoftware heraus ermöglicht.[14]

DiPS.kommunal speichert die Archivinformationspakete (AIP) jeweils in einem offen dokumentierten, nicht-proprietären TAR-Containerformat,[15] das die Möglichkeit bietet, diverse Dateien in einer Datei abzulegen. Die Metadaten zum AIP werden in je einer menschen- und maschinenlesbaren AIP.xml,[16] deren Dateiinhalt sowohl Content als auch Daten zur Struktur und Verstehbarkeit integriert, zu den Primärobjekten abgelegt. Da die XML sich vorwiegend zum plattform- und implementationsunabhängigen Datenaustausch zwischen Computersystem eignet, wird eine größtmögliche Systemunabhängigkeit und eine dauerhafte Lesbarkeit der Daten gewährleistet. Von der Qualität dieser Metadaten um das Archivobjekt hängen die Qualität und Vertrauenswürdigkeit[17] der archivierten Dokumente und ihre Interpretierbarkeit ab.

 

Das „GeLati“-Projekt in Bochum (Gesetzliche Langzeitarchivierung und technische Infrastruktur)

Abgesehen von anlassbezogenen Maßnahmen zur Sicherung digitaler Daten auf Speichermedien, bspw. der Übernahme von digitalen Fotos von Nachlassgebern oder gescannten Karten, begannen ernsthafte Überlegungen zur Aussonderung und Übernahme digitaler Daten im Stadtarchiv im Jahr 2011. Vorausgegangen waren die Neufassung der Dienstanweisung „Regelungen zur digitalen Archivierung der Stadt Bochum“ vom 07.04.2010 sowie die Aktenordnung der Stadt Bochum vom 01.10.2011. In beiden Regularien wurden in diversen Einzelpunkten die Einbeziehung von Organisationsabteilung und Stadtarchiv in alle IT-Systeme betreffenden Belange zur Auflage gemacht. Zur Umsetzung dieser Aufgabe wurde durch einen Beschluss des Verwaltungsvorstandes im Jahre 2011 die Arbeitsgruppe „GeLati“ (Gesetzliche Langzeitarchivierung und technische Infrastruktur) aus Vertretern des Amtes für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation (Amt 11), Stadtarchiv, Personalrat, Datenschutzbeauftragtem und einigen weiteren Ämtern, die eine Fülle digitaler Daten verwalten (bspw. das Amt für Geoinformation, Liegenschaften und Kataster) eingerichtet. Die Projektleitung erhielt die Stabsstelle Zentrales Projektmanagement, heute Amt 11 41 Veränderungsmanagement. Die Kick-off-Sitzung der Projektgruppe fand schließlich am 07.11.2012 statt. Der Projektauftrag bestand ganz konkret in der Entwicklung eines Bochumer Konzepts zur digitalen elektronischen Langzeitarchivierung inklusive der Bereitstellung der dazu notwendigen organisatorischen, technisch-infrastrukturellen, personellen und finanziellen Rahmenbedingungen. Folgende Teilschritte sollten erarbeitet werden: die Ermittlung aller Fachverfahren mit archivwürdigen Inhalten (abgeschlossen),[18] die Definition und Integration von Schnittstellen in die Fachverfahren (laufend), die Erstellung eines Grobkonzepts für die Organisation des Datenexports aus den Produktivsystemen samt Metadatenkatalog, der Datenimport in das Langzeitarchiv, die Bereitstellung der Daten für die Nutzer des Archivs sowie die Datenpflege bzw. der Datenerhalt (Bestandserhaltung). Und nicht zu vergessen: die Auswahl eines OAIS-konformen Systems sowie die Ermittlung von kurz- und langfristigen Kosten für ein elektronisches Langzeitarchiv. Zusätzlich mussten und müssen Dienstanweisungen geändert bzw. neu geschaffen oder mit anderen bestehenden Bochumer Regularien in Einklang gebracht werden. Im Vordergrund stand ebenfalls immer die Kooperation mit anderen Kollegen in NRW.

Nach der Aussonderung und Übernahme von Daten aus mindestens zwei Fachverfahren sollte die Projektarbeit beendet und sollten alle Aufgaben komplett dem Stadtarchiv überlassen werden. Man ging davon aus, dass mit Erfahrungen aus zwei Übernahmen die Zuständigkeit innerhalb der Stadtverwaltung zu diesem Zeitpunkt ausgereift und klar sein und ein Workflow entwickelt sein würde, so dass Übernahmen einheitlich organisiert ablaufen könnten. Heute zeigt sich, dass für jedes Übernahmeprojekt unterschiedliche Anforderungen auftreten und jeweils Spezialwissen der abgebenden Stelle sowie IT-Wissen zusammengeführt werden muss, welches in einem Stadtarchiv mit Archivpersonal in aller Regel nicht vorhanden ist. Die Kooperation und Einbindung von fachlich versierten Kolleginnen und Kollegen verschiedener Ämter ist für die Wahrnehmung der Daueraufgabe unabdingbar.

Eine der ersten Aktionen zur Bekanntmachung des Projekts war das Ansprechen der Informations-Verbindungs-Personen (IVPs).[19] Die IVP‘s haben in den Jahren 2013/14 als Bewertungsgrundlage für das Stadtarchiv die Fachverfahren (FV) ihres jeweiligen Amtes in dem von der Stadt Mannheim bereitgestellten Fachverfahrensverzeichnis „vegelati“ erfasst. Seitdem sind sehr viele Fachverfahren hinzugekommen und es haben sich Techniken, Arbeitsmethoden, Formate sowie Gesetzesgrundlagen geändert. Jedes FV muss abgesehen von dieser Vorbewertung immer intensiv analysiert werden, empfehlenswert ist die Erstellung eines Übernahmekonzeptes für jedes FV, jeden Aktentyp im DMS bzw. jedes sonstige archivwürdige digitale Objekt.

Die GeLati-Projektgruppe befasst sich aktuell mit der Aktualisierung von Dienstanweisungen, der Planung der Information von Kollegen innerhalb der Stadtverwaltung sowie der Umsetzung von Einzelprojekten, denen der DiPS-Anwenderkreis nachgeht.

Was sind die aktuellen Herausforderungen?

Die aktuellen Herausforderungen bestehen – zumindest im Stadtarchiv Bochum – nicht in der Einnahme einer grundsätzlich offenen Haltung gegenüber Informationstechnik oder letztendlich in der Bedienung des PIT, des WebCube oder der Vergabe der Metadaten im Ingest-Prozess. Größere Aufmerksamkeit verlangt die Identifikation und Bestimmung der archivwürdigen Daten aus Fachverfahren (Bewertung), die Erstellung fachgerechter Übernahmekonzepte für Unterlagentypen (Bildung der Inhaltlichen Einheiten und Festlegung archivrelevanter Metadaten), die Dokumentation und die Reflexion des Eingriffs in den Datenbestand, die Bildung von Übernahmeworkflows, die Information und Schulung aller beteiligten Organisationseinheiten und die Etablierung von neuen Arbeitsprozessen, auch im Stadtarchiv. Es gilt, sich in Kooperation mit anderen Archiven intensiv mit Bewertungs- und Übernahmeprozessen[20] unabhängig von der analogen Überlieferung auseinanderzusetzen und beide Überlieferungswege kritisch zu prüfen bzw. aufeinander abzustimmen. Signifikante Eigenschaften von Dokumenten, die unbedingt erhalten werden müssen, müssen bei der Konvertierung definiert werden. Die Daten, die bei analogen Unterlagen, u.a. zur Beweiswerterhaltung gesammelt und ins Verzeichnungsprogramm eingegeben wurden, sind nicht „nur“ einfach auf den Ingest-Prozess zu übertragen. Es entsteht eine Fülle von strukturellen, technischen und archivfachlichen Metadaten im Archivierungsprozess, von deren Existenz die Beweiswerterhaltung der Primärdaten abhängt. Schließlich gilt es auch, ausgewählte, zur Verzeichnung zu nutzende Metadaten aus dem Archivierungspaket (AIP) an die Verzeichnungsmasken und Datenbanken des vor Ort eingesetzten Verzeichnungsprogramms anzupassen. Weiter ist zur Erhöhung der Akzeptanz eine kontinuierliche Information und Schulung der Mitarbeiter im Archiv nötig.

Am aufwändigsten gestaltet sich jedoch der Prozess der Programmierung von Aussonderungsschnittstellen für die Fachverfahren. Auch wenn die DiPS-Entwicklergemeinschaft und jeweils einzelne Kommunen aus dem Anwenderkreis Lastenhefte bspw. zur XDOMEA-konformen Aussonderung aus weit verbreiteten kommunalen FV entwickeln, müssen diese auf Grundlage des jeweiligen Übernahmekonzeptes im Stadtarchiv und von der IT hinsichtlich der Besonderheiten vor Ort geprüft werden. Für die Implementierung von Schnittstellen sind grundsätzlich die Absprachen mit Softwareherstellern, mit der städtischen IT in Bezug auf die vorhandene Infrastruktur und mit den Betreuern/Nutzern der Programme oft langwierig, jedoch unumgänglich. Bei personenbezogenen Daten empfiehlt es sich – meistens auf Wunsch der abgebenden Stelle – trotz des Vorrangs des Archivgesetzes gegenüber den Datenschutzbestimmungen den oder die Datenschutzbeauftragte/n einzubeziehen. Werden FV nur in sehr wenigen Kommunen genutzt, ist zumindest die Nachnutzung von Lastenheften sowie eine Zusammenarbeit der profitierenden Kommunen denkbar.

Der Aufwand für diese Daueraufgabe ist beträchtlich und wird vom Archivträger oder den abgebenden Dienststellen häufig unterschätzt bzw. falsch kalkuliert.

Das Stadtarchiv Bochum beteiligt sich sporadisch an den Projekten des DiPS-Anwenderkreises,[21] dem zurzeit ca. 10 weitere Kommunen und Rechenzentren bzw. kommunale IT-Dienstleister in NRW angehören. Es hat entsprechende organisatorische Schritte eingeleitet, um Daten aus diesen Anwendungen aussondern zu können. In der Planung befindet sich die XDOMEA-konforme Aussonderung von Daten aus Gewerberegistern (in Bochum Migewa) sowie von Ausschussunterlagen aus Ratsinformationssystemen (in Bochum Session). Vorgesehen ist für 2019 auch die Übernahme der Bild- und tfw-Dateien der Deutschen Grundkarte 1:5000 (DGK 5) unter Nutzung der vom LWL-Archivamt und dem Kreis Soest erstellten Handlungsempfehlung für Katasterämter und Archive.[22] Außerdem beteiligt sich das Stadtarchiv bei der Aussonderung elektronischer Akten aus dem Dokumentenmanagementsystem,[23] das derzeit in ausgewählten Organisationseinheiten der Stadt Bochum schrittweise eingeführt wird. Vor Kurzem abgeschlossen werden konnte die Webseitenarchivierung der Straßennamendatenbank, die auf einem Fileserver im städtischen Intranet geführt und in absehbarer Zeit ins DiPS-Produktivsystem importiert wird.

Das Stadtarchiv wurde vor, während und nach der Einführung von DiPS.kommunal sowie bei der Bedienung der Software und Umsetzung der Einzelprojekte von den Mitarbeitern des LWL-Archivamtes sowie der LWL.IT tatkräftig unterstützt. Dafür sagen wir herzlichen Dank.

[1] Vgl. § 2 Abs. 1 Archivgesetz NRW vom 20.03.2010.

[2] Digital Preservation Solution. Vgl. Archivar. Zeitschrift für Archivwesen 69/4 (2016), Seite 375-382, verfügbar unter http://www.archive.nrw.de/archivar/hefte/2016/index.html , abgerufen am 24.01.2019.

[3] „Das Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) […] beschreibt die Infrastruktur eines digitalen Langzeitarchivs, wobei es ausdrücklich über den technischen Aufbau des Archivs hinausgeht und die Organisation als Ganzes in den Blick nimmt. Es definiert zentrale Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten des digitalen Langzeitarchivs, enthält Funktions- und Informationsmodelle und trifft wichtige terminologische Festlegungen. Da es neutral gegenüber Datentypen und -formaten, Systemarchitekturen und Institutionstypen ist, bietet das OAIS-Modell eine wesentliche Grundlage, über Spartengrenzen hinweg über digitale Langzeitarchivierung und digitale Langzeitarchive sprechen zu können.“ Zitiert aus: Referenzmodell für ein offenes Archiv-Informations-System, deutsche Übersetzung 2.0, nestor-Materialien 16, hrsg. von nestor – Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung und Langzeitverfügbarkeit Digitaler Ressourcen für Deutschland, 2013, vgl. http://www.langzeitarchivierung.de/Subsites/nestor/DE/Publikationen/Materialien/materialien.html#doc204078bodyText18 , abgerufen am 07.08.2019; https://de.wikipedia.org/wiki/OAIS , abgerufen am 07.08.2019. Das Modell wurde von der NASA gemeinsam mit der ESA und anderen Weltraumforschungszentren der Welt entwickelt und ist inzwischen als ISO-Norm 14721 etabliert.

[4] Vgl. https://www.loc.gov/standards/premis/

[5] Vgl. zu diesem Abschnitt die Leistungsbeschreibung und Leistungsvereinbarung von DiPS.kommunal in der jeweiligen Fassung (nur verfügbar für Dips-Kunden) sowie https://www.danrw.de/ueber-das-da-nrw/da-nrw-ein-loesungsverbund/ , abgerufen am 07.08.2019.

[6] Hersteller sind die Firmen SER Solutions Deutschland GmbH und DXC (vorher HP). Der Nutzerkreis besteht aktuell aus dem LWL, dem Historischen Archiv der Stadt Köln,  den Landesarchiven Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz sowie den Stadtarchiven Dresden und Stuttgart, siehe https://www.stadt-koeln.de/artikel/62898/index.html# , abgerufen am 07.08.2019.

[7] Vgl. Aufgaben und Ziele des KDN, siehe www.kdn.de , abgerufen am 26.09.2018.

[8] Vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Emulator , abgerufen am 26.09.2018. In der Root-Representation wird jeweils das Dokument in seinem ursprünglichen Dateiformat abgelegt, um späteren Optionen Raum zu lassen.

[9] Vgl. dazu ausführlich das BKK-Papier „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!“, https://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/systeminterne%20langzeitspeicherung%20ist%20keine%20archivierung_2018-09-29.pdf.

[10] Im Pre-Ingest-Prozess gilt die Annahme, dass eine IE eine Verzeichnungseinheit (VE) im klassischen Sinne ist und aus mehreren Repräsentationen bestehen kann. Ein Einlieferungspaket SIP wird im Laufe des Prozesses zu einem AIP (Archivinformationspaket) und dies zu einem DIP (Nutzungsobjekt). Ein AIP kann in mehreren Repräsentationen vorhanden sein. Die Beziehung zwischen IE bzw. VE zu den AIPs ist eine 1:n Beziehung.

[11] Vgl. http://www.xdomea.de/ sowie https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:xdomea:kosit:standard:xdomea , beide Webseiten abgerufen am 24.01.2019. XDOMEA ist ein XÖV-Standard für den IT-gestützten Austausch und die IT-gestützte Aussonderung behördlichen Schriftgutes.

[12] Vgl. das Premis-Repräsentationenmodell unter http://www.loc.gov/standards/premis/ , abgerufen am 18.09.2018, deutsche Fassung vom 01.02.2009.

[13] Im Stadtarchiv Bochum wird Faust eingesetzt.

[14] Für die Anbindung des AIP bzw. der IE (Intellectual Entity = Inhaltliche Einheit) an die Verzeichnungseinheit in Faust, ist es erforderlich, die VZS-xml-Datei des AIP mit Importformaten in die Erschließungssoftware zu übertragen. Dabei sind die Art der zu übertragenden Informationen aus der xml jeweils an die Faust-Masken anzupassen, ggf. ergeben sich völlig neue Aspekte zur Verzahnung von analogen Verzeichnungseinheiten mit digitaler Information. In einem Feld der Erschließungsmaske muss dabei jedoch zwingend die IEID als Verknüpfung zum AIP hinterlegt werden. Durch Doppelklick auf diese ID öffnet sich die URL des WebCube. Nach dem Login erscheint das AIP im Browser. Dips-Nutzer, die Faust nutzen, können dieses von der Fa. Land bereitgestellte Tool kostenfrei beim Stadtarchiv Bochum anfordern. Bei Bedarf werden auch Beispiel-Importformate bereitgestellt.

[15] Vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Tar_(Packprogramm) , abgerufen am 07.08.2019.

[16] Vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Extensible_Markup_Language , abgerufen am 26.09.2018.

[17] Vgl. Kriterienkatalog vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung, Version 2, hrsg. von der nestor-Arbeitsgruppe Vertrauenswürdige Archive – Zertifizierung, nestor-Materialien 8, Frankfurt am Main, 2008.

[18] Veröffentlicht unter https://www.lwl-archivamt.de/de/Fachinformationen/Archiv_IT/Elektronische_Fachverfahren/ , abgerufen am 17.09.2018 sowie unter „Die Erfassung und Bewertung elektronischer Fachverfahren der Stadtverwaltung Bochum – Ein Werkstattbericht“ von Annett Fercho und Stefan Pätzold, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 81/2014, S. 40-47.

[19] IT-Verbindungspersonen sind Mitarbeiter in den Organisationseinheiten, die außerhalb von 11 IT in ihrer eigenen Dienststelle genau definierte IT-Aufgaben wahrnehmen.

[20] Z.B. Kooperation im AK Bewertung kommunalen Schriftguts NRW, siehe die regelmäßigen Veröffentlichungen seit 2014 in der Archivpflege in Westfalen-Lippe.

[21] Hier nicht erwähnt wird die Arbeit an der XPSR-Schnittstelle zur Aussonderung von Urkunden aus Autista. Vgl. https://www.xoev.de/die_standards/xoev_standards_und__vorhaben/xpersonenstandsregister_xpsr-11401 , abgerufen am 24.01.2019.

[22] Vgl. Die Übernahme der Deutschen Grundkarte im Maßstab 1:5000 (DGK5). Handlungsempfehlung für Katasterämter und Archive, Version 0.5 vom 09.01.2019 (unveröff.).

[23] In Bochum wird Doxis 4 eingesetzt.


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