Der Nutzen der KGSt für die kommunalen Archive

Viele Kommunen sind Mitglieder der KGSt, der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (früher: Verwaltungsvereinfachung). Die KGSt berät Kommunen in Deutschland, Österreich und der Schweiz in relevanten Fragen und versorgt sie mit Grundsatzpapieren, ähnlich wie es das LWL-Archivamt für Westfalen für die kommunalen und privaten Archive in Westfalen-Lippe tut.

In vielen kommunalen Archivbibliotheken sind einige der älteren KGSt-Berichte im A4-Format mit grünem Einband zu finden. Am weitesten verbreitet dürfte der KGSt-Bericht G13/1985 “Kommunales Archiv” sein. Er hat vor 34 Jahren Meilensteine zu einem

KGSt-Gutachten Kommunales Archiv (1985)

modernen kommunalen Archivwesen gesetzt, ist aber durch die technische Entwicklung längst nicht mehr up to date. Ein Nachfolger ist derzeit wohl nicht in Sicht, wäre aber dringend nötig, um die Fragen, die sich bei der digitalen Langzeitarchivierung aus Dokumentenmanagementsystemen (DMS) für die Verwaltungsorganisation ergeben, nicht zu vernachlässigen.

Kommunalarchive sind darauf angewiesen, dass ihr Archivträger, die kommunale Gebietskörperschaft (Gemeinde, Stadt, Kreis) sie gemäß den Vorgaben, z.B. des Archivgesetzes NRW, so ausstattet, dass die Archive ihren Aufgaben angemessen nachkommen können. In Zeiten leerer kommunaler Kassen ist dies längst nicht mehr selbstverständlich. Kommunalarchive müssen wie alle anderen Verwaltungsbereiche für sich werben und auch nachweisen, warum und wofür sie ihren Anteil an den Kommunalfinanzen beanspruchen.

Auf den Internetseiten der KGSt erfährt man – auch als nicht registrierter Nutzer – dass die Grundlage der Beratungstätigkeit u.a. auf dem Strategischen Management beruht. Daraus wurde 1993 das Neue Steuerungsmodell entwickelt, das inzwischen zum Kommunalen Steuerungsmodell weiterentwickelt wurde. Für Kommunalarchive ist es von grundlegender Bedeutung zu wissen, mit welchen Themen sich die Verwaltungsspitze des eigenen Archivträgers beschäftigt. Dies dürfte zumindest für die ca. 2100 Mitgliedskommunen der KGSt gelten. Ob die eigene Kommune bereits KGSt-Mitglied ist, kann hier überprüft werden. Liegt eine Mitgliedschaft des Archivträgers bei der KGSt vor, kann jede/r in der Verwaltung und damit auch jede/r Archivbeschäftigte über die dienstliche E-Mail einen personalisierten Account für die KGSt-Homepage beantragen und erhält dann Zugang zum geschlossenen Bereich der KGSt-Homepage mit allen KGSt-Berichten und Hintergrundinformationen. Der monatliche Newsletter, das KGSt-Journal, wird per E-Mail auch an Nichtmitglieder versandt. Dies ist insbesondere in Zeiten, in denen vielfältige Neuerungen unter dem Schlagwort “Digitalisierung” in den öffentlichen Verwaltungen gehandelt werden, nicht zu unterschätzen. Denn dahinter verbergen sich u.a. Projekte wie die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen, von denen Archive unmittelbar betroffen sind, auch wenn die Verwaltungsspitzen dies nicht unbedingt wissen. Ein möglichst aktives Mitwirken des Archivs in Fragen der Verwaltungsorganisation kann daher von entscheidender Bedeutung sein. Mit dem Wissen um die KGSt-Lösungsvorschläge lässt sich dann auch auf Augenhöhe auf die nötige Beteiligung des Archivs bei der Einführung von einheitlichen Aktenplänen, dem Augenmerk auf die richtigen Schnittstellen von DMS zum digitalen Langzeitarchiv etc. hinweisen.

Jüngste Beispiele, die auch für Kommunalarchive relevant sind, sind etwa der KGSt-Bericht 8/2018 “Die digitale Kommune gestalten. Teil 1: Orientierungsrahmen und KGSt-Rollenmodell”, der aber keinen einzigen Hinweis auf das kommunale Archiv und seine Potenziale für diesen Bereich enthält. Detaillierter und wohl deshalb auch besser ist der Bericht 2/2019 “Dokumente erfolgreich managen. Trends und Einführungsempfehlungen”, in dem die Beteiligung des Archivs bei der Einführung von DMS und Aktenplänen als “Erfolgsfaktor” gesehen wird. Allerdings sollen alle Kommunen, vor allem auch in Bundesländern ohne flächendeckend und personell gut aufgestellte Kommunalarchive, genauso davon profitieren wie etwa NRW-Kommunen mit Pflicht zum eigenen Archiv. Die Passagen zum Archiv sind daher eher zurückhaltend formuliert. Dennoch kann dieser Bericht von kommunalen Archiven strategisch genutzt werden, um mit dem Archivträger über die digitale Langzeitarchivierung im Rahmen der DMS-Einführung, über die Wiedereinführung von Aktenplänen und nötige Schnittstellen zwischen DMS und Langzeitarchiv zu sprechen und damit dem Archiv eine verbesserte Startposition im Rahmen des allgemein als “Digitalisierung” bezeichneten Prozesses in den öffentlichen Verwaltungen zu verschaffen. Diese Chance sollte genutzt werden!

Stefan Schröder, LWL-Archivamt für Westfalen, Münster


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