Empfehlungen zur Bewertung von Sammelakten zu den Personenstandsregistern

 

von Wolfgang Bockhorst

Ursprünglich erschienen in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 73 (2010), S. 54-56.

Das neue Personenstandsgesetz vom 19.2.2007, das am 1.1.2009 in Kraft getreten ist, hat dazu geführt, dass den Archiven die mehr als 80 Jahre alten Eheregister, die mehr als 110 Jahre alten Geburtenregister und die mehr als 30 Jahre alten Sterberegister einschließlich der zugehörigen Sammelakten anzubieten sind. Während die Register dauerhaft aufzubewahren sind, besteht hinsichtlich der Sammelakten Unklarheit bezüglich ihrer Bewertung und Archivwürdigkeit. In einem Workshop, der am 19. April 2010 im Archivamt durchgeführt wurde, ging es um die

Frage, wie mit Sammelakten umzugehen ist. In einem ersten Schritt wurden die gesetzlichen Vorgaben zur Führung der Register und Sammelakten vorgestellt, wobei insbesondere zu klären war, welche Unterlagen in den Sammelakten vorhanden sein können, die eventuell zusätzliche Informationen gegenüber den Registereinträgen bieten. Hier zeigte sich, dass insbesondere bei den Heiraten eine Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen sind und eine Vielzahl von möglichen Ehehindernissen auftreten können, die sich in Form verschiedenartiger Bescheinigungen in den Sammelakten niederschlagen können. Der Umfang der Sammelakten zu den Geburts- und Sterberegistern hält sich dagegen in weitaus bescheidenerem Rahmen.

Welche Schriftstücke in den Sammelakten zu den drei Registern auftreten können, zeigen die folgenden Listen, für die die verschiedenen Personenstandsgesetze, die dazu erlassenen Ausführungsbestimmungen und Dienstanweisungen sowie weitere Gesetze ausgewertet wurden.1


1Vgl. auch: Birgit Kehne, Bewertungshilfe für die Sammelakten zu den Personenstandsregistern, in: Archivnachrichten Niedersachsen 13 (2009), S. 107–111.


Einträge in das Geburtsregister 1875

  1. Name, Stand oder Gewerbe und Wohnort des Anzeigenden
  2. Ort, Tag und Stunde der Geburt
  3. Geschlecht des Kindes
  4. Vornamen des Kindes
  5. Namen, Religion, Stand oder Beruf und Wohnort der Eltern (Zwischen 1920 und 1937 entfallen die Angaben zur Religion.) (Totgeborene Kinder gelangen nur ins Sterberegister.)

Dazu mögliche Schriftstücke in Sammelakten

  1. Schriftliche Geburtsanzeigen
  2. Urteilsausfertigung bei Adoptionen durch gerichtlichen Ausspruch
  3. Protokoll bei Findelkindern nach 1920
  4. Anordnung des Vormundschaftsgerichts über die eheliche Stellung eines Kindes nach späterer Heirat der Eltern bzw. (nach 1937) Mitteilung über die Eheschließung der Eltern

nach 1935/37

  1. Geburtsbescheinigungen des Arztes oder der Hebamme
  2. Heiratsurkunde der Eltern bzw. Geburtsurkunde der Mutter bei unehelicher Geburt
  3. Vaterschaftsanerkennung

nach 1938

  1. Anzeige über die Annahme eines zusätzlichen Vornamens durch Juden (1957 aufgehoben!)

nach 1958

  1. Vaterschaftsanerkennung (evtl. mit Zustimmung des gesetzlichen Vertreters des Anerkennenden)

Einträge in das Heiratsregister 1875

  1. Namen, Religion, Alter, Stand oder Gewerbe, Geburts- und Wohnort der Eheschließenden (Zwischen 1920 und 1937 entfallen die Angaben zur Religion.)
  2. Namen, Stand oder Gewerbe und Wohnort ihrer Eltern
  3. Namen, Alter, Stand oder Gewerbe und Wohnort der Zeugen
  4. Erklärung der Eheschließenden, dass sie miteinander die Ehe eingehen wollen
  5. Ausspruch des Standesbeamten über die Rechtmäßigkeit der Ehe

Dazu mögliche Schriftstücke in Sammelakten

  1. Konsens der Eltern oder des Vormunds bei Männern unter 25 und Frauen unter 24
  2. Gerichtsurteil (richterliche Ergänzung), falls der Konsens bei Weigerung der Eltern eingeklagt wurde
  3. Dispens bei Verehelichung von Ehebrechern, aufgrund deren Ehebruchs eine vorhergehende Ehe aufgelöst wurde
  4. Dispens zur Verehelichung der Frau, wenn diese nach Auflösung einer vorhergehenden Ehe innerhalb der nächsten 10 Monate heiraten will
  5. Eheerlaubnis bei Militärpersonen, Landesbeamten und Ausländern
  6. Heiratskonsens bei Wiederverheiratung einer Witwe oder eines Witwers und Bescheinigung über die Vermögensauseinandersetzung bei Vorhandensein von Kindern aus einer vorhergehenden Ehe
  7. Ermächtigung des zuständigen Standesbeamten zur Eheschließung vor einem anderen Standesbeamten
  8. Aufgebotsverhandlungen
  9. Geburtsurkunden der Eheleute
  10. Sterbeurkunde eines früheren Ehepartners
  11. Einsprüche gegen die Eheschließung
  12. Staatsangehörigkeitsnachweis
  13. Zeitung, in der bei Brautleuten aus verschiedenen Standesamtsbezirken das Aufgebot erschienen ist.
  14. Verwandtschaftszeugnis (= Bescheinigung, dass die Eheschließenden in keinem, eine Ehe ausschließenden Verhältnis zueinander stehen.)

(Bei Heiraten mit Ausländern sind entsprechende Bescheinigungen der Herkunftsländer zu erwarten.)

nach 1935/37

  1. im Zweifelsfall Ehetauglichkeitszeugnis des Gesundheitsamtes bzw. Nachweis, dass kein gesetzliches Ehehindernis besteht,
  2. beglaubigte Abschrift aus dem Familienbuch
  3. Bescheinigung über den Wechsel des religiösen Bekenntnisses
  4. schriftliche Bestellung des Aufgebots
  5. Bescheinigung über die deutsche Staatsangehörigkeit
  6. Aufenthaltsgenehmigung und Ehefähigkeitszeugnis für Ausländer und Staatenlose
  7. Heiratsurkunde der Eltern
  8. Geburtsurkunden der Eltern, sofern die Heirat nach 1920 erfolgte
  9. Heiratsurkunde der Großeltern bei verdächtiger Abstammung
  10. Bescheid der Reichsstelle für Sippenforschung bei verdächtiger Abstammung
  11. Mitteilung über die Legitimierung eines schon verheirateten, bisher unehelichen Kindes
  12. Bescheinigung über den Aushang des Aufgebots
  13. Erklärung über die Wiederannahme des Geburtsnamens durch die Frau nach einer Scheidung
  14. Mitteilungen über Kinder, die in fremden Standesamtsbezirken geboren wurden
  15. Aufenthaltsbescheinigung

nach 1938

  1. Anzeige über die Annahme eines zusätzlichen Vornamens durch Juden

nach 1939

  1. Willenserklärung des Mannes über seine Eheschließung in Abwesenheit in Niederschrift durch den Bataillonskommandeur (unwiderruflich, gilt 2 Monate, ab 1944 9 Monate, in dieser Zeit muss die Frau ihre Einwilligung gegen, die auch dann erfolgen kann, wenn der Mann bereits verstorben ist)

nach 1958

  1. statt der öffentlichen Urkunden, die Verlobte beim Aufgebot vorzulegen haben, werden auch kirchliche oder andere beweiskräftige Bescheinigungen akzeptiert
  2. ärztliches Zeugnis für den Fall, dass die Eheschließung wegen einer lebensgefährlichen Krankheit ohne Aufgebot erfolgen sollzum Familienbuch (ab 1958): gerichtlicher Bestätigungsbeschluss über die Annahme von Kindern

Einträge in das Sterberegister 1875

  1. Namen, Stand oder Gewerbe und Wohnort des Anzeigenden
  2. Ort, Tag und Stunde des erfolgten Todes
  3. Namen, Religion, Alter Stand oder Gewerbe, Wohnort und Geburtsort des Verstorbenen (Zwischen 1920 und 1937 entfallen die Angaben zur Religion.)
  4. Namen seines Ehegatten oder Vermerk über Ledigkeit
  5. Namen, Stand oder Gewerbe und Wohnort der Eltern des Verstorbenen

Dazu mögliche Schriftstücke in Sammelakten

  1. schriftliche Todesanzeigen (bei Gefallenen des 1. Weltkriegs durch das Kriegsministerium, oft zusätzlich mit Verlustanzeige des Einheitsführers und Auszug aus der Kriegsstammrolle)
  2. amtliche Mitteilungen bei Mord und Selbstmord sowie Auffindung einer Leiche (1937: Anzeige über amtliche Ermittlung der Todesursache)
  3. Bescheinigung über Todesfälle auf See

nach 1937

  1. ärztliche Bescheinigung über die Todesursache (entfällt 1958)

nach 1939

  1. dienstliche Anzeige eines Sterbefalls durch die Wehrmachtauskunftstelle für Kriegerverluste und Kriegsgefangene (neben den Personenangaben Meldung des Dienstgrades und der Todesursache). Gilt auch für Waffen-SS.
  2. Sterbefälle von Kriegsgefangenen

Vorschriften für die Aufbewahrung von Sammelakten

Vor 1892 ist mit Vernichtung von Sammelakten zu rechnen. In diesem Jahr wurde die Vernichtung verboten.
Ab 1935 ist mit Einwirkungen der NSDAP zu rechnen, die sich in den Sammelakten niederschlagen. Sicher sind solche Einwirkungen ab 1938 vorhanden. Nochmals wird die dauernde Aufbewahrung der Sammelakten eingeschärft.
1975/76 konnten Sammelakten, die älter als 50 Jahre alt waren, vernichtet werden, sofern sie ersatzverfilmt worden waren.
Schriftstücke, die sich nur auf die Ausstellung von Personenstandsurkunden beziehen, dürfen seit 2000 vernichtet werden.

Personenstandsregister können zu Sammelakten werden!

Nach dem Personenstandsgesetz vom 19.2.2007 § 73 Nr. 24 und § 74 Abs. 1 Nr. 5 können Rechtsverordnungen erlassen werden, die die elektronische Erfassung und Fortführung der bis zum 1. Januar 2009 angelegten Personenstandsbücher regeln. Die Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes vom 22.11.2008 besagt in § 69 Abs. 3 »Beurkundungen nach Absatz 1 (bezieht sich auf Übergangsbeurkundungen und Einträge in Altregistern), die in elektronische Register übernommen wurden, sind mit einem Vermerk über die Übernahme zu versehen, sie sind danach wie Sammelakten zu behandeln. Beurkundungen im Sinne des § 54 des Gesetzes sind nunmehr ausschließlich die im elektronischen Personenstandsregister gespeicherten Haupteinträge und Folgebeurkundungen«.

Empfehlungen

Bei der anschließenden Prüfung von Sammelakten zu den drei Registern zeigte sich nun, dass über den Normalfall hinausgehende zusätzliche Bescheinigungen oder Schriftstücke nur in Einzelfällen vorhanden waren. Insbesondere bei den Geburtsregistern ist die Chance denkbar gering, in den zugehörigen Sammelakten gegenüber den Registereinträgen weitere substantielle Schriftstücke zu finden, die eine Archivierung rechtfertigen könnten. Auch die Sammelakten zu den Heirats- und Sterberegistern enthalten gegenüber den Registereinträgen in der Regel kein Material, das zu einer Archivierung führen könnte. Insofern verstellt der Kanon der möglicherweise vorhandenen Schriftstücke in den Sammelakten den Blick auf die meistenteils bescheidene Realität.

Als Ergebnis der Autopsie schälten sich für die Aufbewahrung von Sammelakten letztlich drei Gründe heraus, die Grundsatz jeder Archivierung zu sein haben:

  1. Ersatzüberlieferung (hier bei Verlust der Register),
  2. historischer Quellenwert (insbesondere in Krisenzeiten),
  3. lokale Besonderheiten.

Grundsätzlich sollte bei einem Verlust der Erstregister geprüft werden, ob in den Zweitregistern, die infolge des Verlustes ersatzweise zu Erstregistern geworden sind, die in den Sammelakten enthaltenen Informationen in die nunmehrigen Erstregister übernommen worden sind. Ist das nicht der Fall, so sollten die Sammelakten zu allen Registern für den Zeitraum des Verlustes der Erstregister aufgehoben werden.

Bei der Archivierung sollte jahrgangsweise vorgegangen werden. Dabei muss sehr genau überlegt werden, ob ein besonders auffallender Fall (Heiratsverbot, unnatürlicher Tod etc.) dazu führen soll, einen ganzen Jahrgang aufzuheben, der ansonsten nur Routine zeigt.

Ansonsten wird empfohlen:

Sammelakten zu den Geburtsregistern können kassiert werden. Sie enthalten gegenüber den Registern in der Regel keine weiteren zusätzlichen Informationen.

Sammelakten zu den Heiratsregistern sind im Einzelfall zu prüfen. Diese Sammelakten können zwar sehr umfangreich sein, doch erscheint ihr zusätzlicher Aussagewert gegenüber den Registern beschränkt. Archivwürdige Sammelakten zu den Heiratsregistern sind am ehesten vor 1920 und zwischen 1935 und 1951, hier insbesondere wegen der Rassegesetze der Nazizeit und der Nachkriegsverhältnisse, zu erwarten.

Sammelakten zu Sterberegistern sollten zumindest für die beiden Weltkriege 1914–1918 und 1939–1945 als archivwürdig eingestuft und aufgehoben werden. Hier dürften zusätzliche Informationen zu Zwangsarbeitern und Bombenopfer zu erwarten sein. Des Weiteren erscheint der Zeitraum nach 1945 bis etwa 1951 archivwürdig, da hier Meldungen über Todesfälle in Konzentrationslagern, in der Kriegsgefangenschaft, während der Vertreibung und aufgrund anderer Folgen des 2. Weltkriegs zu erwarten sind.

Sind Personenstandsregister aufgrund ihrer nachträglichen elektronischen Erfassung zu Sammelakten geworden, unterliegen sie zwar den Aufbewahrungsvorschriften wie die anderen Sammelakten, dennoch sollte in diesem Fall von einer Kassation grundsätzlich abgesehen werden, da sie zum Nachweis dienen, welche Einträge aus den Altregistern elektronisch erfasst wurden.

[…]

 


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